Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios

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Si desea agregar, iniciar, supervisar y mantener flujos de trabajo    Si aún no está familiarizado con estas tareas, es posible que le resulte útil trabajar en este artículo, segmento por segmento, la primera vez que diseñe y agregue un flujo de trabajo. Una vez que esté familiarizado con la información y el diseño del artículo, podrá ir directamente al segmento que necesita en cualquier visita de retorno.

Una nota en los gráficos    Las imágenes de pantalla y los diagramas conceptuales de esta serie de artículos de flujo de trabajo se basan generalmente en el tipo de flujo de trabajo Aprobación. Sin embargo, siempre que sea necesario para una claridad conceptual o informativa, las imágenes y diagramas de este artículo se han personalizado para los flujos de trabajo de Recopilar comentarios.

Una palabra sobre cómo imprimir este artículo    Este es un artículo largo. Si desea imprimir solo los segmentos seleccionados, asegúrese de que solo esos segmentos se expandan al imprimir. (Además, si desea incluir los gráficos completos en la copia impresa, imprima en orientación horizontal y no en orientación vertical).

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¿Qué desea hacer?

Más información sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios

Un flujo de trabajo para recopilar comentarios es una característica de SharePoint que dirige un documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint a una o más personas para que le envíe sus comentarios. El flujo de trabajo automatiza, simplifica y estandariza todo el proceso.

El flujo de trabajo básico para recopilar comentarios que se incluye con los productos de SharePoint funciona como plantilla. Con esta plantilla, puede agregar varios flujos de trabajo para recopilar comentarios a sus sitios. Cada flujo de trabajo que agregue es una versión única del flujo de trabajo básico para recopilar comentarios, cada uno con su propia forma de trabajar especializada, en función de la configuración que especifique al agregarlo.

Secciones en este segmento

1. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo para recopilar comentarios?

2. ¿Qué no puede hacer un flujo de trabajo para recopilar comentarios?

3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

4. ¿Cómo planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

1. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo para recopilar comentarios por mí?

• Cuando agrega por primera vez un flujo de trabajo para recopilar comentarios a la lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes desea incluir e indicar si sus tareas se asignan una tras otra (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Incluso puede decidir si desea dividir las tareas de los participantes en dos o más fases independientes, así como especificar una fecha de vencimiento final o el tiempo permitido para que se complete cada tarea. Y cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente en un elemento, puede modificar cualquiera de estas opciones de configuración.

• El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado. Cada participante elige entre varias respuestas posibles: enviar comentarios sobre el elemento, solicitar un cambio en el elemento, reasignar la tarea o eliminar la tarea.

• Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de Estado del flujo de trabajo.

• Durante los 60 días posteriores a la finalización del flujo de trabajo, la lista de todos los eventos que tuvieron lugar en el transcurso de esta ejecución (o instancia) del flujo de trabajo sigue estando disponible en la página Estado del flujo de trabajo, como referencia informal.

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2. ¿Qué no puede hacer un flujo de trabajo para recopilar comentarios?

El flujo de trabajo para recopilar comentarios no está diseñado para recopilar aprobaciones y rechazos de un elemento, ni para controlar la publicación de páginas web para un sitio web. Si desea agregar un flujo de trabajo en el que los participantes aprueban o rechazan el elemento que revisan, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación, en la sección Vea también .

Además, los flujos de trabajo para recopilar comentarios no están diseñados para recopilar firmas. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento de Microsoft Word, un libro de Microsoft Excel o un formulario de Microsoft InfoPath, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas, en la sección Vea también.

Para obtener información sobre cómo puede usar Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar aún más cualquiera de los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint, consulte el sistema de ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

Para agregar un    flujo de trabajo De forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para agregar un flujo de trabajo. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes.

Para iniciar un    flujo de trabajo También de forma predeterminada, debe disponer del permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se haya agregado. (El grupo Miembros y el grupo Propietarios tienen el permiso Editar elementos de forma predeterminada; el grupo Visitantes no).

Como alternativa, los Propietarios pueden configurar flujos de trabajo específicos para que solo los puedan iniciar los miembros del grupo Propietarios. (Para ello, active la casilla Requerir permisos de administración de listas para iniciar este flujo de trabajo , en la primera página del formulario de asociación).

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4. ¿Cómo planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

Estas son las etapas básicas:

• ANTES de que se ejecute el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)   
  Antes de agregar un flujo de trabajo, planee dónde desea agregarlo (para una única lista o biblioteca, o para toda la colección de sitios) y los detalles de cómo funcionará. Después de agregar y configurar el flujo de trabajo, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en un elemento específico. El flujo de trabajo también se puede configurar para que se ejecute automáticamente. Las ejecuciones automáticas se pueden activar en función de uno o ambos de los dos eventos desencadenantes: cuando se agrega o crea un elemento en una lista o biblioteca, o cuando se cambia cualquier elemento de una lista o biblioteca.

• Mientras se ejecuta el flujo de trabajo (completado, monitor, ajuste)   
  Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas asignadas. Se envían avisos automáticos a los participantes que no cumplen con los plazos de las tareas. Mientras tanto, el progreso del flujo de trabajo se puede supervisar desde una página central de Estado del flujo de trabajo para esa instancia concreta del flujo de trabajo. Los ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta se pueden hacer desde esa misma página; y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o finalizar desde allí.

• DESPUÉS de ejecutar el flujo de trabajo (revisión, informe, cambio)   
  Una vez completado el flujo de trabajo, se puede revisar todo el historial de esa ejecución (o instancia) durante un máximo de 60 días en la página Estado del flujo de trabajo. Desde la misma página, se pueden crear informes estadísticos sobre el rendimiento de esta versión de flujo de trabajo. Por último, si hay algo que quiera cambiar sobre la forma en que funcionan las funciones del flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación que completó la primera vez que agregó el flujo de trabajo.

El siguiente diagrama de flujo ilustra estas fases desde la perspectiva de la persona que está agregando un nuevo flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Antes de planear un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios, revise primero el segmento ALLOW de este artículo y, después, pase al segmento PLAN .

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Permitir comentarios solo en el formulario de tareas o también en el elemento

Las dos preguntas siguientes pueden ayudarle a tomar una decisión fundamental sobre el flujo de trabajo:

• ¿Los participantes pueden enviar comentarios solo en el campo Comentarios del formulario de tareas, o también pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el propio elemento?

• Si los participantes pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el elemento en sí, ¿lo hacen en un entorno de colaboración , en el que varios participantes pueden estar editando el documento al mismo tiempo, o cada participante des echa un vistazo al documento y tiene derechos de edición exclusivos durante su propia revisión?

Este es un diagrama que podría ayudar a aclarar esas alternativas.

A medida que siga leyendo, tenga en cuenta estos puntos:

• No se puede iniciar ningún flujo de trabajo en un elemento que está desprotegido actualmente.

• El tipo de flujo de trabajo Recopilar comentarios incluye una opción para cancelar el flujo de trabajo inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento que se está revisando.

• Solo puede insertar marcas de revisión y comentarios en un elemento cuando está abierto en la versión instalada del programa en la que se creó y no cuando está abierto en una versión de aplicación web de ese programa.

Secciones en este segmento

1. Permitir comentarios solo en el formulario de tareas

2. Permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de colaboración)

3. Permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de acceso único)

1. Permitir comentarios solo en el formulario de tareas

Este arreglo tiene la ventaja de ser el más simple mecánicamente. Los participantes solo tienen dos maneras de sugerir cambios, ambas de las cuales implican el formulario de tarea:

• Enviar comentarios.

• Solicite que se realice un cambio en el elemento mientras se sigue ejecutando el flujo de trabajo.

La principal desventaja, por supuesto, es que los participantes no pueden indicar cambios específicos directamente en el elemento. Cuanto mayor sea el número de cambios sugeridos, más probabilidades tendrán los participantes de poder trabajar directamente en el elemento.

Una nota sobre cómo proteger los elementos de los cambios    La forma más sencilla de asegurarse de que los participantes no realizan cambios en el elemento en sí es des echando un vistazo durante toda la ejecución. Pero, como dijimos hace poco, los flujos de trabajo no pueden iniciarse en ningún elemento que esté desprotegido actualmente.

Hay dos formas de solucionar este problema:

• Puede esperar hasta que se haya iniciado el flujo de trabajo y, a continuación, comprobar el elemento durante la ejecución. (Si el flujo de trabajo se inicia automáticamente, asegúrese de que aparece en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación. A continuación, cuando reciba una notificación de que el flujo de trabajo se ha iniciado en un elemento, compruebe ese elemento). Una limitación de este método es que ningún otro flujo de trabajo podrá iniciarse en el mismo elemento mientras lo haya desprotegido.

• Como alternativa, puede dejar el elemento protegido, pero asegúrese de que los participantes sepan que es importante que no desproteja el elemento ni realicen cambios en él. Por supuesto, es una buena idea incluir esta instrucción entre las notas que incluya en las notificaciones de tarea. Si los participantes son nuevos en recopilar flujos de trabajo de recopilación de comentarios, puede ser una buena idea aclarar aún más el punto: enviando un correo electrónico independiente antes de que se inicie el flujo de trabajo, quizás, o hablando con los participantes en persona.

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2. Permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de colaboración)

Este acuerdo mantiene el artículo disponible para todos los participantes en todo momento. Nadie tiene que esperar a que nadie más para terminar su revisión antes de comenzar su propio. Esta flexibilidad es posible gracias a las características de colaboración de los productos de SharePoint.

Solo tiene que asegurarse de que los participantes saben que deben hacer lo siguiente:

• Deje el elemento protegido mientras realizan sus cambios.

• Abra el elemento en la versión instalada del programa en la que se creó y no en una versión de aplicación web de ese programa.

• Active el seguimiento de cambios antes de realizar cambios o insertar comentarios.

• Guarde los cambios en el servidor.

Recuerde que el tipo de flujo de trabajo recopilar comentarios incluye una opción para cancelar el flujo de trabajo inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento que se está revisando. Si se selecciona esa opción, la primera vez que cualquier participante guarda los cambios en el elemento (incluso marcas de revisión o comentarios), el flujo de trabajo se cancelará inmediatamente.

Además, si su intención es permitir cambios en el elemento en sí, asegúrese de que en la configuración de Control de versiones de la lista o biblioteca, Requerir que los documentos se desproteger antes de poder modificarlos se establezca en No.

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3. Permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de acceso único)

En este acuerdo, solo un participante puede echar un vistazo al artículo y realizar cambios en él a la vez:

• Si las tareas del flujo de trabajo se asignan de una en una (en serie), probablemente no sea un problema.

• Si las tareas se asignan todas a la vez (en paralelo), es posible que los participantes tengan que esperar a que se acceda al elemento mientras otro participante termina de trabajar en él.

Como el flujo de trabajo no puede empezar en un elemento cuando el elemento está desprotegido, debe asegurarse de que los elementos se han protegido antes de ejecutar este flujo de trabajo en ellos.

Informe a los participantes de que deben hacer lo siguiente:

• Compruebe el elemento antes de abrirlo.

• Abra el elemento en la versión instalada del programa en la que se creó y no en una versión de aplicación web de ese programa.

• Active el seguimiento de cambios antes de realizar cambios o insertar comentarios.

• Guarde sus cambios en el servidor y vuelva a comprobar el elemento en cuanto hayan terminado de trabajar con él.

De nuevo, recuerde que el tipo de flujo de trabajo Recopilar comentarios incluye una opción para cancelar el flujo de trabajo inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento que se está revisando. Si se selecciona esa opción, la primera vez que cualquier participante guarda los cambios en el elemento (incluso marcas de revisión o comentarios), el flujo de trabajo se cancelará inmediatamente.

¿Y ahora qué?

Si está listo para planear un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios, vaya al segmento PLAN de este artículo.

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Planear un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios

En este segmento, identificamos las decisiones que debe tomar y la información que necesita reunir antes de agregar una versión del flujo de trabajo recopilar comentarios.

Si ya está familiarizado con cómo agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita un aviso sobre los pasos específicos, puede ir directamente al segmento ADD adecuado (lista/biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Secciones en este segmento

1. Plantillas y versiones

2. Presentación del formulario de asociación

3. Doce preguntas que responder

1. Plantillas y versiones

Los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint funcionan como plantillas maestras en las que se basan los flujos de trabajo específicos e individuales que agregue a sus listas, bibliotecas y colecciones de sitios.

Cada vez que agrega un flujo de trabajo para recopilar comentarios, por ejemplo, está agregando una versión de la plantilla general de flujo de trabajo Recopilar comentarios. Asigne a cada versión su propio nombre y su propia configuración, que se especifica en el formulario de asociación al agregar esa versión en particular. De este modo, puede agregar varios flujos de trabajo, todas las versiones basadas en la plantilla maestra de flujo de trabajo para recopilar comentarios, pero cada versión denominada y adaptada para la forma específica en que la usará.

En esta ilustración, se han agregado tres flujos de trabajo basados en la plantilla de flujo de trabajo aprobación: uno para todos los tipos de contenido de una sola biblioteca, otro para un único tipo de contenido en una única biblioteca y otro para un único tipo de contenido en toda una colección de sitios.

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2. Presentación del formulario de asociación

Siempre que agregue una nueva versión de flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, rellene un formulario de asociación para especificar el modo en que desea que funcione la nueva versión.

En la siguiente sección, encontrará una lista de preguntas que le prepararán para completar el formulario de asociación. En primer lugar, sin embargo, tómese uno o dos minutos para examinar el formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Segunda página del formulario de asociación

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3. Doce preguntas que responder

Tan pronto como tenga las respuestas a todas las preguntas de esta sección, estará listo para agregar el flujo de trabajo.

1. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo correcto?

2. ¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? (y) ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

3. ¿Cuál es un buen nombre?

4. Listas de tareas e historial: ¿Existentes o nuevos?

5. ¿Cómo (y por quién) se puede iniciar este flujo de trabajo?

6. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

7. Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

8. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

9. ¿Solo comentarios en el formulario de tareas o también en el elemento?

10. ¿Cuándo vencen las tareas?

11. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

12. ¿A quién es necesario notificar?

01. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo adecuado?

Este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como Recopilar comentarios: SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo sea la mejor opción para usted, consulte el segmento LEARN de este artículo. Para obtener más información sobre las otras plantillas de flujo de trabajo que están disponibles, vea el artículo Acerca de los flujos de trabajo incluidos con SharePoint, en la sección Vea también .

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02. ¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? (y) ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

Puede hacer que su nueva versión del flujo de trabajo para recopilar comentarios esté disponible solo en una lista o biblioteca, o puede hacer que esté disponible en toda la colección de sitios.

• Si agrega el flujo de trabajo para una única lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o solo en un único tipo de contenido.

• Sin embargo, si agrega el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, debe configurarlo para que se ejecute solo en un único tipo de contenido de sitio.

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint pertenece a uno u otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser tan básico y genérico como documento u hoja de cálculo de Excel, o tan especializado como contrato legal o especificación de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en los productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizarlos y agregar otros que cree usted mismo.

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03. ¿Cuál es un buen nombre?

Asigne a su versión de flujo de trabajo un nombre que:

• Indica claramente para qué se usa.

• Lo distingue claramente de otros flujos de trabajo.

Ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores. El grupo quiere usar dos flujos de trabajo diferentes para recopilar comentarios:

• Ejecutará el primer flujo de trabajo en cada documento enviado por un miembro de su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila comentarios solo deladministrador del grupo.

• Ejecutará el segundo flujo de trabajo en cada documento enviado por personas que no pertenezcan a su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila comentarios detodos los miembros del grupo.

Puede nombrar el primer flujo de trabajo dentro de los comentarios de envío y el segundo como Comentarios de envío externo.

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04. Listas de tareas y listas de historial: ¿Existentes o nuevos?

Puede hacer que el flujo de trabajo use la lista de tareas predeterminada del sitio y la lista historial, use otras listas existentes o solicite nuevas listas solo para este flujo de trabajo.

• Si su sitio tendrá numerosos flujos de trabajo, o si algunos implicarán numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar nuevas listas para cada flujo de trabajo. (Administrar listas demasiado largas es una de las cosas que puede ralentizar el rendimiento. Es más rápido y fácil para el sistema mantener varias listas más cortas que una muy larga).

• Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo contienen datos confidenciales que querrá mantener separados de las listas generales, debe indicar definitivamente que desea listas nuevas e independientes para este flujo de trabajo. (Después de agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que se han establecido los permisos adecuados para las nuevas listas).

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05. ¿Cómo (y por quién) se puede iniciar este flujo de trabajo?

Se puede configurar un flujo de trabajo para que se inicie solo manualmente, solo automáticamente o de cualquier manera:

• Cuando inicia manualmente un flujo de trabajo para recopilar comentarios en un documento o elemento específico, se presenta otro formulario, el formulario de inicio. El formulario de inicio contiene la mayoría de las opciones de configuración de la segunda página del formulario de asociación . De esta forma, si la persona que inicia el flujo de trabajo desea cambiar cualquiera de estas opciones de configuración (solo para la instancia actual), puede hacerlo antes de hacer clic en Inicio.

• Con un inicio automático, por supuesto, no hay ninguna oportunidad de presentar un formulario de inicio, por lo que la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación se utiliza sin ningún cambio.

En la ilustración siguiente se muestra la diferencia entre las aperturas manuales y las automáticas.

Los cambios que realice en el formulario de inicio solo se aplicarán durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración predeterminadapermanente del flujo de trabajo, modifique el formulario de asociación original, tal y como se explica en el segmento CAMBIAR de este artículo.

Inicio manual

Si permite la apertura manual, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en cualquier elemento apto en cualquier momento.

Las ventajas de un inicio manual son que usted y sus compañeros pueden ejecutar el flujo de trabajo solo cuando y si lo desea, y que cada vez que lo ejecute tendrá la oportunidad de cambiar algunas opciones de configuración mediante el formulario de inicio.

Un ejemplo rápido    Si solo desea ejecutar el flujo de trabajo en elementos creados por un redactor externo al equipo, iniciarlo solo de forma manual evitará que se ejecute automáticamente en los elementos creados por usted y sus compañeros de equipo. (Una solución alternativa: mantenga una lista o biblioteca para los elementos de los autores de su equipo y una lista o biblioteca independiente para los elementos de todos los demás autores. De este modo, puede ejecutar el flujo de trabajo automáticamente, pero solo en la lista de autores externos).

La principal desventaja de la apertura manual es que alguien tiene que acordarse de ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea apropiado hacerlo.

Inicios automáticos

Puede configurar el flujo de trabajo para que lo inicie automáticamente cualquiera de los siguientes eventos o cada uno de ellos:

• Se crea un nuevo elemento o se carga en la lista o biblioteca.

• Se cambia un elemento ya almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja de un inicio automático es que nadie tiene que acordarse de iniciar el flujo de trabajo. Se ejecuta cada vez que se produce un evento desencadenante.

Un ejemplo rápido    Imagine que el contable de su organización necesita revisar todos los presupuestos que se cargan o crean en la biblioteca Presupuestos. Puede agregar un flujo de trabajo para recopilar comentarios a esa biblioteca y especificar el contable como el único participante. Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente cada vez que se agregue un nuevo elemento ("creado en") a la lista. De ese modo, su contable siempre se mantendrá al día.

Dos desventajas para las aperturas automáticas:

• No puede detener la ejecución del flujo de trabajo cada vez que se produce un evento desencadenante.

• No puede cambiar ninguna configuración al principio de una instancia individual.

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06. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Al agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido para toda la colección de sitios, se le ofrece la opción de agregar también el flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de la colección de sitios que heredan del tipo de contenido al que va a agregar el flujo de trabajo. (Si va a agregar un flujo de trabajo para una única lista o biblioteca, esta opción no aparecerá en el formulario de asociación).

Notas

• La operación que realiza toda la adición adicional puede tardar mucho tiempo en completarse.

• Si se ha interrumpido la herencia de los sitios o subsitios en los que desea agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo Propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

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07. Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

Tendrá que proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona a la que se asignarán las tareas de revisión.

¿Una o varias    etapas? Puede elegir tener solo una fase de revisión de tareas o varias fases. Si tiene más de una etapa, las etapas se realizarán una tras otra.

¿Revisiones paralelas o revisiones en serie    ? Para los participantes de cualquier fase, puede elegir entre tener sus tareas de revisión asignadas todas al mismo tiempo (en paralelo) o que sus tareas de revisión se asignen una tras otra (en serie) en el orden que indique. La opción de serie puede ser útil si, por ejemplo, configura el flujo de trabajo para que finalice después del primer rechazo, o si desea que los participantes más adelante puedan ver los comentarios de los participantes anteriores como parte del contexto de sus revisiones.

Ejemplo

Este escenario sencillo ilustra algunas de las ventajas de múltiples etapas y revisiones en serie:

Imagine que Frank está agregando un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios. Quiere que sus compañeros Anna y Sean revisen cada elemento primero, antes de que él mismo lo revise. De ese modo, puede ver sus comentarios antes de comenzar su propia revisión. Frank puede configurar esto de dos maneras:

• Al usar una revisión serial    , Frank establece una revisión serial de una sola etapa en la que Anna y Juan son los dos primeros participantes y él es el tercero.
  En este acuerdo, Anna debe enviar sus comentarios antes de que se asigne la tarea de Juan; y, a continuación, Juan debe enviar sus comentarios antes de que se asigne la tarea de Antonio.
  Esta es la manera en que Frank configura su revisión serial de una sola etapa.
  

• Usando dos    etapas Si Frank quiere que Anna y Sean se asignen sus críticas al mismo tiempo, para que Sean no tenga que esperar a que Anna finalice antes de que pueda empezar, puede configurar dos etapas en el flujo de trabajo: la primera una etapa paralela para las críticas de Ana y Juan, y la segunda una etapa independiente solo para su propia reseña. Si no se completa la primera fase, la segunda nunca se inicia.
  Esta es la manera en que Frank configura su revisión paralela de dos etapas.
  

Estos son los diagramas de ambas soluciones.

Participantes externos    Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como proxy para el participante externo.

Este es un diagrama de ese proceso:

¿Asignar una tarea a cada grupo completo o una a cada miembro del grupo?    Si incluye una dirección de grupo o una lista de distribución entre los participantes, puede hacer que el flujo de trabajo asigne una tarea a cada miembro del grupo o que asigne solo una tarea a todo el grupo (pero aun así enviar una notificación de esa única tarea a cada miembro). Cuando solo se asigna una tarea a todo el grupo, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa única tarea. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento COMPLETE de este artículo).

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08. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

Hay un campo de texto en el formulario de asociación donde puede proporcionar instrucciones, detalles sobre requisitos, recursos, etc.

Preguntas que puede resolver en este campo de texto:

• Si los participantes tienen dificultades o preguntas, ¿con quién deben ponerse en contacto?

• ¿Los revisores pueden enviar comentarios solo en el formulario de tareas, o también pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el elemento itself?

• Si los revisores pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el elemento en sí, ¿deben desproteger el elemento antes de realizar cambios en él o deben dejarlo protegido para que varios revisores puedan trabajar en él simultáneamente?

• Si el flujo de trabajo asignará solo una tarea a cada grupo o lista de distribución, mencione aquí que un único miembro de cada grupo debe reclamar la tarea antes de completarla. De este modo, otros miembros del grupo no pierden el tiempo al comenzar la misma tarea. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento COMPLETE de este artículo).

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09. ¿Solo comentarios en el formulario de tareas o también en el elemento?

Hay varias consideraciones relacionadas con esta importante pregunta. Si aún no lo ha hecho, abra y lea el segmento ALLOW de este artículo para obtener más información.

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10. ¿Cuándo vencen las tareas?

Puede indicar cuándo vencen las tareas del flujo de trabajo de una o ambas maneras:

Por fecha del calendario    Puede especificar una única fecha de calendario en la que vencen todas las tareas.

• Si configura el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente, normalmente no debería usar esta opción. Esto se debe a que el valor de fecha que especifique no se ajustará automáticamente en relación con la fecha actual cada vez que el flujo de trabajo se inicie automáticamente.

Por duración de la tarea    Puede especificar una cantidad de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea, comenzando cuando se asigne dicha tarea.

• Una fecha de vencimiento del calendario reemplaza una duración de tarea especificada. Es decir: Si hoy es 10 de junio y hoy se me asigna una tarea que tiene una duración de tres días, pero que también tiene una fecha de vencimiento del calendario del 11 de junio, la tarea vence el 11 de junio (la fecha de vencimiento del calendario) y no el 13 de junio (el último día de la duración de tres días).

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11. ¿Cuándo termina este flujo de trabajo?

Para evitar la pérdida de tiempo invertido en revisiones innecesarias, puede optar por que el flujo de trabajo se cancele inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento.

Si selecciona esta opción, los participantes solo podrán enviar comentarios en sus formularios de tareas. Es decir, no pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el propio elemento, ya que esto cambiaría el elemento, lo que a su vez cancelaría el flujo de trabajo. Si selecciona esta opción, asegúrese de incluir una nota en el campo Solicitud e indique a los participantes que no realicen ningún cambio directamente en el elemento para su revisión.

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12. ¿A quién debe notificarse?

En el campo CC , en la segunda página del formulario de asociación, puede escribir los nombres o las direcciones de cualquier persona a la que se le notificará cada vez que se inicie o finalice este flujo de trabajo.

• Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo a esa persona.

• Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

• Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibirá las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar el nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios a su lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento ADD adecuado (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

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Agregar un flujo de trabajo
para recopilar comentarios (solo para una lista o biblioteca)

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar los segmentos ANTERIORES DE LEARN, ALLOW y PLAN de este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones en este segmento

1. Antes de empezar

2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de comenzar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario disponer de dos aspectos:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio de SharePoint. Si no está seguro de que esto ya se haya hecho, póngase en contacto con el administrador de SharePoint.

Permisos    La configuración predeterminada requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento LEARN de este artículo).

Parte superior del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

1. Abra la lista o biblioteca a la que desea agregar el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .

   Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina Calendario.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, especifique un único tipo de contenido para que se ejecute el flujo de trabajo o Todo (para todos los tipos de contenido) y, a continuación, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.
   

5. Complete la primera página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen la ilustración).

1. Cuando todas las opciones de configuración de este formulario estén en la forma que desea, haga clic en Siguiente.

2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen la ilustración).

   Nota: Los productos de SharePoint le presentan las primeras opciones en esta segunda página del formulario de asociación (números uno a siete en la siguiente ilustración, de Asignar a a a través de CC) cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente, de modo que pueda realizar cambios en esas opciones solo en esa instancia.

1. Cuando tenga todas las opciones de configuración en esta página de la forma que desea, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Los productos de SharePoint crean su nueva versión de flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento START de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

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Agregar un flujo de trabajo
para recopilar comentarios (para toda una colección de sitios)

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar los segmentos ANTERIORES DE LEARN, ALLOW y PLAN de este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones en este segmento

1. Antes de empezar

2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de comenzar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario disponer de dos aspectos:

Email Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones por correo electrónico y avisos, debe habilitar el correo electrónico para el sitio. Si no está seguro de que esto ya se haya hecho, póngase en contacto con el administrador de SharePoint.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento LEARN de este artículo).

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2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

1. Vaya a la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio de la colección).

2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

   Nota: Es necesario agregar un flujo de trabajo agregado a toda la colección de sitios solo para los elementos de un único tipo de contenido.

   

   1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
      

   2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo .
      

   3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen la ilustración).

1. Cuando todas las opciones de configuración de esta página sean las que quiera, haga clic en Siguiente.

2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen la ilustración).

   Nota: Los productos de SharePoint le presentan las primeras opciones en esta segunda página del formulario de asociación (números uno a siete en la siguiente ilustración, de revisores a CC) cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente, de modo que pueda realizar cambios en esas opciones solo en esa instancia.

1. Cuando tenga todas las opciones de configuración en esta página de la forma que desea, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Los productos de SharePoint crean su nueva versión de flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento START de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

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Iniciar un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Se puede configurar un flujo de trabajo para que se inicie solo manualmente, solo automáticamente o de cualquier manera:

• Manualmente en cualquier momento, por cualquier persona que tenga los permisos necesarios.

• Automáticamente siempre que se produce un evento de desencadenador especificado, es decir, siempre que se agrega un elemento a la lista o biblioteca y/o siempre que un elemento que ya está en la lista se cambia de cualquier manera.
  (El evento o eventos desencadenantes se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la adición y configuración originales del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte el segmento PLAN de este artículo).

Secciones en este segmento

1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

3. Empezar manualmente desde la lista o biblioteca

4. Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si el flujo de trabajo está configurado para iniciarse automáticamente, cada vez que se produce un evento de desencadenador, el flujo de trabajo se ejecuta en el elemento que lo desencadenó.

Cuando se inicia, el flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y envía una notificación de tarea a cada usuario asignado. Mientras tanto, también envía notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tareas) a la persona que agregó originalmente el flujo de trabajo y a cualquier persona que aparezca en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

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2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre los permisos    Normalmente, debe tener el permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo Miembros y el grupo Propietarios tienen este permiso, pero el grupo Visitantes no. Sin embargo, un propietario también puede elegir, en cada flujo de trabajo, requerir el permiso Administrar listas para las personas que inician el flujo de trabajo. Al elegir esta opción, básicamente, los Propietarios pueden especificar que solo ellos y otros Propietarios puedan iniciar un flujo de trabajo determinado. Para obtener más información, consulte el segmento Más información de este artículo).

Dos lugares desde los que empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo manualmente desde cualquiera de los dos lugares siguientes:

• En la lista o biblioteca donde se almacena el elemento

• Desde el propio elemento, abierto en el programa de Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que este debe ser el programa completo instalado y no una versión de aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones para ambos métodos.

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3. Iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

1. Vaya a la lista o biblioteca en la que está almacenado el elemento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

2. Haga clic en el icono situado delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña Archivos de la cinta de opciones, en el grupo Flujos de trabajo, haga clic en Flujos de trabajo.

3. En la página Flujos de trabajo: nombre del elemento , en Iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
   

4. En el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, consulte el segmento CHANGE de este artículo.

1. Cuando tenga todas las opciones de configuración en el formulario de inicio como desee, haga clic en Inicio para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparezca en el campo CC del formulario de inicio.

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4. Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

1. Abra el elemento en el programa de Office instalado en el equipo.

2. En el elemento abierto, haga clic en la pestaña Archivo , haga clic en Guardar & Enviar y, a continuación, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el elemento.

3. Si ve el siguiente mensaje que indica que el flujo de trabajo necesita que el archivo se vuelva a registrar, haga clic en el botón Check In.

4. Haga clic en el botón grande Iniciar flujo de trabajo .

5. En la página Cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, consulte el segmento CHANGE de este artículo.

   

1. Cuando tenga la configuración del formulario de inicio como desee, haga clic en Inicio para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparezca en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

• Si es la primera vez que se ejecuta este flujo de trabajo, ¿los demás participantes necesitarán información y asistencia para completar las tareas asignadas? (Es posible que el segmento COMPLETE de este artículo sea útil).

• Además, es una buena idea comprobar si los participantes reciben sus notificaciones por correo electrónico y, en particular, que las notificaciones no se están controlando de forma incorrecta mediante sus filtros de correo electrónico no deseado.

• Y, por supuesto, es posible que tenga una o más tareas de flujo de trabajo para completarse. Vaya al segmento COMPLETE de este artículo para obtener más información.

• Mientras tanto, para saber cómo puede realizar un seguimiento del progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento MONITOR de este artículo.

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Completar una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios

Si es la primera vez que se le asigna una tarea en un flujo de trabajo para recopilar comentarios, puede resultarle útil revisar este segmento del artículo por completo antes de completar la tarea. De esta forma, sabrá todas las opciones que pueden estar abiertas.

En primer lugar, asegúrate de que tienes el artículo adecuado

Los distintos tipos de flujos de trabajo requieren diferentes acciones de tarea.

Por lo tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que se le ha asignado es realmente una tarea de flujo de trabajo de Recopilar comentarios y no una tarea para algún otro tipo de flujo de trabajo.

Busca el texto Revise en cualquiera de las siguientes ubicaciones:

• En la línea Asunto de la de notificación
  de tarea

• En la barra de mensajes del elemento que se va a revisar
  

• En el título de la tarea en la página
  Estado del flujo de trabajo

Si no ve el texto Revise en estas ubicaciones, consulte a la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo para averiguar en qué plantilla se basa, o si se trata de un flujo de trabajo personalizado. Encontrará vínculos a artículos sobre cómo usar los otros tipos de flujos de trabajo incluidos con productos de SharePoint en la sección Vea también de este artículo.

Sin embargo, si su tarea es recopilar comentarios, siga leyendo.

Secciones en este segmento

1. Información general del proceso

2. Ir al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

3. Ir al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

4. Revisar el elemento

5. Completar y enviar el formulario de tareas

6. Notificaciones vencidas

7. Reclamar una tarea de grupo antes de completarla (opcional)

8. Solicitar un cambio en el elemento (opcional)

9. Reasignar la tarea a otra persona (opcional)

10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

1. Información general del proceso

Cuando se le asigna una tarea en un flujo de trabajo, generalmente se entera de la tarea de una de estas tres maneras:

• Recibirá una notificación de tarea por correo electrónico.

• Abre un documento de Microsoft Office y ve una barra de mensajes que le informa de que se le ha asignado una tarea relacionada.

• Compruebe el sitio de SharePoint y descubra que hay una o más tareas asignadas actualmente.

Cuando se entera de que se le ha asignado una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios, normalmente hace dos cosas:

• Revisar el elemento    Usted abre y revisa el elemento.

• Completar la tarea    Use el formulario de tareas para enviar los resultados de su revisión.

A menudo, por lo tanto, los siguientes tres elementos están implicados en la finalización de la tarea:

• El mensaje de notificación (que recibe como correo electrónico)

• El elemento enviado para tu revisión (que abres y revisas)

• El formulario de tareas (que abre, completa y envía)

Este es el aspecto de esos tres elementos.

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2. Ir al elemento y el formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

Siga estos pasos:

1. En el mensaje de notificación de tarea, en las instrucciones para completar esta tarea , haga clic en el vínculo al elemento.

2. En el elemento abierto, haga clic en el botón Abrir esta tarea en la barra de mensajes.

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3. Ir al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

Siga estos pasos:

1. En la lista o biblioteca donde se almacena el elemento que se va a revisar, haga clic en el vínculo En curso asociado con el elemento y el flujo de trabajo.

2. En la página Estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.

3. En el formulario de tareas, en el flujo de trabajo Esta tarea se aplica a la barra de mensajes, haga clic en el vínculo al elemento.

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4. Revisar el artículo

En este ejemplo, el elemento es un documento Word de Microsoft.

Observe las dos barras de mensajes amarillas en la parte superior del documento:

Lectura del servidor-   Solo Este documento está abierto en modo de solo lectura, es decir, puede leer el documento, pero no puede realizar ningún cambio en él.

La persona que ejecuta el flujo de trabajo puede permitir comentarios solo en el formulario de tareas o permitir marcas de revisión y comentarios en el propio elemento. Si no está seguro de si se supone que va a trabajar en el propio elemento, póngase en contacto con la persona que inició el flujo de trabajo o la persona que lo agregó originalmente. Si se supone que va a insertar marcas de revisión y comentarios, haga clic en el botón Editar documento .

Algunas cosas que debes asegurarte de:

• Asegúrese de que sabe si se supone que debe desproteger el documento antes de insertar marcas de revisión y comentarios, o si se supone que debe dejarlo protegido para que varios revisores puedan trabajar en él simultáneamente.

• Asegúrese de activar el seguimiento de cambios antes de insertar los cambios o comentarios. Para obtener más información, vea el segmento ALLOW en este artículo.

• Asegúrese de guardar los cambios en el servidor cuando termine de trabajar en el elemento. Si desprotegió el elemento, vuelva a protegerlo.

Flujo    Tarea Cuando esté listo para completar y enviar el formulario de tareas, haga clic en el botón Abrir esta tarea .

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5. Completar y enviar el formulario de tareas

El formulario de tareas de una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios tiene un aspecto similar a este.

Tenga en cuenta que los dos primeros controles (Eliminar elemento y Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del elemento) no aparecen en el formulario de tarea cuando se abre desde dentro del elemento para su revisión.

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6. Notificaciones vencidas

Si una tarea o una instancia de flujo de trabajo completa están vencidas para su finalización, las notificaciones se envían automáticamente a:

• La persona a la que se asigna la tarea.

• La persona que inició el flujo de trabajo (o, si el inicio era automático, a la persona que originalmente agregó el flujo de trabajo).

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7. Reclamar una tarea de grupo antes de completarla (opcional)

Si solo se asigna una tarea a un grupo completo al que pertenece, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa tarea única en nombre de todo el grupo.

Reclame la tarea antes de revisar el elemento. Tan pronto como reclame la tarea, se le asignará y ningún otro miembro del grupo podrá completarla. (De esta forma, solo una persona realiza el trabajo necesario).

1. En la página Estado del flujo de trabajo, seleccione el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha.

2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, a continuación, en el formulario de tareas, haga clic en el botón Reclamar tarea .
   

Cuando se actualiza la página Estado del flujo de trabajo, puede ver que la tarea ya no está asignada al grupo, sino específicamente a usted.

Más adelante, si quiere liberar la tarea al grupo de nuevo sin completarla, siga los mismos pasos para volver al formulario de tareas, pero ahora haga clic en el botón Liberar tarea .

Volver para revisar el elemento

8. Solicitar un cambio en el artículo (opcional)

Antes de comenzar este proceso, tenga en cuenta que es posible que el flujo de trabajo esté configurado para finalizar inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento. Puede ser una buena idea consultar a la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo para asegurarse de que todo está bien para que se realice un cambio y para que el flujo finalice en ese momento.

Mostraremos la opción de solicitud de cambio colocándola en un escenario:

En primer lugar, imagine que su nombre es Frank.

Después, imagine que un compañero llamado Ana ha iniciado un flujo de trabajo para recopilar comentarios en un documento que ha creado.

Cuando revisa el nuevo documento de Ana, cree que la Introducción es demasiado larga.

Haga clic en el botón Solicitar cambio en la parte inferior del formulario de tareas del flujo de trabajo y, a continuación, complete este formulario.

Cuando tenga todas las entradas de formulario de la forma que desee, haga clic en Enviar y la tarea actual se marca comoCompletada. (Pero aún no has terminado. Se te asignará de nuevo una tarea de revisión después de que Ana complete la tarea de cambio).

Mientras tanto, Anna recibe la siguiente notificación por correo electrónico:

Después de echar un vistazo a la línea asunto (el número 1 de la ilustración), Ana puede saber que no se trata de una notificación de recopilación de comentarios normal, sino de una solicitud para cambiar algo sobre el elemento. Encuentra la información sobre el cambio específico que se ha solicitado en el cambio solicitado de texto (número 2).

Anna extrae el artículo, realiza los cambios solicitados (o no) y, a continuación, guarda sus cambios (si los hay) y vuelve a comprobar el artículo. (Recuerde que si el flujo de trabajo está configurado para finalizar tan pronto como se realice algún cambio en el elemento, esta acción hará que el flujo de trabajo finalice).

A continuación, Ana va a la página Estado del flujo de trabajo y abre allí su tarea de solicitud de cambio desde el área Tareas .

Ana agrega la información que quiera en el campo Comentarios y, a continuación, hace clic en Enviar respuesta. El flujo de trabajo realiza dos acciones:

• Marca la tarea de solicitud de cambio de Ana como Completada.

• Le asigna una nueva tarea de revisión (con los comentarios de Ana agregados en el área Comentarios consolidados ) y le envía una notificación sobre esa tarea.

Ahora puede continuar y completar la revisión del elemento modificado.

Mientras tanto, todas estas acciones se controlan y se ven en la sección Historial del flujo de trabajo de la página Estado del flujo de trabajo, como se muestra en la siguiente ilustración.

Este es un diagrama de todo el proceso.

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9. Reasignar la tarea a otra persona (opcional)

Si desea que otra persona complete una tarea de flujo de trabajo que se le haya asignado, haga clic en el botón Reasignar tarea del formulario de tarea del flujo de trabajo.

Se muestra este formulario.

Cuando se complete el formulario, haga clic en Enviar. La tarea se marca como Completada, se asigna una tarea nueva a la persona responsable de la tarea y se envía una notificación de tarea.

Cualquier información nueva que haya proporcionado se incluye en el texto Delegado en la nueva notificación de tarea (número 1 en la siguiente ilustración).

Mientras tanto, todos estos cambios se controlan y se ven en las secciones Tareas e Historial de la página Estado del flujo de trabajo, como se muestra aquí.

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10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como proxy para el participante externo:

1. Incluya la dirección de correo electrónico del participante externo en la fase Asignar a correspondiente en la segunda página del formulario de asociación.

2. En realidad, el flujo de trabajo asigna la tarea del participante externo al miembro del sitio que inicia el flujo de trabajo, o, si el flujo se inicia automáticamente, al miembro que agregó originalmente el flujo de trabajo. Esta persona a la que se asigna realmente la tarea actúa como proxy del participante externo.

3. Este miembro del sitio recibe una notificación de tarea, con instrucciones para enviar una copia del elemento para su revisión al participante externo. (Mientras tanto, el participante externo recibe una copia de la notificación de tarea, que puede funcionar como una alerta útil o aviso.)

4. El miembro del sitio al que se asigna realmente la tarea envía una copia del elemento al participante externo.

5. El participante externo revisa el elemento y envía su respuesta al miembro del sitio.

6. Cuando llega la respuesta del participante externo, el miembro del sitio completa la tarea en productos de SharePoint en nombre del participante externo.

Este es un diagrama del proceso.

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Supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo de recopilar comentarios en ejecución

La ubicación central desde la que puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página Estado del flujo de trabajo para esa instancia del flujo de trabajo.

En primer lugar, te mostraremos cómo acceder a esa página y, a continuación, te mostraremos cómo usar las opciones y la información que encuentres allí. Por último, le mostraremos otras dos páginas en las que podrá obtener información adicional de supervisión.

Secciones en este segmento

1. Ir a la página de estado del flujo de trabajo

2. Usar la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

3. Cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

4. Cambiar tareas futuras (tareas aún no asignadas)

5. Cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

6. Averiguar qué flujos de trabajo se están ejecutando en un elemento

7. Supervisar flujos de trabajo para toda la colección de sitios

1. Ir a la página de estado del flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo En curso del elemento y del flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento llamado Keynote Draft y el flujo de trabajo es Aprobación 3.

Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo.

Parte superior del segmento

2. Use la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo.

Aquí, en la ilustración de cada sección de la página De estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas de supervisión que responde la sección.

Sección Información del flujo de trabajo

Preguntas:

• ¿Quién inició esta instancia del flujo de trabajo?

• ¿Cuándo se inició esta instancia?

• ¿Cuándo se produjo la última acción en esta instancia?

• ¿En qué elemento se ejecuta esta instancia?

• ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección Tareas

Preguntas:

• ¿Qué tareas ya se han creado y asignado, y cuál es su estado actual?

• ¿Qué tareas ya se han completado y cuál fue el resultado para cada una de esas tareas?

• ¿Cuál es la fecha de vencimiento de cada tarea que ya se ha creado y asignado?

Las tareas que se han eliminado y las tareas que aún no se han asignado no aparecen en esta sección.

Sección Historial del flujo de trabajo

Preguntas:

• ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?

• Tenga en cuenta que las tareas vencidas y las notificaciones de tareas vencidas no aparecen en esta área.

Parte superior del segmento

3. Cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

Hay dos formas de cambiar las tareas que ya están asignadas pero aún no se han completado:

• Cambiar una única tarea activa

• Cambiar todas las tareas activas

Cambiar una única tarea activa

Permisos Para realizar cualquier cambio en una única tarea asignada a otra persona, debe tener el permiso Administrar listas. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no. Por ejemplo, es posible tener permisos que le permitan iniciar un flujo de trabajo pero no realizar cambios en la tarea de otro participante).

Si tiene los permisos necesarios:

1. En la página Estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea en la lista Tareas .
   

2. Use el formulario de tareas para completar, eliminar o reasignar la tarea, o para solicitar un cambio en el elemento.

Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo usar el formulario de tareas, vea el segmento COMPLETE de este artículo.

Cambiar todas las tareas activas

Permisos Los cuatro vínculos a comandos de la ilustración siguiente aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculoFinalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

1. En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Actualizar tareas activas de Recopilar comentarios .

2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

   • Los mensajes que reflejan los cambios se envían a las personas que tienen asignadas actualmente tareas en esta ejecución.

   • Las tareas ya completadas o eliminadas, y las tareas aún no asignadas, nose ven afectadas por los cambios que realice en este formulario.

   • Si desea realizar cambios en tareas aún no asignadas, consulte la siguiente sección de este segmento, Cambiar tareas futuras.

     

1. Cuando tenga todos los campos del formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Se actualizan todas las tareas activas en la instancia actual.

Parte superior del segmento

4. Cambiar tareas futuras (tareas aún no asignadas)

Permisos Los cuatro vínculos a comandos de la ilustración siguiente aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculoFinalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

1. En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de la visualización de flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar o actualizar revisores de Recopilar comentarios .

2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en ACTUALIZAR.

   Nota: Las tareas ya creadas y asignadas no se ven afectadas por los cambios que realice en este formulario.

1. Cuando tenga todos los campos del formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Todas las tareas futuras de la instancia actual reflejarán los cambios.

Parte superior del segmento

5. Cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

Hay dos formas de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de su finalización normal:

• Cancelar el flujo de trabajo    Se cancelan todas las tareas, pero se conservan en el área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo.

• Finalizar este flujo de trabajo    Todas las tareas se cancelan y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, aún se reflejan en el área Historial del flujo de trabajo).

A continuación se indican las instrucciones de ambos métodos.

Cancelar (todas las tareas se cancelaron pero se conservaron en la lista de tareas y en el Historial)

Permisos Los cuatro vínculos a comandos de la ilustración siguiente aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculoFinalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

Si la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria o no se desea, se puede detener.

• En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de la visualización de flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Cancelar todas las tareas de recopilar comentarios .

Se cancelan todas las tareas actuales y el flujo de trabajo termina con el estado Cancelado. Las tareas canceladas siguen apareciendo en el área Tareas y en el área Historial del flujo de trabajo .

Finalizar (todas las tareas eliminadas de la lista de tareas, pero conservadas en el Historial)

Permisos Los cuatro vínculos a comandos de la ilustración siguiente aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculoFinalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

Si se produce un error o si el flujo de trabajo se detiene y no responde, puede finalizar.

• En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de la visualización de flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Finalizar este flujo de trabajo .

Se cancelan todas las tareas creadas por el flujo de trabajo y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo, aunque aún se reflejan en el área Historial del flujo de trabajo . El flujo de trabajo termina con el estado Cancelada.

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6. Averigüe qué flujos de trabajo se están ejecutando en un elemento

En la página Flujos de trabajo de cualquier elemento, encontrará una lista de los flujos de trabajo que se están ejecutando actualmente en ese elemento.

1. Vaya a la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento.

2. Haga clic en el icono situado delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña Archivos de la cinta de opciones, en el grupo Flujos de trabajo, haga clic en Flujos de trabajo.

3. En la página Flujos de trabajo: nombre del elemento , en Flujos de trabajo en ejecución, encontrará una lista de instancias de flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en el elemento.

Parte superior del segmento

7. Supervisar los flujos de trabajo de toda la colección de sitios

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de un vistazo:

• Cuántos flujos de trabajo basados en cada plantilla de flujo de trabajo existen actualmente en la colección de sitios.

• Si cada plantilla de flujo de trabajo está activa o inactiva en la colección de sitios.

• Cuántas instancias de versiones de flujo de trabajo basadas en cada plantilla de flujo de trabajo se están ejecutando actualmente en la colección de sitios.

Para ello, siga estos pasos:

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio de la colección).

2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en Flujos de trabajo.

Se abrirá la página Flujos de trabajo que muestra la información.

¿Y ahora qué?

Si es la primera vez que se ejecuta esta versión del flujo de trabajo, es posible que desee usar las instrucciones del segmento REVIEW de este artículo para ver los eventos de la instancia y averiguar si el flujo de trabajo funciona tal como quiere.

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Revisar los resultados del flujo de trabajo para recopilar comentarios y crear informes

Una vez completada la instancia de flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en su historial. (Puede obtener acceso al registro de cualquier instancia durante un máximo de 60 días después de que se complete la instancia).

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo en todas las instancias.

Secciones en este segmento

1. Revisar eventos en la instancia más reciente

2. Historial de instancias de Access durante un máximo de 60 días

3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

1. Revisar eventos en la instancia más reciente

Siempre que un elemento permanezca en la misma lista o biblioteca y hasta que se ejecute de nuevo el mismo flujo de trabajo en ese mismo elemento, se podrá acceder al historial de la instancia más reciente desde la lista o biblioteca.

Para ver la página Estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de un flujo de trabajo ejecutada en cualquier elemento:

• En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo de estado del elemento y del flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento titulado Keynote draft y el flujo de trabajo es New Doc Approval.

En la página Estado del flujo de trabajo, la sección Historial del flujo de trabajo se encuentra cerca de la parte inferior.

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2. Historial de instancias de Access durante un máximo de 60 días

¿Qué sucede si desea revisar el historial de una instancia después de volver a ejecutar el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo durante un máximo de 60 días, desde cualquiera de los dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo. (60 días es el tiempo que los productos de SharePoint conservan el historial de tareas de los flujos de trabajo).

Desde la lista o biblioteca

1. Vaya a la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento.

2. Haga clic en el icono situado delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña Archivos de la cinta de opciones, en el grupo Flujos de trabajo, haga clic en Flujos de trabajo.

3. En la página Flujos de trabajo: nombre del elemento , en Flujos de trabajo completados, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
   
   Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo de esa instancia.

Desde la notificación de finalización del flujo de trabajo

• Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo para la instancia que desea revisar y, a continuación, haga clic en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo .

Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo de esa instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, es posible que desee crear una regla de Outlook. Configure la regla para copiar en su propia carpeta independiente todos los mensajes entrantes en los que se haya completado el texto en la línea Asunto . (Asegúrese de que la regla de Outlook copia los mensajes entrantes y no los mueve simplemente o tampoco aparecerán en la Bandeja de entrada). Para obtener más información sobre cómo crear reglas de Outlook, vea el artículo Administrar mensajes de correo electrónico con reglas.

Parte superior del segmento

3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre el rendimiento general de una de sus versiones de flujo de trabajo (a lo largo del tiempo y en varias instancias), puede crear uno de los dos informes predefinidos o ambos:

• Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver los promedios del tiempo que tarda cada actividad de un flujo de trabajo en completarse, así como el tiempo que tarda cada ejecución completa o instancia de ese flujo de trabajo en completarse.

• Informe de cancelaciones y errores    Use este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela con frecuencia o encuentra errores antes de su finalización.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
   

2. En la página Estado del flujo de trabajo, en Historial del flujo de trabajo, haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.
   

3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
   

4. En la página Personalizar, conserve o cambie la ubicación donde se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.

5. Una vez completado el informe, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior).
   

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona de la manera que desea, ya está listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que quiera cambiar sobre su funcionamiento, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

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Cambiar, deshabilitar o quitar un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Después de ejecutar la primera instancia del nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios y revisar los resultados, es posible que desee realizar uno o varios cambios en la forma en que está configurado el flujo de trabajo.

Además, es posible que desee realizar más cambios en la configuración en varias ocasiones en el futuro.

Por último, es posible que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo durante un período más corto o más largo, pero no quitarlo, o puede, de hecho, elegir quitarlo por completo.

Secciones en este segmento

1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y edite el formulario de asociación que se usó originalmente para agregarlo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .

   Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina Calendario.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.

   Nota: Si el flujo de trabajo para recopilar comentarios que desea no aparece en la lista, es posible que solo esté asociado a un tipo de contenido. Los flujos de trabajo que aparecen en esta lista se controlan mediante el control Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo , situado justo encima de la lista. (Vea la ilustración). Haga clic en las opciones de tipo de contenido del menú desplegable para ver cuál muestra el flujo de trabajo que desea. Cuando el flujo de trabajo que desea aparezca en la lista, haga clic en el nombre del flujo de trabajo.

5. En el mismo formulario de asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

   Para obtener más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento ADD adecuado (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio de la colección).

2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.

5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enConfiguración, haga clic enConfiguración del flujo de trabajo.

6. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.

7. En el mismo formulario de asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

   Para obtener más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento ADD adecuado (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

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2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .

   Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina Calendario.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar un flujo de trabajo .
   

5. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
   

Hay cinco columnas en el formulario:

• Flujo    Nombre del flujo de trabajo.

• Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

• Conceder    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

• No hay nuevas instancias    Opción que permite completar todas las instancias en ejecución del flujo de trabajo, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar nuevas instancias. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir).

• Eliminar    Opción que quita el flujo de trabajo de la lista o biblioteca por completo. Todas las instancias en ejecución finalizan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

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Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio de la colección).

2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.

5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enConfiguración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar un flujo de trabajo .

7. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
   

Hay cinco columnas en el formulario:

• Flujo    Nombre del flujo de trabajo.

• Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

• Conceder    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

• No hay nuevas instancias    Opción que permite completar todas las instancias en ejecución del flujo de trabajo, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar nuevas instancias. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir).

• Eliminar    Opción que quita el flujo de trabajo de la colección de sitios por completo. Todas las instancias en ejecución finalizan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no esreversible).

¿Y ahora qué?

Si ha realizado algún cambio, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para comprobar los efectos de los cambios.

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Personalización adicional

Hay una amplia variedad de formas de personalizar aún más los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint.

Incluso puede crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puedes usar cualquiera de los siguientes programas o todos ellos:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalice los formularios, acciones y comportamientos del flujo de trabajo.

• Microsoft Visual Studio    Cree sus propias acciones de flujo de trabajo personalizadas.

Para obtener más información, consulta el sistema de ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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