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Trabajar sin conexión con tablas vinculadas a listas de SharePoint

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Puede usar Access para trabajar sin conexión con datos vinculados a listas de SharePoint. Esto puede ser útil, por ejemplo, si necesita estar lejos de la oficina o necesita continuar trabajando cuando un servidor no está disponible o ha perdido las conexiones con el servidor.

Información general

Antes de trabajar sin conexión con los datos de un sitio de SharePoint, primero debe crear vínculos entre las tablas de Access y las listas de SharePoint. Después, puede poner las listas sin conexión para actualizarlas o analizarlas con Access. Cuando vuelva a conectarse, puede sincronizar los datos para que se actualicen la base de datos y las listas. Si la base de datos tiene consultas e informes, puede usarlos para analizar los datos vinculados.

Si actualiza cualquier información mientras está sin conexión, puede sincronizar los cambios cuando Access se conecte de nuevo al servidor. Si se producen conflictos de datos (por ejemplo, si alguien actualiza un registro en el servidor mientras una persona diferente actualiza el mismo registro sin conexión), puede resolver el conflicto al sincronizar.

Puede vincular tablas de Access a listas mediante varios métodos. Por ejemplo, puede mover la base de datos a un sitio de SharePoint, que también vincula las tablas de la base de datos a las listas del sitio. También puede exportar datos de una lista en la vista Hoja de datos de un sitio de SharePoint a una tabla de Access. Por ejemplo, puede usar un informe en Access para resumir los datos. Para obtener más información sobre cómo vincular datos de SharePoint desde Access, vea importar o vincular a los datos de una lista de SharePoint.

Trabajar sin conexión con listas de SharePoint en Access

A partir de Access 2010, trabajar sin conexión con listas de SharePoint vinculadas es más de un proceso automático mantenido por Access. Si Access no puede conectarse al sitio de SharePoint en el que residen las listas de SharePoint vinculadas, quizás porque ha perdido la conectividad a Internet, Access pasa al modo sin conexión. En la barra de estado situada en la parte inferior derecha de la ventana de Access, verá un mensaje que indica que todas las tablas de SharePoint se han desconectado. Si hace clic en archivo > información , también verá un mensaje similar que indica que ha desconectado las tablas. En el modo sin conexión, puede seguir agregando, editando y eliminando datos en una copia local en caché de los datos de la lista de SharePoint.

Access continúa intentando volver a conectarse a intervalos regulares con las listas vinculadas en el servidor de SharePoint. Una vez que Access restablezca la conexión al sitio de SharePoint, verá una barra de mensajes debajo de la cinta de opciones preguntando si desea sincronizar los datos sin conexión con el servidor.

Haga clic en sincronizar para volver a conectarse al servidor de SharePoint.

Haga clic en sincronizar y Access vuelve a conectar las listas de SharePoint vinculadas y, a continuación, intenta combinar los cambios de datos.

Resolver cambios de datos conflictivos

Se produce un conflicto cuando dos usuarios realizan un cambio en la misma parte de los datos o la estructura de una lista. En primer lugar, el usuario que envía un cambio se confirmará sus cambios, pero el segundo usuario recibirá una notificación de conflicto.

Por ejemplo, el usuario A cambia la columna ciudad de la tercera fila de Dallas a Seattle y, al mismo tiempo, cambia la celda de Dallas a Houston. Los cambios del usuario A se envían al servidor en primer lugar, seguidos de los cambios. El servidor informa de que hay un conflicto y le permite resolver el conflicto.

Nota: Se producirá un conflicto incluso cuando los usuarios editen celdas distintas en la misma fila.

No podrá realizar cambios en un registro que tenga un conflicto hasta que se resuelva el conflicto.

Si Access detecta conflictos de datos al sincronizar los cambios sin conexión con el servidor de SharePoint, verá el cuadro de diálogo resolución de conflictos .

Use las opciones disponibles en el cuadro de diálogo resolver conflictos para resolver conflictos de datos.

Sigue uno de estos procedimientos:

  • Para resolver el conflicto o error que se muestra actualmente ignorando los cambios realizados en el registro, haga clic en desCartar los cambios. Se perderán los cambios.

  • Para resolver todos los conflictos pendientes y los errores omitiendo todos los cambios realizados en la lista, haga clic en desCartar todos los cambios.

  • Para resolver el conflicto o error que se muestra actualmente al volver a aplicar los cambios, haga clic en volver a intentar los cambios. En caso de producirse un conflicto, si usted y el otro usuario cambian la misma columna, sus cambios sobrescribirán los cambios del otro usuario. Si modifica distintas columnas, los cambios se combinarán con los cambios del otro usuario.

  • Para resolver todos los conflictos pendientes y los errores al volver a aplicar los cambios, haga clic en volver a intentar todos los cambios.

  • Para ver los detalles del siguiente conflicto o error, haga clic en siguiente en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.

  • Para ver los detalles del conflicto o error anterior, haga clic en anterior en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.

  • Para resolver conflictos y errores en un momento posterior, haga clic en cerrar en la barra de título del cuadro de diálogo.

Notas

  • La cuadrícula de detalles muestra todas las columnas de la vista actual. Si las columnas no son visibles, use la barra de desplazamiento horizontal para desplazarse o arrastre el borde derecho del cuadro de diálogo para aumentar el ancho de la cuadrícula de detalles.

    Para acercar el contenido de una columna, haga clic en la columna en la cuadrícula de detalles. Los cambios y los cambios del otro usuario se mostrarán en el cuadro de diálogo detalles de campo . El cuadro de diálogo también es útil para ver los cambios de formato de texto enriquecido.

  • La cuadrícula de detalles muestra una fila eliminada, en lugar de una fila de datos, si usted o el otro usuario elimina una fila. Si el otro usuario elimina la fila, el cuadro de diálogo no muestra el nombre del usuario o la fecha y hora de la eliminación. Además, no podrá volver a intentar realizar los cambios.

Configuración del servicio web de almacenamiento en caché y opciones de tablas de SharePoint

La configuración predeterminada para las nuevas bases de datos de Access 2010 y versiones posteriores es el servicio web de caché y tablas vinculadas de SharePoint. Si desea cambiar este comportamiento y usar el comportamiento que existe en Access 2007, haga clic en Opciones de _GT_ de archivo para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Access . Haga clic en base de datos actual para ver los valores que se muestran en almacenamiento en caché de servicio Web y tablas de SharePoint.

  • Use el formato de caché que sea compatible con Microsoft Access 2010 y versiones posteriores Seleccione esta opción para que la caché de Access tenga acceso a una copia local de los datos vinculados. Esta configuración puede mejorar el rendimiento al trabajar con datos vinculados. Cargar y visualizar datos vinculados serán más rápidos con esta opción. Desactive esta opción si desea usar el comportamiento de almacenamiento en caché que ya existían en Access 2007.

  • Borrar caché al cerrar Seleccione esta opción para que Access borre de la memoria los datos locales almacenados en caché cuando cierre la base de datos.

  • Caché nunca Seleccione esta opción para que la caché de Access no haga una copia local de los datos al trabajar con orígenes de datos de SharePoint vinculados.

    Nota: Las opciones Borrar caché al cerrar y Caché nunca no están disponibles si desactiva la configuración Usar el formato de caché compatible con Microsoft Access 2010 y versiones posteriores.

¿Puedo trabajar sin conexión manualmente en Access 2010 y versiones posteriores?

Para tener el control manual de trabajar sin conexión con datos vinculados de SharePoint en Access 2010 y versiones posteriores, tendrá que desactivar la opción usar el formato de caché compatible con Microsoft Access 2010 y posteriores para la base de datos actual de Access. Cuadro de diálogo Opciones. Vea la sección anterior sobre cómo encontrar y establecer esa opción.

Nota: Es posible que se le pida que cierre y vuelva a abrir la base de datos después de cambiar la configuración.

Una vez que haya desactivado la opción usar el formato de caché compatible con Microsoft Access 2010 y versiones posteriores , verá un grupo de comandos de listas de vínculos Web en la pestaña datos externos .

En este grupo, verá comandos como, por ejemplo, trabajar sin conexión, sincronizar, volver a vincular listas y otros. Estos son los mismos comandos que estaban en Access 2007 en el grupo listas de SharePoint de la pestaña datos externos .

Para trabajar sin conexión con los datos de la lista de SharePoint en este modo, haga clic en trabajar sin conexión.

Para sincronizar las listas sin conexión con los datos del servidor , haga clic en sincronizar.

Para volver a conectar las tablas vinculadas después de trabajar sin conexión, haga clic en trabajarcon conexión.

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¿Usa Access 2007?

Para realizar este procedimiento, primero debe vincular las tablas de Access a listas de SharePoint.

Nota: Si tiene una base de datos que ya está publicada en un sitio de SharePoint, primero debe guardar una copia local de la base de datos y, a continuación, poner las listas sin conexión.

  1. Abra la base de datos que está vinculada a las listas de SharePoint.

  2. En la pestaña datos externos , en el grupo listas de SharePoint , haga clic en trabajar sin conexión.

Nota: Si el botón trabajar sin conexión no está disponible, es posible que las tablas no estén vinculadas a listas de SharePoint o que ya haya tomado los datos de lista sin conexión.

  1. Abra la base de datos que está vinculada a sus listas de SharePoint.

  2. En la pestaña datos externos , en el grupo listas de SharePoint , haga clic en sincronizar.

Si se produce un conflicto en un cambio que ha realizado sin conexión y un cambio que alguien ha realizado en el servidor, aparece el cuadro de diálogo resolver conflictos .

El cuadro de diálogo muestra información sobre el conflicto, por ejemplo, por qué se ha producido el error y proporciona opciones para que intente enviar los datos de nuevo o para descartar los cambios. Si hay varios errores, puede ver los detalles de cada error haciendo clic en los botones anterior y siguiente del cuadro de diálogo. Algunos errores solo se pueden resolver descartando los cambios.

La cuadrícula de detalles del cuadro de diálogo resolver errores muestra todas las columnas de la vista actual. Para la fila afectada, la cuadrícula de detalles muestra el cambio que ha realizado. No puede modificar los valores, pero puede hacer clic en cada columna para ver más detalles.

  • En el cuadro de diálogo resolver errores , realice una de las siguientes acciones:

    • Si desea conservar los cambios realizados en el servidor en un elemento seleccionado, haga clic en desCartar los cambios.

    • Si desea intentar enviar los cambios de nuevo a un elemento seleccionado, haga clic en volver a intentar los cambios.

      Según la situación, es posible que tenga que esperar hasta que se resuelva el problema. Por ejemplo, si no puede sincronizar los cambios debido a un problema de conectividad de red, debe esperar hasta que vuelva a conectarse.

    • Si desea conservar los cambios realizados en el servidor en todos los elementos, haga clic en desCartar todos los cambios.

    • Si desea intentar enviar los cambios de nuevo a todos los elementos, haga clic en volver a intentar todos los cambios.

      Según la situación, es posible que tenga que esperar hasta que se resuelva el problema. Por ejemplo, si no puede sincronizar los cambios debido a un problema de conectividad de red, debe esperar hasta que vuelva a conectarse.

      Notas: 

      • Si el error se puede resolver solo descartando los cambios, es posible que los botones para volver a intentar los cambios no estén disponibles.

      • Puede cerrar el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción, pero no podrá salir ni actualizar la lista ni realizar cambios en una columna calculada hasta que resuelva el error.

Después de volver a conectar las tablas vinculadas, los cambios que realice en los datos o los objetos se sincronizan.

  1. Abra la base de datos que está vinculada a las listas de SharePoint.

  2. En la pestaña datos externos , en el grupo listas de SharePoint , haga clic en trabajar con conexión.

    Nota: Si desea descartar los cambios que ha realizado sin conexión, haga clic en desCartar cambios en el grupo listas de SharePoint .

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