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Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación

Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación

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SharePoint los flujos de trabajo pueden ayudarle a automatizar sus procesos de negocio, lo que hace que sean más coherentes y eficientes. El flujo de trabajo de aprobación permite distribuir documentos y otros elementos almacenados en SharePoint a una o más personas para su aprobación.

Para más información, consulte Acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint.

Importante: De manera predeterminada, el flujo de trabajo de aprobación no está activado y no aparece en el cuadro de lista seleccionar una plantilla de flujo de trabajo en el formulario de asociación. Para que esté disponible para su uso, un administrador del sitio debe activarlas en el nivel de la colección de sitios. Vaya a configuración del sitio > características de la colección de sitios _GT_ activar la característica flujos de trabajo. Además, SharePoint 2013 proporciona estas plantillas de flujo de trabajo basadas en el modo de compatibilidad SharePoint 2010. Para crear un flujo de trabajo basado en SharePoint 2013 con una lógica similar, usa SharePoint Designer 2013.

Si solo desea completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación    Desplácese hasta el segmento FINALIZAR y expándalo. Posiblemente no necesitará los demás segmentos por ahora.

Comparación de procesos manuales con el flujo de trabajo automatizado

Los flujos de trabajo de SharePoint son:

  • Eficaces y coherentes    Un flujo de trabajo de aprobación redirige automáticamente un documento o elemento, asigna tareas de revisión, realiza un seguimiento de su progreso, y envía avisos y notificaciones cuando es necesario. La actividad de un flujo de trabajo se puede supervisar y ajustar desde una página de estado central, y el historial de los eventos de la ejecución de un flujo de trabajo se mantiene durante los 60 días posteriores a la finalización del mismo.

  • Menos trabajo para usted    Un flujo de trabajo de aprobación le permite ahorrar tiempo a usted y a sus compañeros y, al mismo tiempo, simplifica y estandariza el proceso de aprobación.

Este es un diagrama de una versión muy simple de un flujo de trabajo de aprobación.

Diagrama de flujo de trabajo de aprobación simple

La información de este artículo se presenta en diez segmentos expandibles.

Haga clic aquí para ver unas sugerencias sobre cómo obtener el máximo partido de este artículo.

Si solo desea completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación    Desplácese hasta el segmento FINALIZAR y expándalo. Posiblemente no necesitará los demás segmentos por ahora.

Si quiere agregar, iniciar, supervisar y mantener flujos de trabajo    Si no está familiarizado con estas tareas, le resultará útil trabajar a través de este artículo, segmento por segmento, la primera vez que diseñe y agregue un flujo de trabajo. Una vez que estés familiarizado con la información y el diseño del artículo, podrás ir directamente al segmento que necesitas en visitas de retorno.

Aprobación de contenido y de publicación    Posiblemente, dispone de listas o bibliotecas donde le gustaría revisar los nuevos elementos o las nuevas versiones de los elementos actuales antes de que se muestren visibles para todos los usuarios con acceso a la lista. Así podrá garantizar la precisión de su contenido, forma y estilo. Este tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido y, para controlar la aprobación de una lista o biblioteca, puede usar un flujo de trabajo de aprobación. También existe un flujo de trabajo de aprobación de publicación muy similar, creado para sitios de SharePoint que publican páginas web en Internet.

Una nota sobre la impresión de este artículo    Este artículo es de dimensiones considerables. Si desea imprimir solo los segmentos seleccionados, asegúrese de que expande únicamente esos segmentos al imprimir. Además, para incluir los gráficos completos en su copia impresa, imprima en orientación horizontal y no vertical.

Y una nota sobre la búsqueda    Antes de buscar cualquier texto o término en este artículo, asegúrese de que ha expandido todos los segmentos en los que desea buscar.

Un flujo de trabajo de aprobación es una característica de SharePoint que redirige un documento u otro elemento almacenado en una lista o una biblioteca de SharePoint a una o varias personas para que lo aprueben o rechacen. El flujo de trabajo automatiza, simplifica y estandariza todo el proceso.

Diagrama de flujo de trabajo de aprobación simple

El flujo de trabajo de aprobación básico que se incluye con los productos de SharePoint funciona como plantilla. Al usar esta plantilla, puede agregar varios flujos de trabajo de aprobación a los sitios. Cada flujo de trabajo que agregue constituirá una versión única del flujo de trabajo de aprobación básico, con su propio método de trabajo, conforme a la configuración que haya especificado al agregarlo.

Secciones de este segmento

  1. Lo que un flujo de trabajo de aprobación puede hacer por usted

  2. Lo que no puede hacer un flujo de trabajo de aprobación

  3. Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo

  4. Cómo planear, agregar, ejecutar y mantener este tipo de flujo de trabajo

1. Lo que un flujo de trabajo de aprobación puede hacer por usted

  • Al agregar por primera vez un flujo de trabajo de aprobación a su lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes desea incluir e indicar si las tareas deben asignarse una detrás de otra (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo). Incluso puede decidir si desea dividir las tareas de los participantes en dos o más fases independientes, o especificar una fecha de vencimiento final o el tiempo permitido para que se complete una tarea. Asimismo, cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual en un elemento, podrá modificar cualquiera de estos ajustes.

  • El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado y este debe elegir entre varias respuestas posibles: aprobar o rechazar el elemento, solicitar un cambio en el mismo, o reasignar, cancelar o eliminar la tarea.

  • Mientras se está ejecutando el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de estado del flujo de trabajo.

  • Durante los 60 días posteriores a la finalización del flujo de trabajo, en la página de estado de dicho flujo se mantendrá una lista con todos los eventos ocurridos durante su ejecución (o instancia), que podrá usar como referencia informal.

También puede usar un flujo de trabajo de aprobación para administrar un proceso de aprobación de contenido para una lista o biblioteca. Para obtener más información, consulta el segmento de control de este artículo.

2. Lo que no puede hacer un flujo de trabajo de aprobación

Por lo general, los participantes en un flujo de trabajo de aprobación no tienen permiso para realizar cambios en el elemento que se está revisando. En su lugar, pueden solicitar que se realicen cambios en el elemento durante el transcurso de la instancia del flujo de trabajo. Si desea agregar un flujo de trabajo en el que los participantes inserten comentarios y marcas de revisión en el propio elemento, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios, en la sección Vea también.

Además, los flujos de trabajo de aprobación no están diseñados para recopilar firmas. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento de Microsoft Word, en un libro de Microsoft Excel o en un formulario de Microsoft InfoPath, vea el artículoacerca de los flujos de trabajo para recopilar firmas, en la sección vea también.

Principio del segmento

3. Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo

Para agregar un flujo de trabajo    De manera predeterminada, debe tener el permiso administrar listas para Agregar un flujo de trabajo. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y el grupo visitantes no).

Para iniciar un flujo de trabajo    También de forma predeterminada, debe tener el permiso editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se haya agregado. (El grupo miembros y el grupo propietarios tienen el permiso editar elementos de forma predeterminada; el grupo visitantes no).

De forma alternativa, el grupo Propietarios puede elegir si desea configurar flujos de trabajo específicos que solo puedan iniciar los miembros del grupo Propietarios. Para ello, active la casilla Requerir permisos de administración de listas para iniciar el flujo de trabajo, en la primera página del formulario de asociación.

Principio del segmento

4. Cómo planear, agregar, ejecutar y mantener este tipo de flujo de trabajo

Estas son las fases básicas:

  • ANTES de que se ejecute el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)   
    Antes de agregar un flujo de trabajo, Planee dónde quiere agregarlo (para una sola lista o biblioteca o para toda la colección de sitios) y los detalles de cómo funcionará. Una vez que haya agregado y configurado el flujo de trabajo, cualquier usuario con los permisos necesarios podrá iniciar el flujo de trabajo en un elemento específico. El flujo de trabajo también se puede configurar para que se ejecute automáticamente. Las ejecuciones automáticas se pueden activar en función de uno o dos eventos desencadenadores: cuando se agrega o se crea un elemento en una lista o biblioteca, o cuando se cambia cualquier elemento de una lista o biblioteca.

  • MIENTRAS se ejecuta el flujo de trabajo (completar, supervisar, ajustar)   
    Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas que tienen asignadas. Se envían avisos automáticos a los participantes que no se ajustan a las fechas límite de las tareas. Mientras tanto, el progreso del flujo de trabajo se puede supervisar desde una página de estado del flujo de trabajo central para esa instancia concreta del flujo de trabajo. Los ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta se pueden realizar desde esa misma página; y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o finalizar desde allí.

  • UNA vez que se ejecuta el flujo de trabajo (revisar, informar, cambiar)   
    Cuando el flujo de trabajo se complete, el historial completo de esa ejecución (o instancia) puede revisarse durante un máximo de 60 días en la página de estado del flujo de trabajo. Desde la misma página, se pueden crear informes estadísticos sobre el rendimiento de esta versión de flujo de trabajo. Por último, si alguna vez desea cambiar la forma en que funciona el flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación que completó la primera vez que agregó el flujo de trabajo.

El siguiente diagrama de flujo ilustra estas fases desde la perspectiva de la persona que agrega un nuevo flujo de trabajo.

Proceso del flujo de trabajo

En este segmento identificaremos las decisiones que debe tomar y la información que debe ensamblar antes de agregar una versión del flujo de trabajo de aprobación.

Si ya está familiarizado con el modo de agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita recordar los pasos específicos, puede ir directamente al segmento de adición adecuado (lista/Biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Secciones de este segmento

  1. Plantillas y versiones

  2. Presentación del formulario de asociación

  3. Doce preguntas que responder

1. Plantillas y versiones

Los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint funcionan como las plantillas principales en las que se basan los flujos de trabajo específicos que usted agregue a las listas, las bibliotecas y a la colección de sitios.

Cada vez que agregue un flujo de trabajo de aprobación, por ejemplo, en realidad está agregando una versión de la plantilla de flujo de trabajo de aprobación general. Asigne a cada versión su propio nombre y su propia configuración, que especifica en el formulario de asociación al agregar esa versión en particular. De este modo, puede agregar varios flujos de trabajo, todas las versiones basadas en la plantilla de patrón de flujo de trabajo de aprobación, pero cada una de las versiones con nombre y personalizadas para la forma específica que usará. También se puede hacer referencia a las versiones con nombre como instanciasde flujo de trabajo.

Principio del segmento

2. Presentación del formulario de asociación

Siempre que agregue una nueva versión de flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, rellene un formulario de asociación para especificar el modo en que desea que funcione la nueva instancia.

La siguiente sección contiene una lista de cuestiones para ayudarle a completar el formulario de asociación. No obstante, eche primero un vistazo al formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Primer formulario de inicio

Segunda página del formulario de asociación

Formulario para especificar información específica de la ejecución

Los campos del cuadro rojo de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio, que aparecerá cada vez que inicie manualmente el flujo de trabajo y podrá editarlo para una sola ejecución.

Principio del segmento

3. Doce preguntas que responder

Cuando tenga las respuestas a todas las preguntas de esta sección, ya estará listo para agregar un flujo de trabajo.

  1. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo adecuado?

  2. ¿Una lista, una biblioteca o toda la colección de sitios? ¿Uno o todos los tipos de contenido?

  3. ¿Qué nombre es el adecuado?

  4. Listas de tareas e historiales: ¿Nuevas o existentes?

  5. ¿Cómo y quién puede iniciar este flujo de trabajo?

  6. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

  7. Participantes: ¿Quiénes y en qué orden?

  8. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

  9. ¿Cuándo vencen las tareas?

  10. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

  11. ¿A quién debo notificar?

  12. ¿Controlará este flujo de trabajo la aprobación de contenido?

01. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo adecuado?

Hay varias plantillas de flujo de trabajo que tienen la palabra "aprobación" en sus nombres. Este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como aprobación: SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo es la mejor opción para usted, consulte el segmento de aprendizaje de este artículo. Para obtener más información sobre las otras plantillas de flujo de trabajo disponibles, consulte el artículo acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePointen la sección vea también.

Principio del segmento

02. ¿Una lista, una biblioteca o toda la colección de sitios? ¿Uno o todos los tipos de contenido?

Puede hacer que su nueva versión del flujo de trabajo de aprobación esté disponible en una sola lista o biblioteca, o puede hacer que esté disponible en toda la colección de sitios.

  • Si agrega el flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o en uno solo.

  • No obstante, aunque agregue el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, deberá configurarlo para que se ejecute en un solo tipo de contenido del sitio.

Mapa de la colección de sitios con los 3 procedimientos explicados para agregar un flujo de trabajo

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint pertenece a uno u otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser como básico y genérico como una hoja de cálculode documento o de Excel, o como una especificación de diseño de productoo contrato legal de gran especialización. Algunos tipos de contenido están disponibles en productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizarlos y agregar a otros usuarios. Para obtener más información, vea crear o personalizar un tipo de contenido de sitio y Agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca.

Principio del segmento

03. ¿Qué nombre es el adecuado?

Asigne a la versión del flujo de trabajo un nombre que:

  • Indique claramente para qué la va a usar.

  • La distinga perfectamente de otros flujos de trabajo.

Un ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores. El grupo desea usar dos flujos de trabajo de aprobación distintos para administrar los envíos de documentos de colaboradores externos:

  • Deberá ejecutar el primer flujo de trabajo en todos los documentos enviados para decidir si desea aceptarlo para el proceso de edición.

  • Tras aceptar y editar un documento enviado, deberá iniciar el segundo flujo de trabajo en el borrador editado para decidir si desea aceptarlo como documento final.

Es posible que el nombre del primer flujo de trabajo acepte aprobación de envío y la segunda aprobación de borrador final.

Sugerencia: Como siempre, es una buena idea establecer convenciones de nomenclatura con las que deberán familiarizarse todos los implicados en un flujo de trabajo.

Principio del segmento

04. Listas de tareas e historiales: ¿Nuevas o existentes?

Puede hacer que el flujo de trabajo use la lista de tareas y el historial predeterminados del sitio, usar otras tareas y listas del historial existentes, o solicitar nuevas listas solo para este flujo de trabajo.

  • Si un sitio va a disponer de varios flujos de trabajo, o en el caso de que varios flujos de trabajo cuenten con numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar listas nuevas para cada flujo de trabajo. Si administra listas muy largas puede ralentizar el rendimiento. Es más rápido y más sencillo para el sistema mantener varias listas cortas que una sola muy larga.

  • Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo van a contener datos confidenciales que desea mantener separados de la lista general de tareas, deberá indicar definitivamente que desea listas nuevas e independientes para este flujo de trabajo. Tras agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que ha definido los permisos correctos para estas nuevas listas.

Principio del segmento

05. ¿Cómo y quién puede iniciar este flujo de trabajo?

Configure un flujo de trabajo para que únicamente se inicie de forma manual, automática o de ambas formas:

  • Al iniciar manualmente un flujo de trabajo de aprobación en un documento o elemento específico, se presenta otro formulario, el formulario de inicio. El formulario de inicio contiene la mayor parte de la configuración de la segunda página del formulario de Asociación . De esta forma, si la persona que inicia el flujo de trabajo quiere cambiar cualquiera de esas configuraciones (solo para la instancia actual), pueden hacerlo antes de que hagan clic en iniciar. Vaya al menú contextual > elemento de lista > flujos de trabajo > Seleccione el flujo de trabajo para iniciarlo manualmente.

  • Evidentemente, con un inicio automático no existe la posibilidad de presentar un formulario de inicio, por lo que se usa la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación sin ningún cambio.

La siguiente ilustración muestra la diferencia entre los inicios manuales y automáticos.

Comparación de las formas de inicio manual y automático

Los cambios que realice en el formulario de inicio solo se aplicarán para la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración predeterminada permanente del flujo de trabajo, modifique el formulario original de asociación, tal y como se explica en el segmento CAMBIAR de este artículo.

Inicio manual

Si permite el inicio manual, cualquier persona con los permisos necesarios podrá iniciar el flujo de trabajo cuando lo desee en cualquier elemento apto.

La principal ventaja de un inicio manual consiste en que tanto usted como sus compañeros podrán ejecutar el flujo de trabajo solo y siempre que lo consideren conveniente, y cada vez que lo ejecuten tendrán la opción de cambiar la configuración con el formulario de inicio.

Un ejemplo rápido    Si desea ejecutar el flujo de trabajo solo en elementos creados por un autor de un escritor desde fuera de su equipo, al iniciarlo de forma manual, se evitará que se ejecute automáticamente en elementos creados por usted y sus compañeros de equipo. (Una solución alternativa: mantener una lista o biblioteca para elementos de los autores de su equipo y una lista o biblioteca independiente para los elementos de todos los demás autores. De este modo, puede ejecutar el flujo de trabajo automáticamente, pero solo en la lista de autores externos. Otra solución: agregue una condición si y se establece como creada por la persona específica. Consulte referencia rápida de condiciones de flujo de trabajo para obtener más información).

La principal desventaja del inicio manual es que todos los usuarios deben acordarse de ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea necesario.

Inicio automático

Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente en cualquiera de los siguientes eventos:

  • Un usuario intenta publicar una versión principal de un elemento.

  • Usted u otro usuario ha creado o actualizado un nuevo elemento en la lista o biblioteca.

  • Usted u otro usuario ha modificado un elemento previamente almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja del inicio automático es que nadie tiene que acordarse de iniciar el flujo de trabajo, ya que se ejecuta siempre que se produce un evento de activación.

Un ejemplo rápido    Si usted es el responsable de la precisión y la idoneidad de los elementos de una lista, puede agregar un flujo de trabajo de aprobación a esa lista y definirse a usted mismo como el único participante. Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente cada vez que cambie un elemento de la lista o se agregue a la misma un nuevo elemento. De esa forma, siempre estará informado.

Dos inconvenientes del inicio automático:

  • No puede detener la ejecución del flujo de trabajo si se produce un evento de activación.

  • No puede cambiar la configuración al comienzo de cada instancia.

Para más información sobre cómo ejecutar automáticamente un flujo de trabajo de aprobación siempre que un usuario intente publicar una versión principal de un elemento, vea el segmento CONTROLAR de este artículo.

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06. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Solo si agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido para una colección de sitios completa, tendrá la opción de agregar también dicho flujo a todos los demás tipos de contenido de la colección que se han heredado del tipo de contenido al que está agregando el flujo de trabajo.

Notas

  • La operación necesaria para completar toda esta adición adicional puede resultar bastante larga.

  • Si se ha roto la herencia en sitios o subsitios donde desea agregar el flujo de trabajo a los tipos de contenido de herencia, antes de ejecutar esta operación, compruebe que pertenece al grupo Propietarios para cada uno de estos sitios o subsitios.

Principio del segmento

07. Participantes: ¿Quiénes y en qué orden?

Deberá proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de todas las personas a las que asigne tareas de revisión.

¿Una o varias fases?    Puede elegir si desea realizar las tareas de revisión en una o en varias fases, en cuyo caso se realizarán de forma correlativa.

¿Revisiones paralelas o en serie?    En el caso de los participantes en una sola fase, puede asignarles las tareas de revisión al mismo tiempo (en paralelo) o una después de otra (en serie), en el orden que usted indique. El modo en serie puede ser útil si, por ejemplo, configura el flujo de trabajo para que finalice tras el primer rechazo, o si desea que los participantes puedan ver los comentarios de participantes anteriores como parte del contexto de sus revisiones.

Un ejemplo

Este sencillo escenario ilustra algunas ventajas de las revisiones en serie y en varias fases:

Imagine que Antonio agrega un nuevo flujo de trabajo de aprobación y desea que sus compañeros Almudena y Jesús revisen todos los elementos antes que él. También desea que, si Almudena o Jesús rechazan un elemento, finalice el flujo de trabajo antes que su propia revisión. Antonio puede configurar estas acciones de dos formas:

  • Mediante una revisión en serie    Frank configura una revisión serie en una etapa en la que Ana y Juan son los dos primeros participantes y es la tercera; y selecciona la opción Finalizar en el primer rechazo.
    En esta organización, Ana debe aprobar el elemento antes de que se asigne la tarea de Juan y, después, Juan debe aprobar el elemento antes de que se asigne la tarea de Francisco. Si Ana rechaza el elemento, no se le asignará ninguna tarea a Juan o Frank; y si Ana lo aprueba pero se rechaza a sean, el flujo de trabajo sigue terminado antes de que se asigne la tarea de revisión de Francisco.
    Esta es la manera en que Frank configura su revisión serie en una etapa.
    Formulario con la configuración de fases en serie resaltada
    Opción Finalizar al primer rechazo seleccionada

  • Mediante dos fases    Si Francisco quiere que Ana y Juan tengan asignados sus opiniones al mismo tiempo, para que Juan no tenga que esperar a que Ana finalice para poder empezar, puede configurar dos fases en el flujo de trabajo: la primera etapa paralela para las opiniones de Ana y Juan y la segunda una etapa distinta únicamente para su propia revisión. De nuevo, selecciona la opción Finalizar en el primer rechazo. La segunda fase no se inicia hasta que se completa la primera fase; por lo tanto, si Anna o Juan rechaza el elemento, la tarea de revisión de Francisco nunca se asignará.
    Esta es la manera en que Frank configura su crítica en paralelo de dos fases.
    Formulario con configuración para fase en paralelo resaltada
    Opción Finalizar al primer rechazo seleccionada

Aquí puede ver diagramas de las dos soluciones.

Visualización simultánea de flujo de trabajo en serie y flujo de trabajo en dos fases

Participantes externos    Existe un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de una organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como representante del participante externo.

Aquí puede ver un diagrama del proceso:

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

¿Asignar una tarea a todo el grupo, o una para cada miembro del grupo?    Si incluye una dirección de grupo o lista de distribución entre los participantes del flujo de trabajo, puede determinar que el flujo de trabajo asigne una tareaa cada miembro del grupo o solo una tarea a todo el grupo (aunque enviando solo una notificación de dicha tarea a cada miembro). Si solo se asigna una tarea a todo el grupo, cualquier miembro del grupo puede reclamarla y completarla. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento FINALIZAR de este artículo.

Principio del segmento

08. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

Existe un campo de texto en el formulario de asociación donde puede especificar instrucciones, detalles sobre requisitos, recursos y mucho más.

Dos elementos que puede incluir:

  • Información de contacto, en caso de que los participantes tengan dificultades o dudas.

  • Si el flujo de trabajo solo va a asignar una tarea a cada grupo o lista de distribución, aquí puede especificar que solo un miembro de cada grupo podrá reclamar la tarea antes de completarla. De este modo, los demás miembros del grupo no perderán tiempo en empezar por la misma tarea. Encontrará más detalles sobre cómo reclamar tareas de grupo en el segmento FINALIZAR de este artículo.

Principio del segmento

09. ¿Cuándo vencen las tareas?

Puede indicar cuándo vencen las tareas del flujo de trabajo de dos formas:

Por fecha del calendario    Puede especificar una única fecha del calendario en la que vencerán todas las tareas.

  • Por lo general, si configura un flujo de trabajo para que se inicie automáticamente, no debe usar esta opción: el valor de fecha que especifique no se ajustará automáticamente a la fecha actual cada vez que el flujo de trabajo se inicie automáticamente.

Por duración de la tarea    Puede especificar un número de días, semanas o meses permitidos para que finalice cada tarea, comenzando por la fecha de asignación de la misma.

  • La fecha de vencimiento del calendario invalida la duración de la tarea especificada. Es decir, si hoy es 10 de junio y se me ha asignado una tarea de tres días de duración, con una fecha de vencimiento del calendario establecida en el 11 de junio, la tarea vencerá el 11 de junio (en la fecha de vencimiento del calendario), y no el 13 de junio (cuando finalizaría el plazo de tres días).

Principio del segmento

10. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

Para no perder tiempo en revisiones innecesarias, puede configurar el flujo de trabajo para que finalice de forma inmediata (antes de la fecha de vencimiento especificada o calculada) si se produce uno de los siguientes eventos:

  • Un participante rechaza el elemento.

  • El elemento cambia de alguna forma.

Nota:  Un flujo de trabajo no se puede iniciar en un elemento desprotegido. No obstante, si desea que un elemento para revisión no sufra ningún cambio, puede desprotegerlo una vez que se inicie el flujo de trabajo. De hacerlo así, no podrá iniciar ningún otro flujo de trabajo en el mismo hasta que lo proteja de nuevo.

Principio del segmento

11. ¿A quién debo notificar?

En el campo CC de la segunda página del formulario de asociación, puede especificar los nombres o las direcciones de todos los usuarios que deben recibir notificación cuando el flujo de trabajo se inicie o finalice.

  • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo a una persona.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarlo en este campo.

Principio del segmento

12. ¿Controlará este flujo de trabajo la aprobación de contenido?

Es posible que desee revisar los nuevos elementos o las nuevas versiones de los elementos actuales de determinadas listas o bibliotecas, para garantizar la precisión del contenido, la forma y el estilo antes de que estén visibles para todos los usuarios con acceso a dichas listas. Este tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

En los productos de SharePoint, puede usar un flujo de trabajo de aprobación para que el proceso de aprobación de contenido sea más sencillo y eficaz. Para más información, vea el segmento Controlar la aprobación de contenido de este artículo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar un nuevo flujo de trabajo de aprobación a una lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento AGREGAR correspondiente (lista biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Es posible que desee revisar los nuevos elementos o las nuevas versiones de los elementos actuales de determinadas listas o bibliotecas, para garantizar la precisión del contenido, la forma y el estilo antes de que estén visibles para todos los usuarios con acceso a dichas listas. Este tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

En los productos de SharePoint, puede controlar la aprobación de contenido de forma manual, sin un flujo de trabajo. Sin embargo, con un flujo de trabajo de aprobación de SharePoint el proceso puede resultar mucho más sencillo y eficaz.

Si aún no está familiarizado con las características de aprobación de contenido y control de versiones de los productos de SharePoint, le recomendamos que comience revisando uno de los siguientes artículos:

El flujo de trabajo de aprobación puede controlar el proceso de aprobación de contenido a través de dos procesos, cada uno de ellos asociado con un control único de los formularios de asociación que deberá rellenar la primera vez que agregue el flujo de trabajo. Puede usar el flujo de trabajo para uno de estos procesos o para los dos.

Control de publicación de versiones principales

En el área Opciones de inicio de la primera página del formulario de asociación, se encuentra la opción Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento. Cabe destacar lo siguiente:

  • Esta opción solo está disponible para los flujos de trabajo de aprobación que se ejecutan en todos los tipos de contenido de una sola lista o biblioteca, y no para los flujos de trabajo que se ejecutan en los elementos de un único tipo de contenido.

  • Para que esta opción esté disponible, debe habilitar la aprobación de contenido para la lista o biblioteca en la página Configuración de versiones, y seleccionar la opción Crear versiones principales y secundarias (borradores) de esta misma página.

  • Si selecciona esta opción, dejan de estar disponibles las dos opciones que la siguen: Iniciar este flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento e Iniciar este flujo de trabajo cuando se cambie un elemento.

  • Si selecciona esta opción, el flujo de trabajo se ejecutará automáticamente en un elemento solo cuando alguien intente publicar una versión principal de dicho elemento.

  • En una lista o biblioteca solo puede usarse un flujo de trabajo de aprobación para aprobar la publicación de versiones principales. Si intenta designar un segundo flujo de trabajo en la misma lista o biblioteca para esta función, se le solicitará que seleccione uno.

Control no basado en las versiones

En el área Habilitar aprobación de contenido de la segunda página del formulario de asociación, se encuentra la opción Actualiza el estado de aprobación después de completarse el flujo de trabajo (use este flujo de trabajo para controlar la aprobación del contenido).

Esta opción está disponible en el formulario independientemente de si se requiere o no la aprobación de contenido en una lista o biblioteca. De cualquier forma, el valor del campo Aprobación del elemento se actualiza en función del resultado del flujo de trabajo.

Con esta opción, puede:

  • Ejecutar siempre el flujo de trabajo de forma manual.

  • Seleccionar una o varias opciones de inicio automático en la primera página del formulario de asociación.

  • Permitir tanto el inicio manual como el automático.

Control de contenido para sitios de publicación web

El control de contenido es un proceso especializado de los sitios que publican páginas en Internet. En consecuencia, hay un flujo de trabajo de aprobación de publicación especializado, que puede usar en los sitios de publicación, y una plantilla de sitio (denominada Sitio de publicación con flujo de trabajo) que incluye una versión del flujo de trabajo ya personalizado para usarla en la publicación de contenido web.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar un nuevo flujo de trabajo de aprobación a una lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento AGREGAR correspondiente (lista biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, puede que le resulte útil revisar los segmentos APRENDER y PLANEAR de este artículo antes de realizar los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de empezar

Antes de agregar un flujo de trabajo, compruebe estas dos cuestiones:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio de SharePoint. Si no está seguro de que esto ya se ha realizado, consulte con el administrador de SharePoint. Consulte también SharePoint 2013 paso a paso: configuración para la configuración del correo electrónico saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes. Para más información sobre los permisos, vea el segmento APRENDER de este artículo.

Principio del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Abra la lista o biblioteca a la que desea agregar el flujo de trabajo.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se llama Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo, especifique si desea que el flujo de trabajo se ejecute en un documento, lista o carpeta y luego haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

  5. Complete la primera página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Información básica de adición de flujos de trabajo con secciones resaltadas

    Primera sección resaltada

    Tipo de contenido

    Segunda sección resaltada

    Plantilla

    Seleccione la plantilla aprobación-SharePoint 2010.

    Nota: Si la plantilla aprobación-sharepoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para averiguar si está activada para el área de trabajo o la colección de sitios. Si es administrador, vaya a configuración del sitio > características de la colección de sitios _GT_ activar la característica flujos de trabajo .

    Tercera sección resaltada

    Nombre

    Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará a este flujo de trabajo para los usuarios de esta lista o biblioteca.

    Para ver sugerencias de nomenclatura para los flujos de trabajo, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Lista de tareas

    Seleccione la lista de tareas que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

    Para más información sobre los motivos para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Lista de historial

    Seleccione el historial que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar un historial existente o hacer clic en Nueva lista de historial de flujo de trabajo para crear una lista nueva.

    Para más información sobre los motivos para crear un nuevo historial (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    Opciones de inicio

    Especifique el o los modos de inicio para este flujo de trabajo.

    Para más información sobre cómo seleccionar opciones de inicio, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Para más información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento CONTROLAR de este artículo.

    • Tenga en cuenta que la opción iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento  no aparece si está agregando el flujo de trabajo solo para un tipo de contenido.

    • Tenga en cuenta también que, si selecciona Iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento, las dos casillas siguientes no estarán disponibles.

  6. Una vez complete la configuración de este formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Siguiente.

  7. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Nota:  Los productos de SharePoint mostrarán las primeras opciones en esta segunda página del formulario de asociación (números del uno al siete en la siguiente ilustración, desde Aprobadores hasta CC) siempre que inicie el flujo de trabajo de forma manual, por si desea realizar cambios en estas opciones para instancias individuales.

    Valores predeterminados de la adición de flujos de trabajo con campos resaltados

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Especifique si desea asignar las tareas una por una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo).

    Para más información sobre cómo usar el orden en serie o en paralelo, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee después de la primera que ha configurado.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

    Para más información sobre cómo usar varias fases, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Active esta casilla si desea asignar una tarea a cada miembrode cada grupo que especifique en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

    • Desactive esta casilla si desea asignar una sola tarea a todo el grupo especificado en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro podrá reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento FINALIZAR de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Solicitud

    El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

    • Información de contacto.

    • Si procede, una nota sobre las tareas únicas asignadas a listas de distribución o grupos completos. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento FINALIZAR de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duración de las tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

    • Si en algún momento desea iniciar el flujo de trabajo de forma automática, se recomienda dejar el campo Fecha de vencimiento de todas las tareas vacío y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Puede proporcionar una fecha precisa de vencimiento siempre que lo considere conveniente en el formulario de inicio y cuando inicie el flujo de trabajo de forma manual.

    Para más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y duraciones de tareas, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Especifique los nombres o las direcciones de correo electrónico de todos los usuarios a los que desea enviar una notificación siempre que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

    • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    Octava sección resaltada

    Finalización del flujo de trabajo

    Seleccione alguna, las dos o ninguna de estas opciones.

    Para más información sobre estas opciones, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Novena sección resaltada

    Habilitar aprobación de contenido

    Active esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido.

    Para obtener más información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento de control de este artículo.

  8. Cuando complete la configuración de esta página de acuerdo con sus preferencias, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, puede que le resulte útil revisar los segmentos APRENDER y PLANEAR de este artículo antes de realizar los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de empezar

Antes de agregar un flujo de trabajo, compruebe estas dos cuestiones:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio. Si no está seguro de que esto ya se ha realizado, consulte con el administrador de SharePoint. Consulte también SharePoint 2013 paso a paso: configuración para la configuración del correo electrónico saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes. Para más información sobre los permisos, vea el segmento APRENDER de este artículo.

Principio del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Vaya a la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono Configuración y luego haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

    Nota:  Para los elementos de un único tipo de contenido, deberá agregar un flujo de trabajo que ya haya agregado a la colección de sitios completa.

    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

    1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

    2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo.

    3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Página de configuración del flujo de trabajo

    Primera sección resaltada

    Plantilla

    Segunda sección resaltada

    Nombre

    Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará a este flujo de trabajo para los usuarios de esta colección de sitios.

    Para ver sugerencias de nomenclatura para los flujos de trabajo, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Lista de tareas

    Seleccione la lista de tareas que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

    Para más información sobre los motivos para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Lista de historial

    Seleccione el historial que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar un historial existente o hacer clic en Nueva lista de historial de flujo de trabajo para crear una lista nueva.

    Para más información sobre los motivos para crear un nuevo historial (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Opciones de inicio

    Especifique el o los modos de inicio para este flujo de trabajo.

    Para más información sobre cómo seleccionar opciones de inicio, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    ¿Agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido secundarios?

    Especifique si desea agregar (o asociar) este flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de lista y del sitio que heredan de este tipo de contenido.

    • La operación necesaria para completar toda esta adición adicional puede resultar bastante larga.

    • Si se ha roto la herencia en sitios o subsitios donde desea agregar el flujo de trabajo a los tipos de contenido de herencia, antes de ejecutar esta operación, compruebe que pertenece al grupo Propietarios para cada uno de estos sitios o subsitios.

  5. Cuando complete la configuración de esta página de acuerdo con sus preferencias, haga clic en Siguiente.

  6. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Nota:  Los productos de SharePoint mostrarán las primeras opciones en esta segunda página del formulario de asociación (números del uno al siete en la siguiente ilustración, desde Aprobadores hasta CC) siempre que inicie el flujo de trabajo de forma manual, por si desea realizar cambios en estas opciones para instancias individuales.

    Valores predeterminados de la adición de flujos de trabajo con campos resaltados

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Especifique si desea asignar las tareas una por una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo).

    Para más información sobre cómo usar el orden en serie o en paralelo, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee después de la primera que ha configurado.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

    Para más información sobre cómo usar varias fases, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Active esta casilla si desea asignar una tarea a cada miembrode cada grupo que especifique en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

    • Para que solo se asigne una tarea a un grupo completo que escriba en el campo asignar a, desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero un miembro puede reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Solicitud

    El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

    • Información de contacto.

    • Si procede, una nota sobre las tareas únicas asignadas a listas de distribución o grupos completos. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento FINALIZAR de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duración de las tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

    • Si en algún momento desea iniciar el flujo de trabajo de forma automática, se recomienda dejar el campo Fecha de vencimiento de todas las tareas vacío y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Puede proporcionar una fecha precisa de vencimiento siempre que lo considere conveniente en el formulario de inicio y cuando inicie el flujo de trabajo de forma manual.

    Para más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y duraciones de tareas, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Especifique los nombres o las direcciones de correo electrónico de todos los usuarios a los que desea enviar una notificación siempre que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

    • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    Octava sección resaltada

    Finalización del flujo de trabajo

    Seleccione alguna, las dos o ninguna de estas opciones.

    Para más información sobre estas opciones, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Novena sección resaltada

    Habilitar aprobación de contenido

    Active esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido.

    Para obtener más información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, vea el segmento de control de este artículo.

  7. Cuando complete la configuración de esta página de acuerdo con sus preferencias, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento INICIAR de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

Puede configurar un flujo de trabajo para iniciarlo manualmente, automáticamente o de ambas formas:

  • Manualmente en cualquier momento, por cualquier persona que tenga los permisos necesarios.

  • Automáticamente siempre que se produce un evento desencadenador especificado. Es decir, cuando se agrega un elemento a la lista o biblioteca, o cuando un elemento de la lista cambia de alguna manera, o cuando alguien intenta publicar una versión principal de un elemento).
    (El evento o los eventos desencadenantes se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la asociación original y la configuración del flujo de trabajo. Para obtener más información, vea el segmento planear de este artículo.)

Nota:  No puede iniciar un flujo de trabajo en un elemento desprotegido. No obstante, si desea que un elemento para revisión no sufra ningún cambio, puede desprotegerlo una vez que se inicie el flujo de trabajo. De hacerlo así, no podrá iniciar ningún otro flujo de trabajo en el mismo hasta que lo proteja de nuevo.

Secciones de este segmento

  1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

  2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

  3. Iniciar manualmente desde una lista o biblioteca

  4. Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si ha configurado el flujo de trabajo para iniciarlo automáticamente, siempre que se produzca un evento de activación, el flujo de trabajo se ejecutará en el elemento responsable de la activación.

Al iniciarse, el flujo de trabajo asigna la o las primeras tareas y envía una notificación de tarea a todos los usuarios asignados. Mientras tanto, envía también notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tarea) a la persona que originalmente ha agregado el flujo de trabajo y a todos los usuarios incluidos en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Nota:  Por lo general, al agregar un nuevo flujo de trabajo configurado para iniciarse automáticamente, el campo Fecha de vencimiento de todas las tareas de la segunda página del formulario de asociación suele dejarse en blanco, ya que cualquier valor de fecha explícito especificado aquí no se ajustará automáticamente a las distintas fechas de inicio del flujo de trabajo. Para más información, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

Principio del segmento

2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre los permisos    Por lo general, para iniciar un flujo de trabajo necesitará el permiso Editar elementos del que disponen los grupos Miembros y Propietarios de forma predeterminada, a diferencia del grupo Visitantes. Sin embargo, un miembro de Propietarios también puede elegir, en cada uno de los flujos de trabajo, que se requiera el permiso Administrar listas a las personas que inicien el flujo de trabajo. Al elegir esta opción, los miembros del grupo Propietarios especifican básicamente que solo los miembros de este grupo pueden iniciar un flujo de trabajo concreto. Para más información, vea el segmento Aprender de este artículo.

Dos lugares desde donde empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo de forma manual en cualquiera de las dos siguientes ubicaciones:

  • En la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento

  • Desde el propio elemento , abierto en el programa de Microsoft Office en el que se ha creado. Tenga en cuenta que el programa debe estar instalado, no puede tratarse de una versión de aplicación web.

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones sobre ambos métodos.

Principio del segmento

3. Iniciar manualmente desde una lista o biblioteca

  1. Diríjase a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

  2. Haga clic en los puntos suspensivos junto al nombre del elemento. Luego, en el cuadro de diálogo, haga clic en los puntos suspensivos para abrir el menú del elemento y después haga clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable.

  3. En la página de flujos de trabajo: Nombre del elemento, vaya a Iniciar un nuevo flujo de trabajo y haga clic en el flujo de trabajo que desee ejecutar.

  4. En el formulario de inicio de la página Cambiar un flujo de trabajo, realice los cambios que desee aplicar a la instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota:  Los cambios realizados en el formulario de inicio se usan solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar algún cambio que se aplique siempre que se ejecute el flujo de trabajo, o para cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

    Formulario de inicio

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse una por una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo) son las que desea.

    Para más información sobre cómo usar el orden en serie o en paralelo, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee después de las que ya están configuradas.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

    Para más información sobre cómo usar varias fases, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que especifique en el campo asignar a, Active esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá la notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea para completarla.)

    • Desactive esta casilla si desea asignar una sola tarea a todo el grupo especificado en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro podrá reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento FINALIZAR de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Solicitud

    El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

    • Información de contacto para preguntas y problemas.

    • Si corresponde, una nota sobre las tareas únicas asignadas a listas de distribución o grupos completos. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento FINALIZAR de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duración de las tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

    Para más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y duraciones de tareas, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Realice tantas adiciones o eliminaciones como desee. Recuerde que:

    • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo.

    • Dado que va a iniciar el flujo de trabajo de forma manual, recibirá las notificaciones de inicio y finalización tanto si aparece en este campo como si no.

  5. Una vez complete la configuración de este formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la o las primeras tareas y, al mismo tiempo, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios especificados en el campo CC del formulario de inicio.

Principio del segmento

  1. Abra el elemento en el programa de Office instalado en el equipo.

  2. En el elemento abierto, haga clic en la pestaña Archivo, en Guardar y enviar, y en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el elemento.

  3. Si un mensaje le indica que el flujo de trabajo necesita proteger el archivo, haga clic en el botón Proteger.

  4. Haga clic en el botón grande Iniciar flujo de trabajo.

  5. En el formulario de inicio de la página Cambiar un flujo de trabajo, realice los cambios que desee aplicar a la instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota:  Los cambios realizados en el formulario de inicio se usan solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar algún cambio que se aplique siempre que se ejecute el flujo de trabajo, o para cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

    Formulario de inicio

Primera sección resaltada

Asignar a

Segunda sección resaltada

Orden

Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse una por una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo) son las que desea.

Para más información sobre cómo usar el orden en serie o en paralelo, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee después de las que ya están configuradas.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

Para más información sobre cómo usar varias fases, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Para asignar una tarea acada miembro de cada grupo especificado en el campo Asignar a, active esta casilla. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

  • Desactive esta casilla si desea asignar una sola tarea a todo el grupo especificado en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro podrá reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento FINALIZAR de este artículo.

Quinta sección resaltada

Solicitud

El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

  • Información de contacto para preguntas y problemas.

  • Si corresponde, una nota sobre las tareas únicas asignadas a listas de distribución o grupos completos. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento FINALIZAR de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duración de las tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

Para más información sobre cuándo usar fechas de vencimiento y duraciones de tareas, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Realice tantas adiciones o eliminaciones como desee. Recuerde que:

  • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo.

  • Dado que va a iniciar el flujo de trabajo de forma manual, recibirá las notificaciones de inicio y finalización tanto si aparece en este campo como si no.

  1. Una vez complete la configuración de este formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la o las primeras tareas y, al mismo tiempo, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios especificados en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

  • Si esta es la primera vez que se ejecuta el flujo de trabajo, el resto de los participantes podrían necesitar información y asistencia para completar las tareas que tienen asignadas. (Es posible que encuentre el segmento completo de este artículo de utilidad).

  • También es buena idea comprobar si los participantes reciben las notificaciones de correo electrónico y, específicamente, que los filtros de correo electrónico no deseado no las están administrando de forma incorrecta.

  • Evidentemente, debe asignarse a usted mismo una o varias tareas del flujo de trabajo. Para más información sobre cómo completarlas, vaya al segmento FINALIZAR de este artículo.

  • Mientras tanto, para más información sobre cómo realizar un seguimiento del progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento SUPERVISAR de este artículo.

Si es la primera vez que tiene asignada una tarea en un flujo de trabajo de aprobación, puede resultarle útil revisar por completo este segmento del artículo antes de finalizar la tarea. De esta forma, conocerá todas las opciones de las que puede disponer.

Nota: Si sabe que tiene asignada una tarea del flujo de trabajo, pero no ha recibido ningún mensaje de notificación en su bandeja de entrada de correo electrónico, asegúrese de que el filtro de correo electrónico no deseado no la ha desviado. Si esto es lo que ha ocurrido, ajuste la configuración de correo convenientemente.

En primer lugar, asegúrese de que ha recibido el artículo correcto.

Los distintos tipos de flujos de trabajo requieren acciones de tareas diferentes.

Por tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que tiene asignada es una tarea de flujo de trabajo de aprobación y no de cualquier otro tipo de flujo de trabajo.

Busque el texto Apruebe en alguna de las siguientes ubicaciones:

  • En la línea Asunto de la notificación de tarea

  • En la barra de mensajes del elemento que desea revisar

  • En el título de la tarea de la página de estado del flujo de trabajo

Si no ve el texto Apruebe en estas ubicaciones, consúltelo con la persona que ha iniciado o agregado originalmente el flujo de trabajo para averiguar en qué plantilla de flujo de trabajo está basado (o si se trata de un flujo de trabajo personalizado). Encontrará vínculos a artículos sobre cómo usar los otros tipos de flujo de trabajo incluidos con los productos de SharePoint en la sección Vea también de este artículo.

Si la tarea es de aprobación, siga leyendo.

Secciones de este segmento

  1. Información general del proceso

  2. Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de la tarea

  3. Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o la biblioteca

  4. Revisar el elemento

  5. Finalizar y enviar el formulario de tareas

  6. Notificaciones de vencimiento

  7. Reclamar y finalizar una tarea de grupo (opcional)

  8. Solicitar cambios en el elemento (opcional)

  9. Reasignar la tarea de aprobación a otro usuario (opcional)

  10. Finalizar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

1. Información general del proceso

Cuando tenga asignada una tarea en un flujo de trabajo, lo sabrá mediante uno de los siguientes procedimientos:

  • Recibirá una notificación de tarea por correo electrónico.

  • Cuando abra un documento de Microsoft Office, una barra de mensajes le notificará que tiene asignada una tarea relacionada.

  • Cuando consulte el sitio de SharePoint, verá que tiene una o varias tareas asignadas.

Por lo general, cuando descubra que tiene asignada una tarea de flujo de trabajo de aprobación, realizará una de estas dos opciones:

  • Revisar el elemento    Compruebe si puede o no aprobar el elemento en su estado actual.

  • Completar la tarea    Use el formulario de tareas para enviar los resultados de la revisión.

Por tanto, los tres elementos siguientes suelen relacionarse con la finalización de una tarea:

  • El mensaje de notificación (que usted recibe como correo electrónico).

  • El elemento enviado para su aprobación (que usted abre y revisa).

  • El formulario de tareas (que usted abre, completa y envía).

Este es el aspecto de estos tres elementos.

Mensaje de notificación de tarea, elemento para revisión y formulario de tareas

Nota: El botón Abrir esta tarea de la cinta para el mensaje de notificación de tarea solo aparecerá si abre el mensaje en la versión completa instalada de Outlook (y no en la aplicación web Outlook Web Access).

Principio del segmento

2. Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de la tarea

Siga estos pasos:

  1. En el mensaje de notificación de tarea, vaya a las instrucciones de Para completar esta tarea y haga clic en el vínculo al elemento.

  2. En el elemento abierto, haga clic en el botón Abrir esta tarea de la barra de mensajes.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de correo electrónico

Nota: El botón Abrir esta tarea de la cinta para el mensaje de notificación de tarea solo aparecerá si abre el mensaje en la versión completa instalada de Outlook (y no en la aplicación web Outlook Web Access).

Principio del segmento

3. Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o la biblioteca

Siga estos pasos:

  1. En la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento que desea revisar, haga clic en el vínculo En curso asociado con el elemento y el flujo de trabajo.

  2. En la página de estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.

  3. En la barra de mensajes Esta tarea de flujo de trabajo se aplica a del formulario de tareas, haga clic en el vínculo al elemento.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

Principio del segmento

4. Revisar el elemento

En este ejemplo, el elemento es un documento de Microsoft Word.

Sugerencia:  Con una tarea de grupo (es decir, una única tarea asignada a todo un grupo o lista de distribución para que un solo miembro la complete en nombre de todo el grupo), se recomienda reclamar la tarea antes de revisar el elemento. De esta forma, reducirá la posibilidad de que otro miembro del grupo también revise el artículo. Para obtener instrucciones, vea la sección 7 de este segmento, Reclamar y finalizar una tarea de grupo.

Elemento para revisión abierto que muestra barras amarillas

Observe las dos barras de mensajes amarillas de la parte superior del documento:

  • Servidor de solo lectura    Este documento está abierto en modo de solo lectura, es decir, puede leer el documento, pero no puede realizar cambios en él.
    (Tenga en cuenta que al completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación, no suele realizar cambios directamente en el propio elemento. En su lugar, use el formulario de tareas para registrar todas sus respuestas.)

  • Tarea de flujo de trabajo    Cuando esté listo para registrar la respuesta en el formulario de tareas, haga clic en el botón abrir esta tarea.

Principio del segmento

5. Finalizar y enviar el formulario de tareas

El formulario de tareas de una tarea del flujo de trabajo de aprobación tiene un aspecto similar a este.

Formulario de tareas de flujo de trabajo

Observe que los dos primeros elementos (Eliminar elemento y Esta tarea de flujo de trabajo se aplica a Título del elemento) no aparecerán en el formulario de tareas si lo abre desde el elemento para revisión.

Primera sección resaltada

Eliminar elemento

Segunda sección resaltada

Esta tarea del flujo de trabajo se aplica a Título del elemento

Para abrir el elemento que desea revisar, haga clic en este vínculo.

Tercera sección resaltada

Estado, Solicitado por, Comentarios consolidados, Vencimiento

Aunque no puede editar ni cambiar las entradas de estos cuatro campos, la información que contienen puede resultarle muy útil.

Observe que el cuadro Comentarios consolidados no solo contiene instrucciones adicionales sobre cómo completar una tarea, sino también todos los comentarios enviados por los participantes que ya han completado sus correspondientes tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo.

De la misma forma, tras enviar su propio formulario, los comentarios que incluya en el cuadro Comentarios (4) también aparecerán en el cuadro Comentarios consolidados para los participantes subsiguientes.

Cuarta sección resaltada

Comentarios

El texto que especifique aquí se registrará en el historial del flujo de trabajo y también aparecerá en el campo Comentarios consolidados (3) para los participantes subsiguientes.

Quinta sección resaltada

Aprobar

Para aprobar un elemento, en primer lugar escriba los comentarios que desea aportar en el campo Comentarios (4) y después haga clic en este botón.

Sexta sección resaltada

Rechazar

Para rechazar un elemento, en primer lugar escriba los comentarios que desea aportar en el campoComentarios (4) y después haga clic en este botón.

Séptima sección resaltada

Cancelar

Para cerrar la tarea sin guardar los cambios o las respuestas, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y asignada a usted.

Octava sección resaltada

Solicitar cambio

Para solicitar un cambio en el elemento que está revisando, haga clic en este botón.

Para ver una ilustración del formulario donde deberá especificar los detalles de esta solicitud y obtener más instrucciones, vaya a la sección 8 de este segmento, Solicitar cambios en el elemento.

Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Novena sección resaltada

Reasignar tarea

Para reasignar la tarea de aprobación a otro usuario, haga clic en este botón.

Para ver una ilustración de la página donde deberá especificar los detalles de la reasignación y obtener más instrucciones, vaya a la sección 7 de este segmento, Reasignar la tarea de aprobación a otro usuario.

Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Principio del segmento

6. Notificaciones de vencimiento

Cuando una tarea o toda una instancia de flujo de trabajo vence para su finalización, las notificaciones se envían automáticamente a:

  • La persona a la que está asignada la tarea.

  • La persona que ha iniciado el flujo de trabajo (o en el caso de inicio automático, a la persona que originalmente ha agregado el flujo de trabajo).

Principio del segmento

7. Reclamar y finalizar una tarea de grupo (opcional)

Si solo hay una tarea asignada a todo el grupo al que pertenece, cualquier miembro del grupo podrá reclamarla y completarla en nombre de todos los demás.

Reclame la tarea antes de revisar el elemento. En cuanto la reclame la tendrá asignada usted, de modo que ningún otro miembro del grupo podrá completarla. De esta forma, solo una persona hace el trabajo que debe realizarse.

  1. En la página de estado del flujo de trabajo, señale el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha.

  2. Haga clic en ella, en Editar elemento y, en el formulario de tareas, haga clic en el botón Reclamar tarea.
    Cómo reclamar una tarea de grupo

Cuando actualice la página de estado del flujo de trabajo, verá que la tarea está asignada a usted específicamente y no al grupo.

Si posteriormente desea volver a liberar la tarea para el grupo sin haberla completado, realice los mismos pasos para volver al formulario de tareas y haga clic en el botón Liberar tarea.

Botón Liberar tarea del formulario de tareas

Principio del segmento

8. Solicitar cambios en el elemento (opcional)

Antes de empezar este proceso, tenga en cuenta que debe configurar el flujo de trabajo para que finalice inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento. Puede ser una buena idea consultar a la persona que lo ha iniciado o agregado originalmente para comprobar que resulta conveniente realizar cambios y que el flujo de trabajo finalice en ese punto.

Mostraremos la opción de solicitud de cambio en el siguiente escenario:

En primer lugar, imaginemos que se llama Antonio.

A continuación, supongamos que una compañera llamada Almudena ha iniciado un flujo de trabajo de aprobación en un documento que ha creado.

Al revisar el nuevo documento de Almudena, observa que la introducción es demasiado larga.

Hace clic en el botón Solicitar cambio situado en la parte inferior del formulario de tareas del flujo de trabajo y completa este formulario.

Formulario de solicitud de cambios en elemento

Primera sección resaltada

Solicitar cambio de

Segunda sección resaltada

Nueva solicitud

Describa el cambio que desea realizar y proporcione la información necesaria para la persona que va a realizar dicho cambio. El texto que especifique aquí se agregará al área Comentarios consolidados.

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento    por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. Cuando se unan, las dos entradas identificarán el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de nueva duración

Si va a especificar una nueva duración de tarea, use este campo junto con Nueva duración para identificar el período antes de que venza la tarea. Por ejemplo, 3 días, 1 mes o 2 semanas.

Cuando haya completado el formulario en función de sus necesidades, haga clic en Enviar y la tarea actual se marcará como Completa. No obstante, aún no ha terminado. Cuando Almudena complete la tarea de cambio, tendrá asignada otra tarea de aprobación.

Mientras tanto, Almudena recibe la siguiente notificación por correo electrónico:

La notificación se envía cuando se solicita un cambio en el elemento

Con un simple vistazo a la línea Asunto (número 1 en la ilustración), Almudena puede determinar que no se trata de una notificación de aprobación corriente, sino de una solicitud para realizar un cambio en el elemento y, en el texto de Cambio solicitado de (número 2), encuentra información sobre el cambio específico solicitado.

Almudena desprotege el documento, realiza los cambios solicitados, los guarda y vuelve a proteger el elemento.

Seguidamente, va a la página de estado del flujo de trabajo y abre su tarea de solicitud de cambio desde el área Tareas.


El formulario se envía cuando se ha completado el cambio solicitado

Almudena agrega la información que desea en el campo Comentarios y hace clic en Enviar respuesta. El flujo de trabajo realiza dos acciones:

  • Marca la tarea de solicitud de cambio de Almudena como Completa.

  • Le asigna a usted una nueva tarea de aprobación (con los comentarios de Almudena agregados al campo Comentarios consolidados) y le envía una notificación sobre la misma.

Ahora, ya puede continuar y completar la revisión del elemento modificado.

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de todas estas acciones y permanecen visibles en la sección Historial del flujo de trabajo de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como muestra la siguiente ilustración.

Historial del flujo de trabajo que muestra las acciones de la solicitud de cambio

En este diagrama puede ver todo el proceso.

Diagrama de flujo de una solicitud de cambio

Principio del segmento

9. Reasignar la tarea de aprobación a otro usuario (opcional)

Si desea que otro usuario complete una tarea de flujo de trabajo asignada a usted en un primer momento, haga clic en el botón Reasignar tarea del formulario de tareas del flujo de trabajo.

Aparecerá este formulario.

Formulario de reasignación de tareas

Primera sección resaltada

Reasignar tarea a

Segunda sección resaltada

Nueva solicitud

Proporcione la información necesaria para que la persona a la que desea asignar la tarea pueda completarla. El texto que especifique aquí se agregará al área Comentarios consolidados.

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento    por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. Cuando se unan, las dos entradas identificarán el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de nueva duración

Si va a especificar una nueva duración de tarea, use este campo junto con Nueva duración para identificar el período antes de que venza la tarea. Por ejemplo, 3 días, 1 mes o 2 semanas.

Una vez completado el formulario, haga clic en Enviar. Su tarea se marcará como Completada, se asignará una nueva tarea a la persona responsable de la misma y se enviará una notificación de tarea.

La información nueva que proporcione se incluirá en el texto de Delegada por de la notificación de nueva tarea (número 1 en la siguiente ilustración).

Notificación de tarea de una tarea reasignada

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de estos cambios y permanecen visibles en las secciones Tareas e Historial de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como se muestra a continuación.

Áreas Tareas e Historial de la página de estado del flujo de trabajo de la tarea reasignada

Principio del segmento

10. Finalizar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

Existe un proceso especial para incluir participantes externos a una organización de SharePoint en el que un miembro del sitio actúa como representante de dichos participantes:

  1. Incluya la dirección de correo electrónico del participante externo en la fase Asignar a de la segunda página del formulario de asociación.

  2. En realidad, el flujo de trabajo asigna la tarea del participante externo al miembro del sitio que ha iniciado el flujo de trabajo, o en el caso de inicio automático, al miembro que lo ha agregado originalmente. Esta persona a la que en realidad se asigna la tarea actúa como representante del participante externo.

  3. Este miembro del sitio recibe una notificación de tarea con instrucciones para enviar una copia del elemento al participante externo para su revisión. A su vez, el participante externo recibe una copia de la notificación de tarea a modo de alerta o aviso.

  4. El miembro del sitio al que realmente está asignada la tarea envía una copia del elemento al participante externo.

  5. El participante externo revisa el elemento y envía una respuesta al miembro del sitio.

  6. Cuando recibe la respuesta del participante externo, el miembro del sitio completa la tarea en nombre de este participante.

A continuación se muestra un diagrama del proceso.

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

La ubicación central desde donde puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página de estado del flujo de trabajo de la instancia específica de dicho flujo.

En primer lugar, mostraremos cómo obtener acceso a esta página y, seguidamente, cómo usar las opciones y la información que encontrará en ella. Por último, mostraremos otras dos páginas donde puede encontrar información de supervisión adicional.

Secciones de este segmento

  1. Acceso a la página de estado del flujo de trabajo

  2. Usar la página de estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del mismo

  3. Cambiar las actividades activas (tareas ya asignadas)

  4. Cambiar las futuras tareas (tareas todavía no asignadas)

  5. Cancelar o finalizar la ejecución de un flujo de trabajo

  6. Detectar los flujos de trabajo en ejecución en un elemento

  7. Supervisar los flujos de trabajo para toda la colección de sitios

1. Acceso a la página de estado del flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo En curso correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desea.

En este ejemplo, el elemento es el documento denominado Borrador conferencia y el flujo de trabajo es Aprobación 3.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

Se abre la página de estado del flujo de trabajo.

Notas: 

  • Si la lista o biblioteca contiene un gran número de elementos, puede ordenarlos o filtrarlos para encontrar el elemento que está buscando con mayor rapidez. Si cree que está ordenando o filtrando los elementos de forma repetida, puede que le resulte útil crear una vista personalizada para automatizar la disposición específica.

  • Para obtener acceso a la página de estado del flujo de trabajo, también puede hacer clic en el vínculo Ver el estado de este flujo de trabajo correspondiente a una notificación de correo electrónico de inicio, o en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo correspondiente a una notificación de correo electrónico de finalización de la instancia específica en la que está interesado.

Principio del segmento

2. Usar la página de estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del mismo

Aquí, bajo la ilustración de las distintas secciones de la página de estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas sobre supervisión que se responden en esta sección.

Sección Información del flujo de trabajo

Sección Información del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Quién ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo?

  • ¿Cuándo se ha iniciado esta instancia?

  • ¿Cuándo tuvo lugar la última acción en esta instancia?

  • ¿En qué elemento se está ejecutando esta instancia?

  • ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección Tareas

Área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué tareas se han creado y asignado? ¿Cuál es su estado actual?

  • ¿Qué tareas se han completado y con qué resultado?

  • ¿Qué fecha de vencimiento tienen las distintas tareas creadas y asignadas?

Las tareas eliminadas y las que todavía no están asignadas no aparecen en esta sección.

Sección Historial del flujo de trabajo

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?

  • Observe que las tareas y las notificaciones de tarea vencidas no aparecen en esta área.

Principio del segmento

3. Cambiar las actividades activas (tareas ya asignadas)

Hay dos formas de cambiar las tareas ya asignadas pero no completadas:

  • Cambiar una única tarea activa

  • Cambiar todas las tareas activas

Cambiar una única tarea activa

Permisos    Para realizar cambios en una sola tarea asignada a alguien que no sea usted mismo, debe tener el permiso administrar listas. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no. Por ejemplo, es posible tener permisos que permitan iniciar un flujo de trabajo, pero no realizar cambios en la tarea de otro participante.)

Si tiene los permisos necesarios:

  1. Haga clic en el título de la tarea en la lista Tareas.
    Clic en el título de una tarea de la lista

  2. Use el formulario de tareas para completar, eliminar o reasignar la tarea.

Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo usar el formulario de tareas, vea el segmento completo de este artículo.

Cambiar todas las tareas activas

Permisos    Los cuatro vínculos de comandos de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo finalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

  1. En el área situada justo debajo de Visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Actualizar las tareas activas de aprobación.

  2. Realice los cambios en el formulario que aparece y haga clic en Aceptar.

    • Las personas con tareas asignadas en la ejecución recibirán mensajes con los cambios.

    • Las tareas completadas o eliminadas, y aquellas no asignadas, no resultarán afectadas por los cambios que realice en este formulario.

    • Si desea realizar cambios en tareas que todavía no están asignadas, vea la siguiente sección, Cambiar las futuras tareas.

Formulario de cambio de tareas activas

Primera sección resaltada

Duración por tarea, Unidades de duración

Segunda sección resaltada

Solicitud

  • Para cambiar el texto de la    solicitud    Realice los cambios que desee en el cuadro de texto.

  1. Cuando complete todos los campos del formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Aceptar.

Se actualizarán todas las tareas activas de la instancia actual.

Principio del segmento

4. Cambiar las futuras tareas (tareas todavía no asignadas)

Permisos    Los cuatro vínculos de comandos de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo terminar ahora este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

  1. En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada debajo de Visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar o actualizar aprobadores de aprobación.

  2. Realice los cambios en el formulario que aparece y haga clic en ACTUALIZAR.

    Nota:  Las tareas previamente creadas y asignadas no resultarán afectadas por los cambios que realice en este formulario.

Formulario de cambio para futuras tareas

Primera sección resaltada

Participantes, Orden, Expandir grupos

Segunda sección resaltada

Solicitud

  • Para cambiar el texto de la    solicitud    Realice los cambios que desee en el texto del cuadro.

Tercera sección resaltada

Fecha de vencimiento de todas las tareas, Duración por tarea, Unidades de duración

  • Para cambiar o quitar la fecha de vencimiento del calendario    Elimine la fecha existente y proporcione una nueva o, para quitar la fecha de vencimiento específica por completo, deje el campo en blanco. No escriba un cero en este campo, ya que debe contener un valor de fecha del calendario o estar vacío.

  • Para conservar la duración    existente    Deje el campo Duración por tarea en blanco y no realice ningún cambio en Unidades de duración.

  • Para quitar la duración de modo que no aparezca    ninguna    Escriba el número 0 en Duración por tarea.

  • Para ampliar la duración de la    tarea    Use los dos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades conforme a las cuales desea ampliar la duración. Para más información sobre cómo configurar duraciones y fechas de vencimiento, vea el segmento PLANEAR de este artículo.

  1. Cuando complete todos los campos del formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Aceptar.

Todas las futuras tareas de la instancia actual reflejarán los cambios.

Principio del segmento

5. Cancelar o finalizar la ejecución de un flujo de trabajo

Existen dos formas de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de que se complete.

  • Cancelar el flujo de trabajo    Se cancelarán todas las tareas, pero se conservarán en el área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo.

  • Finalizar el flujo de trabajo    Se cancelarán y eliminarán todas las tareas del área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo. Sin embargo, permanecerán en el área Historial del flujo de trabajo.

A continuación se detallan instrucciones para ambos métodos.

Cancelar (todas las tareas se cancelan, pero permanecen en la lista de tareas y en el historial).

Permisos    Los cuatro vínculos de comandos de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo finalizar el flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

Cuando la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria, puede detenerla.

  • En el área situada justo debajo de Visualización del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Cancelar todas las tareas de aprobación.

  • Haga clic en Sí para confirmar.

Vínculo Cancelar todas las tareas

Se cancelarán todas las tareas actuales y el flujo de trabajo finaliza con estado Cancelado. Las tareas canceladas seguirán apareciendo en las áreas Tareas e Historial del flujo de trabajo.

Finalizar (se eliminan todas las tareas de la lista de tareas, pero se conservan en el historial).

Permisos    Los cuatro vínculos de comandos de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo finalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

Cuando se produce un error o un flujo de trabajo se detiene y deja de responder, puede finalizarlo.

En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada debajo de Visualización del flujo de trabajo, haga clic en Terminar este flujo de trabajo y luego haga clic en Sí para confirmar.

Se cancelan todas las tareas que ha creado el flujo de trabajo y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo, aunque siguen reflejándose en el área Historial del flujo de trabajo. El flujo de trabajo finaliza con un estado Flujo de trabajo cancelado.

Principio del segmento

6. Detectar los flujos de trabajo en ejecución en un elemento

En la página Flujos de trabajo de cualquier elemento, verá una lista de los flujos de trabajo que se están iniciando actualmente en el elemento en cuestión.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Apunte al nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, en el menú desplegable, haga clic en Flujos de trabajo.

  3. En la página de flujos de trabajo: Nombre del elemento, vaya a Flujos de trabajo en ejecución y verá una lista de las instancias que actualmente se encuentran en ejecución en el elemento.

Nota:  Tenga en cuenta que no puede ejecutar varias instancias de una única versión del flujo de trabajo en el mismo elemento al mismo tiempo. Por ejemplo: imaginemos que ha agregado dos flujos de trabajo, ambos basados en la plantilla aprobación, denominados Aprobación de plan y Aprobación de presupuesto. En cualquiera de los elementos y en cualquier momento, puede ejecutar una instancia de cada uno de estos flujos de trabajo, pero no dos instancias de cada uno de estos flujos de trabajo.

Principio del segmento

7. Supervisar los flujos de trabajo para toda la colección de sitios

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de forma centralizada:

  • Cuántos flujos de trabajo existen en la colección de sitios basados en cada plantilla.

  • Las plantillas de flujo de trabajo que están activas o inactivas actualmente en la colección de sitios.

  • Cuántas instancias de las versiones del flujo de trabajo basadas en las distintas plantillas se están ejecutando actualmente en la colección de sitios.

Para obtener acceso a esta información, haga lo siguiente:

  1. Abra la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y luego en configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en Flujos de trabajo.

Se abrirá la página Flujos de trabajo con la información.

¿Y ahora qué?

Si está ejecutando esta versión del flujo de trabajo por primera vez, puede que desee usar las instrucciones del segmento REVISAR de este artículo para ver los eventos de la instancia y averiguar si los flujos de trabajo funcionan conforme a sus necesidades.

Una vez completada una instancia del flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en el correspondiente historial. Puede obtener acceso al registro de cualquier instancia durante los 60 días siguientes a la fecha de finalización de la misma.

Importante:  Tenga en cuenta que el historial de flujo de trabajo solo se proporciona como referencia informal. No puede usarlo para auditorías oficiales ni para otros fines legales o a modo de prueba.

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo en varias instancias.

Secciones de este segmento

  1. Revisar los eventos de la instancia más reciente

  2. Acceso al historial de instancias durante un máximo de 60 días

  3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

1. Revisar los eventos de la instancia más reciente

Siempre que un elemento se conserve en la misma lista o biblioteca, y hasta el momento en que vuelva a ejecutar el flujo de trabajo en el mismo elemento, puede obtener acceso al historial de la instancia desde esta lista o biblioteca.

Para ver la página de estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de la ejecución de un flujo de trabajo en cualquiera de sus elementos:

  • En la lista o biblioteca donde está ubicado el elemento, haga clic en el vínculo de estado correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desea consultar.

En este ejemplo, el elemento es un documento denominado Borrador conferencia y el flujo de trabajo tiene el nombre de Aprobación nuevo doc.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

En la página de estado del flujo de trabajo, la sección Historial del flujo de trabajo se encuentra próxima a la parte inferior.

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Principio del segmento

2. Acceso al historial de instancias durante un máximo de 60 días

¿Y si desea revisar el historial de una instancia tras ejecutar de nuevo el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo durante los 60 días siguientes, desde uno de estos dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo.

Desde la lista o la biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Apunte al nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, en el menú desplegable, haga clic en Flujos de trabajo.

  3. En la página flujos de trabajo: nombre del elemento , en flujos de trabajo completados, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
    Lista Flujos de trabajo completados en la página de flujos de trabajo del elemento
    Se abrirá la página estado del flujo de trabajo de la instancia.

Desde la notificación de finalización del flujo de trabajo

  • Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo correspondiente a la instancia que desea revisar y haga clic en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo.


Se abrirá la página de estado del flujo de trabajo correspondiente a la instancia.

Para mantener todas las notificaciones de finalización, puede crear una regla de Outlook. Configure la regla para copiar en una carpeta independiente todos los mensajes entrantes que contengan el texto se completó en en el Asunto. Asegúrese de que la regla de Outlook copia los mensajes entrantes y que no los mueve simplemente, ya que, en este caso, no aparecerán en la bandeja de entrada.

Principio del segmento

3. Crear informes de rendimiento del flujo de trabajo

Para más información sobre el funcionamiento general de las versiones del flujo de trabajo, a lo largo del tiempo y en varias instancias, puede crear uno de estos informes predefinidos, o los dos:

  • Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver una media del tiempo necesario para completar cada actividad de un flujo de trabajo y averiguar cuánto tarda en completarse cada ejecución o instancia de dicho flujo.

  • Informe de cancelación y errores    Use este informe para averiguar si un flujo de trabajo se cancela o interrumpe frecuentemente debido a errores antes de completarse.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

  1. En la columna Estado correspondiente al flujo de trabajo de una lista o biblioteca, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.

  2. En la página de estado del flujo de trabajo, vaya a Historial del flujo de trabajo y haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.

  3. Localice el flujo de trabajo cuyo informe desea ver y haga clic en el nombre del informe que desee.

  4. En la página personalizar, puede mantener o cambiar la ubicación en la que se creará el archivo de informe y, a continuación, hacer clic en Aceptar.
    Clic en Aceptar en la ubicación para guardar el archivo
    El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.

  5. Si desea ver el informe una vez completado, haga clic en el vínculo que muestra la ilustración siguiente. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. Posteriormente, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que ha especificado en el paso anterior.

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona conforme a sus necesidades, no debe realizar ninguna otra tarea de configuración y puede empezar a usarlo.

Si desea cambiar algún aspecto de su funcionamiento, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

Una vez ejecutada la primera instancia de un nuevo flujo de trabajo de aprobación y revisar los resultados, puede que desee realizar uno o varios cambios en la configuración del flujo de trabajo.

Y, posiblemente, en el futuro desee realizar otros cambios de configuración adicionales.

Por último, puede que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo durante un cierto período de tiempo, mayor o menor, sin llegar a eliminarlo, o incluso puede que sí desee eliminarlo por completo.

Secciones de este segmento

  1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

  2. Deshabilitar o eliminar un flujo de trabajo

1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y modifique el formulario de asociación que ha usado originalmente al agregarlo.

Si solo ejecuta el flujo de trabajo en una lista o biblioteca

  1. Ábrala.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se llama Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, vaya a Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración) y haga clic en el nombre del flujo de trabajo cuya configuración desea cambiar.

    Nota:  Si el flujo de trabajo de aprobación que busca no aparece en la lista, puede estar asociado solo a un tipo de contenido. El control Estos flujos de trabajo están configurados para ejecutarse en elementos de este tipo, situado justo debajo de la lista (vea la ilustración), controla los flujos de trabajo que aparecen en la misma. Haga clic en las opciones de tipo de contenido del menú desplegable para averiguar cuál de ellas muestra el flujo de trabajo que desea y, cuando aparezca en la lista, haga clic en el nombre correspondiente.

  5. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se ha usado originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLANEAR y el segmento AGREGAR correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono Configuración y luego haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, en Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo cuya configuración desea cambiar.

  7. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se ha usado originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para más información sobre los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLANEAR y el segmento AGREGAR correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Principio del segmento

2. Deshabilitar o eliminar un flujo de trabajo

Si solo ejecuta el flujo de trabajo en una lista o biblioteca

  1. Ábrala.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se llama Calendario.

  3. En el grupo Configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar, bloquear o restaurar un flujo de trabajo.

  5. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

El formulario tiene cinco columnas:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando normalmente.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen las instancias del flujo de trabajo en ejecución, aunque no permite al flujo de trabajo ejecutar nuevas instancias. Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo posteriormente, vuelva a esta página y seleccione Permitir.

  • Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la lista o biblioteca. Todas las instancias en ejecución finalizan de forma inmediata y la columna del flujo de trabajo desaparece de la página de la lista o biblioteca. Esta acción no es reversible.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono Configuración y luego haga clic en Configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que ejecuta el flujo de trabajo.

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, vaya aConfiguración y haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Quitar, bloquear o restaurar un flujo de trabajo.

  7. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

El formulario tiene cinco columnas:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando normalmente.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen las instancias del flujo de trabajo en ejecución, aunque no permite al flujo de trabajo ejecutar nuevas instancias. Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo posteriormente, vuelva a esta página y seleccione Permitir.

  • Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la colección de sitios. Todas las instancias en ejecución se finalizan de forma inmediata y la columna del flujo de trabajo desaparece de la página de la lista o la biblioteca. Esta acción no es reversible.

¿Y ahora qué?

Si ha realizado cambios, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para volver a comprobar los efectos de los cambios.

Más personalización

Hay una gran variedad de formas para personalizar aún más los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint.

Puede incluso crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puede usar alguno de los programas siguientes o todos ellos:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Permite personalizar comportamientos, acciones y formas de los flujos de trabajo.

  • Microsoft Visual Studio    Permite crear sus propias acciones personalizadas de flujo de trabajo.

Para más información, vea el sistema de Ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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