Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación

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Si todo lo que necesita hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación    Simplemente desplácese hacia abajo hasta el segmento Completo y expándalo. Es posible que no necesites ninguno de los otros segmentos por ahora.

Si desea agregar, iniciar, supervisar y mantener flujos de trabajo    Si aún no está familiarizado con estas tareas, es posible que le resulte útil trabajar en este artículo, segmento por segmento, la primera vez que diseñe y agregue un flujo de trabajo. Una vez que esté familiarizado con la información y el diseño del artículo, podrá ir directamente al segmento que necesita en cualquier visita de retorno.

Aprobación y publicación de contenido    Es posible que tenga listas o bibliotecas en las que desee revisar nuevos elementos o versiones nuevas de los elementos actuales para ver la precisión de su contenido, o para la adecuación de su formulario y estilo, antes de que sean visibles para todos los usuarios que tienen acceso a la lista. Ese tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido y puede usar un flujo de trabajo de aprobación para controlar la aprobación de contenido en una lista o biblioteca. (También hay un flujo de trabajo de aprobación de publicación muy similar, creado especialmente para su uso en sitios de SharePoint que publican páginas web en Internet).

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Un flujo de trabajo de aprobación es una característica de SharePoint que redirige un documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint a una o más personas para su aprobación o rechazo. El flujo de trabajo automatiza, simplifica y estandariza todo el proceso.

El flujo de trabajo de aprobación básico que se incluye con los productos de SharePoint funciona como plantilla. Con esta plantilla, puede agregar varios flujos de trabajo de aprobación a sus sitios. Cada flujo de trabajo que agregue es una versión única del flujo de trabajo básico Aprobación, cada uno con su propia forma de trabajar especializada, en función de la configuración que especifique al agregarlo.

Secciones en este segmento

1. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo de aprobación por mí?

2. ¿Qué no puede hacer un flujo de trabajo de aprobación?

3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

4. ¿Cómo planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

1. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo de aprobación por mí?

• Al agregar por primera vez un flujo de trabajo de aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes desea incluir e indicar si sus tareas se asignan una tras otra (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Incluso puede decidir si desea dividir las tareas de los participantes en dos o más fases independientes, así como especificar una fecha de vencimiento final o el tiempo permitido para que se complete cada tarea. Y cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente en un elemento, puede modificar cualquiera de estas opciones de configuración.

• El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado. Cada participante elige entre varias respuestas posibles: aprobar o rechazar el elemento, solicitar un cambio en el elemento, reasignar la tarea o cancelar o eliminar la tarea.

• Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de Estado del flujo de trabajo.

• Durante los 60 días posteriores a la finalización del flujo de trabajo, la lista de todos los eventos que tuvieron lugar en el transcurso de esta ejecución (o instancia) del flujo de trabajo sigue estando disponible en la página Estado del flujo de trabajo, como referencia informal.

También puede usar un flujo de trabajo de aprobación para administrar un proceso de aprobación de contenido para una lista o biblioteca. Para obtener más información, vea el segmento Control de este artículo.

2. ¿Qué no puede hacer un flujo de trabajo de aprobación?

Por lo general, no se permite a los participantes de un flujo de trabajo de aprobación realizar cambios en el elemento que se está revisando. En su lugar, los participantes pueden solicitar que se realicen cambios en el elemento en el curso de la instancia de flujo de trabajo. Si desea agregar un flujo de trabajo en el que los participantes insertan comentarios y marcas de revisión en el propio elemento, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios, en la sección Vea también .

Además, los flujos de trabajo de aprobación no están diseñados para recopilar firmas. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento de Microsoft Word, un libro de Microsoft Excel o un formulario de Microsoft InfoPath, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas, en la sección Vea también.

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3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

Para agregar un flujo de trabajo   De forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para agregar un flujo de trabajo. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes.

Para iniciar un flujo de trabajo   Además, de forma predeterminada, debe disponer del permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se haya agregado. (El grupo Miembros y el grupo Propietarios tienen el permiso Editar elementos de forma predeterminada; el grupo Visitantes no).

Como alternativa, los Propietarios pueden configurar flujos de trabajo específicos para que solo los puedan iniciar los miembros del grupo Propietarios. (Para ello, active la casilla Requerir permisos de administración de listas para iniciar este flujo de trabajo , en la primera página del formulario de asociación).

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4. ¿Cómo planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

Estas son las etapas básicas:

• ANTES de que se ejecute el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)   
  Antes de agregar un flujo de trabajo, planee dónde desea agregarlo (para una única lista o biblioteca, o para toda la colección de sitios) y los detalles de cómo funcionará. Después de agregar y configurar el flujo de trabajo, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en un elemento específico. El flujo de trabajo también se puede configurar para que se ejecute automáticamente. Las ejecuciones automáticas se pueden activar en función de uno o ambos de los dos eventos desencadenantes: cuando se agrega o crea un elemento en una lista o biblioteca, o cuando se cambia cualquier elemento de una lista o biblioteca.

• Mientras se ejecuta el flujo de trabajo (completado, monitor, ajuste)   
  Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas asignadas. Se envían avisos automáticos a los participantes que no cumplen con los plazos de las tareas. Mientras tanto, el progreso del flujo de trabajo se puede supervisar desde una página central de Estado del flujo de trabajo para esa instancia concreta del flujo de trabajo. Los ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta se pueden hacer desde esa misma página; y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o finalizar desde allí.

• DESPUÉS de ejecutar el flujo de trabajo (revisión, informe, cambio)   
  Una vez completado el flujo de trabajo, se puede revisar todo el historial de esa ejecución (o instancia) durante un máximo de 60 días en la página Estado del flujo de trabajo. Desde la misma página, se pueden crear informes estadísticos sobre el rendimiento de esta versión de flujo de trabajo. Por último, si hay algo que quiera cambiar sobre la forma en que funcionan las funciones del flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación que completó la primera vez que agregó el flujo de trabajo.

El siguiente diagrama de flujo ilustra estas fases desde la perspectiva de la persona que está agregando un nuevo flujo de trabajo.

En este segmento, identificamos las decisiones que debe tomar y la información que necesita ensamblar antes de agregar una versión del flujo de trabajo aprobación.

Si ya está familiarizado con cómo agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita un aviso sobre los pasos específicos, puede ir directamente al segmento Agregar correspondiente (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

Secciones en este segmento

1. Plantillas y versiones

2. Presentación del formulario de asociación

3. Doce preguntas que responder

1. Plantillas y versiones

Los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint funcionan como plantillas maestras en las que se basan los flujos de trabajo específicos e individuales que agregue a sus listas, bibliotecas y colecciones de sitios.

Cada vez que agrega un flujo de trabajo de aprobación, por ejemplo, está agregando una versión de la plantilla general de flujo de trabajo Aprobación. Asigne a cada versión su propio nombre y su propia configuración, que se especifica en el formulario de asociación al agregar esa versión en particular. De este modo, puede agregar varios flujos de trabajo, todas las versiones basadas en la plantilla maestra de flujo de trabajo de aprobación, pero cada una de las versiones denominadas y adaptadas para la forma específica en que la usará. Las versiones con nombre también se pueden denominar instancias de flujo de trabajo.

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2. Presentación del formulario de asociación

Siempre que agregue una nueva versión de flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, rellene un formulario de asociación para especificar el modo en que desea que funcione la nueva instancia.

En la siguiente sección, encontrará una lista de preguntas que le prepararán para completar el formulario de asociación. En primer lugar, sin embargo, tómese uno o dos minutos para examinar el formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Segunda página del formulario de asociación

Los campos del cuadro rojo de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio, que se presenta cada vez que se inicia manualmente el flujo de trabajo y se puede modificar allí para esa ejecución única.

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3. Doce preguntas que responder

Tan pronto como tenga la respuesta a todas las preguntas de esta sección, estará listo para agregar el flujo de trabajo.

1. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo correcto?

2. ¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? y Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

3. ¿Cuál es un buen nombre?

4. Listas de tareas e historial: ¿Existentes o nuevos?

5. ¿Cómo (y por quién) se puede iniciar este flujo de trabajo?

6. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

7. Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

8. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

9. ¿Cuándo vencen las tareas?

10. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

11. ¿A quién es necesario notificar?

12. ¿Controlará este flujo de trabajo la aprobación de contenido?

01. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo adecuado?

Hay varias plantillas de flujo de trabajo que tienen la palabra "Aprobación" en sus nombres. Este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como Aprobación: SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo sea la mejor opción para usted, consulte el segmento LEARN de este artículo. Para obtener más información sobre las otras plantillas de flujo de trabajo que están disponibles, vea el artículo Acerca de los flujos de trabajo incluidos con SharePoint, en la sección Vea también .

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02. ¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? (y) ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

Puede hacer que la nueva versión del flujo de trabajo Aprobación solo esté disponible en una única lista o biblioteca, o puede hacer que esté disponible en toda la colección de sitios.

• Si agrega el flujo de trabajo para una única lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o solo en un único tipo de contenido.

• Sin embargo, si agrega el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, debe configurarlo para que se ejecute solo en un único tipo de contenido de sitio.

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint pertenece a uno u otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser tan básico y genérico como documento u hoja de cálculo de Excel, o tan especializado como contrato legal o especificación de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en los productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizarlos y agregar otros que cree usted mismo. Para obtener más información, vea Crear o personalizar un tipo de contenido de sitio y Agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca.

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03. ¿Cuál es un buen nombre?

Asigne a su versión de flujo de trabajo un nombre que:

• Indica claramente para qué se usa.

• Lo distingue claramente de otros flujos de trabajo.

Ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores. El grupo quiere usar dos flujos de trabajo de aprobación diferentes para administrar los envíos de documentos de colaboradores externos:

• Ejecutará el primer flujo de trabajo en cada documento enviado para decidir si desea aceptarlo para el proceso de edición.

• Después de aceptar y editar un documento enviado, ejecutará el segundo flujo de trabajo en el borrador editado para decidir si desea aceptarlo como final.

Puede nombrar el primer flujo de trabajo Aceptar aprobación de envío y el segundo el de Aprobación final de borrador.

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04. Listas de tareas y listas de historial: ¿Existentes o nuevos?

Puede hacer que el flujo de trabajo use la lista de tareas y la lista historial predeterminadas del sitio, que use otras listas existentes de Tareas e Historial o que solicite nuevas listas solo para este flujo de trabajo.

• Si su sitio tendrá numerosos flujos de trabajo, o si algunos implicarán numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar nuevas listas para cada flujo de trabajo. (La administración de listas demasiado largas puede ralentizar el rendimiento. Es más rápido y fácil para el sistema mantener varias listas más cortas que una muy larga).

• Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo contendrán datos confidenciales que querrá mantener separados de la lista general de tareas, debe indicar definitivamente que desea listas nuevas e independientes para este flujo de trabajo. (Después de agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que se han establecido los permisos adecuados para las nuevas listas).

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05. ¿Cómo (y por quién) se puede iniciar este flujo de trabajo?

Se puede configurar un flujo de trabajo para que se inicie solo de forma manual o solo automáticamente, o de cualquier forma:

• Cuando inicia manualmente un flujo de trabajo de aprobación en un documento o elemento específico, se presenta otro formulario, el formulario de inicio. El formulario de inicio contiene la mayoría de las opciones de configuración de la segunda página del formulario de asociación . De esta forma, si la persona que inicia el flujo de trabajo desea cambiar cualquiera de estas opciones de configuración (solo para la instancia actual), puede hacerlo antes de hacer clic en Inicio. Vaya a la lista > menú contextual Elemento > Flujos de trabajo> Seleccione el flujo de trabajo para iniciarlo manualmente.

• Con un inicio automático, por supuesto, no hay ninguna oportunidad de presentar un formulario de inicio, por lo que la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación se utiliza sin ningún cambio.

En la ilustración siguiente se muestra la diferencia entre las aperturas manuales y las automáticas.

Los cambios que realice en el formulario de inicio solo se aplicarán durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración predeterminadapermanente del flujo de trabajo, modifique el formulario de asociación original, tal y como se explica en el segmento CAMBIAR de este artículo.

Inicio manual

Si permite la apertura manual, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en cualquier elemento apto en cualquier momento.

Las ventajas de un inicio manual son que usted y sus compañeros pueden ejecutar el flujo de trabajo solo cuando y si lo desea, y que cada vez que lo ejecute tendrá la oportunidad de cambiar algunas opciones de configuración mediante el formulario de inicio.

Un ejemplo rápido    Si solo desea ejecutar el flujo de trabajo en elementos creados por un redactor externo al equipo, iniciarlo solo de forma manual evitará que se ejecute automáticamente en los elementos creados por usted y sus compañeros de equipo. (Una solución alternativa: mantenga una lista o biblioteca para los elementos de los autores de su equipo y una lista o biblioteca independiente para los elementos de todos los demás autores. De este modo, puede ejecutar el flujo de trabajo automáticamente, pero solo en la lista de autores externos. Otra solución: agregue una condición SI y establezca Creado por para la persona específica. Vea Referencia rápida de condiciones del flujo de trabajo para obtener más información).

La principal desventaja de la apertura manual es que alguien tiene que acordarse de ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea apropiado hacerlo.

Inicios automáticos

Puede configurar el flujo de trabajo para que lo inicie automáticamente cualquiera de los siguientes eventos:

• Alguien intenta publicar una versión principal de un elemento.

• Se crea un nuevo elemento o se carga en la lista o biblioteca.

• Se cambia un elemento ya almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja de un inicio automático es que nadie tiene que acordarse de iniciar el flujo de trabajo. Se ejecuta cada vez que se produce un evento desencadenante.

Un ejemplo rápido    Si es responsable de la precisión y la idoneidad de los elementos de una lista, puede agregar un flujo de trabajo de aprobación a esa lista y especificarse como el único participante. Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente cada vez que se cambie un elemento de la lista y cada vez que se agregue un nuevo elemento. De ese modo, siempre se mantendrá al día.

Dos desventajas de las aperturas automáticas:

• No puede detener la ejecución del flujo de trabajo cada vez que se produce un evento desencadenante.

• No puede cambiar ninguna configuración al principio de la instancia individual.

Para obtener más información sobre cómo ejecutar el flujo de trabajo de aprobación automáticamente siempre que alguien intente publicar una versión principal de un elemento, vea el segmento Control de este artículo.

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06. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Solo cuando se agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido para toda la colección de sitios, se le ofrece la opción de agregar también el flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de la colección de sitios que heredan del tipo de contenido al que va a agregar el flujo de trabajo.

Notas

• La operación que realiza toda la adición adicional puede tardar mucho tiempo en completarse.

• Si se ha interrumpido la herencia de los sitios o subsitios en los que desea agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo Propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

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07. Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

Tendrá que proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona a la que se asignarán las tareas de revisión.

¿Una o varias etapas?    Puede elegir tener solo una fase de revisión de tareas o varias fases. Si tiene más de una etapa, las etapas se realizarán una tras otra.

¿Revisiones paralelas o revisiones en serie?    Para los participantes de cualquier fase, puede elegir entre tener sus tareas de revisión asignadas todas al mismo tiempo (en paralelo) o que sus tareas de revisión se asignen una tras otra (en serie) en el orden que indique. La opción de serie puede ser útil si, por ejemplo, configura el flujo de trabajo para que finalice después del primer rechazo, o si desea que los participantes más adelante puedan ver los comentarios de los participantes anteriores como parte del contexto de sus revisiones.

Ejemplo

Este escenario sencillo ilustra algunas de las ventajas de múltiples etapas y revisiones en serie:

Imagine que Frank agrega un nuevo flujo de trabajo de Aprobación. Quiere que sus compañeros Anna y Sean revisen cada elemento primero, antes de que él mismo lo revise. También quiere que el flujo de trabajo finalice antes de su propia revisión si Anna o Juan rechazan el elemento. Frank puede configurar esto de dos maneras:

• Mediante una revisión en serie   Frank establece una revisión serial de una sola etapa en la que Anna y Sean son los dos primeros participantes y él es el tercero; y selecciona la opción Finalizar en el primer rechazo .
  En este acuerdo, Ana debe aprobar el elemento antes de que se asigne la tarea de Juan y, a continuación, Juan debe aprobar el elemento antes de que se asigne la tarea de Antonio. Si Ana rechaza el elemento, no se asignará una tarea a Juan ni a Antonio; y si Ana lo aprueba, pero Juan lo rechaza, el flujo de trabajo aún termina antes de que se asigne la tarea de revisión de Antonio.
  Esta es la manera en que Frank configura su revisión serial de una sola etapa.
  
  

• Mediante dos fases   Si Frank quiere que Anna y Sean sean sean asignados sus críticas al mismo tiempo, para que Sean no tenga que esperar a que Anna termine antes de que pueda empezar, puede configurar dos etapas en el flujo de trabajo: la primera una etapa paralela para las críticas de Ana y Juan, y la segunda una etapa independiente solo para su propia revisión. De nuevo, selecciona la opción Fin al primer rechazo . La segunda etapa no comenzará hasta que se complete la primera etapa; de nuevo, si Ana o Juan rechazan el elemento, nunca se asignará la tarea de revisión de Antonio.
  Esta es la manera en que Frank configura su revisión paralela de dos etapas.
  
  

Estos son los diagramas de ambas soluciones.

Participantes externos    Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como proxy para el participante externo.

Este es un diagrama de ese proceso:

¿Asignar una tarea a cada grupo completo o una a cada miembro del grupo?    Si incluye una dirección de grupo o una lista de distribución entre los participantes, puede hacer que el flujo de trabajo asigne una tarea a cada miembro del grupo o que asigne solo una tarea a todo el grupo (pero aun así enviar una notificación de esa única tarea a cada miembro). Cuando solo se asigna una tarea a todo el grupo, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa única tarea. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completo de este artículo).

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08. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

Hay un campo de texto en el formulario de asociación donde puede proporcionar instrucciones, detalles sobre requisitos, recursos, etc.

Dos cosas que podrías incluir:

• Información de contacto, en caso de que los participantes tengan dificultades o preguntas.

• Si solo asignará una tarea a cada grupo o lista de distribución, mencione aquí que un único miembro de cada grupo debe reclamar la tarea antes de completarla. De este modo, otros miembros del grupo no pierden el tiempo al comenzar la misma tarea. Encontrará los detalles sobre cómo reclamar una tarea de grupo en el segmento Completo de este artículo

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09. ¿Cuándo vencen las tareas?

Puede indicar cuándo vencen las tareas del flujo de trabajo de una o ambas maneras:

Por fecha del calendario    Puede especificar una única fecha de calendario en la que vencen todas las tareas.

• Si configura el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente, normalmente no debería usar esta opción. Esto se debe a que el valor de fecha que especifique no se ajustará automáticamente en relación con la fecha actual cada vez que el flujo de trabajo se inicie automáticamente.

Por duración de la tarea    Puede especificar una cantidad de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea, comenzando cuando se asigne dicha tarea.

• Una fecha de vencimiento del calendario reemplaza una duración de tarea especificada. Es decir: Si hoy es 10 de junio y hoy me han asignado una tarea que tiene una duración de tres días, pero que también tiene una fecha de vencimiento del calendario del 11 de junio, la tarea vence el 11 de junio (la fecha de vencimiento del calendario) y no el 13 de junio (el final de la duración de tres días).

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10. ¿Cuándo termina este flujo de trabajo?

Para evitar la pérdida de tiempo invertido en revisiones innecesarias, puede elegir que el flujo de trabajo finalice inmediatamente (antes de la fecha de vencimiento especificada o calculada) cuando se produzca cualquiera de los dos eventos:

• Cualquier participante rechazará el elemento.

• El elemento se cambia de cualquier forma.

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11. ¿A quién debe notificarse?

En el campo CC , en la segunda página del formulario de asociación, puede escribir los nombres o las direcciones de cualquier persona a la que se le notificará cada vez que se inicie o termine este flujo de trabajo.

• Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo a esa persona.

• Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarlo en este campo.

• Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibirá las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarlo en este campo.

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12. ¿Controlará este flujo de trabajo la aprobación de contenido?

Es posible que tenga listas o bibliotecas en las que desee revisar nuevos elementos o versiones nuevas de los elementos actuales para ver la precisión de su contenido, o para la adecuación de su formulario y estilo, antes de que sean visibles para todos los usuarios que tienen acceso a la lista. Ese tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

En los productos de SharePoint, puede usar un flujo de trabajo de aprobación para que el proceso de aprobación de contenido sea aún más fácil y eficaz. Para obtener más información, consulte el segmento Control de aprobación de contenido de este artículo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar el nuevo flujo de trabajo Aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento Agregar correspondiente (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

Es posible que tenga listas y bibliotecas en las que desee revisar nuevos elementos o versiones nuevas de los elementos actuales para ver la precisión de su contenido o la adecuación de su formulario y estilo antes de que sean visibles para todos los usuarios que tienen acceso a la lista. Ese tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

En los productos de SharePoint, puede controlar la aprobación de contenido manualmente, sin un flujo de trabajo; pero un flujo de trabajo de aprobación de SharePoint puede hacer que el proceso sea aún más fácil y eficaz.

Si aún no está familiarizado con las características de control de versiones y aprobación de contenido de los productos de SharePoint, le recomendamos que empiece con una revisión de los artículos siguientes:

• Requerir la aprobación de elementos en una lista o biblioteca de sitio

• Aprobar o rechazar elementos o archivos en una lista o biblioteca de un sitio

• Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Hay dos maneras en las que un flujo de trabajo de aprobación puede controlar el proceso de aprobación de contenido, cada una asociada a un único control en los formularios de asociación que rellena la primera vez que agrega el flujo de trabajo. Puede usar el flujo de trabajo para uno o para ambos.

Control de la publicación de versiones principales

En el área Opciones de inicio de la primera página del formulario de asociación, hay una opción para Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento. Tenga en cuenta las siguientes cuestiones:

• Esta opción solo está disponible para un flujo de trabajo de aprobación que se ejecute en todos los tipos de contenido de una única lista o biblioteca, y no para cualquier flujo de trabajo que se ejecute solo en elementos de un único tipo de contenido.

• Para que esta opción esté disponible, la aprobación de contenido debe habilitarse para la lista o biblioteca en la página Configuración de control de versiones y la opción Crear versiones principales y secundarias (borradores) debe estar seleccionada en esa misma página.

• Si selecciona esta opción, las dos opciones siguientes no estarán disponibles: Iniciar este flujo de trabajo cuando se cree un elemento nuevo e Iniciar este flujo de trabajo cuando se cambie un elemento.

• Si selecciona esta opción, el flujo de trabajo se ejecutará automáticamente en un elemento solo cuando alguien intente publicar una versión principal de dicho elemento.

• En cualquier lista o biblioteca, solo puede haber un flujo de trabajo de aprobación que se use para aprobar la publicación de versiones principales. Si intenta designar un segundo flujo de trabajo en la misma lista o biblioteca para esta función, se le pedirá que elija uno u otro.

Control no basado en el control de versiones

En el área Habilitar aprobación de contenido de la segunda página del formulario de asociación, hay una opción para Actualizar el estado de aprobación después de completar el flujo de trabajo (use este flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido).

Esta opción está disponible en el formulario independientemente de si se requiere o no la aprobación de contenido en la lista o biblioteca. En ambos casos, el valor del campo Aprobación del elemento se actualiza en función del resultado del flujo de trabajo.

Con esta opción, puede:

• Ejecute siempre el flujo de trabajo manualmente, o bien

• Seleccione una o varias de las opciones de inicio automático en la primera página del formulario de asociación, o bien

• Permitir inicios manuales y automáticos

Control de contenido para sitios de publicación web

El control de contenido es un proceso especializado en sitios que publican páginas en la Web. En consecuencia, hay un flujo de trabajo especializado de aprobación de publicación para su uso en sitios de publicación, así como una plantilla de sitio (denominada Sitio de publicación con flujo de trabajo) que incluye una versión de ese flujo de trabajo ya personalizada para su uso en la publicación web.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar el nuevo flujo de trabajo Aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento Agregar correspondiente (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar tanto el segmento LEARN como el segmento PLAN en este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones en este segmento

1. Antes de empezar

2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de comenzar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario disponer de dos aspectos:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio de SharePoint. Si no está seguro de que esto ya se haya hecho, póngase en contacto con el administrador de SharePoint. Vea también SharePoint 2013 paso a paso: Configuración de Email saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento LEARN de este artículo).

Parte superior del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

1. Abra la lista o biblioteca a la que desea agregar el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .

   Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se denomina Calendario.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo, especifique si desea que el flujo de trabajo se ejecute en el documento, la lista o una carpeta y, a continuación, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

5. Complete la primera página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen la ilustración).

   

   	Tipo de contenido Mantenga la selección predeterminada como Todo o seleccione un tipo de contenido específico.
   	Plantilla Seleccione la plantilla Aprobación: SharePoint 2010 . Nota: Si la plantilla Aprobación: SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para obtener información sobre cómo activarla para su colección de sitios o área de trabajo. Si es administrador, vaya a Configuración del sitio >Características de la colección de sitios > activar la característica flujos de trabajo .
   	Nombre Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo para los usuarios de esta lista o biblioteca. Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, consulte el segmento PLAN de este artículo.
   	Lista de tareas Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista. Para obtener información sobre los motivos por los que se crea una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
   	Lista de historial Seleccione una lista de historial para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en Historial del flujo de trabajo (nuevo) para crear una nueva lista. Para obtener información sobre los motivos por los que se crea una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
   	Opciones de inicio Especifique el modo o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo. Para obtener información sobre cómo seleccionar las opciones de inicio, consulte el segmento PLAN de este artículo. Para obtener información sobre el uso del flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento Control de este artículo. Tenga en cuenta que la opción Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento no aparece si está agregando el flujo de trabajo para un único tipo de contenido. Además, tenga en cuenta que si selecciona Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento, las dos casillas siguientes no estarán disponibles.

6. Cuando todas las opciones de configuración de este formulario estén en la forma que desea, haga clic en Siguiente.

7. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen la ilustración).

   Nota: Los productos de SharePoint le presentan las primeras opciones en esta segunda página del formulario de asociación (números uno a siete en la siguiente ilustración, de Aprobadores a CC) cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente, de modo que pueda realizar cambios en esas opciones solo en esa instancia.

   

   	Asignar a Escriba los nombres o la dirección de las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una (en serie)    Escriba los nombres o direcciones en el orden en que deben asignarse las tareas. Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo (en paralelo)    El orden de los nombres o direcciones no importa. Si va a asignar una tarea a alguien externo a su organización    de SharePoint Para obtener más información sobre la inclusión de participantes externos, vea el segmento Completo de este artículo.
   	Orden Especifique si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Para obtener más información sobre el uso del orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento PLAN de este artículo.
   	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, consulte el segmento PLAN de este artículo.
   	Expandir grupos Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que escriba en el campo Asignar a , active esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea que completar). Para tener una sola tarea asignada a cada grupo completo que escriba en el campo Asignar a, desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completo de este artículo).
   	Petición Cualquier texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir las instrucciones o recursos adicionales que los participantes podrían necesitar, entre los que se incluyen: Información de contacto. Si corresponde, una nota sobre tareas únicas asignadas a grupos completos o listas de distribución. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completo de este artículo).
   	Fechas de vencimiento y duraciones de tareas Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea desde el momento en que se asigna. Si este flujo de trabajo se inicia automáticamente, normalmente es buena idea dejar vacío el campo Fecha de vencimiento para todas las tareas y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre puede proporcionar una fecha de vencimiento precisa en el formulario de inicio si y al iniciar el flujo de trabajo manualmente. Para obtener más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y cuándo usar duraciones de tareas, vea el segmento PLAN de este artículo.
   	CC Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le debería notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo. Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibirá las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.
   	Finalizar el flujo de trabajo Seleccione ninguna de estas opciones o ambas. Para obtener más información sobre estas opciones, consulte el segmento PLAN de este artículo.
   	Habilitar la aprobación de contenido Active esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido. Para obtener más información sobre el uso del flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento Control de este artículo.

8. Cuando tenga todas las opciones de configuración en esta página de la forma que desea, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar tanto el segmento LEARN como el segmento PLAN en este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones en este segmento

1. Antes de empezar

2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de comenzar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario disponer de dos aspectos:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio. Si no está seguro de que esto ya se haya hecho, póngase en contacto con el administrador de SharePoint. Consulte también SharePoint 2013 paso a paso: Configuración de Email saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento LEARN de este artículo).

Parte superior del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

1. Vaya a la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio de la colección).

2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

   Nota: Es necesario agregar un flujo de trabajo agregado a toda la colección de sitios solo para los elementos de un único tipo de contenido.

   

   1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
      

   2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo .
      

   3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen la ilustración).

   

   	Plantilla Seleccione la plantilla Aprobación: SharePoint 2010 . Nota: Si la plantilla Aprobación: SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para obtener información sobre cómo activarla para su colección de sitios o área de trabajo. Si es administrador, vaya a Configuración del sitio > Características de la colección de sitios > característica Activar flujos de trabajo.
   	Nombre Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo para los usuarios de esta colección de sitios. Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, consulte el segmento PLAN de este artículo.
   	Lista de tareas Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista. Para obtener información sobre los motivos por los que se crea una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
   	Lista de historial Seleccione una lista de historial para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en Historial del flujo de trabajo (nuevo) para crear una nueva lista. Para obtener información sobre los motivos por los que se crea una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
   	Opciones de inicio Especifique el modo o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo. Para obtener información sobre cómo seleccionar las opciones de inicio, consulte el segmento PLAN de este artículo.
   	¿Desea agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido secundarios? Especifique si este flujo de trabajo se debe agregar (asociado a) todos los demás tipos de contenido de lista y sitios que heredan de este tipo de contenido. La operación que realiza toda la adición adicional puede tardar mucho tiempo en completarse. Si se ha interrumpido la herencia de los sitios o subsitios en los que desea agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo Propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

5. Cuando todas las opciones de configuración de esta página sean las que quiera, haga clic en Siguiente.

6. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen la ilustración).

   Nota:  SharePoint productos presenta las primeras opciones en esta segunda página del formulario de asociación (números uno a siete en la siguiente ilustración, de Aprobadores a CC), cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente, de modo que pueda realizar cambios en esas opciones solo en esa instancia.

   

   	Asignar a Escriba los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una (en serie)    Escriba los nombres o direcciones en el orden en que desea que se asignen las tareas. Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo (en paralelo)    El orden de los nombres o direcciones no importa. Si va a asignar una tarea a alguien externo a su organización    de SharePoint Para obtener más información sobre la inclusión de participantes externos, vea el segmento Completo de este artículo.
   	Orden Especifique si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Para obtener más información sobre el uso del orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento PLAN de este artículo.
   	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, consulte el segmento PLAN de este artículo.
   	Expandir grupos Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que escriba en el campo Asignar a , active esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea que completar). Para tener solo una tarea asignada a un grupo completo que escriba en el campo Asignar a, desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completo de este artículo).
   	Petición Cualquier texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir las instrucciones o recursos adicionales que los participantes podrían necesitar, entre los que se incluyen: Información de contacto. Si corresponde, una nota sobre tareas únicas asignadas a grupos completos o listas de distribución. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completo de este artículo).
   	Fechas de vencimiento y duraciones de tareas Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea desde el momento en que se asigna. Si este flujo de trabajo se inicia automáticamente, normalmente es buena idea dejar vacío el campo Fecha de vencimiento para todas las tareas y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre puede proporcionar una fecha de vencimiento precisa en el formulario de inicio si y al iniciar el flujo de trabajo manualmente. Para obtener más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y cuándo usar duraciones de tareas, vea el segmento PLAN de este artículo.
   	CC Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le debería notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo. Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibirá las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.
   	Finalizar el flujo de trabajo Seleccione ninguna de estas opciones o ambas. Para obtener más información sobre estas opciones, consulte el segmento PLAN de este artículo.
   	Habilitar la aprobación de contenido Active esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido. Para obtener más información sobre el uso del flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento Control de este artículo.

7. Cuando tenga todas las opciones de configuración en esta página de la forma que desea, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento START de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

Se puede configurar un flujo de trabajo para que se inicie solo manualmente, solo automáticamente o de cualquier manera:

• Manualmente en cualquier momento, por cualquier persona que tenga los permisos necesarios.

• Automáticamente cada vez que se produce un evento de desencadenador especificado. Es decir, cuando se agrega un elemento a la lista o biblioteca , o cuando un elemento de la lista se cambia de cualquier forma o cuando alguien intenta publicar una versión principal de un elemento).
  (El evento o eventos desencadenantes se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la asociación y configuración originales del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte el segmento PLAN de este artículo).

Secciones en este segmento

1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

3. Empezar manualmente desde la lista o biblioteca

4. Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si el flujo de trabajo está configurado para iniciarse automáticamente, cada vez que se produce un evento de desencadenador, el flujo de trabajo se ejecuta en el elemento que lo desencadenó.

Cuando se inicia el flujo de trabajo, asigna la primera tarea o tareas y envía una notificación de tarea a cada usuario asignado. Mientras tanto, también envía notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tareas) a la persona que agregó originalmente el flujo de trabajo y a cualquier persona que aparezca en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Parte superior del segmento

2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre los permisos    Normalmente, debe tener el permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo Miembros y el grupo Propietarios tienen este permiso, pero el grupo Visitantes no. Sin embargo, un propietario también puede elegir, en cada flujo de trabajo, requerir el permiso Administrar listas para las personas que inician el flujo de trabajo. Al elegir esta opción, básicamente, los Propietarios pueden especificar que solo ellos y otros Propietarios puedan iniciar un flujo de trabajo determinado. Para obtener más información, consulte el segmento Más información de este artículo).

Dos lugares desde los que empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo manualmente desde cualquiera de los dos lugares siguientes:

• En la lista o biblioteca donde se almacena el elemento

• Desde el propio elemento, abierto en el programa de Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que este debe ser el programa instalado y no una versión de la aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones para ambos métodos.

Parte superior del segmento

3. Iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

1. Vaya a la lista o biblioteca en la que está almacenado el elemento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

2. Haga clic en los puntos suspensivos situados junto al nombre del elemento y, a continuación, en el cuadro de diálogo, haga clic en los puntos suspensivos para abrir el menú del elemento y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable.

3. En la página Flujos de trabajo: nombre del elemento , en Iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
   

4. En la página Cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, consulte el segmento CHANGE de este artículo.

   

   	Asignar a Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una    Escriba los nombres o direcciones en el orden en que deben asignarse las tareas. Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo    El orden de los nombres o direcciones no importa. Si va a asignar una tarea a alguien externo a su organización    de SharePoint Para obtener más información sobre la inclusión de participantes externos, consulte el segmento Completo de este artículo
   	Orden Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea. Para obtener más información sobre el uso del orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento PLAN de este artículo.
   	Agregar una nueva fase Agregue o cualquiera de las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, consulte el segmento PLAN de este artículo.
   	Expandir grupos Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que escriba en el campo Asignar a , active esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá la notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea que completar). Para tener una sola tarea asignada a cada grupo completo que escriba en el campo Asignar a, desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completo de este artículo).
   	Petición Cualquier texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir las instrucciones o recursos adicionales que los participantes podrían necesitar, entre los que se incluyen: Información de contacto para preguntas y problemas Si procede, una nota sobre tareas únicas asignadas a grupos completos o listas de distribución (encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completos de este artículo).
   	Fechas de vencimiento y duraciones de tareas Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea desde el momento en que se asigna. Para obtener más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y cuándo usar duraciones de tareas, vea el segmento PLAN de este artículo.
   	CC Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que: Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Como va a iniciar el flujo de trabajo manualmente, recibirá las notificaciones de inicio y detención, independientemente de si aparece o no en este campo.

5. Cuando tenga todas las opciones de configuración en el formulario de inicio como desee, haga clic en Inicio para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparezca en el campo CC del formulario de inicio.

Parte superior del segmento

1. Abra el elemento en el programa de Office instalado en el equipo.

2. En el elemento abierto, haga clic en la pestaña Archivo , haga clic en Guardar & Enviar y, a continuación, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el elemento.

3. Si ve el siguiente mensaje que indica que el flujo de trabajo necesita que el archivo se vuelva a registrar, haga clic en el botón Check In.

4. Haga clic en el botón grande Iniciar flujo de trabajo .

5. En la página Cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, consulte el segmento CHANGE de este artículo.

   

	Asignar a Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una (en serie)    Escriba los nombres o direcciones en el orden en que deben asignarse las tareas. Si todas las tareas se asignarán al mismo tiempo (en paralelo)    El orden de los nombres o direcciones no importa. Si va a asignar una tarea a alguien externo a su organización    de SharePoint Para obtener más información sobre la inclusión de participantes externos, vea el segmento Completo de este artículo.
	Orden Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea. Para obtener más información sobre el uso del orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento PLAN de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue o cualquiera de las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Expandir grupos Para tener una tarea asignada acada miembro de cada grupo que escriba en el campo Asignar a , active esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá la notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea que completar). Para tener una sola tarea asignada a cada grupo completo que escriba en el campo Asignar a, desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completo de este artículo).
	Petición Cualquier texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir las instrucciones o recursos adicionales que los participantes podrían necesitar, entre los que se incluyen: Información de contacto para preguntas y problemas. Si procede, una nota sobre tareas únicas asignadas a grupos completos o listas de distribución. (Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento Completo de este artículo).
	Fechas de vencimiento y duraciones de tareas Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea desde el momento en que se asigna. Para obtener más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y cuándo usar duraciones de tareas, vea el segmento PLAN de este artículo.
	CC Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que: Escribir un nombre aquí no tiene como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Como va a iniciar el flujo de trabajo manualmente, recibirá las notificaciones de inicio y detención, independientemente de si aparece o no en este campo.

1. Cuando tenga la configuración del formulario de inicio como desee, haga clic en Inicio para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparezca en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

• Si es la primera vez que se ejecuta este flujo de trabajo, es posible que los demás participantes necesiten información y asistencia para completar las tareas asignadas. (Es posible que el segmento Completo de este artículo sea útil).

• Además, es una buena idea comprobar si los participantes reciben sus notificaciones por correo electrónico y, en particular, que las notificaciones no se están controlando incorrectamente mediante filtros de correo electrónico no deseado.

• Y, por supuesto, es posible que tenga una o más tareas de flujo de trabajo para completarse. Vaya al segmento Completo de este artículo para obtener más información sobre cómo completarlos.

• Mientras tanto, para obtener información sobre cómo realizar un seguimiento del progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento MONITOR de este artículo.

Si es la primera vez que se le asigna una tarea en un flujo de trabajo de aprobación, puede resultarle útil revisar este segmento del artículo por completo antes de completar la tarea. De esta forma, sabrá todas las opciones que pueden estar abiertas.

En primer lugar, asegúrate de que tienes el artículo adecuado

Los distintos tipos de flujos de trabajo requieren diferentes acciones de tarea.

Por lo tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que se le ha asignado es realmente una tarea de flujo de trabajo de aprobación y no una tarea para algún otro tipo de flujo de trabajo.

Busca el texto Aprobar en cualquiera de las siguientes ubicaciones:

• En la línea Asunto de la de notificación
  de tarea

• En la barra de mensajes del elemento que se va a revisar
  

• En el título de la tarea en la página
  Estado del flujo de trabajo

Si no ve el texto Aprobar en estas ubicaciones, consulte a la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo para averiguar en qué plantilla se basa, o si se trata de un flujo de trabajo personalizado. Encontrará vínculos a artículos sobre cómo usar los otros tipos de flujos de trabajo incluidos con productos de SharePoint en la sección Vea también de este artículo.

Sin embargo, si la tarea es una tarea de Aprobación, siga leyendo.

Secciones en este segmento

1. Información general del proceso

2. Ir al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

3. Ir al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

4. Revisar el elemento

5. Completar y enviar el formulario de tareas

6. Notificaciones vencidas

7. Reclamar y completar una tarea de grupo (opcional)

8. Solicitar un cambio en el elemento (opcional)

9. Reasignar la tarea Aprobación a otra persona (opcional)

10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

1. Información general del proceso

Cuando se le asigna una tarea en un flujo de trabajo, generalmente se entera de la tarea de una de estas tres maneras:

• Recibirá una notificación de tarea por correo electrónico.

• Abre un documento de Microsoft Office y ve una barra de mensajes que le informa de que se le ha asignado una tarea relacionada.

• Compruebe el sitio de SharePoint y descubra que hay una o más tareas asignadas actualmente.

Cuando se entera de que se le ha asignado una tarea de flujo de trabajo de aprobación, normalmente hace dos cosas:

• Revisar el elemento    Averigüe si puede aprobar el elemento en su estado actual.

• Completar la tarea    Use el formulario de tareas para enviar los resultados de su revisión.

A menudo, por lo tanto, los siguientes tres elementos están implicados en la finalización de la tarea:

• El mensaje de notificación (que recibe como correo electrónico)

• El elemento enviado para su aprobación (que usted abre y revisa)

• El formulario de tareas (que abre, completa y envía)

Este es el aspecto de esos tres elementos.

Parte superior del segmento

2. Ir al elemento y el formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

Siga estos pasos:

1. En el mensaje de notificación de tarea, en las instrucciones para completar esta tarea , haga clic en el vínculo al elemento.

2. En el elemento abierto, haga clic en el botón Abrir esta tarea en la barra de mensajes.

Parte superior del segmento

3. Ir al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

Siga estos pasos:

1. En la lista o biblioteca donde se almacena el elemento que se va a revisar, haga clic en el vínculo En curso asociado con el elemento y el flujo de trabajo.

2. En la página Estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.

3. En el formulario de tareas, en el flujo de trabajo Esta tarea se aplica a la barra de mensajes, haga clic en el vínculo al elemento.

Parte superior del segmento

4. Revisar el artículo

En este ejemplo, el elemento es un documento Word de Microsoft.

Observe las dos barras de mensajes amarillas en la parte superior del documento:

• Servidor de solo lectura   Este documento está abierto en modo de solo lectura, es decir, puede leer el documento, pero no puede realizar ningún cambio en él.
  (Tenga en cuenta que, al completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación, normalmente no realiza ningún cambio directamente en el propio elemento. En su lugar, use el formulario de tareas para registrar todas las respuestas).

• Tarea de flujo de trabajo   Cuando esté listo para registrar la respuesta en el formulario de tareas, haga clic en el botón Abrir esta tarea .

Parte superior del segmento

5. Completar y enviar el formulario de tareas

El formulario de tareas de una tarea de flujo de trabajo de aprobación tiene un aspecto similar a este.

Tenga en cuenta que los dos primeros elementos (Eliminar elemento y Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del elemento) no aparecen en el formulario de tarea cuando se abre desde dentro del elemento para su revisión.

	Eliminar elemento Para eliminar esta tarea de la instancia actual del flujo de trabajo, haga clic en este botón. Al eliminar la tarea, no se elimina el elemento que se va a revisar. Si elimina la tarea, dicha acción funciona como (y se registra en el historial como) un rechazo del documento. Por lo tanto, si el flujo de trabajo está configurado para finalizar en el primer rechazo, la eliminación de la tarea finaliza el flujo de trabajo. Una tarea que se ha eliminado ya no aparece en el área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, la eliminación y el consiguiente rechazo automático se siguen registrando en el área Historial de la página). Nota: Si no ha comenzado esta instancia del flujo de trabajo, es posible que desee consultar a la persona que lo ha comenzado antes de eliminar la tarea.
	Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del elemento Para abrir el elemento para su revisión, haga clic en el vínculo aquí.
	Estado, Solicitado por, Comentarios consolidados, Fecha de vencimiento No puede editar ni cambiar las entradas de estos cuatro campos, pero es posible que le resulte útil la información que contienen. Observe que el cuadro Comentarios consolidados contiene no solo instrucciones adicionales sobre cómo completar la tarea, sino también todos los comentarios enviados por los participantes que ya han completado sus tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo. De la misma forma, después de enviar su propio formulario, los comentarios que incluya en el cuadro Comentarios (4) también aparecerán en el cuadro Comentarios consolidados para los participantes posteriores.
	Comentarios Cualquier texto que escriba aquí se registrará en el Historial del flujo de trabajo y también aparecerá en el campo Comentarios consolidados (3) para los participantes posteriores.
	Aprobar Para aprobar el elemento, primero escriba los comentarios que desee que contribuyan en el campo Comentarios (4) y, a continuación, haga clic en este botón.
	Rechazar Para rechazar el elemento, primero escriba los comentarios que desee que contribuyan en el campoComentarios (4) y, a continuación, haga clic en este botón.
	Cancelar Para cerrar el formulario de tareas sin guardar los cambios ni las respuestas, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y asignada a usted.
	Solicitar cambio Para solicitar un cambio en el elemento que está revisando, haga clic en este botón. Para obtener una ilustración del formulario en el que especificará los detalles de la solicitud y para obtener instrucciones adicionales, vaya a la sección 8 de este segmento, Solicitar un cambio en el elemento. Nota: Es posible que esta opción esté desactivada para algunas tareas del flujo de trabajo.
	Reasignar tarea Para reasignar la tarea Aprobación a otra persona, haga clic en este botón. Para obtener una ilustración de la página en la que especificará los detalles de la reasignación y para obtener más instrucciones, vaya a la sección 7 de este segmento, Reasignar la tarea Aprobación a otra persona. Nota: Es posible que esta opción esté desactivada para algunas tareas del flujo de trabajo.

Parte superior del segmento

6. Notificaciones vencidas

Si una tarea o una instancia de flujo de trabajo completa están vencidas para su finalización, las notificaciones se envían automáticamente a:

• La persona a la que se asigna la tarea

• La persona que inició el flujo de trabajo (o, si el inicio era automático, a la persona que originalmente agregó el flujo de trabajo)

Parte superior del segmento

7. Reclamar y completar una tarea de grupo (opcional)

Si solo se asigna una tarea a un grupo completo al que pertenece, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa tarea única en nombre de todo el grupo.

Reclame la tarea antes de revisar el elemento. Tan pronto como reclame la tarea, se le asignará y ningún otro miembro del grupo podrá completarla. (De esta forma, solo una persona realiza el trabajo necesario).

1. En la página Estado del flujo de trabajo, seleccione el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha

2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, a continuación, en el formulario de tareas, haga clic en el botón Reclamar tarea .
   

Cuando se actualiza la página Estado del flujo de trabajo, puede ver que la tarea ya no está asignada al grupo, sino específicamente a usted.

Más adelante, si quiere liberar la tarea al grupo de nuevo sin completarla, siga los mismos pasos para volver al formulario de tareas, pero ahora haga clic en el botón Liberar tarea .

Parte superior del segmento

8. Solicitar un cambio en el artículo (opcional)

Antes de comenzar este proceso, tenga en cuenta que es posible que el flujo de trabajo esté configurado para finalizar inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento. Puede ser una buena idea consultar a la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo, para asegurarse de que todo está bien para que se realice un cambio y para que el flujo finalice en ese momento.

Mostraremos la opción de solicitud de cambio colocándola en un escenario:

En primer lugar, imagine que su nombre es Frank.

Después, imagine que un compañero llamado Ana ha iniciado un flujo de trabajo de aprobación en un documento que ha creado.

Cuando revisa el nuevo documento de Ana, cree que la Introducción es demasiado larga.

Haga clic en el botón Solicitar cambio en la parte inferior del formulario de tareas del flujo de trabajo y, a continuación, complete este formulario.

	Solicitar cambio de Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que va a solicitar el cambio. (Para enviar su solicitud a la persona que inició esta ejecución del flujo de trabajo, o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que agregó originalmente este flujo de trabajo de aprobación, también puede dejar este campo en blanco).
	Nueva solicitud Describa el cambio que desea realizar y proporcione la información que necesitará la persona que realice el cambio. (Cualquier texto que escriba aquí se agregará al área Comentarios consolidados ).
	Nueva duración Siga uno de estos tres procedimientos: Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco. Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0. Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que vence la tarea de cambio.
	Nuevas unidades de duración Si va a especificar una nueva duración de tarea, use este campo junto con el campo Nueva duración para identificar el período antes de que vence la tarea. (Por ejemplo: 3 días , 1 mes o 2 semanas).

Cuando tenga todas las entradas de formulario de la forma que desee, haga clic en Enviar y la tarea actual se marca comoCompletada. (Pero aún no has terminado. Se te asignará de nuevo una tarea de aprobación después de que Anna complete la tarea de cambio).

Mientras tanto, Anna recibe la siguiente notificación por correo electrónico:

Después de echar un vistazo a la línea asunto (el número 1 de la ilustración), Ana puede saber que no se trata de una notificación de aprobación normal, sino de una solicitud para cambiar algo sobre el elemento. Encuentra la información sobre el cambio específico que se ha solicitado en el cambio solicitado de texto (número 2).

Anna extrae el artículo, realiza los cambios solicitados y, a continuación, guarda sus cambios y vuelve a comprobarlo.

Después, irá a la página Estado del flujo de trabajo y abrirá allí su tarea de solicitud de cambio desde el área Tareas.

Ana agrega la información que quiera en el campo Comentarios y, a continuación, hace clic en Enviar respuesta. El flujo de trabajo realiza dos acciones:

• Marca la tarea de solicitud de cambio de Ana como Completada.

• Le asigna una nueva tarea de aprobación (con los comentarios de Ana agregados en el campo Comentarios consolidados ) y le envía una notificación sobre esa tarea.

Ahora puede continuar y completar la revisión del elemento modificado.

Mientras tanto, todas estas acciones se controlan y se ven en la sección Historial del flujo de trabajo de la página Estado del flujo de trabajo, como se muestra en la siguiente ilustración.

Este es un diagrama de todo el proceso.

Parte superior del segmento

9. Reasignar la tarea Aprobación a otra persona (opcional)

Si desea que otra persona complete una tarea de flujo de trabajo que se le haya asignado, haga clic en el botón Reasignar tarea del formulario de tarea del flujo de trabajo.

Se muestra este formulario.

	Reasignar tarea a Escriba el nombre o la dirección de la persona a la que desea asignar esta tarea. Para asignar esta tarea a la persona que inició el flujo de trabajo o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que agregó originalmente este flujo de trabajo, deje este campo en blanco.
	Nueva solicitud Proporcione la información que necesitará la persona a la que está asignando la tarea para completarla. (Cualquier texto que escriba aquí se agregará al área Comentarios consolidados ).
	Nueva duración Siga uno de estos tres procedimientos: Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco. Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0. Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que vence la tarea de cambio.
	Nuevas unidades de duración Si va a especificar una nueva duración de tarea, use este campo junto con el campo Nueva duración para identificar el período antes de que vence la tarea. (Por ejemplo: 3 días , 1 mes o 2 semanas).

Cuando se complete el formulario, haga clic en Enviar. La tarea se marca como Completada, se asigna una tarea nueva a la persona responsable de la tarea y se envía una notificación de tarea.

Cualquier información nueva que haya proporcionado se incluye en el texto Delegado en la nueva notificación de tarea (número 1 en la siguiente ilustración).

Mientras tanto, todos estos cambios se controlan y se ven en las secciones Tareas e Historial de la página Estado del flujo de trabajo, como se muestra aquí.

Parte superior del segmento

10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como proxy para el participante externo:

1. Incluya la dirección de correo electrónico del participante externo en la fase Asignar a correspondiente en la segunda página del formulario de asociación.

2. En realidad, el flujo de trabajo asigna la tarea del participante externo al miembro del sitio que inicia el flujo de trabajo, o, si el flujo se inicia automáticamente, al miembro que agregó originalmente el flujo de trabajo. Esta persona a la que se asigna realmente la tarea actúa como proxy del participante externo.

3. Este miembro del sitio recibe una notificación de tarea, con instrucciones para enviar una copia del elemento para su revisión al participante externo. (Mientras tanto, el participante externo recibe una copia de la notificación de tarea, que puede funcionar como una alerta útil o aviso.)

4. El miembro del sitio al que se asigna realmente la tarea envía una copia del elemento al participante externo.

5. El participante externo revisa el elemento y envía su respuesta al miembro del sitio.

6. Cuando llega la respuesta del participante externo, el miembro del sitio completa la tarea en nombre del participante externo.

Este es un diagrama del proceso.

La ubicación central desde la que puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página Estado del flujo de trabajo para esa instancia del flujo de trabajo.

En primer lugar, te mostraremos cómo acceder a esa página y, a continuación, te mostraremos cómo usar las opciones y la información que encuentres allí. Por último, le mostraremos otras dos páginas en las que podrá obtener información adicional de supervisión.

Secciones en este segmento

1. Ir a la página de estado del flujo de trabajo

2. Usar la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

3. Cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

4. Cambiar tareas futuras (tareas aún no asignadas)

5. Cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

6. Averiguar qué flujos de trabajo se están ejecutando en un elemento

7. Supervisar flujos de trabajo para toda la colección de sitios

1. Ir a la página de estado del flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo En curso del elemento y del flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento llamado Keynote Draft y el flujo de trabajo es Aprobación 3.

Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo.

Parte superior del segmento

2. Use la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo.

Aquí, en la ilustración de cada sección de la página De estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas de supervisión que responde la sección.

Sección Información del flujo de trabajo

Preguntas:

• ¿Quién inició esta instancia del flujo de trabajo?

• ¿Cuándo se inició esta instancia?

• ¿Cuándo se produjo la última acción en esta instancia?

• ¿En qué elemento se ejecuta esta instancia?

• ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección Tareas

Preguntas:

• ¿Qué tareas ya se han creado y asignado, y cuál es su estado actual?

• ¿Qué tareas ya se han completado y cuál fue el resultado para cada una de esas tareas?

• ¿Cuál es la fecha de vencimiento de cada tarea que ya se ha creado y asignado?

Las tareas que se han eliminado y las tareas que aún no se han asignado no aparecen en esta sección.

Sección Historial del flujo de trabajo

Preguntas:

• ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?

• Tenga en cuenta que las tareas vencidas y las notificaciones de tareas vencidas no aparecen en esta área.

Parte superior del segmento

3. Cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

Hay dos formas de cambiar las tareas que ya están asignadas pero aún no se han completado:

• Cambiar una única tarea activa

• Cambiar todas las tareas activas

Cambiar una única tarea activa

Permisos   Para realizar cualquier cambio en una única tarea asignada a otra persona, debe tener el permiso Administrar listas. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no. Por ejemplo, es posible tener permisos que le permitan iniciar un flujo de trabajo pero no realizar cambios en la tarea de otro participante).

Si tiene los permisos necesarios:

1. Haga clic en el título de la tarea en la lista Tareas .
   

2. Use el formulario de tareas para completar, eliminar o reasignar la tarea.

Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo usar el formulario de tareas, vea el segmento Completo de este artículo.

Cambiar todas las tareas activas

Permisos    Los cuatro vínculos a comandos de la ilustración siguiente aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo Finalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

1. En el área justo debajo de la visualización de flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Actualizar tareas activas de Aprobación .

2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

   • Los mensajes que reflejan los cambios se envían a las personas que tienen asignadas actualmente tareas en esta ejecución.

   • Las tareas ya completadas o eliminadas, y las tareas aún no asignadas, no se ven afectadas por los cambios que realice en este formulario.

   • Si quiere realizar cambios en las tareas aún no asignadas, consulte la siguiente sección, Cambiar tareas futuras.

Duración por tarea, Unidades de duración Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje en blanco la duración por tarea y no realice ningún cambio en las Unidades de duración. Para quitar la fecha de vencimiento para que no haya ninguna    Escriba el número 0 en Duración por tarea. Para quitar la fecha de vencimiento ampliando la duración de la tarea    Use ambos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades por las que desea extender la duración.

Petición Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el cuadro de texto.

1. Cuando tenga todos los campos del formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Se actualizan todas las tareas activas en la instancia actual.

Parte superior del segmento

4. Cambiar tareas futuras (tareas aún no asignadas)

Permisos    Los cuatro vínculos a comandos de la ilustración siguiente aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo Finalizar este flujo de trabajo ahorano aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

1. En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de la Visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar o actualizar aprobadores de aprobación .

2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en ACTUALIZAR.

   Nota: Las tareas ya creadas y asignadas no se ven afectadas por los cambios que realice en este formulario.

	Participantes, Ordenar, Expandir grupos Para agregar o quitar participantes o cambiar el orden de las tareas    Agregue, quite y/o reorganice el orden de los nombres odirecciones de los participantes en el campo Participantes. Para quitar una fase completa    Haga clic en el campo Asignar a de esa fase y, a continuación, presione CTRL+SUPRIMIR. Nota: Puede usar la casilla Expandir grupos para especificar si los grupos de distribución enumerados deben tener asignada una sola tarea para todo el grupo o una tarea por miembro. Para obtener más información sobre el uso de estos campos, vea el segmento PLAN y el segmento Agregar adecuado (lista/biblioteca o colección de sitios) de este artículo.
	Petición Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el texto del cuadro.
	Fecha de vencimiento para todas las tareas, duración por tarea, unidades de duración Para cambiar o quitar la fecha de vencimiento del calendario    Elimine la fecha existente y, a continuación, proporcione una nueva o, para quitar la fecha de vencimiento específica por completo, deje el campo en blanco. (No escriba un cero en este campo. Este campo debe contener un valor de fecha de calendario o estar vacío). Para mantener la duración existente    Deje en blanco la duración por tarea y no realice ningún cambio en las Unidades de duración. Para quitar la duración de modo que no haya ninguna    Escriba el número 0 en Duración por tarea. Para ampliar la duración de la tarea    Use ambos campos de duraciones para especificar el número y el tipo de unidades por las que desea extender la duración. (Para obtener más información sobre cómo establecer fechas de vencimiento y duraciones, consulte el segmento PLAN de este artículo).

1. Cuando tenga todos los campos del formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Todas las tareas futuras de la instancia actual reflejarán los cambios.

Parte superior del segmento

5. Cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

Hay dos formas de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de que se haya completado:

• Cancelar el flujo de trabajo    Se cancelan todas las tareas, pero se conservan en el área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo.

• Finalizar el flujo de trabajo    Todas las tareas se cancelan y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, aún se reflejan en el área Historial del flujo de trabajo).

A continuación se indican las instrucciones de ambos métodos.

Cancelar (todas las tareas se cancelaron pero se conservaron en la lista de tareas y en el Historial)

Permisos    Los cuatro vínculos a comandos de la ilustración siguiente aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo Finalizar el flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

Si la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria, se puede detener.

• En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de la visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Cancelar todas las tareas de aprobación .

• Haga clic en Sí para confirmar.

Se cancelan todas las tareas actuales y el flujo de trabajo termina con el estado Cancelado. Las tareas canceladas siguen apareciendo en el área Tareas y en el área Historial del flujo de trabajo .

Finalizar (todas las tareas eliminadas de la lista de tareas, pero conservadas en el Historial)

Permisos    Los cuatro vínculos a comandos de la ilustración siguiente aparecen en la página Estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo Finalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y los grupos Visitantes no).

Si se produce un error o si el flujo de trabajo se detiene y no responde, se puede terminar.

En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en Finalizar este flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar.

Se cancelan todas las tareas creadas por el flujo de trabajo y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo, aunque aún se reflejan en el área Historial del flujo de trabajo . El flujo de trabajo termina con el estado Flujo de trabajo cancelado.

Parte superior del segmento

6. Averigüe qué flujos de trabajo se están ejecutando en un elemento

En la página Flujos de trabajo de cualquier elemento, encontrará una lista de los flujos de trabajo que se están ejecutando actualmente en ese elemento.

1. Vaya a la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento.

2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable.

3. En la página Flujos de trabajo: nombre del elemento , en Flujos de trabajo en ejecución, encontrará una lista de instancias que se están ejecutando actualmente en el elemento.

Parte superior del segmento

7. Supervisar los flujos de trabajo de toda la colección de sitios

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de un vistazo:

• Cuántos flujos de trabajo basados en cada plantilla de flujo de trabajo existen actualmente en la colección de sitios.

• Si cada plantilla de flujo de trabajo está activa o inactiva en la colección de sitios.

• Cuántas instancias de versiones de flujo de trabajo basadas en cada plantilla de flujo de trabajo se están ejecutando actualmente en la colección de sitios.

Para ello, siga estos pasos:

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio de la colección).

2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en Flujos de trabajo.

Se abrirá la página Flujos de trabajo que muestra la información.

¿Y ahora qué?

Si es la primera vez que se ejecuta esta versión del flujo de trabajo, es posible que desee usar las instrucciones del segmento REVIEW de este artículo para ver los eventos de la instancia y averiguar si el flujo de trabajo funciona tal como quiere.

Una vez completada la instancia de flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en su historial. (Puede obtener acceso al registro de cualquier instancia durante un máximo de 60 días después de que se complete la instancia).

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo en todas las instancias.

Secciones en este segmento

1. Revisar eventos en la instancia más reciente

2. Historial de instancias de Access durante un máximo de 60 días

3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

1. Revisar eventos en la instancia más reciente

Siempre que un elemento permanezca en la misma lista o biblioteca y hasta que se ejecute de nuevo el mismo flujo de trabajo en ese mismo elemento, se podrá acceder al historial de la instancia más reciente desde la lista o biblioteca.

Para ver la página Estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de un flujo de trabajo ejecutada en cualquier elemento:

• En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo de estado del elemento y del flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento titulado Keynote draft y el flujo de trabajo es New Doc Approval.

En la página Estado del flujo de trabajo, la sección Historial del flujo de trabajo se encuentra cerca de la parte inferior.

Parte superior del segmento

2. Historial de instancias de Access durante un máximo de 60 días

¿Qué sucede si desea revisar el historial de una instancia después de volver a ejecutar el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo durante un máximo de 60 días, desde cualquiera de los dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo.

Desde la lista o biblioteca

1. Vaya a la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento.

2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable.

3. En la página Flujos de trabajo: nombre del elemento , en Flujos de trabajo completados, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
   
   Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo de esa instancia.

Desde la notificación de finalización del flujo de trabajo

• Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo para la instancia que desea revisar y, a continuación, haga clic en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo .

Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo de esa instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, es posible que desee crear una regla de Outlook. Configure la regla para copiar en su propia carpeta independiente todos los mensajes entrantes en los que se haya completado el texto en la línea Asunto . (Asegúrese de que la regla de Outlook copia los mensajes entrantes y no los mueve simplemente o tampoco aparecerán en la Bandeja de entrada).

Parte superior del segmento

3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre el rendimiento general de una de sus versiones de flujo de trabajo (a lo largo del tiempo y en varias instancias), puede crear uno de los dos informes predefinidos o ambos:

• Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver los promedios del tiempo que tarda cada actividad de un flujo de trabajo en completarse, así como el tiempo que tarda cada ejecución completa o instancia de ese flujo de trabajo en completarse.

• Informe de cancelaciones y errores    Use este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela con frecuencia o encuentra errores antes de su finalización.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
   

2. En la página Estado del flujo de trabajo, en Historial del flujo de trabajo, haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.
   

3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
   

4. En la página Personalizar, conserve o cambie la ubicación donde se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.

5. Una vez completado el informe, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior).
   

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona de la manera que desea, ya está listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que quiera cambiar sobre su funcionamiento, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

Después de ejecutar la primera instancia del nuevo flujo de trabajo aprobación y revisar los resultados, es posible que desee realizar uno o varios cambios en la forma en que está configurado el flujo de trabajo.

Además, es posible que desee realizar más cambios en la configuración en varias ocasiones en el futuro.

Por último, es posible que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo durante un período más corto o más largo, pero no quitarlo, o es posible que desee quitarlo por completo.

Secciones en este segmento

1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y edite el formulario de asociación que usó originalmente para agregarlo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .

   Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se denomina Calendario.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.

   Nota: Si el flujo de trabajo de aprobación que desea no aparece en la lista, es posible que solo esté asociado a un tipo de contenido. Los flujos de trabajo que aparecen en esta lista se controlan mediante el control Estos flujos de trabajo están configurados para ejecutarse en elementos de este tipo de control, situados justo debajo de la lista. (Vea la ilustración). Haga clic en las opciones de tipo de contenido del menú desplegable para ver cuál muestra el flujo de trabajo que desea. Cuando el flujo de trabajo que desea aparezca en la lista, haga clic en su nombre.

5. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se usaron originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

   Para obtener más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento Agregar correspondiente (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio de la colección).

2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
   

5. En la página del tipo de contenido seleccionado, en Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
   

6. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.
   

7. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se usaron originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

   Para obtener más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento Agregar correspondiente (Lista/biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

Parte superior del segmento

2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .

   Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se denomina Calendario.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar, bloquear o restaurar un flujo de trabajo .

5. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
   

Hay cinco columnas en el formulario:

• Flujo    Nombre del flujo de trabajo.

• Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

• Conceder    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

• No hay nuevas instancias    Opción que permite completar todas las instancias en ejecución del flujo de trabajo, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar nuevas instancias. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir).

• Eliminar    Opción que quita el flujo de trabajo de la lista o biblioteca por completo. Todas las instancias en ejecución finalizan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio de la colección).

2. Haga clic en el icono Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
   

5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enConfiguración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
   

6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar, bloquear o restaurar un flujo de trabajo .

7. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
   

Hay cinco columnas en el formulario:

• Flujo    Nombre del flujo de trabajo.

• Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

• Conceder    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

• No hay nuevas instancias    Opción que permite completar todas las instancias en ejecución del flujo de trabajo, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar nuevas instancias. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir).

• Eliminar    Opción que quita el flujo de trabajo de la colección de sitios por completo. Todas las instancias en ejecución finalizan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

¿Y ahora qué?

Si ha realizado algún cambio, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para comprobar los efectos de los cambios.

Personalización adicional

Hay una amplia variedad de formas de personalizar aún más los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint.

Incluso puede crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puedes usar cualquiera de los siguientes programas o todos ellos:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalice los formularios, acciones y comportamientos del flujo de trabajo.

• Microsoft Visual Studio    Cree sus propias acciones de flujo de trabajo personalizadas.

Para obtener más información, consulta el sistema de ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).