Trabajar con hojas de trabajo

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Al abrir una tabla o ver los resultados de una consulta, Access muestra la tabla o el resultado de la consulta en la vista Hoja de información. Los datos de tabla o los resultados de consulta que se muestran en la vista Hoja de datos se conocen comúnmente como hojas de datos. Puede personalizar la apariencia de una hoja de datos para Mostrar datos específicos para usarlos como un informe simple.

¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre hojas de información

Organizar datos modificando y moviendo columnas o filas

Cambiar el estilo de las líneas de cuadrícula y el color de fondo

Cambiar el formato del texto

ReSumir datos agregando una fila total

Aplicar ordenación y filtrado

Guardar los cambios de diseño

Obtener información sobre hojas de información

Una hoja de datos es la representación visual de los datos incluidos en una tabla o de los resultados devueltos por una consulta. Muestra los campos de cada registro de una tabla, formulario o resultado de consulta en un formato tabular (fila y columna), como se muestra aquí.

Tabla empleados en la vista Hoja de información

De manera predeterminada, las tablas y consultas se abren en la vista Hoja de información. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en una tabla o consulta y, a continuación, haga clic en abrir en el menú contextual para abrir la tabla o consulta como una hoja de de de.

Al aplicar formatos específicos a filas y columnas, o al agregar una fila total, una hoja de información también puede servir como informe sencillo.

Organizar datos modificando y moviendo columnas o filas

Puede organizar los datos para que la hoja de datos sea más fácil de ver o para mostrar solo los datos necesarios en un momento determinado. En esta sección se muestran varias formas de conseguirlo.

Cambiar el tamaño de columnas o filas

A veces, no todas las columnas de una hoja de información se ajustan a la pantalla o la impresión, o bien las columnas individuales pueden ocupar más espacio del que necesitan para el contenido. Además, es posible que desee cambiar el alto de las filas para que el texto que no se ajuste a una columna pueda continuar en una nueva línea.

Después de abrir una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de trabajo, puede cambiar manualmente el tamaño de las columnas individuales o cambiar automáticamente el tamaño de una columna para que se ajuste al contenido.

Cambiar el tamaño de una columna manualmente

  1. Sitúe el puntero en el borde de la columna cuyo tamaño desea cambiar.

  2. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre el borde de la columna hasta que tenga el tamaño que desee.

    Cambiar el tamaño de una columna en una hoja de de de

Cambiar el tamaño de una columna automáticamente

  1. Para cambiar el tamaño de una columna para que se ajuste mejor a su contenido, coloque el puntero en el borde de la columna cuyo tamaño desea cambiar.

  2. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, haga doble clic en el borde de la columna.

    Cambiar el tamaño de una columna para que se ajuste mejor al texto

Cambiar el tamaño de varias columnas

  • Para cambiar el tamaño de varias columnas al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Mayús, seleccione varias columnas adyacentes y, a continuación, cambie el tamaño de las columnas seleccionadas. También puede seleccionar toda la hoja de papel y cambiar el tamaño de todas las columnas.

Cambiar el tamaño de las filas

  • Para cambiar el tamaño de las filas, coloque el puntero entre dos selectores de registros de la hoja de información y arrastre hasta que las filas tengan el tamaño que desee.

No puede cambiar el tamaño de cada fila por separado: al cambiar el tamaño de una fila, se cambia el tamaño de todas las filas.

Cambiar el tamaño de una fila en una hoja de

Cambiar el tamaño de las filas al alto predeterminado

  1. Para cambiar el tamaño predeterminado de las filas, haga clic con el botón secundario en un selector de registro y después haga clic en alto de fila en el menú contextual.

    Hacer clic con el botón secundario en un selector de registro

    Hacer clic en alto de fila en el menú contextual

  2. En el cuadro de diálogo alto de fila , seleccione la casilla alto estándar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: No puede deshacer los cambios realizados en el ancho de una columna o el alto de las filas haciendo clic en el botón Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido. Para deshacer los cambios, cierre la hoja de datos y, a continuación, haga clic en no cuando se le pregunte si desea guardar los cambios en el diseño de la hoja de datos. Al hacer clic en no , también se deshará cualquier otro cambio de diseño que haya realizado.

Mover una columna

Puede cambiar rápidamente el orden de las columnas de una hoja de de de consulta arrastrando las columnas a distintas ubicaciones dentro de la hoja de de de personalización. Por ejemplo, podrías hacer esto para asegurarte de que una columna específica siempre esté visible.

  • Haga clic en el encabezado de columna para seleccionar una columna, o mantenga presionada la tecla Mayús para seleccionar varias columnas adyacentes y, a continuación, arrastre la columna o columnas a una nueva ubicación.

    DesPlazar la primera columna de nombre hasta la posición más a la izquierda

Cambiar el nombre de una columna

Puede haber ocasiones en las que desee cambiar el nombre de una columna para que describa mejor los datos que contiene. Por ejemplo, si una columna que contiene las direcciones de correo electrónico se denomina EMAdd, es posible que quiera que el encabezado de la columna sea más fácil de entender cambiando a dirección de correo electrónico. Para ello, haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna, haga clic en cambiar nombre de columna en el menú contextual y, a continuación, escriba el nuevo nombre. Por ejemplo, escriba dirección de correo electrónico.

Cambiar el nombre de una columna

Mostrar u ocultar columnas

Si desea mostrar o imprimir solo determinadas columnas para su hoja de información, puede ocultar las columnas que no desea que se muestren. Por ejemplo, si está trabajando con una base de datos de información de contacto, es posible que desee ver únicamente el nombre completo y la dirección de correo electrónico de cada contacto. Puede crear esta vista ocultando el resto de las columnas.

Ocultar columnas

  1. Haga clic en el encabezado de la columna que desea ocultar.

    Para seleccionar columnas adyacentes, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en encabezados de columna adicionales.

    Nota: No puede seleccionar columnas no adyacentes. Seleccione otras columnas y ocúltela por separado.

  2. Haga clic con el botón secundario en el encabezado de columna y, después, haga clic en ocultar campos en el menú contextual.

Mostrar columnas

  1. Haga clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna y haga clic en Mostrar campos en el menú contextual.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas , active la casilla situada junto a cada columna que desee mostrar y, a continuación, haga clic en cerrar.

Cambiar el estilo de las líneas de cuadrícula y el color de fondo

Al usar una hoja de datos, puede mejorar la apariencia de los datos si cambia los formatos, como el estilo de líneas de cuadrícula o el color de fondo, o si crea diferentes colores para filas alternas.

Establecer el estilo de las líneas de cuadrícula

  1. En el grupo formato de texto de la pestaña Inicio , haga clic en la flecha situada junto al botón líneas de la cuadrícula .

  2. Haga clic en el estilo de líneas de división que desee.

Establecer el color de fondo

  1. En el grupo formato de texto de la pestaña Inicio , haga clic en la flecha situada junto al botón color de fondo .

  2. Haga clic en el color de fondo que desee.

Cambiar el color de fondo de las filas alternas

Puede establecer el color de fondo de las filas alternas en una hoja de usuario independiente del color de fondo predeterminado. Al establecer un color de fondo alterno, puede hacer que sea más fácil distinguir entre filas adyacentes.

  1. En el grupo formato de texto de la pestaña Inicio , haga clic en la flecha situada junto al botón color de fila alternativo .

  2. Haga clic en el color de fondo que desea aplicar.

Cambiar el formato del texto

Después de abrir una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de información, puede cambiar la apariencia del texto, incluido el formato. Tenga en cuenta que los cambios se aplican a toda la hoja de referencia. Si desea que los cambios aparezcan automáticamente la próxima vez que abra la hoja de datos, recuerde que debe hacer clic en al cerrar la hoja de datos y se le solicitará que guarde los cambios en el diseño.

Use los comandos adicionales en el grupo formato de texto en la pestaña Inicio para realizar cambios en las características de la fuente en la hoja de de de de.

  1. Haga clic en cualquier celda de la hoja de información.

  2. En la pestaña Inicio , en el grupo formato de texto , siga uno o varios de estos procedimientos:

    • Para cambiar la fuente, escriba o haga clic en una fuente en el cuadro fuente .

    • Para cambiar el tamaño de fuente, escriba o haga clic en un tamaño de fuente en el cuadro tamaño de fuente .

    • Para cambiar el estilo de la fuente, haga clic en el botón negrita, cursivao subrayado (o cualquier combinación de los tres).

    • Para cambiar el color de la fuente, haga clic en la flecha situada junto al botón color de fuente y, a continuación, seleccione un color de la paleta.

ReSumir datos agregando una fila total

Al agregar una fila de totales a una hoja de cálculo, puede ver rápidamente el total calculado de una columna. Además de sumar una columna de datos, puede usar la fila total para realizar otros cálculos, como buscar promedios, contar el número de elementos en una columna y encontrar el valor mínimo o máximo en una columna de datos.

Para mostrar la fila de totales, haga lo siguiente:

  1. En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Totales.

    Aparece una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos, con la palabra Total en la primera columna.

  2. Haga clic en cualquier celda que esté en la misma fila que la celda que contiene la palabra total.

  3. Haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en el tipo de cálculo que desea mostrar en esa celda.

    La lista de funciones o tipos de cálculos disponibles depende de la tipo de datos de la columna. Por ejemplo, si la columna contiene valores de moneda, verá una lista de funciones que se aplican a cálculos de moneda, como mínimo y máximo.

    Una fila de totales en una hoja de de de de de opciones con varias funciones

Para obtener más información sobre el uso de la característica de fila de totales, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos mediante una fila de totales.

Aplicar ordenación y filtrado

Hay algunos cambios rápidos adicionales que pueden hacer que su hoja de información sea más fácil de ver o imprimir. Por ejemplo, en la siguiente ilustración, los nombres de compañía se ordenan alfabéticamente.

Hoja de carácter con una columna ordenada alfabéticamente

  • Para aplicar la ordenación, haga clic con el botón secundario en la columna (o haga clic en la flecha del encabezado de columna) y, a continuación, haga clic en la opción de ordenación que desee.

  • Para aplicar un filtro, haga clic en la flecha del encabezado de columna y seleccione las casillas de verificación de los valores que desea mostrar. Como alternativa, puede hacer clic en filtros de texto o filtros de número para crear filtros más detallados.

Guardar los cambios de diseño

Después de cambiar el diseño y la apariencia de una hoja de de de usuario, debe guardar los cambios si desea mantener los cambios la próxima vez que abra la hoja de diseño. Al cerrar una hoja de datos después de realizar cambios en su diseño, se le pedirá que guarde los cambios. Si hace clic en , los cambios se guardan y se aplican la próxima vez que se abre la hoja de usuario. Si hace clic en no, los cambios se descartarán y la hoja de tiempo se abrirá con la configuración de diseño predeterminada (o la última configuración guardada) la próxima vez que se abra.

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