Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación

Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación

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flujos de trabajo de SharePoint pueden ayudarle a automatizar los procesos de negocio, hacerlos más coherente y más eficaz. Permite de flujo de trabajo de aprobación que redirigir documentos y otros elementos almacenados en SharePoint a una o más personas para su aprobación.

Para obtener más información, consulte acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint.

Importante: De forma predeterminada, el flujo de trabajo de aprobación no está activada y no se enumera en el cuadro de lista Seleccionar una plantilla de flujo de trabajo del formulario de asociación. Para que esté disponible para su uso, un administrador del sitio debe activarlos en el nivel de colección de sitios. Vaya a Configuración del sitio > Características de colección de sitios > Activar la característica de flujos de trabajo. Además, SharePoint 2013 proporciona estas plantillas de flujo de trabajo basadas en modo de compatibilidad de SharePoint 2010. Para crear un flujo de trabajo de SharePoint 2013 según con lógica similar, use SharePoint Designer 2013.

Si todo lo que debe hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación    Simplemente desplácese hacia abajo hasta el segmento completado y expandir. No es posible que tenga cualquiera de los demás segmentos por ahora.

Comparación de procesos manuales con el flujo de trabajo automatizado

flujos de trabajo de SharePoint son:

  • Eficaces y coherentes    Un flujo de trabajo de aprobación redirige automáticamente un documento o elemento, asigna tareas de revisión, realiza un seguimiento de su progreso, y envía avisos y notificaciones cuando es necesario. La actividad de un flujo de trabajo se puede supervisar y ajustar desde una página de estado central, y el historial de los eventos de la ejecución de un flujo de trabajo se mantiene durante los 60 días posteriores a la finalización del mismo.

  • Menos trabajo para usted    Un flujo de trabajo de aprobación le permite ahorrar tiempo a usted y a sus compañeros y, al mismo tiempo, simplifica y estandariza el proceso de aprobación.

Este es un diagrama de una versión muy simple de un flujo de trabajo de aprobación.

Diagrama de flujo de trabajo de aprobación simple

La información de este artículo se presenta en diez segmentos expandibles.

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Si desea agregar, iniciar, supervisar y mantener los flujos de trabajo    Si aún no está familiarizado con estas tareas, puede que le resulte útil para trabajar con este artículo, segmento por segmento, la primera vez diseño y agregar un flujo de trabajo. Una vez que ya está familiarizado con la información y el diseño de artículo, podrá ir directamente al segmento que necesite en las visitas devueltas.

Aprobación de contenido y de publicación    Posiblemente, dispone de listas o bibliotecas donde le gustaría revisar los nuevos elementos o las nuevas versiones de los elementos actuales antes de que se muestren visibles para todos los usuarios con acceso a la lista. Así podrá garantizar la precisión de su contenido, forma y estilo. Este tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido y, para controlar la aprobación de una lista o biblioteca, puede usar un flujo de trabajo de aprobación. También existe un flujo de trabajo de aprobación de publicación muy similar, creado para sitios de SharePoint que publican páginas web en Internet.

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Un flujo de trabajo de aprobación es una característica de SharePoint que redirige un documento u otro elemento almacenado en una lista o una biblioteca de SharePoint a una o varias personas para que lo aprueben o rechacen. El flujo de trabajo automatiza, simplifica y estandariza todo el proceso.

Diagrama de flujo de trabajo de aprobación simple

El flujo de trabajo de aprobación básico que se incluye con los productos de SharePoint funciona como plantilla. Al usar esta plantilla, puede agregar varios flujos de trabajo de aprobación a los sitios. Cada flujo de trabajo que agregue constituirá una versión única del flujo de trabajo de aprobación básico, con su propio método de trabajo, conforme a la configuración que haya especificado al agregarlo.

Secciones de este segmento

  1. ¿Qué puede hacer por usted un flujo de trabajo de aprobación?

  2. ¿Qué no se puede hacer con un flujo de trabajo de aprobación?

  3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

  4. ¿Cómo se planear, agregar, ejecutar y mantener este tipo de flujo de trabajo?

1. Lo que un flujo de trabajo de aprobación puede hacer por usted

  • Al agregar por primera vez un flujo de trabajo de aprobación a su lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes desea incluir e indicar si las tareas deben asignarse una detrás de otra (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo). Incluso puede decidir si desea dividir las tareas de los participantes en dos o más fases independientes, o especificar una fecha de vencimiento final o el tiempo permitido para que se complete una tarea. Asimismo, cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual en un elemento, podrá modificar cualquiera de estos ajustes.

  • El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado y este debe elegir entre varias respuestas posibles: aprobar o rechazar el elemento, solicitar un cambio en el mismo, o reasignar, cancelar o eliminar la tarea.

  • Mientras se está ejecutando el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de estado del flujo de trabajo.

  • Durante los 60 días posteriores a la finalización del flujo de trabajo, en la página de estado de dicho flujo se mantendrá una lista con todos los eventos ocurridos durante su ejecución (o instancia), que podrá usar como referencia informal.

También puede usar un flujo de trabajo de aprobación para administrar un proceso de aprobación de contenido para una lista o biblioteca. Para obtener más información, vea el segmento controlar de este artículo.

2. Lo que no puede hacer un flujo de trabajo de aprobación

Por lo general, los participantes en un flujo de trabajo de aprobación no tienen permiso para realizar cambios en el elemento que se está revisando. En su lugar, pueden solicitar que se realicen cambios en el elemento durante el transcurso de la instancia del flujo de trabajo. Si desea agregar un flujo de trabajo en el que los participantes inserten comentarios y marcas de revisión en el propio elemento, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios, en la sección Vea también.

Además, los flujos de trabajo de aprobación no están diseñados para recopilar firmas. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento de Microsoft Word, un libro de Microsoft Excel o un formulario de Microsoft InfoPath, vea el artículo,todo sobre los flujos de trabajo de recopilar firmas, en la sección Vea también.

Principio del segmento

3. Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo

Para agregar un flujo de trabajo    De forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para Agregar un flujo de trabajo. (El grupo de propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y el grupo de visitantes no).

Para iniciar un flujo de trabajo    También de forma predeterminada, debe tener permiso para editar elementos para Iniciar un flujo de trabajo que ya se ha agregado. (El grupo de miembros y propietarios del grupo tienen permiso para editar elementos de forma predeterminada, el grupo de visitantes no).

De forma alternativa, el grupo Propietarios puede elegir si desea configurar flujos de trabajo específicos que solo puedan iniciar los miembros del grupo Propietarios. Para ello, active la casilla Requerir permisos de administración de listas para iniciar el flujo de trabajo, en la primera página del formulario de asociación.

Principio del segmento

4. Cómo planear, agregar, ejecutar y mantener este tipo de flujo de trabajo

Estas son las fases básicas:

  • ANTES de que se ejecuta el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)   
    Antes de agregar un flujo de trabajo, piensa donde desea agregar (para una única lista o biblioteca, o para la colección de sitios) y los detalles de funcionamiento. Después de que ha agregado y configurado el flujo de trabajo, cualquier usuario con los permisos necesarios podrá iniciar el flujo de trabajo en un elemento específico. También puede configurar el flujo de trabajo que se ejecute automáticamente. Pueden activar ejecuciones automáticas en función de uno o ambos de los siguientes eventos de activación: cuando se agrega o se creó en una lista o biblioteca cualquier elemento, o cuando cualquiera de los elementos en una lista o biblioteca se cambia.

  • MIENTRAS se ejecuta el flujo de trabajo (Finalizar, supervisar, ajustar)   
    Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas asignadas. Avisos automáticos se envían a los participantes que no cumplan las fechas límite de tareas. Mientras tanto, se puede supervisar el progreso del flujo de trabajo desde una página de estado del flujo de trabajo central para cada instancia del flujo de trabajo. Se pueden realizar ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta desde esa misma página; y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o termina desde allí.

  • Después de que ejecuta el flujo de trabajo (revisar, informe, cambiar)   
    Una vez completado el flujo de trabajo, todo el historial de esa ejecutar (o instancia) se pueden revisar durante un máximo de 60 días en la página Estado del flujo de trabajo. En la misma página, se pueden crear informes estadísticos sobre el rendimiento de esta versión del flujo de trabajo. Por último, si alguna vez hay algo que desea cambiar información sobre la forma de las funciones de flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación completado cuando agrega el flujo de trabajo por primera vez.

El siguiente diagrama de flujo ilustra estas fases desde la perspectiva de la persona que agrega un nuevo flujo de trabajo.

Proceso del flujo de trabajo

En este segmento identificaremos las decisiones que debe tomar y la información que debe ensamblar antes de agregar una versión del flujo de trabajo de aprobación.

Si ya está familiarizado con el procedimiento Agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita un aviso sobre los pasos concretos, puede ir directamente al Agregar segmento correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Secciones de este segmento

  1. Plantillas y versiones

  2. Presentación del formulario de asociación

  3. Doce preguntas que responder

1. Plantillas y versiones

Los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint funcionan como las plantillas principales en las que se basan los flujos de trabajo específicos que usted agregue a las listas, las bibliotecas y a la colección de sitios.

Cada vez que agregue un flujo de trabajo de aprobación, por ejemplo, que realmente agrega una versión de la plantilla de flujo de trabajo de aprobación general. Va a asignar a cada versión su propio nombre y su propia configuración, que se especifica en el formulario de asociación al agregar esa versión. De este modo, puede agregar varios flujos de trabajo, todas las versiones basaban en el patrón de flujo de trabajo de aprobación de plantilla, pero cada una de las versiones denominado y adaptada a la forma específica que se use. También se pueden hacer referencia a las versiones con nombre como instanciasdel flujo de trabajo.

Principio del segmento

2. Presentación del formulario de asociación

Cuando se agrega una nueva versión del flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidos, rellene un formulario de asociación para especificar el modo en que desea que la nueva instancia de trabajo.

La siguiente sección contiene una lista de cuestiones para ayudarle a completar el formulario de asociación. No obstante, eche primero un vistazo al formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Primer formulario de inicio

Segunda página del formulario de asociación

Formulario para especificar información específica de la ejecución

Los campos del cuadro rojo de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio, que aparecerá cada vez que inicie manualmente el flujo de trabajo y podrá editarlo para una sola ejecución.

Principio del segmento

3. Doce preguntas que responder

Cuando tenga las respuestas a todas las preguntas de esta sección, ya estará listo para agregar un flujo de trabajo.

  1. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo adecuado?

  2. ¿Una lista, biblioteca o colección de sitios completa? ¿y un tipo de contenido, o todos los tipos de contenido?

  3. ¿Qué es un buen nombre?

  4. ¿Listas de tareas e historiales: nuevas o existentes?

  5. ¿Cómo (y por quién) puede ser iniciar este flujo de trabajo?

  6. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

  7. Participantes: ¿Quiénes y en qué orden?

  8. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

  9. ¿Cuando son las tareas pendientes?

  10. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

  11. ¿A quién debo notificar?

  12. ¿Controlará este flujo de trabajo de aprobación de contenido?

01. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo adecuado?

Hay varias plantillas de flujo de trabajo que incluyen la palabra 'Aprobación' en sus nombres. En este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como aprobación-SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo es la mejor opción para usted, consulte el segmento de aprendizaje de este artículo. Para obtener más información acerca de las plantillas de flujo de trabajo que están disponibles, vea el artículo sobre los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint, en la sección Vea también.

Principio del segmento

02. ¿Una lista, una biblioteca o toda la colección de sitios? ¿Uno o todos los tipos de contenido?

Puede hacer que la nueva versión del flujo de trabajo de aprobación esté disponible en una sola lista o biblioteca, o puede hacerlo en toda la colección de sitios.

  • Si agrega el flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o en uno solo.

  • No obstante, aunque agregue el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, deberá configurarlo para que se ejecute en un solo tipo de contenido del sitio.

Mapa de la colección de sitios con los 3 procedimientos explicados para agregar un flujo de trabajo

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista de SharePoint o la biblioteca pertenece a uno u otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser tan básico y genérico como documento u Hoja de cálculo de Excelo como muy especializado como Contrato Legal o Especificación de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en los productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizar estos y agregar otros que cree usted mismo. Para obtener más información, vea crear o personalizar un tipo de contenido de sitio y Agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca.

Principio del segmento

03. ¿Qué nombre es el adecuado?

Asigne a la versión del flujo de trabajo un nombre que:

  • Indique claramente para qué la va a usar.

  • La distinga perfectamente de otros flujos de trabajo.

Un ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores. El grupo desea usar dos flujos de trabajo de aprobación distintos para administrar los envíos de documentos de colaboradores externos:

  • Deberá ejecutar el primer flujo de trabajo en todos los documentos enviados para decidir si desea aceptarlo para el proceso de edición.

  • Tras aceptar y editar un documento enviado, deberá iniciar el segundo flujo de trabajo en el borrador editado para decidir si desea aceptarlo como documento final.

Puede denominar al primer flujo de trabajo Aprobación de aceptación de envío y el segundo como Aprobación de borrador Final.

Sugerencia: Como siempre, es una buena idea establecer convenciones de nomenclatura con las que deberán familiarizarse todos los implicados en un flujo de trabajo.

Principio del segmento

04. Listas de tareas e historiales: ¿Nuevas o existentes?

Puede tener un flujo de trabajo use una lista de tareas predeterminada o historial del sitio, use otras existentes tareas e historial listas o nueva solicitud muestra únicamente para este flujo de trabajo.

  • Si un sitio va a disponer de varios flujos de trabajo, o en el caso de que varios flujos de trabajo cuenten con numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar listas nuevas para cada flujo de trabajo. Si administra listas muy largas puede ralentizar el rendimiento. Es más rápido y más sencillo para el sistema mantener varias listas cortas que una sola muy larga.

  • Si las tareas y el historial para este flujo de trabajo contendrá confidencial o los datos que desea mantener separados de general lista tareas, a continuación, debe definitivamente indican que desea que las listas nuevas e independientes para este flujo de trabajo. (Después de agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que se establecen los permisos adecuados para las nuevas listas.)

Principio del segmento

05. ¿Cómo y quién puede iniciar este flujo de trabajo?

Configure un flujo de trabajo para que únicamente se inicie de forma manual, automática o de ambas formas:

  • Cuando se inicia manualmente un flujo de trabajo de aprobación en un documento o elemento específico, se presenta el formulario de inicio, de otro formulario. El formulario de inicio contiene la mayoría de las configuraciones de la segunda página del formulario de asociación . De este modo, si desea que la persona que inicia el flujo de trabajo cambiar cualquiera de las opciones (para solo la instancia actual), pueden hacerlo antes de que haga clic en Inicio. Vaya a la lista > menú contextual elemento > flujos de trabajo > Seleccionar el flujo de trabajo para iniciarlo manualmente.

  • Evidentemente, con un inicio automático no existe la posibilidad de presentar un formulario de inicio, por lo que se usa la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación sin ningún cambio.

La siguiente ilustración muestra la diferencia entre los inicios manuales y automáticos.

Comparación de las formas de inicio manual y automático

Los cambios que realice en el formulario de iniciación son aplicado solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración predeterminadapermanente, del flujo de trabajo, editar el formulario de asociación original, como se explica en el segmento cambiar de este artículo.

Inicio manual

Si permite el inicio manual, cualquier persona con los permisos necesarios podrá iniciar el flujo de trabajo cuando lo desee en cualquier elemento apto.

La principal ventaja de un inicio manual consiste en que tanto usted como sus compañeros podrán ejecutar el flujo de trabajo solo y siempre que lo consideren conveniente, y cada vez que lo ejecuten tendrán la opción de cambiar la configuración con el formulario de inicio.

Un ejemplo rápido    Si desea ejecutar el flujo de trabajo solo en los elementos creados por el escritor de fuera de su equipo, iniciarlo manualmente mantiene se ejecuten automáticamente en los elementos creados por usted y sus compañeros de equipo. (Una solución alternativa: mantener una lista o biblioteca para los elementos de autores en su equipo y una lista independiente o la biblioteca para los elementos de todos los otros autores. De este modo, puede ejecutar el flujo de trabajo automáticamente, pero sólo en la lista de autores exterior. Otra solución: agregar una condición IF y configurar Creado por a la persona concreta. Consulte referencia rápida de las condiciones de flujo de trabajo para obtener más información).

La principal desventaja del inicio manual es que todos los usuarios deben acordarse de ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea necesario.

Inicio automático

Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente en cualquiera de los siguientes eventos:

  • Un usuario intenta publicar una versión principal de un elemento.

  • Usted u otro usuario ha creado o actualizado un nuevo elemento en la lista o biblioteca.

  • Usted u otro usuario ha modificado un elemento previamente almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja del inicio automático es que nadie tiene que acordarse de iniciar el flujo de trabajo, ya que se ejecuta siempre que se produce un evento de activación.

Un ejemplo rápido    Si usted es el responsable de la precisión y la idoneidad de los elementos de una lista, puede agregar un flujo de trabajo de aprobación a esa lista y definirse a usted mismo como el único participante. Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente cada vez que cambie un elemento de la lista o se agregue a la misma un nuevo elemento. De esa forma, siempre estará informado.

Dos inconvenientes del inicio automático:

  • No puede detener la ejecución del flujo de trabajo si se produce un evento de activación.

  • No puede cambiar la configuración al comienzo de cada instancia.

Para obtener más información sobre cómo ejecutar automáticamente un flujo de trabajo de aprobación siempre que alguien intente publicar una versión principal de un elemento, vea el segmento controlar de este artículo.

Principio del segmento

06. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Solo si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido para una colección de sitios completa, tendrá la opción de agregar también dicho flujo a todos los demás tipos de contenido de la colección que se han heredado del tipo de contenido al que está agregando el flujo de trabajo.

Notas

  • La operación necesaria para completar toda esta adición puede resultar bastante larga.

  • Si se ha roto la herencia en sitios o subsitios donde desea agregar el flujo de trabajo a los tipos de contenido de herencia, antes de ejecutar esta operación, compruebe que pertenece al grupo Propietarios para cada uno de estos sitios o subsitios.

Principio del segmento

07. Participantes: ¿Quiénes y en qué orden?

Deberá proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de todas las personas a las que asigne tareas de revisión.

¿Una o varias fases?    Puede elegir si desea realizar las tareas de revisión en una o en varias fases, en cuyo caso se realizarán de forma correlativa.

¿Revisiones paralelas o en serie?    En el caso de los participantes en una sola fase, puede asignarles las tareas de revisión al mismo tiempo (en paralelo) o una después de otra (en serie), en el orden que usted indique. El modo en serie puede ser útil si, por ejemplo, configura el flujo de trabajo para que finalice tras el primer rechazo, o si desea que los participantes puedan ver los comentarios de participantes anteriores como parte del contexto de sus revisiones.

Un ejemplo

Este sencillo escenario ilustra algunas ventajas de las revisiones en serie y en varias fases:

Imagine que Antonio agrega un nuevo flujo de trabajo de aprobación y desea que sus compañeros Almudena y Jesús revisen todos los elementos antes que él. También desea que, si Almudena o Jesús rechazan un elemento, finalice el flujo de trabajo antes que su propia revisión. Antonio puede configurar estas acciones de dos formas:

  • Mediante el uso de una revisión en serie    Antonio configura una revisión de la serie de etapa única que Ana y Juan están los dos primeros participantes y es el tercer; y selecciona la opción Finalizar al primer rechazo.
    En este acuerdo, Ana debe aprobar el elemento antes de que se ha asignado tareas de Juan y, a continuación, Juan debe aprobar el elemento antes de que se ha asignado la tarea de Antonio. Si Ana rechaza el elemento, Jesús ni Antonio se asignará una tarea; y si aprueba Ana pero Juan rechaza, a continuación, el flujo de trabajo aún termina antes de tarea de revisión de Antonio nunca se asigna.
    Le mostramos cómo Antonio configura su revisión de serie de etapa única.
    Formulario con la configuración de fases en serie resaltada
    Opción Finalizar al primer rechazo seleccionada

  • Con dos fases    Si Tomás desea Ana y Juan asignarse sus revisiones al mismo tiempo, para que Juan no tiene que esperar para que Ana termine antes de que pueda empezar, puede configurar dos etapas del flujo de trabajo: la primera fase en paralelo para revisiones Ana y de Juan y la segunda etapa un independiente para solo su propia revisión. Nuevamente, selecciona la opción Finalizar al primer rechazo. La segunda etapa no se iniciará hasta que se complete la primera fase; nuevamente, si Ana o Juan rechaza el elemento, nunca se asignará a tarea de revisión de Antonio.
    Le mostramos cómo Antonio configura su revisión paralelo de dos fases.
    Formulario con configuración para fase en paralelo resaltada
    Opción Finalizar al primer rechazo seleccionada

Aquí puede ver diagramas de las dos soluciones.

Visualización simultánea de flujo de trabajo en serie y flujo de trabajo en dos fases

Participantes externos    Hay un proceso especial para incluir los participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como un proxy de participante externo.

Aquí puede ver un diagrama del proceso:

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

Asignar una tarea a cada grupo completo o uno para cada miembro del grupo?    Si incluye una grupo dirección o lista de distribución entre los participantes del flujo de trabajo, puede que tenga el flujo de trabajo asignar una tarea a cada miembro del grupo, o asignar solo una tarea a un grupo completo (pero sigue sin enviar una notificación de única tarea a cada miembro). Cuando se asigna solo una tarea a todo el grupo, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar la tarea única. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo).

Principio del segmento

08. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

Existe un campo de texto en el formulario de asociación donde puede especificar instrucciones, detalles sobre requisitos, recursos y mucho más.

Dos elementos que puede incluir:

  • Información de contacto, en caso de que los participantes tengan dificultades o dudas.

  • Si el flujo de trabajo asigna solo una única tarea a cada grupo o lista de distribución, mencione aquí que un único miembro de cada grupo de este tipo debe reclamar la tarea antes de completar. De este modo, otros miembros del grupo no pierdan tiempo comenzando la misma tarea. Encontrará los detalles sobre la reclamación de una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo

Principio del segmento

09. ¿Cuándo vencen las tareas?

Puede indicar cuándo vencen las tareas del flujo de trabajo de dos formas:

Por fecha del calendario    Puede especificar una única fecha del calendario en la que vencerán todas las tareas.

  • Si configurado el flujo de trabajo se inicie automáticamente, normalmente no debería usar esta opción. Esto es porque la fecha de valor que especifique no ajusta automáticamente en relación con la fecha actual cada vez que el flujo de trabajo se inicia automáticamente.

Por duración de la tarea    Puede especificar un número de días, semanas o meses permitidos para que finalice cada tarea, comenzando por la fecha de asignación de la misma.

  • La fecha de vencimiento del calendario invalida la duración de la tarea especificada. Es decir, si hoy es 10 de junio y se me ha asignado una tarea de tres días de duración, con una fecha de vencimiento del calendario establecida en el 11 de junio, la tarea vencerá el 11 de junio (en la fecha de vencimiento del calendario), y no el 13 de junio (cuando finalizaría el plazo de tres días).

Principio del segmento

10. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

Para no perder tiempo en revisiones innecesarias, puede configurar el flujo de trabajo para que finalice de forma inmediata (antes de la fecha de vencimiento especificada o calculada) si se produce uno de los siguientes eventos:

  • Un participante rechaza el elemento.

  • El elemento cambia de alguna forma.

Nota:  Un flujo de trabajo no se puede iniciar en un elemento desprotegido. No obstante, si desea que un elemento para revisión no sufra ningún cambio, puede desprotegerlo una vez que se inicie el flujo de trabajo. De hacerlo así, no podrá iniciar ningún otro flujo de trabajo en el mismo hasta que lo proteja de nuevo.

Principio del segmento

11. ¿A quién debo notificar?

En el campo CC de la segunda página del formulario de asociación, puede especificar los nombres o las direcciones de todos los usuarios que deben recibir notificación cuando el flujo de trabajo se inicie o finalice.

  • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo a una persona.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarlo en este campo.

Principio del segmento

12. ¿Controlará este flujo de trabajo la aprobación de contenido?

Es posible que desee revisar los nuevos elementos o las nuevas versiones de los elementos actuales de determinadas listas o bibliotecas, para garantizar la precisión del contenido, la forma y el estilo antes de que estén visibles para todos los usuarios con acceso a dichas listas. Este tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

Los productos de SharePoint, puede usar un flujo de trabajo de aprobación para realizar el proceso de aprobación de contenido, incluso más fácil y más eficaz. Para obtener más información, vea el segmento controlar la aprobación de contenido de este artículo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar un nuevo flujo de trabajo de aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Es posible que desee revisar los nuevos elementos o las nuevas versiones de los elementos actuales de determinadas listas o bibliotecas, para garantizar la precisión del contenido, la forma y el estilo antes de que estén visibles para todos los usuarios con acceso a dichas listas. Este tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

En los productos de SharePoint, puede controlar la aprobación de contenido de forma manual, sin un flujo de trabajo. Sin embargo, con un flujo de trabajo de aprobación de SharePoint el proceso puede resultar mucho más sencillo y eficaz.

Si aún no está familiarizado con las características de aprobación de contenido y control de versiones de los productos de SharePoint, le recomendamos que comience revisando uno de los siguientes artículos:

El flujo de trabajo de aprobación puede controlar el proceso de aprobación de contenido a través de dos procesos, cada uno de ellos asociado con un control único de los formularios de asociación que deberá rellenar la primera vez que agregue el flujo de trabajo. Puede usar el flujo de trabajo para uno de estos procesos o para los dos.

Control de publicación de versiones principales

En el área Opciones de inicio de la primera página del formulario de asociación, se encuentra la opción Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento. Cabe destacar lo siguiente:

  • Esta opción solo está disponible para los flujos de trabajo de aprobación que se ejecutan en todos los tipos de contenido de una sola lista o biblioteca, y no para los flujos de trabajo que se ejecutan en los elementos de un único tipo de contenido.

  • Para que esta opción esté disponible, debe habilitar la aprobación de contenido para la lista o biblioteca en la página Configuración de versiones, y seleccionar la opción Crear versiones principales y secundarias (borradores) de esta misma página.

  • Si selecciona esta opción, dejan de estar disponibles las dos opciones que la siguen: Iniciar este flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento e Iniciar este flujo de trabajo cuando se cambie un elemento.

  • Si selecciona esta opción, el flujo de trabajo se ejecutará automáticamente en un elemento solo cuando alguien intente publicar una versión principal de dicho elemento.

  • En una lista o biblioteca solo puede usarse un flujo de trabajo de aprobación para aprobar la publicación de versiones principales. Si intenta designar un segundo flujo de trabajo en la misma lista o biblioteca para esta función, se le solicitará que seleccione uno.

Control no basado en control de versiones

En el área Habilitar aprobación de contenido de la segunda página del formulario de asociación, se encuentra la opción Actualiza el estado de aprobación después de completarse el flujo de trabajo (use este flujo de trabajo para controlar la aprobación del contenido).

Esta opción está disponible en el formulario independientemente de si se requiere o no la aprobación de contenido en una lista o biblioteca. De cualquier forma, el valor del campo Aprobación del elemento se actualiza en función del resultado del flujo de trabajo.

Con esta opción, puede:

  • Ejecutar siempre el flujo de trabajo de forma manual.

  • Seleccionar una o varias opciones de inicio automático en la primera página del formulario de asociación.

  • Permitir tanto el inicio manual como el automático.

Control de contenido para sitios de publicación web

El control de contenido es un proceso especializado de los sitios que publican páginas en Internet. En consecuencia, hay un flujo de trabajo de aprobación de publicación especializado, que puede usar en los sitios de publicación, y una plantilla de sitio (denominada Sitio de publicación con flujo de trabajo) que incluye una versión del flujo de trabajo ya personalizado para usarla en la publicación de contenido web.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar un nuevo flujo de trabajo de aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si no aún está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, puede que le resulte útil para revisar el segmento de aprendizaje y el segmento Planear de este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de empezar

Antes de agregar un flujo de trabajo, compruebe estas dos cuestiones:

Correo electrónico    En el orden del flujo de trabajo enviar avisos y notificaciones de correo electrónico, correo electrónico debe estar habilitada para el sitio de SharePoint. Si no está seguro de que ya se ha hecho, consulte con el Administrador de SharePoint. Consulte también SharePoint 2013 paso a paso: configuración de configuración de correo electrónico saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas y bibliotecas, o colecciones de sitios. (Al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento de aprendizaje de este artículo.)

Principio del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Abra la lista o biblioteca a la que desea agregar el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca.

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se llama Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo, especifique si desea que el flujo de trabajo se ejecute en un documento, lista o carpeta y luego haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

  5. Completar la primera página del formulario de asociación.
    (Instrucciones siga la ilustración).

    Información básica de adición de flujos de trabajo con secciones resaltadas

    Primera sección resaltada

    Tipo de contenido

    Mantenga la selección predeterminada en Todos o seleccione un tipo de contenido específico.

    Segunda sección resaltada

    Plantilla

    Seleccione la plantilla aprobación-SharePoint 2010.

    Nota: Si la plantilla aprobación-SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el Administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o área de trabajo. Si es administrador, vaya a Configuración del sitio > Características de colección de sitios > características de Activar flujos de trabajo .

    Tercera sección resaltada

    Nombre

    Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará a este flujo de trabajo para los usuarios de esta lista o biblioteca.

    Para obtener sugerencias de nomenclatura para el flujo de trabajo, vea el segmento Planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Lista de tareas

    Seleccione la lista de tareas que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

    Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento Planear de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Lista de historial

    Seleccione el historial que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar un historial existente o hacer clic en Nueva lista de historial de flujo de trabajo para crear una lista nueva.

    Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento Planear de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    Opciones de inicio

    Especifique el o los modos de inicio para este flujo de trabajo.

    Para obtener información sobre cómo seleccionar opciones de inicio, vea el segmento Planear de este artículo.

    Para obtener información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento controlar de este artículo.

    • Tenga en cuenta que la opción iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento  no aparece si va a agregar el flujo de trabajo para un único tipo de contenido.

    • Tenga en cuenta también que, si selecciona Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento, las dos casillas siguientes no estarán disponibles.

  6. Una vez complete la configuración de este formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Siguiente.

  7. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Instrucciones siga la ilustración).

    Nota:  Los productos de SharePoint mostrarán las primeras opciones en esta segunda página del formulario de asociación (números del uno al siete en la siguiente ilustración, desde Aprobadores hasta CC) siempre que inicie el flujo de trabajo de forma manual, por si desea realizar cambios en estas opciones para instancias individuales.

    Valores predeterminados de la adición de flujos de trabajo con campos resaltados

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Especifique los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

    • Si desea asignar las tareas una por una (en serie)   
      Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que las tareas deben asignarse.

    • Si todas las tareas se asignará a la vez (en paralelo)   
      El orden de los nombres o las direcciones no es relevante.

    • Si desea asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
      Para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento completado de este artículo.

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Especifique si desea asignar las tareas una por una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo).

    Para obtener más información sobre el uso de orden serie o en paralelo, vea el segmento Planear de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee después de la primera que ha configurado.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

    Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento Planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Active esta casilla si desea asignar una tarea a cada miembrode cada grupo que especifique en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

    • Para tener solo una tarea asignada a cada grupo completo que se especifica en el campo asignar a, desactive esta casilla de verificación. (Cada miembro del grupo recibirán una notificación de tarea, pero puede reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo cualquier miembro. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.)

    Quinta sección resaltada

    Solicitud

    El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

    • Información de contacto.

    • Si corresponde, una nota sobre las tareas únicas asignadas a grupos o distribución completa listas. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo).

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

    • Si en algún momento desea iniciar el flujo de trabajo de forma automática, se recomienda dejar el campo Fecha de vencimiento de todas las tareas vacío y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Puede proporcionar una fecha precisa de vencimiento siempre que lo considere conveniente en el formulario de inicio y cuando inicie el flujo de trabajo de forma manual.

    Para obtener más información sobre cuándo usar vencimiento fechas y duraciones de tareas, vea el segmento Planear de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Especifique los nombres o las direcciones de correo electrónico de todos los usuarios a los que desea enviar una notificación siempre que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

    • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    Octava sección resaltada

    Finalizar el flujo de trabajo

    Seleccione alguna, las dos o ninguna de estas opciones.

    Para obtener más información sobre estas opciones, vea el segmento Planear de este artículo.

    Novena sección resaltada

    Habilitar la aprobación de contenido

    Active esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido.

    Para obtener más información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento controlar de este artículo.

  8. Cuando complete la configuración de esta página de acuerdo con sus preferencias, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Si no aún está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, puede que le resulte útil para revisar el segmento de aprendizaje y el segmento Planear de este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de empezar

Antes de agregar un flujo de trabajo, compruebe estas dos cuestiones:

Correo electrónico    En el orden del flujo de trabajo enviar avisos y notificaciones de correo electrónico, correo electrónico debe estar habilitada para el sitio. Si no está seguro de que ya se ha hecho, consulte con el Administrador de SharePoint. Consulte también SharePoint 2013 paso a paso: configuración de configuración de correo electrónico saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas y bibliotecas, o colecciones de sitios. (Al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento de aprendizaje de este artículo.)

Principio del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Vaya a la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono de configuración de Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

    Nota:  Para los elementos de un único tipo de contenido, deberá agregar un flujo de trabajo que ya haya agregado a la colección de sitios completa.

    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

    1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
      Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

    2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo.
      Vínculo Agregar un flujo de trabajo

    3. Completar la primera página del formulario de asociación.
      (Instrucciones siga la ilustración).

    Página de configuración del flujo de trabajo

    Primera sección resaltada

    Plantilla

    Seleccione la plantilla aprobación-SharePoint 2010.

    Nota: Si la plantilla aprobación-SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el Administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o área de trabajo. Si es administrador, vaya a Configuración del sitio > características de colección de sitios > características de activar flujos de trabajo.

    Segunda sección resaltada

    Nombre

    Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará a este flujo de trabajo para los usuarios de esta colección de sitios.

    Para obtener sugerencias de nomenclatura para el flujo de trabajo, vea el segmento Planear de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Lista de tareas

    Seleccione la lista de tareas que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

    Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento Planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Lista de historial

    Seleccione el historial que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar un historial existente o hacer clic en Nueva lista de historial de flujo de trabajo para crear una lista nueva.

    Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento Planear de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Opciones de inicio

    Especifique el o los modos de inicio para este flujo de trabajo.

    Para obtener información sobre cómo seleccionar opciones de inicio, vea el segmento Planear de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    ¿Agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido secundarios?

    Especifique si desea agregar (o asociar) este flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de lista y del sitio que heredan de este tipo de contenido.

    • La operación necesaria para completar toda esta adición adicional puede resultar bastante larga.

    • Si se ha roto la herencia en sitios o subsitios donde desea agregar el flujo de trabajo a los tipos de contenido de herencia, antes de ejecutar esta operación, compruebe que pertenece al grupo Propietarios para cada uno de estos sitios o subsitios.

  5. Cuando complete la configuración de esta página de acuerdo con sus preferencias, haga clic en Siguiente.

  6. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Instrucciones siga la ilustración).

    Nota: productos SharePoint presenta la primera varias opciones de esta segunda página del formulario de asociación: números uno y siete en la siguiente ilustración, de los aprobadores a través de CC: cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente , por lo que puede realizar cambios en las opciones para esa instancia de uno.

    Valores predeterminados de la adición de flujos de trabajo con campos resaltados

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Especifique los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

    • Si desea asignar las tareas una por una (en serie)   
      Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que desea asignar las tareas.

    • Si todas las tareas se asignará a la vez (en paralelo)   
      El orden de los nombres o las direcciones no es relevante.

    • Si desea asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
      Para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento completado de este artículo.

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Especifique si desea asignar las tareas una por una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo).

    Para obtener más información sobre el uso de orden serie o en paralelo, vea el segmento Planear de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee después de la primera que ha configurado.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

    Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento Planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Active esta casilla si desea asignar una tarea a cada miembrode cada grupo que especifique en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

    • Tener solo una tarea asignada a un completogrupo que se especifica en el campo asignar a, desactive esta casilla de verificación. (Cada miembro del grupo recibirán una notificación de tarea, pero puede reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo cualquier miembro. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.)

    Quinta sección resaltada

    Solicitud

    El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

    • Información de contacto.

    • Si corresponde, una nota sobre las tareas únicas asignadas a grupos o distribución completa listas. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo).

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

    • Si en algún momento desea iniciar el flujo de trabajo de forma automática, se recomienda dejar el campo Fecha de vencimiento de todas las tareas vacío y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Puede proporcionar una fecha precisa de vencimiento siempre que lo considere conveniente en el formulario de inicio y cuando inicie el flujo de trabajo de forma manual.

    Para obtener más información sobre cuándo usar vencimiento fechas y duraciones de tareas, vea el segmento Planear de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Especifique los nombres o las direcciones de correo electrónico de todos los usuarios a los que desea enviar una notificación siempre que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

    • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    Octava sección resaltada

    Finalizar el flujo de trabajo

    Seleccione alguna, las dos o ninguna de estas opciones.

    Para obtener más información sobre estas opciones, vea el segmento Planear de este artículo.

    Novena sección resaltada

    Habilitar la aprobación de contenido

    Active esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido.

    Para obtener más información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento controlar de este artículo.

  7. Cuando complete la configuración de esta página de acuerdo con sus preferencias, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento Iniciar de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

Puede configurar un flujo de trabajo para iniciarlo manualmente, automáticamente o de ambas formas:

  • Manualmente en cualquier momento, por cualquier persona que tenga los permisos necesarios.

  • Automáticamente siempre que se produzca un evento de activación especificado. Es decir, cuando se agrega un elemento a la lista o biblioteca, o cuando un elemento de la lista cambia de cualquier forma, o cuando alguien intente publicar una versión principal de un elemento).
    (El evento o eventos de activación se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la asociación original y la configuración del flujo de trabajo. Para obtener más información, vea el segmento Planear de este artículo.)

Nota:  No puede iniciar un flujo de trabajo en un elemento desprotegido. No obstante, si desea que un elemento para revisión no sufra ningún cambio, puede desprotegerlo una vez que se inicie el flujo de trabajo. De hacerlo así, no podrá iniciar ningún otro flujo de trabajo en el mismo hasta que lo proteja de nuevo.

Secciones de este segmento

  1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

  2. Iniciar el flujo de trabajo de forma manual

  3. Iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

  4. Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si ha configurado el flujo de trabajo para iniciarlo automáticamente, siempre que se produzca un evento de activación, el flujo de trabajo se ejecutará en el elemento responsable de la activación.

Al iniciarse, el flujo de trabajo asigna la o las primeras tareas y envía una notificación de tarea a todos los usuarios asignados. Mientras tanto, envía también notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tarea) a la persona que originalmente ha agregado el flujo de trabajo y a todos los usuarios incluidos en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Nota: Cuando se agrega un nuevo flujo de trabajo se inicia automáticamente, el campo Fecha de vencimiento para todas las tareas en la segunda página del formulario de asociación suele dejarse en blanco, porque cualquier valor de fecha explícita especificado ganaron 't ajusta automáticamente respecto a la fecha en la que el flujo de trabajo inicia cada vez. Para obtener más información, vea el segmento Planear de este artículo.

Principio del segmento

2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre los permisos    Normalmente, debe tener permiso para editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo de miembros y el grupo de propietarios tienen este permiso, pero no el grupo de visitantes. Sin embargo, un propietario también puede elegir, según el flujo de trabajo por el flujo de trabajo, para requerir el permiso Administrar listas para las personas que inicie el flujo de trabajo. Si elige esta opción, los propietarios esencialmente pueden especificar que solo se y otros propietarios pueden iniciar un flujo de trabajo. Para obtener más detalles, consulte el segmento de aprendizaje de este artículo).

Dos lugares desde donde empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo de forma manual en cualquiera de las dos siguientes ubicaciones:

  • En la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento

  • Desde dentro del propio elemento, abierto en el programa de Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que debe ser el programa de instalación y no una versión de la aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones sobre ambos métodos.

Principio del segmento

3. Iniciar manualmente desde una lista o biblioteca

  1. Diríjase a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

  2. Haga clic en los puntos suspensivos junto al nombre del elemento y, a continuación, en el cuadro de diálogo, haga clic en los puntos suspensivos para abrir el elemento de menú y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo en el menú desplegable.

  3. En los flujos de trabajo: nombre del elemento de página, en iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
    Vínculo para iniciar el flujo de trabajo

  4. En el formulario de inicio de la página Cambiar un flujo de trabajo, realice los cambios que desee aplicar a la instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de iniciación son utilizados solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar los cambios que se aplicarán cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración de flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento cambiar de este artículo.

    Formulario de inicio

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

    • Si las tareas se asignará uno en uno   
      Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que las tareas deben asignarse.

    • Si todas las tareas se asignará a la vez   
      El orden de los nombres o las direcciones no es relevante.

    • Si desea asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
      Para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento de completado de este artículo

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse una por una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo) son las que desea.

    Para obtener más información sobre el uso de orden serie o en paralelo, vea el segmento Planear de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee después de las que ya están configuradas.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

    Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento Planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Para hacer que una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que se especifica en el campo asignar a, Seleccione esta casilla de verificación. (Cada miembro del grupo recibirá la notificación de tarea, y cada miembro tendrá su propia tarea para completar).

    • Para tener solo una tarea asignada a cada grupo completo que se especifica en el campo asignar a, desactive esta casilla de verificación. (Cada miembro del grupo recibirán una notificación de tarea, pero puede reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo cualquier miembro. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.)

    Quinta sección resaltada

    Solicitud

    El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

    • Información de contacto para preguntas y problemas.

    • Si corresponde, una nota sobre las tareas únicas asignadas a grupos o distribución completa listas (encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo).

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

    Para obtener más información sobre cuándo usar vencimiento fechas y duraciones de tareas, vea el segmento Planear de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Realice tantas adiciones o eliminaciones como desee. Recuerde que:

    • Especificar un nombre aquí no basta con la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

    • Dado que va a iniciar el flujo de trabajo de forma manual, recibirá las notificaciones de inicio y finalización tanto si aparece en este campo como si no.

  5. Una vez complete la configuración de este formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la o las primeras tareas y, al mismo tiempo, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios especificados en el campo CC del formulario de inicio.

Principio del segmento

  1. Abra el elemento en el programa de Office instalado en el equipo.

  2. En el elemento abierto, haga clic en la pestaña Archivo, en Guardar y enviar, y en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el elemento.

  3. Si un mensaje le indica que el flujo de trabajo necesita proteger el archivo, haga clic en el botón Proteger.

  4. Haga clic en el botón grande Iniciar flujo de trabajo.

  5. En el formulario de inicio de la página Cambiar un flujo de trabajo, realice los cambios que desee aplicar a la instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota:  Los cambios realizados en el formulario de inicio se usan solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar algún cambio que se aplique siempre que se ejecute el flujo de trabajo, o para cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

    Formulario de inicio

Primera sección resaltada

Asignar a

Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

  • Si desea asignar las tareas una por una (en serie)   
    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que las tareas deben asignarse.

  • Si todas las tareas se asignará a la vez (en paralelo)   
    El orden de los nombres o las direcciones no es relevante.

  • Si desea asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
    Para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento completado de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse una por una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo) son las que desea.

Para obtener más información sobre el uso de orden serie o en paralelo, vea el segmento Planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee después de las que ya están configuradas.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento Planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Para asignar una tarea acada miembro de cada grupo especificado en el campo Asignar a, active esta casilla. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

  • Para tener solo una tarea asignada a cada grupo completo que se especifica en el campo asignar a, desactive esta casilla de verificación. (Cada miembro del grupo recibirán una notificación de tarea, pero puede reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo cualquier miembro. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicitud

El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

  • Información de contacto para preguntas y problemas.

  • Si procede, una nota sobre las tareas únicas asignadas a grupos o distribución completa listas. (Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo).

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

Para obtener más información sobre cuándo usar vencimiento fechas y duraciones de tareas, vea el segmento Planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Realice tantas adiciones o eliminaciones como desee. Recuerde que:

  • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo.

  • Dado que va a iniciar el flujo de trabajo de forma manual, recibirá las notificaciones de inicio y finalización tanto si aparece en este campo como si no.

  1. Una vez complete la configuración de este formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la o las primeras tareas y, al mismo tiempo, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios especificados en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

  • Si esta es la primera vez que se ha ejecutado este flujo de trabajo, los demás participantes que deba información y ayuda para completar las tareas asignadas. (Útil el segmento completado de este artículo.)

  • También es buena idea comprobar si los participantes reciben las notificaciones de correo electrónico y, específicamente, que los filtros de correo electrónico no deseado no las están administrando de forma incorrecta.

  • Y, por supuesto, es posible que tenga una o varias tareas de flujo de trabajo para completar usted mismo. Vaya al segmento completado de este artículo para obtener detalles acerca de cómo realizarlas.

  • Mientras tanto, para obtener información acerca de cómo se puede realizar un seguimiento de progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento supervisar de este artículo.

Si es la primera vez que tiene asignada una tarea en un flujo de trabajo de aprobación, puede resultarle útil revisar por completo este segmento del artículo antes de finalizar la tarea. De esta forma, conocerá todas las opciones de las que puede disponer.

Nota: Si sabe que tiene asignada una tarea del flujo de trabajo, pero no ha recibido ningún mensaje de notificación en su bandeja de entrada de correo electrónico, asegúrese de que el filtro de correo electrónico no deseado no la ha desviado. Si esto es lo que ha ocurrido, ajuste la configuración de correo convenientemente.

En primer lugar, asegúrese de que ha recibido el artículo correcto.

Los distintos tipos de flujos de trabajo requieren acciones de tareas diferentes.

Por tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que tiene asignada es una tarea de flujo de trabajo de aprobación y no de cualquier otro tipo de flujo de trabajo.

Busque el texto apruebe en alguna de las siguientes ubicaciones:

  • En la línea de asunto de la notificación de tarea
    Notificación de tarea con texto Apruebe resaltado

  • En la barra de mensajes en el elemento que desea revisar
    Elemento para revisión con el texto Revise resaltado

  • En el título de la tarea en la página Estado del flujo de trabajo
    Tarea de la página de estado del flujo de trabajo con Revise resaltado

Si no ve el texto Please aprobar en estas ubicaciones, póngase en contacto con la persona que ha iniciado o ha agregado originalmente para averiguar qué plantilla de flujo de trabajo se basa en el flujo de trabajo, o si se trata de un flujo de trabajo personalizado. Encontrará vínculos a artículos sobre cómo usar los otros tipos de flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint en la sección Vea también de este artículo.

Si la tarea es de aprobación, siga leyendo.

Secciones de este segmento

  1. Información general del proceso

  2. Ir al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

  3. Obtener el elemento y el formulario de tareas de la lista o biblioteca

  4. Revisar el elemento

  5. Completar y enviar el formulario de tareas

  6. Notificaciones de vencimiento

  7. Reclamar y completar una tarea de grupo (opcional)

  8. Solicitar un cambio en el elemento (opcional)

  9. Reasignar la tarea de aprobación a otro usuario (opcional)

  10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

1. Información general del proceso

Cuando tenga asignada una tarea en un flujo de trabajo, lo sabrá mediante uno de los siguientes procedimientos:

  • Recibirá una notificación de tarea por correo electrónico.

  • Cuando abra un documento de Microsoft Office, una barra de mensajes le notificará que tiene asignada una tarea relacionada.

  • Cuando consulte el sitio de SharePoint, verá que tiene una o varias tareas asignadas.

Por lo general, cuando descubra que tiene asignada una tarea de flujo de trabajo de aprobación, realizará una de estas dos opciones:

  • Revisar el elemento    Compruebe si puede o no aprobar el elemento en su estado actual.

  • Completar la tarea    Use el formulario de tareas para enviar los resultados de la revisión.

Por tanto, los tres elementos siguientes suelen relacionarse con la finalización de una tarea:

  • El mensaje de notificación (que usted recibe como correo electrónico).

  • El elemento enviado para su aprobación (que usted abre y revisa).

  • El formulario de tareas (que usted abre, completa y envía).

Este es el aspecto de estos tres elementos.

Mensaje de notificación de tarea, elemento para revisión y formulario de tareas

Nota: El botón Abrir esta tarea de la cinta para el mensaje de notificación de tarea solo aparecerá si abre el mensaje en la versión completa instalada de Outlook (y no en la aplicación web Outlook Web Access).

Principio del segmento

2. Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de la tarea

Siga estos pasos:

  1. En el mensaje de notificación de tarea, vaya a las instrucciones de Para completar esta tarea y haga clic en el vínculo al elemento.

  2. En el elemento abierto, haga clic en el botón Abrir esta tarea de la barra de mensajes.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de correo electrónico

Nota: El botón Abrir esta tarea de la cinta para el mensaje de notificación de tarea solo aparecerá si abre el mensaje en la versión completa instalada de Outlook (y no en la aplicación web Outlook Web Access).

Principio del segmento

3. Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o la biblioteca

Siga estos pasos:

  1. En la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento que desea revisar, haga clic en el vínculo En curso asociado con el elemento y el flujo de trabajo.

  2. En la página de estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.

  3. En la barra de mensajes Esta tarea de flujo de trabajo se aplica a del formulario de tareas, haga clic en el vínculo al elemento.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

Principio del segmento

4. Revisar el elemento

En este ejemplo, el elemento es un documento de Microsoft Word.

Sugerencia: Si se trata de una tarea de grupo, es decir, una sola tarea asignada a una lista completa de grupo o distribución para que un miembro del grupo solo puede completar la tarea para todo el grupo, es una buena idea reclamar la tarea antes de revisar el elemento. De este modo, reduzca la posibilidad de que otro miembro del grupo también revise el artículo. Para instrucciones, consulte la sección 7 de este segmento, reclamar y completar una tarea de grupo.

Elemento para revisión abierto que muestra barras amarillas

Observe las dos barras de mensajes amarillas de la parte superior del documento:

  • Servidor de solo lectura    Este documento está abierto en modo de solo lectura, es decir, puede leer el documento, pero no puede realizar cambios en él.
    (Tenga en cuenta al completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación, no suele realizar los cambios directamente en el propio elemento. En su lugar, usar el formulario de tareas registrar todos sus respuestas.)

  • Tarea de flujo de trabajo    Cuando esté listo para registrar la respuesta en el formulario de tareas, haga clic en el botón Abrir esta tarea.

Principio del segmento

5. Finalizar y enviar el formulario de tareas

El formulario de tareas de una tarea del flujo de trabajo de aprobación tiene un aspecto similar a este.

Formulario de tareas de flujo de trabajo

Tenga en cuenta que los dos primeros elementos ( esta tarea de flujo de trabajo se aplica a título del elementoyEliminar elemento ) no aparecen en el formulario de tareas cuando se abre desde dentro del elemento para revisión.

Primera sección resaltada

Eliminar elemento

Para eliminar esta tarea desde la instancia actual del flujo de trabajo, haga clic en este botón.

  • Eliminar una tarea no significa eliminar también el elemento que va a revisar.

  • Si elimina la tarea, la acción funciona (y así se registra en el historial) como un rechazo del documento. Por tanto, si ha configurado el flujo de trabajo para que finalice con el primer rechazo, cuando elimine la tarea finalizará el flujo de trabajo.

  • Las tareas eliminadas no aparecen en el área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo. Sin embargo, la eliminación y el consiguiente rechazo automático sí se registran en el área Historial de la página.

    Nota:  Si usted no ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo, puede ser conveniente consultar a la persona que lo ha hecho antes de eliminar la tarea.

Segunda sección resaltada

Esta tarea de flujo de trabajo se aplica a título del elemento

Para abrir el elemento que desea revisar, haga clic en este vínculo.

Tercera sección resaltada

Estado, solicitado por, comentarios consolidados, vencimiento Fecha

Aunque no puede editar ni cambiar las entradas de estos cuatro campos, la información que contienen puede resultarle muy útil.

Observe que el cuadro Comentarios consolidados no solo contiene instrucciones adicionales sobre cómo completar una tarea, sino también todos los comentarios enviados por los participantes que ya han completado sus correspondientes tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo.

De la misma forma, tras enviar su propio formulario, los comentarios que incluya en el cuadro Comentarios (4) también aparecerán en el cuadro Comentarios consolidados para los participantes subsiguientes.

Cuarta sección resaltada

Comentarios

El texto que especifique aquí se registrará en el historial del flujo de trabajo y también aparecerá en el campo Comentarios consolidados (3) para los participantes subsiguientes.

Quinta sección resaltada

Aprobar

Para aprobar un elemento, en primer lugar escriba los comentarios que desea aportar en el campo Comentarios (4) y después haga clic en este botón.

Sexta sección resaltada

Rechazar

Para rechazar el elemento, en primer lugar escriba los comentarios que desea aportar en el campocomentarios (4) y, a continuación, haga clic en este botón.

Séptima sección resaltada

Cancelar

Para cerrar la tarea sin guardar los cambios o las respuestas, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y asignada a usted.

Octava sección resaltada

Solicitar cambio

Para solicitar un cambio en el elemento que está revisando, haga clic en este botón.

Para ver una ilustración del formulario donde deberá especificar los detalles de la solicitud y obtener más instrucciones, vaya a la sección 8 de este segmento, Solicitar cambio en el elemento.

Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Novena sección resaltada

Reasignar tarea

Para reasignar la tarea de aprobación a otro usuario, haga clic en este botón.

Para ver una ilustración de la página donde especificará los detalles de la reasignación y obtener más instrucciones, vaya a la sección 7 de este segmento, reasignar la tarea de aprobación a otra persona.

Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Principio del segmento

6. Notificaciones de vencimiento

Cuando una tarea o toda una instancia de flujo de trabajo vence para su finalización, las notificaciones se envían automáticamente a:

  • La persona a la que está asignada la tarea.

  • La persona que ha iniciado el flujo de trabajo (o en el caso de inicio automático, a la persona que originalmente ha agregado el flujo de trabajo).

Principio del segmento

7. Reclamar y finalizar una tarea de grupo (opcional)

Si solo hay una tarea asignada a todo el grupo al que pertenece, cualquier miembro del grupo podrá reclamarla y completarla en nombre de todos los demás.

Reclame la tarea antes de revisar el elemento. En cuanto la reclame la tendrá asignada usted, de modo que ningún otro miembro del grupo podrá completarla. De esta forma, solo una persona hace el trabajo que debe realizarse.

  1. En la página de estado del flujo de trabajo, señale el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha.

  2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, a continuación, en el formulario de tareas, haga clic en el botón Reclamar tarea.
    Cómo reclamar una tarea de grupo

Cuando actualice la página de estado del flujo de trabajo, verá que la tarea está asignada a usted específicamente y no al grupo.

Si posteriormente desea volver a liberar la tarea para el grupo sin haberla completado, realice los mismos pasos para volver al formulario de tareas y haga clic en el botón Liberar tarea.

Botón Liberar tarea del formulario de tareas

Principio del segmento

8. Solicitar cambios en el elemento (opcional)

Antes de empezar este proceso, tenga en cuenta que debe configurar el flujo de trabajo para que finalice inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento. Puede ser una buena idea consultar a la persona que lo ha iniciado o agregado originalmente para comprobar que resulta conveniente realizar cambios y que el flujo de trabajo finalice en ese punto.

Mostraremos la opción de solicitud de cambio en el siguiente escenario:

En primer lugar, imaginemos que se llama Antonio.

A continuación, supongamos que una compañera llamada Almudena ha iniciado un flujo de trabajo de aprobación en un documento que ha creado.

Al revisar el nuevo documento de Almudena, observa que la introducción es demasiado larga.

Hace clic en el botón Solicitar cambio situado en la parte inferior del formulario de tareas del flujo de trabajo y completa este formulario.

Formulario de solicitud de cambios en elemento

Primera sección resaltada

Solicitar cambio de

Especifique el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona de la que desea solicitar el cambio.

Para enviar la solicitud a la persona que ha iniciado la ejecución de este flujo de trabajo, o en el caso de inicio automático, a la persona que ha agregado originalmente este flujo de trabajo de aprobación, si lo desea puede dejar este campo en blanco.

Segunda sección resaltada

Nueva solicitud

Describa el cambio que desea realizar y proporcione la información necesaria para la persona que va a realizar dicho cambio. El texto que especifique aquí se agregará al área Comentarios consolidados.

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. Cuando se unan, las dos entradas identificarán el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de nueva duración

Si especifica la duración de una tarea nueva, use este campo junto con el campo Duración de nuevo para identificar el período antes de que venza la tarea. (Por ejemplo: 3 días o 1 mes o 2 semanas.)

Cuando tenga todas las entradas de formulario de la forma que desee, haga clic en Enviar y la tarea actual está marcada comocompletada. (Pero aún no ha terminado. Se le puede asignar una tarea de aprobación nuevo Ana al finalizar la tarea de cambio).

Mientras tanto, Almudena recibe la siguiente notificación por correo electrónico:

La notificación se envía cuando se solicita un cambio en el elemento

Con un simple vistazo a la línea Asunto (número 1 en la ilustración), Almudena puede determinar que no se trata de una notificación de aprobación corriente, sino de una solicitud para realizar un cambio en el elemento y, en el texto de Cambio solicitado de (número 2), encuentra información sobre el cambio específico solicitado.

Almudena desprotege el documento, realiza los cambios solicitados, los guarda y vuelve a proteger el elemento.

Seguidamente, va a la página de estado del flujo de trabajo y abre su tarea de solicitud de cambio desde el área Tareas.


El formulario se envía cuando se ha completado el cambio solicitado

Almudena agrega la información que desea en el campo Comentarios y hace clic en Enviar respuesta. El flujo de trabajo realiza dos acciones:

  • Marca la tarea de solicitud de cambio de Almudena como completa.

  • Le asigna a usted una nueva tarea de aprobación (con los comentarios de Almudena agregados al campo Comentarios consolidados) y le envía una notificación sobre la misma.

Ahora, ya puede continuar y completar la revisión del elemento modificado.

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de todas estas acciones y permanecen visibles en la sección Historial del flujo de trabajo de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como muestra la siguiente ilustración.

Historial del flujo de trabajo que muestra las acciones de la solicitud de cambio

En este diagrama puede ver todo el proceso.

Diagrama de flujo de una solicitud de cambio

Principio del segmento

9. Reasignar la tarea de aprobación a otro usuario (opcional)

Si desea que otro usuario complete una tarea de flujo de trabajo asignada a usted en un primer momento, haga clic en el botón Reasignar tarea del formulario de tareas del flujo de trabajo.

Aparecerá este formulario.

Formulario de reasignación de tareas

Primera sección resaltada

Reasignar tarea a

Especifique el nombre o la dirección de la persona a la que desea asignar esta tarea.

Para asignar esta tarea a la persona que ha iniciado el flujo de trabajo, o en el caso de inicio automático, a la persona que lo ha agregado originalmente, deje este campo en blanco.

Segunda sección resaltada

Nueva solicitud

Proporcione la información necesaria para que la persona a la que desea asignar la tarea pueda completarla. El texto que especifique aquí se agregará al área Comentarios consolidados.

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. Cuando se unan, las dos entradas identificarán el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de nueva duración

Si especifica la duración de una tarea nueva, use este campo junto con el campo Duración de nuevo para identificar el período antes de que venza la tarea. (Por ejemplo: 3 días o 1 mes o 2 semanas.)

Una vez completado el formulario, haga clic en Enviar. La tarea está marcada completada, se asigna una tarea nueva a la persona responsable ahora la tarea y se envía una notificación de tarea.

La información nueva que proporcione se incluirá en el texto de Delegada por de la notificación de nueva tarea (número 1 en la siguiente ilustración).

Notificación de tarea de una tarea reasignada

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de estos cambios y permanecen visibles en las secciones Tareas e Historial de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como se muestra a continuación.

Áreas Tareas e Historial de la página de estado del flujo de trabajo de la tarea reasignada

Principio del segmento

10. Finalizar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

Existe un proceso especial para incluir participantes externos a una organización de SharePoint en el que un miembro del sitio actúa como representante de dichos participantes:

  1. Incluya la dirección de correo electrónico del participante externo en la fase Asignar a de la segunda página del formulario de asociación.

  2. En realidad, el flujo de trabajo asigna la tarea del participante externo al miembro del sitio que ha iniciado el flujo de trabajo, o en el caso de inicio automático, al miembro que lo ha agregado originalmente. Esta persona a la que en realidad se asigna la tarea actúa como representante del participante externo.

  3. Este miembro del sitio recibe una notificación de tarea con instrucciones para enviar una copia del elemento al participante externo para su revisión. A su vez, el participante externo recibe una copia de la notificación de tarea a modo de alerta o aviso.

  4. El miembro del sitio al que realmente está asignada la tarea envía una copia del elemento al participante externo.

  5. El participante externo revisa el elemento y envía una respuesta al miembro del sitio.

  6. Cuando recibe la respuesta del participante externo, el miembro del sitio completa la tarea en nombre de este participante.

A continuación se muestra un diagrama del proceso.

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

La ubicación central desde donde puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página de estado del flujo de trabajo de la instancia específica de dicho flujo.

En primer lugar, mostraremos cómo obtener acceso a esta página y, seguidamente, cómo usar las opciones y la información que encontrará en ella. Por último, mostraremos otras dos páginas donde puede encontrar información de supervisión adicional.

Secciones de este segmento

  1. Ir a la página Estado del flujo de trabajo

  2. Use la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

  3. Cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

  4. Cambiar las futuras tareas (tareas todavía no asignadas)

  5. Cancelar o finalizar la ejecución de flujo de trabajo

  6. Buscar los flujos de trabajo en ejecución en un elemento

  7. Supervisar flujos de trabajo para la colección de sitios completa

1. ir a la página de estado de flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo En curso correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desea.

En este ejemplo, el elemento es el documento denominado Borrador conferencia y el flujo de trabajo es Aprobación 3.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

Se abre la página de estado del flujo de trabajo.

Notas: 

  • Si la lista o biblioteca contiene un gran número de elementos, puede ordenarlos o filtrarlos para encontrar el elemento que está buscando con mayor rapidez. Si cree que está ordenando o filtrando los elementos de forma repetida, puede que le resulte útil crear una vista personalizada para automatizar la disposición específica.

  • Para obtener acceso a la página de estado del flujo de trabajo, también puede hacer clic en el vínculo Ver el estado de este flujo de trabajo correspondiente a una notificación de correo electrónico de inicio, o en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo correspondiente a una notificación de correo electrónico de finalización de la instancia específica en la que está interesado.

Principio del segmento

2. utilizar la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

Aquí, bajo la ilustración de las distintas secciones de la página de estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas sobre supervisión que se responden en esta sección.

Sección Información del flujo de trabajo

Sección Información del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Quién ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo?

  • ¿Cuándo se ha iniciado esta instancia?

  • ¿Cuándo tuvo lugar la última acción en esta instancia?

  • ¿En qué elemento se está ejecutando esta instancia?

  • ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección Tareas

Área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué tareas se han creado y asignado? ¿Cuál es su estado actual?

  • ¿Qué tareas se han completado y con qué resultado?

  • ¿Qué fecha de vencimiento tienen las distintas tareas creadas y asignadas?

Las tareas eliminadas y las que todavía no están asignadas no aparecen en esta sección.

Sección Historial del flujo de trabajo

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?

  • Observe que las tareas y las notificaciones de tarea vencidas no aparecen en esta área.

Principio del segmento

3. cambiar las actividades activas (tareas ya asignadas)

Hay dos formas de cambiar las tareas ya asignadas pero no completadas:

  • Cambiar una única tarea activa

  • Cambiar todas las tareas activas

Cambiar una única tarea activa

Permisos    Para realizar los cambios en una sola tarea asignada a alguien que no sea usted, debe tener el permiso Administrar listas. (Al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no. Así que es posible, por ejemplo, los permisos que permiten iniciar un flujo de trabajo, pero no para realizar cambios en tareas de otro participante.)

Si tiene los permisos necesarios:

  1. Haga clic en el título de la tarea en la lista de tareas.
    Clic en el título de una tarea de la lista

  2. Use el formulario de tareas para completar, eliminar o reasignar la tarea.

Para obtener instrucciones detalladas acerca de cómo usar el formulario de tareas, vea el segmento completado de este artículo.

Cambiar todas las tareas activas

Permisos    Cuatro de los vínculos de comando en la siguiente ilustración aparece en la página de estado de flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que ha iniciado la instancia de flujo de trabajo, pero el terminar este flujo de trabajo vínculo no aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no).

  1. En el área situada justo debajo de Visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Actualizar las tareas activas de aprobación.

  2. Realice los cambios en el formulario que aparece y haga clic en Aceptar.

    • Las personas con tareas asignadas en la ejecución recibirán mensajes con los cambios.

    • Las tareas completadas o eliminadas, y aquellas no asignadas, no resultarán afectadas por los cambios que realice en este formulario.

    • Si desea realizar cambios en las tareas que todavía no están asignadas, vea la siguiente sección, cambiar las futuras tareas.

Formulario de cambio de tareas activas

Primera sección resaltada

Duración por tarea, unidades de duración

  • Para mantener la fecha de vencimiento    Deje la Duración por tarea en blanco y no realice ningún cambio en Unidades de duración.

  • Para quitar la fecha de vencimiento y que no aparezca ninguna    Escriba el número 0 en Duración por tarea.

  • Para mover la fecha de vencimiento ampliar la duración de tarea    Use dos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades por el que desea ampliar la duración.

Segunda sección resaltada

Solicitar

  • Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el cuadro de texto.

  1. Cuando complete todos los campos del formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Aceptar.

Se actualizarán todas las tareas activas de la instancia actual.

Principio del segmento

4. cambiar las futuras tareas (tareas todavía no asignadas)

Permisos    Cuatro de los vínculos de comando en la siguiente ilustración aparece en la página de estado de flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que ha iniciado la instancia de flujo de trabajo, pero el Terminar ahora este flujo de trabajo vínculo no aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no).

  1. En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada debajo de Visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar o actualizar aprobadores de aprobación.

  2. Realice los cambios en el formulario que aparece y, a continuación, haga clic en Actualizar.

    Nota:  Las tareas previamente creadas y asignadas no resultarán afectadas por los cambios que realice en este formulario.

Formulario de cambio para futuras tareas

Primera sección resaltada

Participantes, orden, expandir grupos

  • Para agregar o quitar participantes, o para cambiar el orden de tareas    Agregar, quitar o reorganizar el orden de los nombres o las direcciones en el campo delos participantes.

  • Para quitar una fase completa   Haga clic en elAsignar a fase de campo y, a continuación, presioneCTRL+SUPRIMIR.

Nota: Puede usar la casilla de verificación Expandir grupos para especificar si se deben asignar los grupos de distribución que se muestran solo una tarea para todo el grupo o una tarea por miembro.

Para obtener más información sobre cómo usar estos campos, vea el segmento Planear y el segmento Agregar correspondiente (lista o biblioteca o Colección de sitios) de este artículo.

Segunda sección resaltada

Solicitar

  • Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el cuadro de texto.

Tercera sección resaltada

Fecha de vencimiento para todas las tareas, duración por tarea, unidades de duración

  • Para cambiar o quitar el calendario de fecha de vencimiento    Eliminar la fecha actual y, a continuación, ya sea proporcionar uno nuevo o para quitar el específico por completo de la fecha de vencimiento, deje el campo en blanco. (No escriba un cero en este campo. Este campo debe contener un valor de fecha del calendario o estar en blanco.)

  • Para conservar la duración existente    Deje la Duración por tarea en blanco y no realice ningún cambio en Unidades de duración.

  • Para quitar la duración de modo que no aparezca ninguna    Escriba el número 0 en Duración por tarea.

  • Para ampliar la duración de la tarea    Use los dos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades por el que desea ampliar la duración. (Para obtener más información sobre la configuración de fechas de vencimiento y duraciones, vea el segmento Planear de este artículo).

  1. Cuando complete todos los campos del formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Aceptar.

Todas las futuras tareas de la instancia actual reflejarán los cambios.

Principio del segmento

5. cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

Existen dos formas de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de que se complete.

  • Cancelar el flujo de trabajo    Se cancelarán todas las tareas, pero se conservarán en el área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo.

  • Finalizar el flujo de trabajo    Se cancelarán y eliminarán todas las tareas del área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo. Sin embargo, permanecerán en el área Historial del flujo de trabajo.

A continuación se detallan instrucciones para ambos métodos.

Cancelar (todas las tareas se cancelan, pero permanecen en la lista de tareas y en el historial).

Permisos    Cuatro de los vínculos de comando en la siguiente ilustración aparece en la página de estado de flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que ha iniciado la instancia de flujo de trabajo, pero el Finalizar el flujo de trabajo vínculo no aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no).

Cuando la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria, puede detenerla.

  • En el área situada justo debajo de Visualización del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Cancelar todas las tareas de aprobación.

  • Haga clic en Sí para confirmar.

Vínculo Cancelar todas las tareas

Se cancelan todas las tareas actuales y termina el flujo de trabajo con un estado de cancelado. Las tareas canceladas siguen apareciendo en el área tareas y en el área Historial del flujo de trabajo.

Finalizar (se eliminan todas las tareas de la lista de tareas, pero se conservan en el historial).

Permisos    Cuatro de los vínculos de comando en la siguiente ilustración aparece en la página de estado de flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que ha iniciado la instancia de flujo de trabajo, pero el terminar este flujo de trabajo vínculo no aparece a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no).

Cuando se produce un error o un flujo de trabajo se detiene y deja de responder, puede finalizarlo.

En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada debajo de Visualización del flujo de trabajo, haga clic en Terminar este flujo de trabajo y luego haga clic en Sí para confirmar.

Todas las tareas creadas por el flujo de trabajo se cancelan y se eliminan desde el área de tareas en la página Estado del flujo de trabajo, aunque aún está reflejados en el área Historial del flujo de trabajo. El flujo de trabajo termina con un estado de Flujo de trabajo se cancela.

Principio del segmento

6. Detectar los flujos de trabajo en ejecución en un elemento

En la página Flujos de trabajo de cualquier elemento, verá una lista de los flujos de trabajo que se están iniciando actualmente en el elemento en cuestión.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Apunte al nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, en el menú desplegable, haga clic en Flujos de trabajo.

  3. En la página de flujos de trabajo: Nombre del elemento, vaya a Flujos de trabajo en ejecución y verá una lista de las instancias que actualmente se encuentran en ejecución en el elemento.

Nota: Tenga en cuenta que varias instancias de una versión del flujo de trabajo solo puede 't ejecutar en el mismo elemento al mismo tiempo. Por ejemplo: se han agregado dos flujos de trabajo, ambos basados en la plantilla de aprobación. Una se denomina aprobación planear y el otro aprobación del presupuesto. En cualquier un elemento en cualquier momento, una instancia cada de aprobación de planear y presupuesto puede ejecutar, pero no dos instancias de cada flujo de trabajo.

Principio del segmento

7. Supervisar los flujos de trabajo para toda la colección de sitios

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de forma centralizada:

  • Cuántos flujos de trabajo existen en la colección de sitios basados en cada plantilla.

  • Las plantillas de flujo de trabajo que están activas o inactivas actualmente en la colección de sitios.

  • Cuántas instancias de las versiones del flujo de trabajo basadas en las distintas plantillas se están ejecutando actualmente en la colección de sitios.

Para obtener acceso a esta información, haga lo siguiente:

  1. Abra la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono de configuración de Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en Flujos de trabajo.

Se abrirá la página Flujos de trabajo con la información.

¿Y ahora qué?

Si es la primera vez que se ha ejecutado esta versión del flujo de trabajo, desea utilizar las instrucciones en el segmento de revisión de este artículo para ver los eventos de la instancia y descubrir si las funciones de flujo de trabajo que desea.

Una vez completada una instancia del flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en el correspondiente historial. Puede obtener acceso al registro de cualquier instancia durante los 60 días siguientes a la fecha de finalización de la misma.

Importante:  Tenga en cuenta que el historial de flujo de trabajo solo se proporciona como referencia informal. No puede usarlo para auditorías oficiales ni para otros fines legales o a modo de prueba.

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo en varias instancias.

Secciones de este segmento

  1. Revisar los eventos de la instancia más reciente

  2. Historial de instancias de acceso para un máximo de 60 días

  3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

1. Revisar los eventos de la instancia más reciente

Siempre que un elemento se conserve en la misma lista o biblioteca, y hasta el momento en que vuelva a ejecutar el flujo de trabajo en el mismo elemento, puede obtener acceso al historial de la instancia desde esta lista o biblioteca.

Para ver la página de estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de la ejecución de un flujo de trabajo en cualquiera de sus elementos:

  • En la lista o biblioteca donde está ubicado el elemento, haga clic en el vínculo de estado correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desea consultar.

En este ejemplo, el elemento se encuentra el documento denominado borrador y el flujo de trabajo es Aprobación nuevo Doc.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

En la página de estado del flujo de trabajo, la sección Historial del flujo de trabajo se encuentra próxima a la parte inferior.

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Principio del segmento

2. Acceso al historial de instancias durante un máximo de 60 días

¿Y si desea revisar el historial de una instancia tras ejecutar de nuevo el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo durante los 60 días siguientes, desde uno de estos dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo.

Desde la lista o la biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Apunte al nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, en el menú desplegable, haga clic en Flujos de trabajo.

  3. En los flujos de trabajo: nombre del elemento de página, en Los flujos de trabajo completado, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
    Lista Flujos de trabajo completados en la página de flujos de trabajo del elemento
    Se abrirá la página de estado del flujo de trabajo para esa instancia.

Desde la notificación de finalización del flujo de trabajo

  • Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo correspondiente a la instancia que desea revisar y haga clic en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo.

Notificación de flujo de trabajo completado con vínculo al historial resaltado
Se abrirá la página de estado del flujo de trabajo para esa instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, podría desea crear una regla de Outlook. Configurar la regla para Copiar todos los mensajes entrantes que tienen el texto que se ha completado en la línea de asunto en sus propias carpetas independientes. (Asegúrese de que la regla de Outlook copias mensajes de la entrada y no simplemente mover , o bien no también aparecerán en la Bandeja de entrada).

Principio del segmento

3. Crear informes de rendimiento del flujo de trabajo

Para más información sobre el funcionamiento general de las versiones del flujo de trabajo, a lo largo del tiempo y en varias instancias, puede crear uno de estos informes predefinidos, o los dos:

  • Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver una media del tiempo necesario para completar cada actividad de un flujo de trabajo y averiguar cuánto tarda en completarse cada ejecución o instancia de dicho flujo.

  • Informe de cancelación y errores    Use este informe para averiguar si un flujo de trabajo se cancela o interrumpe frecuentemente debido a errores antes de completarse.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

  1. En la lista o biblioteca, en la columna estado del flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de la información de estado.
    Clic en el estado del flujo de trabajo

  2. En la página Estado del flujo de trabajo, en Historial del flujo de trabajo, haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.
    Clic en el vínculo Ver informes de flujo de trabajo de la sección Historial del flujo de trabajo

  3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
    Clic en el vínculo del informe de duración de la actividad

  4. En la página Personalizar, mantenga o cambiar la ubicación donde se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Clic en Aceptar en la ubicación para guardar el archivo
    El informe está creado y guardado en la ubicación especificada.

  5. Cuando haya terminado el informe, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, le resultará en la ubicación especificada en el paso anterior.)
    Clic en el vínculo para ver el informe

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona conforme a sus necesidades, no debe realizar ninguna otra tarea de configuración y puede empezar a usarlo.

Si hay algo que desea cambiar acerca de cómo funciona, vea el segmento cambiar de este artículo.

Una vez ejecutada la primera instancia de un nuevo flujo de trabajo de aprobación y revisar los resultados, puede que desee realizar uno o varios cambios en la configuración del flujo de trabajo.

Y, posiblemente, en el futuro desee realizar otros cambios de configuración adicionales.

Por último, puede que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo durante un cierto período de tiempo, mayor o menor, sin llegar a eliminarlo, o incluso puede que sí desee eliminarlo por completo.

Secciones de este segmento

  1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

  2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y modifique el formulario de asociación que ha usado originalmente al agregarlo.

Si solo ejecuta el flujo de trabajo en una lista o biblioteca

  1. Ábrala.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca.

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se llama Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, vaya a Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración) y haga clic en el nombre del flujo de trabajo cuya configuración desea cambiar.

    Nota:  Si el flujo de trabajo de aprobación que busca no aparece en la lista, puede estar asociado solo a un tipo de contenido. El control Estos flujos de trabajo están configurados para ejecutarse en elementos de este tipo, situado justo debajo de la lista (vea la ilustración), controla los flujos de trabajo que aparecen en la misma. Haga clic en las opciones de tipo de contenido del menú desplegable para averiguar cuál de ellas muestra el flujo de trabajo que desea y, cuando aparezca en la lista, haga clic en el nombre correspondiente.

  5. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se ha usado originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para obtener más información acerca de los campos y controles en el formulario de asociación, vea el segmento Planear y el segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono de configuración de Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración de, , haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
    Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre de flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo que desea cambiar la configuración.
    Vínculo para cambiar la configuración del flujo de trabajo

  7. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se ha usado originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para obtener más información acerca de los campos y controles en el formulario de asociación, vea el segmento Planear y el segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Principio del segmento

2. Deshabilitar o eliminar un flujo de trabajo

Si solo ejecuta el flujo de trabajo en una lista o biblioteca

  1. Ábrala.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca.

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se llama Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar, bloquear o restaurar un flujo de trabajo.

  5. Use el formulario en la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

El formulario tiene cinco columnas:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando normalmente.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen las instancias del flujo de trabajo en ejecución, aunque no permite al flujo de trabajo ejecutar nuevas instancias. Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo posteriormente, vuelva a esta página y seleccione Permitir.

  • Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la lista o biblioteca. Todas las instancias en ejecución finalizan de forma inmediata y la columna del flujo de trabajo desaparece de la página de la lista o biblioteca. Esta acción no es reversible.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono de configuración de Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enconfiguración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
    Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar, bloquear o restaurar un flujo de trabajo.

  7. Use el formulario en la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

El formulario tiene cinco columnas:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando normalmente.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen las instancias del flujo de trabajo en ejecución, aunque no permite al flujo de trabajo ejecutar nuevas instancias. Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo posteriormente, vuelva a esta página y seleccione Permitir.

  • Quitar    Opción que se quita por completo el flujo de trabajo de la colección de sitios. Todas las instancias se interrumpe inmediatamente y la columna de flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

¿Y ahora qué?

Si ha realizado cambios, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para volver a comprobar los efectos de los cambios.

Más personalización

Hay una gran variedad de formas para personalizar aún más los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint.

Puede incluso crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puede usar alguno de los programas siguientes o todos ellos:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Permite personalizar comportamientos, acciones y formas de los flujos de trabajo.

  • Microsoft Visual Studio    Permite crear sus propias acciones personalizadas de flujo de trabajo.

Para más información, vea el sistema de Ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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