Usar Combinar correspondencia para enviar datos de Access a Word

Usar Combinar correspondencia para enviar datos de Access a Word

La combinación de correspondencia es una excelente forma de poner los datos de Access a trabajar. En este vídeo se muestra cómo crear una carta de formulario típica en Microsoft Word empezando con el comando combinar de Word en Access. O, si lo prefiere, consulte los pasos básicos que se encuentran debajo del vídeo.

Nota: Este vídeo se grabó con Access 2013, pero los mismos pasos básicos se aplican a Access 2010, Access 2016 y a la versión de suscripción de Access.

Su explorador no admite vídeo. Instale Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player o Internet Explorer 9.

En el vídeo

Este es el procedimiento general para crear una combinación de correspondencia en Word desde Access:

  1. Abra la base de datos de Access que contiene las direcciones que desea combinar con Word.

  2. Si el panel de navegación no está abierto, presione F11 para abrirlo.

  3. Seleccione la tabla o consulta que contiene las direcciones. Si los campos de dirección están repartidos por varias tablas, cree una consulta de selección sencilla que contenga los campos que necesite y seleccione esa consulta para la operación de combinación.

  4. En la pestaña datos externos , en el grupo exportar , haga clic en combinar palabras.

  5. Se abre el cuadro de diálogo Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word .

    Seleccione esta alternativa para vincular los datos a un documento de Word existente o crear uno nuevo.

  6. Elija si desea que el asistente vincule los datos de su dirección a un documento de Word existente, o bien para empezar con un documento nuevo en blanco.

  7. Haga clic en Aceptar.

Word se inicia y muestra la pestaña correspondencia y el panel combinar correspondencia.

  1. Siga los pasos del asistente haciendo clic en los vínculos siguiente y anterior , en la parte inferior del panel combinar correspondencia.

  2. En el paso 3 del asistente, no tendrá que seleccionar la lista de destinatarios. Que se determinó al seleccionarlo en Access. Sin embargo, es posible que quiera ajustar la lista haciendo clic en Editar lista de destinatarios. En el cuadro que se abre, puede quitar destinatarios individuales de la combinación, aplicar filtros, ordenar la lista, etc.

  3. En el paso 4 del asistente, escriba la letra (a menos que esté trabajando con un documento existente).

  4. Coloque el cursor en el documento en el que desea que aparezcan los datos de dirección y, a continuación, haga clic en bloque de dirección, línea de saludoo más elementos en el panel combinar correspondencia para insertar los datos de Access en el documento. En los cuadros que aparecen, seleccione el formato que desee y haga clic en asignar campos para asegurarse de que los campos están coincidentes correctamente.

  5. En el paso 5 del asistente, haga clic en los botones siguiente (>>) y anterior (<<) para obtener una vista previa del aspecto que tendrán los datos combinados al imprimir el documento.

  6. En el paso 6 del asistente, haga clic en Imprimir y seleccione las opciones de impresión que desee.

  7. Guarde y cierre el documento de Word.

    Notas: 

    • Si necesita volver y ajustar cualquiera de las opciones de combinación después de completar el asistente, todas las operaciones estarán disponibles en la pestaña correspondencia de Word.

    • Si realiza cambios de diseño en la base de datos de Access, es posible que tenga que ajustar algunas de las opciones de combinación de Word para que la combinación funcione correctamente de nuevo.

    • El Asistente para combinar correspondencia está diseñado para trabajar con los datos de la dirección de correo. Sin embargo, puede usar la característica de combinación de correspondencia para combinar cualquier tipo de datos con Word, como registros de inventario, tareas o cualquier cosa que almacene en Access.

Para obtener información más detallada sobre las características de combinación de correspondencia de Word, consulte estos artículos:

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×