Trabajar sin conexión en Outlook

Con una cuenta de Microsoft Exchange Server u Office 365, puede trabajar sin conexión para evitar los cargos de conexión o impedir que Outlook intente enviar y recibir mensajes a través de una conexión de red lenta.

Cambiar entre trabajar sin conexión y trabajar en línea

  • Haga clic en enviar y recibir > trabajar sin conexión.

    Comando Sin conexión en la cinta

Cuando Outlook alterna entre trabajar con y sin conexión, se modifican todas las cuentas de correo electrónico.

Ya sabe que está trabajando sin conexión cuando trabajar sin conexión está resaltado en la cinta de opciones o se está trabajando sin conexión , aparece en la barra de estado en la parte inferior de la ventana de Outlook.

Indicador de trabajo sin conexión en la barra de estado de Outlook

Cuando esté listo para volver a trabajar con conexión, haga clic en enviar y recibir > trabajar sin conexión. El texto del botón no cambia, pero solo se resalta cuando está trabajando sin conexión. Trabajar sin conexión en la barra de estado también desaparece cuando se está trabajando en línea.

Cambiar el volumen de correo que se mantendrá sin conexión

  1. Haga clic en Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta.

    Configuración de la cuenta en la vista Backstage

  2. Seleccione una cuenta de Exchange u Office 365 y, a continuación, haga clic en cambiar.

    Comando Cambiar del cuadro de diálogo Configuración de la cuenta

  3. En configuración sin conexión, mueva el control deslizante hasta la cantidad de tiempo deseada, como todo, 12 meses, 6meses, 3 meseso 1 mes. Nota: Si usa Outlook 2016, también puede seleccionar un período de tiempo de solo tres díascomo mínimo.

    Control deslizante de volumen de almacenamiento de correo sin conexión

    Por ejemplo, si mueve el control deslizante hasta 3 meses, solo el correo de los últimos tres meses se sincronizará con el archivo de datos de Outlook (. OST) sin conexión desde el servidor de Exchange. Los elementos anteriores a 3 meses solo se almacenan en su buzón de correo en el servidor. Puedes cambiar esta configuración en cualquier momento.

    El modo caché de Exchange, que descarga una copia de los mensajes, debe estar activado.

    Si está usando Outlook con una cuenta de Office 365, le recomendamos que use el modo caché de Exchange.

De forma predeterminada, Outlook configura las cuentas de Exchange y Office 365 para sincronizar solo 12 meses de su correo electrónico.

El cambio de la cantidad de datos para sincronizar puede afectar al tiempo que Outlook tarda en abrirse, así como con la cantidad de espacio de almacenamiento que Outlook usa en su equipo. Si está ejecutando en un entorno de escritorio virtual, le recomendamos que solo sincronice un mes de datos. 

Usar carpetas sin conexión con la cuenta de Exchange

Las carpetas sin conexión hacen que sea posible trabajar con el contenido de una carpeta de Exchange cuando está sin conexión, es decir, que no está conectado a la red. La próxima vez que establezca una conexión con el servidor que ejecuta Exchange, las carpetas sin conexión estarán sincronizadas.

Las carpetas sin conexión se almacenan en el archivo de carpetas sin conexión (. OST), que es diferente de un Archivo de carpetas personales (.pst). El archivo. Ost se inicia como una imagen reflejada de las carpetas del servidor que ejecuta Exchange. Los cambios realizados en el servidor que ejecuta Exchange o en el equipo mientras está desconectado se sincronizan cuando una conexión está disponible. Por el contrario, un archivo. pst es una ubicación de almacenamiento en la unidad de disco duro. Los cambios realizados en un archivo. pst no se vuelven a sincronizar con el servidor que ejecuta Exchange.

Cuando trabaja sin conexión, trabaja con el contenido de una carpeta sin conexión exactamente como lo hace con una carpeta que se encuentra en el servidor que ejecuta Exchange. Por ejemplo, puede cambiar y mover los elementos de la bandeja de entrada sin conexión y enviar los mensajes que se encuentren en la bandeja de salida sin conexión. Seguirá recibiendo mensajes nuevos en el buzón de correo en el servidor que ejecuta Exchange. Sin embargo, no conocerá estos cambios en el servidor hasta que se conecte a la red.

Cuando tenga que actualizar el contenido de la carpeta sin conexión, sincronice la carpeta con el servidor y, a continuación, siga trabajando sin conexión. El comando enviar y recibir se conecta al servidor, copia los cambios que se han realizado y, a continuación, se desconecta. Cualquier elemento que elimine de la carpeta sin conexión o de la carpeta del servidor correspondiente se elimina de ambas carpetas cuando se produce la sincronización.

Nota: Si está usando el modo caché de Exchange, siempre trabajará con un archivo. Ost incluso cuando tenga una conexión activa con el servidor que ejecuta Exchange. El modo de intercambio en caché le permite trabajar sin interrupciones si se pierde la conexión del servidor o si una conexión de red no está disponible. Los procedimientos que se describen en esta sección no son aplicables a su configuración. Para obtener más información sobre el modo caché de Exchange, consulte la sección usar el modo de intercambio en caché de este artículo o la sección vea también .

  1. En el menú archivo , haga clic en trabajar sin conexión.

  2. Active o desactive la casilla de verificación preguntar al inicio para elegir entre trabajar sin conexión o en línea y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Si desactiva la casilla, Microsoft Outlook se iniciará automáticamente sin conexión si una conexión al servidor no está disponible.

  3. Haga clic en para copiar los datos del servidor en el nuevo archivo de carpetas sin conexión (. OST).

    Nota: A partir de Microsoft Office Outlook 2003, se presentó un nuevo formato de archivo de carpetas sin conexión que ofrece una mayor capacidad de almacenamiento de elementos y carpetas, y admite datos Unicode multilingües. Un archivo creado en este formato no es compatible con las versiones anteriores de Outlook y no se puede abrir en una versión anterior de Outlook. Outlook determina automáticamente el formato en el que se crea el archivo de carpetas sin conexión, en función de la versión de Microsoft Exchange, la configuración del administrador y los formatos de los archivos de datos que están configurados para el perfil. Si la configuración no permite que el archivo se cree en el nuevo formato, Outlook lo crea en el formato compatible con las versiones anteriores de Outlook que no admiten Unicode y que ofrece la misma capacidad de almacenamiento que estaba disponible en versiones anteriores de O. utlook.

  4. Elija las carpetas que desea que estén disponibles para su uso sin conexión.

    Las carpetas bandeja de entrada, bandeja de salida, elementos eliminados, elementos enviados, calendario, contactosy tareas están disponibles automáticamente al configurar carpetas sin conexión. Para usar otra carpeta sin conexión, debe seleccionarla para su uso sin conexión haciendo lo siguiente:

    1. En el menú herramientas , elija enviar y recibir, seleccione Configuración de envío o recepcióny, a continuación, haga clic en definir grupos de envío o recepción.

    2. En la lista, haga clic en un grupo de envío o recepción que contenga una cuenta de Exchange y, a continuación, haga clic en Editar.

    3. En cuentas, seleccione la cuenta de Exchange.

    4. En Opciones de carpeta, seleccione las carpetas que desea usar sin conexión.

    5. Siga uno de estos procedimientos:

      • Seleccione Descargar solo los encabezados.

      • Seleccione Descargar elemento completo incluyendo datosadjuntos.

        Puede limitar las descargas de elementos que superen un tamaño especificado solo a los encabezados. Active la casilla de verificación Descargar solo encabezados de elementos mayores de y, a continuación, escriba el límite de tamaño que desea en kilobytes (KB).

Usar el modo caché de Exchange

De forma predeterminada, Microsoft Office Outlook 2007 usa el modo caché de Exchange. El modo caché de Exchange proporciona una mejor experiencia al usar una cuenta de Microsoft Exchange con una copia del buzón que se almacena en el equipo. Esta copia proporciona acceso rápido a los datos y se sincroniza frecuentemente con el servidor de correo.

Al usar el modo de intercambio en caché, todas las carpetas de Exchange estarán disponibles automáticamente.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

    Falta el comando de configuración de la cuenta

    El comando configuración de la cuenta se encuentra en el menú herramientas de Microsoft Office Outlook 2007. Si está usando una versión anterior de Outlook, las siguientes instrucciones no se aplican. Use la ayuda que se incluye con el producto. Si la barra de título del programa que está usando muestra Microsoft Outlook Express, está usando un programa que no es idéntico a Outlook. Consulte la ayuda de Outlook Express para obtener ayuda.

  2. Seleccione la cuenta de Exchange y, a continuación, haga clic en cambiar.

  3. En Microsoft Exchange, active la casilla de verificación usar el modo de intercambio en caché .

  4. Salga y reinicie Outlook.

Todas las carpetas se mantienen sincronizadas; sin embargo, puede especificar las carpetas que desea que se incluyan en una sincronización inmediata cuando inicie un comando de envío o recepción manual para ejecutar presionando F9.

  1. En el menú herramientas , elija enviar y recibir, seleccione Configuración de envío o recepcióny, a continuación, haga clic en definir grupos de envío o recepción.

    Método abreviado de teclado para abrir el cuadro de diálogo grupos de envío o recepción, presione CTRL + ALT + S.

  2. En la lista, haga clic en el grupo de envío o recepción que contiene su cuenta de Exchange y, a continuación, haga clic en Editar.

  3. En cuentas, seleccione la cuenta de Exchange.

  4. En Opciones de carpeta, active la casilla de verificación de cada carpeta que desea incluir cuando inicia un envío o recepciónmanual.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    • Seleccione Descargar solo los encabezados.

    • Seleccione Descargar elemento completo incluyendo datosadjuntos.

      Puede limitar las descargas de elementos que superen un tamaño especificado solo a los encabezados. Active la casilla de verificación Descargar solo encabezados de elementos mayores de y, a continuación, escriba el límite de tamaño que desea en kilobytes (KB).

      Nota: Puede descargar los encabezados solo cuando la cuenta de Exchange se conecte a Microsoft Exchange 2003 o posterior. Los encabezados no están disponibles en las carpetas que no contienen elementos de correo, por ejemplo, carpetas de calendario.

Cambiar las carpetas y el contenido que están disponibles sin conexión

Siempre que use carpetas sin conexión, independientemente de si usa el modo caché de Exchange, puede cambiar las carpetas que se copian y sincronizan en el equipo.

  1. En el menú herramientas , elija enviar y recibir, seleccione Configuración de envío o recepcióny, a continuación, haga clic en definir grupos de envío o recepción.

    Método abreviado de teclado para abrir el cuadro de diálogo grupos de envío o recepción, presione CTRL + ALT + S.

  2. En la lista, haga clic en el grupo de envío o recepción que contiene su cuenta de Exchange y, a continuación, haga clic en Editar.

  3. En cuentas, seleccione la cuenta de Exchange.

  4. En Opciones de carpeta, active la casilla de verificación para cada carpeta que desee usar sin conexión.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    • Seleccione Descargar solo los encabezados.

    • Seleccione Descargar elemento completo incluyendo datosadjuntos.

      Puede limitar las descargas de elementos que superen un tamaño especificado solo a los encabezados. Active la casilla de verificación Descargar solo encabezados de elementos mayores de y, a continuación, escriba el límite de tamaño que desea en kilobytes (KB).

Sugerencia: Para designar rápidamente una carpeta para su uso sin conexión, haga clic en la carpeta en el Panel de navegacióny, en el menú herramientas , elija enviar y recibir, seleccione configuración de envío o recepcióny, a continuación, haga clic en hacer que esta carpeta esté disponible sin conexión .

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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