Usar al Asistente para la conexión de datos para importar datos en Publisher

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Hay un mundo de los datos fuera de programa de Publisher que puede usar con el programa de Publisher, pero ¿cómo puede importar los datos y protegerlo? La respuesta es todo acerca de conexiones de la derecha.

Para obtener más información sobre cómo importar datos de forma segura, vea información general de conexiones de datos de Office.

Usar al Asistente para la conexión de datos para importar datos externos

En Publisher, importar datos externos usando la combinación de correspondencia. Usar la combinación de correspondencia para crear un gran número de documentos que son casi idénticos pero incluyen información única, como un anuncio de un producto que va a enviar a sus 100 clientes principales. También puede importar archivos de texto, hojas de cálculo de Excel y las tablas de Access o consultas directamente, sin usar un archivo de conexión. Para obtener más información, vea crear un mensaje de correo o combinación de correo electrónico en Publisher.

Importar un archivo de texto de valores separados por comas (CSV) (.csv) es sencilla. Si el archivo de texto es un archivo .csv que no utilice el carácter separador de listas que se define en su equipo, o si el archivo de texto no es un archivo .csv, puede usar un archivo Schema para especificar el formato de archivo correcto.

Importar el archivo

  1. Haga clic en envíos > Seleccionar destinatarios > Usar lista existente.

    Notas: Si está utilizando Publisher 2007, en el menú Herramientas, haga clic en envíos por correo y catálogos > combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico, o Combinación de catálogos y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:

    • En el panel de tareas combinación de correspondencia, haga clic en crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en crear o conectarse a una lista de productos.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, realice una de las siguientes acciones:

    • Para usar un archivo .odc existente, haga doble clic en el archivo .odc. Se importan los datos y haya terminado.

    • Para crear un nuevo archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga todos los pasos del procedimiento.

      Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  3. En la página del Asistente para la conexión de datos, haga clic en Otro o avanzado.

    Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos.

    Para obtener más información acerca de las diferentes opciones en los distintos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

  4. En la pestaña proveedor, seleccione Proveedor OLE DB de Microsoft Jet 4.0 y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la pestaña conexiones, en el cuadro Seleccione o escriba un nombre de base de datos, escriba la ruta de acceso completa a la carpeta que contiene el archivo de texto.

    Para ayudarle a buscar la carpeta, haga clic en el botón Examinar junto al cuadro.

  6. Haga clic en la pestaña todo, seleccione Propiedades extendidas y, a continuación, haga clic en Editar valor.

  7. En el cuadro De propiedad valor, escriba uno de estos procedimientos:

    • Si el archivo de texto tiene encabezados de columna, escriba texto; Encabezado = Yes.

    • Si el archivo de texto no tiene encabezados de columna, escriba texto; Encabezado = No.

  8. Haga clic en Aceptar.

  9. Compruebe que ha introducido la información correcta, haga clic en la ficha conexión y, a continuación, haga clic en Probar conexión.

  10. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si recibe un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores que ha introducido en los pasos anteriores.

    • Si recibe el mensaje "prueba la conexión que se realizó correctamente", haga clic en Aceptar.

  11. Haga clic en Aceptar.

    Vuelve a aparecer el Asistente para la conexión de datos.

  12. En la página Seleccionar base de datos y tabla, en la columna nombre, seleccione el archivo de texto que desea importar y, a continuación, haga clic en siguiente.

  13. En la página Guardar archivo de conexión de datos y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    Para cambiar la ubicación de carpeta, que es la carpeta Mis orígenes de datos de forma predeterminada, haga clic en Examinar.

  14. Opcionalmente, para hacer que el archivo de conexión más reconocible, puede escribir información adicional en el cuadro Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

Use un archivo Schema para especificar un formato de archivo de texto o el carácter de separador de lista diferentes

Un archivo Schema es un archivo de texto que contiene las entradas que invalidar la configuración predeterminada de controlador de texto en el registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema, debe hacer lo siguiente:

  • Almacenar el archivo Schema en la misma carpeta que el archivo de texto que está importando.

  • Nombre del archivo Schema.

  • En la primera línea del archivo Schema, escriba el nombre del archivo de texto que desea vincular a, entre corchetes.

  • Agregar información adicional para especificar el formato de archivo de texto diferente.

Las siguientes secciones muestran ejemplos comunes para utilizar el archivo Schema.

Ejemplo: Especifique un carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Ejemplo: Especifique un carácter de tabulación como el delimitador

[Products.txt] Format=TabDelimited

Ejemplo: Especifique un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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Importar un archivo de texto mediante un controlador ODBC es, como mínimo, un proceso de dos pasos. En primer lugar, si es necesario, defina un DSN de usuario en el equipo para el controlador de texto ODBC. En segundo término, importar el archivo de texto mediante el DSN de usuario. Si el archivo de texto es un archivo de valores separados por comas (CSV) que no utilice el carácter separador de listas que se define en su equipo, o si el archivo de texto no es un archivo .csv, puede usar un archivo Schema para especificar el formato de archivo correcto.

Definir un DSN de usuario

  1. Abra el Panel de Control y, a continuación, haga clic en sistema y seguridad > Herramientas administrativas > Orígenes de datos ODBC (32 bits) u Orígenes de datos de ODBC (64 bits).

  2. En el cuadro de diálogo Administrador de origen de datos ODBC, en la ficha DSN de usuario, haga clic en Agregar.

  3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, seleccione Microsoft Text Driver (*.txt; *.csv) y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    Aparece el cuadro de diálogo Configuración de ODBC de texto.

  4. Escriba un nombre en el Nombre del origen de datos.

  5. Desactive la casilla de verificación Usar directorio actual.

  6. Haga clic en Seleccionar directorio.

  7. En el cuadro de diálogo Seleccionar directorio, busque la carpeta que contiene el archivo de texto que desea importar, asegúrese de que el archivo de texto aparece en la lista debajo del cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  8. Haga clic dos veces en Aceptar.

Para obtener más información acerca de las diferentes opciones en los distintos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar el archivo

  1. Haga clic en envíos > Seleccionar destinatarios > Usar lista existente.

    Notas: Si está utilizando Publisher 2007, en el menú Herramientas, haga clic en envíos por correo y catálogos > combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico, o Combinación de catálogos y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:

    • En el panel de tareas combinación de correspondencia, haga clic en crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en crear o conectarse a una lista de productos.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, realice una de las siguientes acciones:

    • Para usar un archivo .odc existente, haga doble clic en el archivo .odc. Se importan los datos y haya terminado.

    • Para crear un nuevo archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga todos los pasos del procedimiento.

      Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  3. En la página del Asistente para la conexión de datos, haga clic en El DSN ODBC.

  4. En la página conectarse al origen de datos ODBC, seleccione el DSN de usuario que acaba de crear y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione el archivo de texto en la columna nombre y, a continuación, haga clic en siguiente.

  6. En la página Guardar archivo de conexión de datos y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    Para cambiar la ubicación de carpeta, que es la carpeta Mis orígenes de datos de forma predeterminada, haga clic en Examinar.

  7. Opcionalmente, para hacer que el archivo de conexión más reconocible, puede escribir información adicional en el cuadro Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

Use un archivo Schema para especificar un formato de archivo de texto o el carácter de separador de lista diferentes

Un archivo Schema es un archivo de texto que contiene las entradas que invalidar la configuración predeterminada de controlador de texto en el registro de Windows. En general, para usar un archivo Schema, debe hacer lo siguiente:

  • Almacenar el archivo Schema en la misma carpeta que el archivo de texto que está importando.

  • Nombre del archivo Schema.

  • En la primera línea del archivo Schema, escriba el nombre del archivo de texto que desea vincular a, entre corchetes.

  • Agregar información adicional para especificar el formato de archivo de texto diferente.

Las siguientes secciones muestran ejemplos comunes para utilizar el archivo Schema.

Ejemplo: Especificar un encabezado de columna

[Categories.txt] ColNameHeader=True

Ejemplo: Especifique un carácter de punto y coma (;) como delimitador

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

Ejemplo: Especifique un carácter de tabulación como el delimitador

[Products.txt] Format=TabDelimited

Ejemplo: Especifique un archivo de ancho fijo

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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  1. Haga clic en envíos > Seleccionar destinatarios > Usar lista existente.

    Notas: Si está utilizando Publisher 2007, en el menú Herramientas, haga clic en envíos por correo y catálogos > combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico, o Combinación de catálogos y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:

    • En el panel de tareas combinación de correspondencia, haga clic en crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en crear o conectarse a una lista de productos.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, realice una de las siguientes acciones:

    • Para usar un archivo .odc existente, haga doble clic en el archivo .odc. Se importan los datos y haya terminado.

    • Para crear un nuevo archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga todos los pasos del procedimiento.

      Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  3. En la página del Asistente para la conexión de datos, haga clic en Microsoft SQL Server.

  4. En la página conectarse al servidor de base de datos, haga lo siguiente:

    • En el cuadro Nombre de servidor, escriba el nombre del servidor de base de datos.

      Si la base de datos está en el equipo, escriba (local).

    • En las credenciales de inicio de sesión, siga uno de estos procedimientos:

      • Para usar su nombre de usuario de Windows y la contraseña, haga clic en Usar autenticación de Windows.

      • Para usar un nombre de usuario de la base de datos y una contraseña, haga clic en usar el siguiente nombre de usuario y contraseña y, a continuación, escriba el nombre de usuario de la base de datos y la contraseña en los cuadros correspondientes.

  5. Haga clic en Siguiente.

  6. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la base de datos en el cuadro de la base de datos, seleccione la tabla, vista o función definida por el usuario en la columna nombre y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. En la página Guardar archivo de conexión de datos y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    Para cambiar la ubicación de carpeta, que es la carpeta Mis orígenes de datos de forma predeterminada, haga clic en Examinar.

  8. Opcionalmente, para hacer que el archivo de conexión más reconocible, puede escribir información adicional en el cuadro Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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Importar datos desde una base de datos de SQL Server mediante un controlador ODBC es un proceso de dos pasos. En primer lugar, si es necesario, defina un DSN de usuario en el equipo para el controlador ODBC. En segundo término, importar los datos de la base de datos de SQL Server.

Definir un DSN de usuario

  1. Abra el Panel de Control y, a continuación, haga clic en sistema y seguridad > Herramientas administrativas > Orígenes de datos ODBC (32 bits) u Orígenes de datos de ODBC (64 bits).

  2. En el cuadro de diálogo Administrador de origen de datos ODBC, seleccione la ficha DSN de usuario y, a continuación, haga clic en Agregar.

  3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, seleccione SQL Server y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    Aparece el cuadro de diálogo crear un nuevo origen de datos para SQL Server.

  4. En el cuadro nombre, escriba un nombre de origen de datos.

  5. Si lo desea, escriba una descripción del origen de datos en el cuadro Descripción.

  6. En el cuadro servidor, escriba el nombre del servidor de base de datos.

    Si la base de datos está en el equipo, escriba (local).

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. En cómo desea que SQL Server compruebe la autenticidad de los identificadores de inicio de sesión?, siga uno de estos procedimientos:

    • Para usar su nombre de usuario de Windows y la contraseña, haga clic en autenticación de Windows NT mediante el ID.

    • Para usar un nombre de usuario de la base de datos y una contraseña, haga clic en autenticación de con SQL Server usando ID de inicio de sesión y la contraseña especificados por el usuario y, a continuación, escriba el identificador de inicio de sesión de base de datos y la contraseña en los cuadros correspondientes.

  9. Haga doble clic en siguiente y, a continuación, haga clic en Finalizar.

  10. Para asegurarse de que haya escrito la información correcta, haga clic en Probar origen de datos .

  11. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si recibe un mensaje de error, vuelva a comprobar los valores que ha introducido en los pasos anteriores.

    • Si recibe el mensaje "pruebas completadas correctamente", haga clic en Aceptar.

  12. Haga clic dos veces en Aceptar.

Para obtener más información acerca de las diferentes opciones en los distintos cuadros de diálogo, haga clic en Ayuda.

Importar los datos de la base de datos de SQL Server

  1. Haga clic en envíos > Seleccionar destinatarios > Usar lista existente.

    Notas: Si está utilizando Publisher 2007, en el menú Herramientas, haga clic en envíos por correo y catálogos > combinación de correspondencia, Combinación de correo electrónico, o Combinación de catálogos y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:

    • En el panel de tareas combinación de correspondencia, haga clic en crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico, haga clic en crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    • En el panel de tareas Combinación de catálogos, haga clic en crear o conectarse a una lista de productos.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, realice una de las siguientes acciones:

    • Para usar un archivo .odc existente, haga doble clic en el archivo .odc. Se importan los datos y haya terminado.

    • Para crear un nuevo archivo .odc, haga clic en Nuevo origen y, a continuación, siga todos los pasos del procedimiento.

      Aparece el Asistente para la conexión de datos.

  3. En la página del Asistente para la conexión de datos, haga clic en El DSN ODBC.

  4. En la página conectarse al origen de datos ODBC, seleccione el nombre del origen de datos que haya definido en la sección anterior y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la página Seleccionar base de datos y tabla, seleccione la base de datos en el cuadro de la base de datos, seleccione la tabla, vista o función en la columna nombre y, a continuación, haga clic en siguiente.

  6. En la página Guardar archivo de conexión de datos y finalizar, escriba un nombre para el archivo .odc en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

    Para cambiar la ubicación de carpeta, que es la carpeta Mis orígenes de datos de forma predeterminada, haga clic en Examinar.

  7. Opcionalmente, para hacer que el archivo de conexión más reconocible, puede escribir información adicional en el cuadro Descripción, Nombre descriptivo y Palabras clave de búsqueda.

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