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Tareas básicas en SharePoint Server 2010

Introducción a Office 2010 aquí encontrará información y tareas básicas que le ayudarán a aprender a usar Microsoft SharePoint Server 2010.

En este artículo

Información general de SharePoint Foundation y SharePoint Server

Capacidades de SharePoint Server

Partes de un sitio de SharePoint

Características específicas del sitio que afectan a su experiencia

Agregar contenido a un sitio

Administrar y trabajar con el contenido del sitio

Información general de SharePoint Foundation y SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 es la tecnología subyacente para los sitios de SharePoint que está disponible de forma gratuita y se llamaba Windows SharePoint Services en versiones anteriores. SharePoint Server 2010 se basa en la tecnología de SharePoint Foundation para proporcionar un marco coherente y conocido para las listas y bibliotecas, la administración de sitios y la personalización de sitios. Todas las características que están disponibles en SharePoint Foundation también están disponibles en SharePoint Server 2010.

Sin embargo, SharePoint Server 2010 extiende SharePoint Foundation proporcionando características y capacidades adicionales. Por ejemplo, tanto SharePoint Server como SharePoint Foundation incluyen plantillas de sitio para colaborar con colegas en sitios de grupo, blogs y áreas de reuniones. Sin embargo, SharePoint Server incluye características mejoradas de los sistemas sociales, como las etiquetas y las fuentes de noticias, que ayudan a las personas de su organización a descubrir, organizar, navegar y compartir información con colegas. De forma similar, SharePoint Server mejora la tecnología de búsqueda de SharePoint Foundation para incluir características útiles para los empleados de grandes organizaciones, como la capacidad de buscar datos empresariales en SAP, Siebel y otras aplicaciones empresariales.

SharePoint Foundation y SharePoint Server están diseñados para trabajar de forma eficaz con otros programas, servidores y tecnologías, incluidos los de Microsoft Office System. Por ejemplo, puede poner un sitio, una lista o una biblioteca sin conexión en SharePoint Workspace, trabajar con el contenido del sitio mientras está desconectado de la red y, a continuación, sincronizar automáticamente los cambios cuando vuelva a conectarse. Puede completar muchas tareas de SharePoint desde programas conocidos de Microsoft Office. Por ejemplo, puede iniciar o participar en un flujo de trabajo para aprobar un informe de gastos desde Microsoft Word.

Capacidades de SharePoint Server

Las capacidades de SharePoint Server 2010 se centran en seis áreas. Este artículo presenta brevemente cada una de estas funciones y, después, vínculos a artículos relacionados donde puede obtener más información.

Colaboración y sistemas sociales

SharePoint Server 2010 amplía las características de colaboración de SharePoint Foundation fomentando la facilidad de creación desde el explorador o desde aplicaciones conocidas como Microsoft Word, lo que ayuda a los usuarios a relacionar recursos con etiquetas y clasificaciones, y ayudar a las personas a Encuentre respuestas más rápidas a través de las fuentes de noticias y búsqueda de personas.

Una de las principales ubicaciones en las que puede aprovechar estas capacidades está en mi sitio. Mi sitio es su propio sitio de SharePoint donde puede compartir documentos, vínculos e información sobre usted mismo en un perfil en línea. También puede hacer un blog sobre temas de interés o buscar la información que necesita para hacer su trabajo.

Perfil de WN

Usted decide qué información desea compartir y qué información desea mantener privada en mi sitio. Después, puede etiquetar vínculos a información y buscar información que otras personas etiqueten o compartan en su suministro de noticias. Para obtener más información sobre cómo administrar la información de mi sitio, consulte administrar la información que comparte a través de mi sitio y el perfil.

SharePoint Server 2010 también permite la participación en cualquier lugar si ofrece una experiencia enriquecida de SharePoint Workspace mientras está conectado o desconectado de su red y libera a los usuarios para que colaboren en cualquier lugar.

Administración de contenido empresarial

La administración de contenido empresarial (ECM) de Microsoft ayuda a que las organizaciones superen los desafíos que plantean grandes volúmenes de contenido no administrado. SharePoint Server 2010 es una parte central de la solución ECM de Microsoft, que extiende la administración de contenido a todos los empleados de una organización a través de la integración con herramientas ya conocidas como Microsoft Office System. La solución ECM de Microsoft proporciona capacidades para administrar todo el ciclo de vida del contenido, desde la creación hasta la edición y la colaboración hasta el vencimiento, en una única plataforma unificada.

SharePoint Server 2010 ayuda a que las organizaciones administren todo el ciclo de vida del contenido proporcionando distintos conjuntos de características que permiten a las organizaciones lograr los siguientes objetivos:

  • Administrar contenido diverso    Las capacidades de Administración de documentos de SharePoint Server 2010 ayudan a las organizaciones a consolidar contenido diverso de varias ubicaciones en un repositorio de administración centralizada con una categorización coherente. La nueva característica de conjuntos de documentos permite a su organización crear y administrar productos de trabajo que abarcan varios documentos. Las capacidades de búsqueda integradas ayudan a los usuarios a buscar, compartir y usar esta información. Las capacidades de Administración de metadatos , como la nueva característica almacén de términos, pueden ayudar a las organizaciones a administrar los metadatos de los sitios de forma centralizada. Los metadatos son información acerca de los datos que se usan para ayudar a identificar, estructurar, descubrir y administrar información. La nueva compatibilidad con la navegación controlada por metadatos y la posibilidad de insertar campos de metadatos en documentos mejora la búsqueda y descubrimiento de la información. El contenido también se puede proteger contra el acceso no autorizado. Las herramientas de colaboración, como el flujo de trabajo, ayudan a que los usuarios trabajen mejor juntos para crear, revisar y aprobar documentos de forma estructurada.

  • Cumplir los requisitos legales y de cumplimiento    Las capacidades de Administración de registros de SharePoint Server 2010 permiten que las organizaciones almacenen y protejan los registros empresariales, ya sea en contexto junto a los registros en curso o en un repositorio central bloqueado. Las organizaciones pueden aplicar directivas de expiración a los registros para asegurarse de que se conservan durante el período de tiempo adecuado con el fin de cumplir con las normas o las políticas empresariales corporativas, por lo que se mitiga el riesgo legal para la organización. Las pistas de auditoría proporcionan pruebas a los auditores internos y externos que los registros se retuvieron correctamente. Las suspensiones se pueden colocar en registros específicos según el descubrimiento legal para evitar su destrucción.

  • Administrar eficazmente varios sitios web    Las capacidades de Administración de contenido web en SharePoint Server 2010 permiten a las personas publicar contenido web con una herramienta de creación de contenido fácil de usar y un proceso de aprobación integrado. Los empleados pueden cargar contenido (incluidas imágenes, audio y vídeo) a sitios web de manera oportuna sin necesidad de un amplio soporte por parte del personal de ti. La nueva compatibilidad con medios enriquecidos incluye una nueva biblioteca de activos, con selectores y vistas enriquecidos; compatibilidad con vídeos como tipo de contenido de SharePoint; una infraestructura de vídeo en streaming y un reproductor multimedia Silverlight enmascarable. Las plantillas en forma de páginas maestras y diseños de página permiten que las organizaciones apliquen una personalización de marca coherente a las páginas. Las características de Web Analytics integradas proporcionan compatibilidad para el tráfico, la búsqueda y los informes de análisis de inventario. SharePoint Server 2010 también ofrece una infraestructura única de implementación y administración para sitios de intranet, Extranet e Internet, así como para sitios multilingües.

Búsqueda empresarial

SharePoint Server 2010 ofrece una infraestructura de búsqueda eficaz que complementa otras capacidades de productividad empresarial, como la administración de contenido empresarial y la colaboración, para ayudar a las personas a obtener mejores respuestas más rápido y ampliar el impacto de los conocimientos y destreza.

La búsqueda tiene en cuenta su contexto personal y le ayuda a afinar la búsqueda usando la navegación interactiva para guiarle por la información que necesita. SharePoint Server amplía el alcance de la búsqueda en más orígenes de contenido y tipos de contenido para conectar con toda la información de su empresa (incluidas las aplicaciones empresariales como SAP, Siebel o bases de datos personalizadas) y hacer que la información esté disponible para el personas que lo necesitan.

Inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial es un conjunto de metodologías, tecnología y procesos que toman información almacenada en los sistemas de la organización y lo convierten en manos de las personas que lo necesitan, para que puedan tomar decisiones informadas. Como parte fundamental de la plataforma de inteligencia empresarial de Microsoft, SharePoint Server 2010 puede ayudar a ampliar las capacidades de inteligencia empresarial a todos los miembros de una organización, de modo que todos puedan tener acceso a los datos correctos para tomar decisiones correctas.

Es probable que su organización almacene datos en una variedad de formatos, como bases de datos, mensajes de correo electrónico y archivos de hoja de cálculo. SharePoint Server 2010 le ayuda a extraer datos de una gran variedad de orígenes y presentar esos datos de maneras que facilitan el análisis y la toma de decisiones.

Excel Services permite a los responsables de tomar decisiones publicar, compartir y administrar libros de Excel en un sitio de SharePoint. Otras personas de la organización pueden modificar los valores de celda, las fórmulas y el formato del explorador a medida que analizan los datos.

PerformancePoint Services en SharePoint Server 2010 puede aumentar la visibilidad de los objetivos y las métricas clave de la organización, además de permitir una mayor profundidad de análisis y conocimientos. Usted u otros usuarios de su organización pueden crear y usar paneles interactivos con cuadros de mandos, informes y filtros para buscar tendencias. También puede Agregar gráficos enriquecidos a los sitios de SharePoint y conectar los gráficos a datos de una variedad de orígenes, como listas de SharePoint, listas de datos externos, servicios de conectividad a datos empresariales, servicios de Excel u otros elementos Web.

Portales

Con SharePoint Server 2010, las organizaciones pueden crear y mantener sitios de portal para cada aspecto de su empresa (portales de intranet empresarial, sitios web de Internet corporativos y sitios de portales de divisiones). Los portales de intranet y divisions empresariales pueden conectar sitios individuales en una organización y consolidar el acceso a aplicaciones empresariales existentes. Los equipos y las personas de una organización pueden usar un sitio de portal para acceder a la experiencia, la información y las aplicaciones empresariales que necesitan para realizar su trabajo.

Los usuarios de una organización que usen un sitio de portal pueden aprovechar sus sitios de mi sitio. Mi sitio es un sitio personal que le ofrece una ubicación central para administrar y almacenar documentos, contenido, vínculos y contactos. Mi sitio sirve como punto de contacto para otros usuarios de su organización para buscar información sobre usted, sus aptitudes y sus intereses. Mis sitios incluyen las características de sistemas sociales mencionadas anteriormente en este artículo.

SharePoint Server 2010 también incluye características que las organizaciones pueden usar para personalizar la experiencia de un sitio de portal para usuarios individuales, como dirigir el contenido a determinados tipos de usuarios. Su organización puede personalizar aún más el sitio de portal mediante un programa de diseño web compatible con SharePoint, como SharePoint Server 2010.

Formularios y procesos empresariales

SharePoint Server 2010 ofrece muchas características que pueden ayudarle a integrar y simplificar los procesos de su empresa. Los flujos de trabajo pueden simplificar el costo de coordinación de procesos empresariales comunes, como la aprobación de un proyecto o la revisión de un documento, administrando y realizando un seguimiento de las tareas relacionadas con dichos procesos. SharePoint Server 2010 tiene varios flujos de trabajo predefinidos que puede usar tal cual o personalizar según sus necesidades. También puede usar SharePoint Designer para crear flujos de trabajo personalizados que admitan los procesos únicos de su empresa.

También puede crear formularios basados en el explorador y recopilar datos de organizaciones que no usan Microsoft InfoPath 2010.

Partes de un sitio de SharePoint

Un sitio es un grupo de páginas web relacionadas donde su organización puede trabajar en proyectos, dirigir reuniones y compartir información. Por ejemplo, su equipo puede tener su propio sitio donde almacene programaciones, archivos e información de procedimientos. Su sitio de grupo puede formar parte de un gran sitio de portal organizativo donde los departamentos como recursos humanos escriben y publican información y recursos para el resto de la organización.

Todos los sitios de SharePoint tienen elementos comunes que debería conocer para empezar: listas, bibliotecas, elementos Web y vistas.

Sitio de grupo

Listas    Una lista es un componente de sitio web en el que su organización puede almacenar, compartir y administrar información. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para realizar un seguimiento de las asignaciones de trabajo o realizar un seguimiento de los eventos del equipo en un calendario. También puede realizar una encuesta o realizar discusiones de hospedaje en un panel de discusión.

Bibliotecas    Una biblioteca es un tipo especial de lista que almacena archivos e información sobre ellos. Puede controlar cómo se ven, se controlan, se administran y se crean los archivos en las bibliotecas.

Vistas    Puede usar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que son más importantes para usted o que se ajusten mejor a un objetivo. Por ejemplo, puede crear una vista de todos los elementos de una lista que se aplican a un departamento específico o resaltar determinados documentos de una biblioteca. Puede crear varias vistas de una lista o biblioteca de la que pueden seleccionar los usuarios. También puede usar un elemento Web para mostrar una vista de una lista o biblioteca en una página independiente del sitio.

Vista Mis tareas

Elementos web    Un elemento Web es una unidad modular de información que forma un bloque de creación básico de la mayoría de las páginas de un sitio. Si tiene permiso para editar páginas en el sitio, puede usar elementos Web para personalizar el sitio y así mostrar imágenes y gráficos, partes de otras páginas web, listas de documentos, vistas personalizadas de datos profesionales y mucho más.

Elemento web

Características específicas del sitio que afectan a su experiencia

Las características específicas de la instalación y la configuración de SharePoint afectan a lo que ve y a las opciones disponibles en su sitio.

Permisos    Si tiene asignado el nivel de permisos de control total predeterminado, tendrá la gama completa de opciones para administrar el sitio. Si tiene asignado el nivel de permisos colaborar o leer, las opciones y el acceso al contenido del sitio están más limitados. Muchas de las opciones descritas en este artículo no están disponibles para los usuarios con el nivel de permisos lector, lo que permite a los usuarios leer el contenido, pero no realizar cambios en él. Puesto que los permisos están diseñados para ser flexibles y personalizables, su organización puede tener su propia configuración exclusiva.

Personalización    Es posible que su organización haya personalizado los permisos y la marca de su sitio, o incluso la navegación personalizada del sitio y los controles movidos, como el menú acciones del sitio , a una ubicación diferente en la página. De forma similar, es posible que su organización haya decidido no usar la funcionalidad de la cinta de opciones introducida en SharePoint 2010.

Versión de SharePoint    En este artículo se describe cómo comenzar a usar SharePoint Server 2010. Si está usando una versión anterior de SharePoint, consulte la ayuda de esa versión.

Agregar contenido a un sitio

Puede agregar elementos a listas y archivos a las bibliotecas con un explorador Web. Los botones que se usan para realizar las acciones más comunes están en la cinta de opciones, que está cerca de la parte superior de la página en la mayoría de las páginas de un sitio.

Cinta de WN

Los botones de la cinta de opciones pueden estar atenuados por cualquiera de las razones siguientes:

  • La acción no es aplicable o depende de alguna otra acción. Por ejemplo, debe seleccionar la casilla de verificación de un documento antes de poder desprotegerlo.

  • No tiene permiso para completar la tarea.

  • La característica no está habilitada para el sitio. Por ejemplo, es posible que los flujos de trabajo no estén habilitados en el sitio.

También puede guardar archivos en una biblioteca desde algunos programas cliente compatibles con SharePoint Server. Por ejemplo, puede guardar un documento de Microsoft Word en una biblioteca de un sitio de SharePoint mientras trabaja en Word.

Para agregar un elemento a una lista o un archivo a una biblioteca, debe tener permiso para colaborar en la lista o biblioteca. Para obtener más información sobre cómo usa su organización los permisos y niveles de permisos, pregunte al administrador o propietario del sitio.

Al agregar el elemento o archivo, otras personas que tengan permiso para leer la lista pueden ver el elemento o archivo, a menos que requiera aprobación. Si el elemento o archivo requiere aprobación, se almacena en estado pendiente en la lista o biblioteca hasta que alguien con los permisos adecuados lo apruebe. Si ya está viendo la lista o biblioteca cuando se agrega un elemento o archivo, es posible que tenga que actualizar el explorador para ver el nuevo elemento o archivo.

Las listas y bibliotecas también pueden aprovechar las características de correo electrónico, si el correo entrante o saliente está habilitado en su sitio. Algunas listas, como calendarios, anuncios, blogs y paneles de discusión, se pueden configurar para que las personas puedan agregar contenido mediante correo electrónico. Se pueden configurar otras listas, como tareas y listas de seguimiento de asuntos, para enviar mensajes de correo electrónico a los usuarios cuando se les asignen los elementos.

Además de agregar contenido a las listas y bibliotecas existentes, es posible que tenga permiso para crear listas y bibliotecas nuevas. Las plantillas de listas y bibliotecas le ofrecen una ventaja inicial. Dependiendo de su nivel de permisos, también puede crear y personalizar páginas y sitios nuevos.

Listas

Aunque hay diferentes tipos de listas, el procedimiento para agregar elementos es similar, por lo que no es necesario que aprenda varias técnicas nuevas para trabajar con diferentes tipos de listas. Un elemento de lista contiene texto en una serie de columnas, pero algunas listas pueden permitir que se agreguen datos adjuntos al elemento.

Agregar un elemento a una lista

  1. En la lista en la que desea agregar el elemento, haga clic en la pestaña elementos de la cinta. (La ficha eventos para un calendario).

  2. Haga clic en nuevo elemento (nuevo evento para un calendario).

    Sugerencia: Otra forma rápida de agregar un evento a un calendario es apuntar la fecha en el calendario y, a continuación, hacer clic en Agregar.

  3. Complete los campos obligatorios y cualquier otro que desee completar.

  4. Haga clic en Guardar.

Modificar o eliminar un elemento de una lista

  1. Seleccione un elemento y, a continuación, seleccione la casilla que aparece junto al elemento.

    Sugerencia: Puede realizar acciones en varios elementos seleccionando varias casillas.

  2. En la pestaña elementos de la cinta, haga clic en Editar elemento o Eliminar elemento, según corresponda.

En muchos tipos de sitios, se crean algunas listas para usted. Estas listas predeterminadas van de un panel de discusión a una lista de calendarios. Si tiene permiso, también puede crear listas a partir de varios tipos de plantillas de listas, que proporcionan la estructura y la configuración para que pueda comenzar.

Crear una lista

  1. Para crear una lista, haga clic en el menú acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en más opciones de creación.

    Nota: Si no ve el menú acciones del sitio o si la opción crear no aparece, es posible que no tenga permiso para crear una lista.

  2. En la página crear, haga clic en el tipo de lista que desea crear. Por ejemplo, vínculos.

  3. Escriba un nombre para la lista, complete los campos que desee y, a continuación, haga clic en crear.

Bibliotecas

Una biblioteca es una ubicación en un sitio donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información clave acerca de los archivos, lo que ayuda a los usuarios a usar los archivos para trabajar en conjunto.

Para agregar un archivo a una biblioteca, cárguelo desde el explorador Web. Después de agregar el archivo a la biblioteca, otras personas con el permiso adecuado pueden ver el archivo. Si ya está viendo la biblioteca cuando se agrega un archivo, es posible que tenga que actualizar el explorador para ver el nuevo archivo.

Si está usando un programa compatible con SharePoint Server, puede crear un archivo nuevo basado en una plantilla mientras trabaja en la biblioteca. También puede guardar un archivo en la biblioteca desde otro programa, como SharePoint Workspace o Microsoft Word.

Agregar un archivo a una biblioteca

  1. En la biblioteca en la que desea agregar el archivo, haga clic en la pestaña documentos de la cinta de opciones.

  2. Haga clic en cargar documento.

  3. Busque el documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Si está usando un programa compatible con SharePoint Server 2010, como Microsoft Word 2010, puede arrastrar y colocar documentos desde el explorador de Windows en el cuadro de diálogo cargar documento .

Modificar o eliminar un archivo de una biblioteca

  1. Seleccione un archivo y, a continuación, seleccione la casilla que aparece junto al archivo.

  2. En la pestaña documentos de la cinta de opciones, haga clic en Editar documento o Eliminar documento, según corresponda.

Cuando se crean muchos tipos de sitios, se crea una biblioteca predeterminada, denominada documentos compartidos. Documentos compartidos es una biblioteca de documentos que puede usar para almacenar varios tipos de archivos. Puede crear más bibliotecas, como una biblioteca de imágenes para almacenar imágenes, si tiene permiso para administrar listas.

Crear una biblioteca de documentos

  1. Para crear una biblioteca de documentos, haga clic en el menú acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en nueva biblioteca de documentos.

    Nota: Si no ve el menú acciones del sitio o si la opción crear no aparece, es posible que no tenga permiso para crear una biblioteca.

  2. Escriba un nombre para la biblioteca, complete los campos que desee y, a continuación, haga clic en crear.

Para ver los otros tipos de bibliotecas que puede crear, haga clic en acciones del sitioy, a continuación, haga clic en más opciones de creación. Seleccione una opción de biblioteca para ver una descripción de la misma.

Crear otro tipo de biblioteca

  1. Para crear una biblioteca, haga clic en el menú acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en más opciones.

    Nota: Si no ve el menú acciones del sitio o si la opción crear no aparece, es posible que no tenga permiso para crear una biblioteca.

  2. Seleccione una opción de biblioteca para ver una descripción de la misma.

  3. Escriba un nombre para la biblioteca, complete los campos que desee y, a continuación, haga clic en crear.

    Para establecer opciones como, por ejemplo, si la biblioteca aparece en Inicio rápido, haga clic en más opciones antes de hacer clic en crear.

Eliminar una biblioteca

  1. Haga clic en el nombre de la biblioteca en Inicio rápido o haga clic en acciones del sitio Menú Acciones del sitio , haga clic en ver todo el contenido del sitioy, a continuación, en la sección bibliotecas adecuada, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para una biblioteca de imágenes, en el menú configuración Menú Configuración , haga clic en <tipo de biblioteca> configuraciónde la biblioteca.

    • Para otras bibliotecas, en herramientas de biblioteca, haga clic en la pestaña biblioteca y, a continuación, en el grupo configuración , haga clic en configuración de biblioteca.

  3. En permisos y administración, haga clic en eliminar este <tipo de biblioteca> biblioteca.

  4. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en Aceptar si está seguro de que desea eliminar la biblioteca.

Sitios y páginas

Un sitio puede servir para un propósito general, como el almacenamiento de programaciones, directrices, archivos y otra información a la que el equipo se refiere frecuentemente. O un sitio puede servir un propósito más específico, como realizar un seguimiento de una reunión, o bien hospedar un blog, donde un miembro de la organización envía frecuentemente noticias e ideas.

Sitio de blog

Su organización puede usar páginas, subsitios y sitios de nivel superior para dividir el contenido del sitio en sitios distintos que se puedan administrar por separado. Por ejemplo, cada departamento de su organización puede tener su propio sitio de grupo que forma parte de un sitio de portal más grande.

Puede agregar contenido a los sitios agregando listas y bibliotecas. Si tiene permiso, también puede agregar páginas a su sitio. Puede considerar agregar páginas de elementos Web, lo que le permitirá usar elementos Web para agregar contenido dinámico rápidamente.

Si necesita crear nuevos sitios, puede elegir entre varios tipos de plantillas de sitio para empezar a crear un nuevo sitio. Si puede crear sitios y subsitios depende de cómo haya configurado su organización sus sitios y sus permisos para crearlos. Para obtener más información sobre cómo administra su organización los permisos para los sitios, consulte al propietario del sitio o al administrador.

Crear un sitio

  1. Para crear un sitio, haga clic en el menú acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en nuevo sitio.

    Nota: Si no ve el menú acciones del sitio o si la opción crear no aparece, es posible que no tenga permiso para crear un sitio.

  2. Escriba un título y un nombre de URL para el sitio.

  3. En selección de plantilla, seleccione una plantilla de sitio.

  4. Elija las opciones que desee y, a continuación, haga clic en crear.

Crear una página

Nota: Los pasos para crear una página varían según el tipo de sitio en el que se encuentre, si las características de publicación están habilitadas y si es necesaria la aprobación para publicar las páginas.

  1. Para crear una página, haga clic en el menú acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en nueva página.

    Nota: Si no ve el menú acciones del sitio o si la opción crear no aparece, es posible que no tenga permiso para crear una página.

  2. Escriba un nombre para la página y, a continuación, haga clic en crear.

  3. En la página nueva que ha creado, siga uno o varios de estos procedimientos:

    • Para agregar texto, escriba o copie texto en el cuadro de texto.

    • Para dar formato al texto, haga clic en la pestaña formato de texto en la cinta de opciones y seleccione un botón.

    • Para insertar un elemento Web o una lista existente, haga clic en la pestaña Insertar , haga clic en el botón correspondiente, seleccione el elemento o lista que desee y, a continuación, haga clic en Agregar.

    • Para insertar una lista nueva, haga clic en la pestaña Insertar , escriba un título para la lista, haga clic en un tipo de lista para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Cuando haya terminado de editar la página, haga clic en Guardar en la cinta de opciones.

Editar una página

  1. Para editar una página, haga clic en el botón Editar de la cinta de opciones.

    Nota: Si no ve el botón Editar , es posible que no tenga permiso para editar una página.

  2. Siga uno o varios de estos procedimientos:

    • Para agregar texto, escriba o copie texto en el cuadro de texto.

    • Para dar formato al texto, haga clic en la pestaña formato de texto en la cinta de opciones y seleccione un botón.

    • Para insertar un elemento Web o una lista existente, haga clic en la pestaña Insertar , haga clic en el botón correspondiente, seleccione el elemento o lista que desee y, a continuación, haga clic en Agregar.

    • Para insertar una lista nueva, haga clic en la pestaña Insertar , escriba un título para la lista, haga clic en un tipo de lista para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Cuando haya terminado de editar la página, haga clic en Guardar en la cinta de opciones.

Administrar y trabajar con el contenido del sitio

Para ayudar a que su equipo sea más productivo, hay varias maneras en las que puede administrar y ampliar el contenido en listas, bibliotecas y sitios. Algunas características ayudan a su equipo a buscar y trabajar más eficientemente con la información. Otras características le ayudan a administrar el acceso a la información.

Navegar al contenido

Los elementos de navegación ayudan a los usuarios a examinar el contenido que necesitan. Dos elementos de navegación que se pueden personalizar son la barra de vínculos superior e Inicio rápido.

Con las páginas de configuración de cada lista o biblioteca, puede elegir qué listas y bibliotecas aparecen en Inicio rápido. También puede cambiar el orden de los vínculos, agregar o eliminar vínculos y agregar o eliminar las secciones en las que están organizados los vínculos. Por ejemplo, si tiene demasiadas listas en la sección lista , puede Agregar una nueva sección para las listas de tareas , en la que puede incluir vínculos a sus listas de tareas. Puede realizar todos estos cambios en el inicio rápido desde un explorador compatible con SharePoint Server 2010. Incluso puede Agregar vínculos a páginas fuera del sitio.

Inicio rápido

La barra de vínculos superior ofrece una manera para que los usuarios de su sitio lleguen a otros sitios de la colección, ya que muestra una fila de pestañas en la parte superior de cada página del sitio. Cuando cree un sitio nuevo, puede elegir si incluirlo en la barra de vínculos superior del sitio primario y si usar la barra de vínculos superior del sitio primario.

Barra de vínculos superior

Si su sitio usa una barra de vínculos superior única, puede personalizar los vínculos que aparecen en la barra de vínculos superior del sitio. Los sitios que se crean dentro del sitio primario también se pueden mostrar en la barra de vínculos superior, siempre que los sitios estén configurados para heredar la barra de vínculos superior del sitio primario. También puede incluir vínculos a otros sitios fuera de la colección de sitios.

Administrar el acceso al contenido

Un propietario de sitio o administrador puede conceder niveles de permisos a los usuarios y a grupos de SharePoint, que contienen usuarios. Los permisos se pueden aplicar a un sitio, a las listas y bibliotecas de un sitio, y a los elementos de las listas y bibliotecas.

Puede asignar diferentes niveles de permisos para objetos diferentes, como un sitio específico, una lista, una biblioteca, una carpeta dentro de una lista o biblioteca, un elemento de lista o un documento.

Organizar listas y bibliotecas

La forma de organizar las listas y bibliotecas depende de las necesidades de su grupo y de cómo prefiera almacenar y buscar su información. La planificación puede ayudarle a configurar la estructura que mejor se adapte a su organización.

La información de las listas y bibliotecas se almacena en columnas, como el título, el apellido o la empresa. Puede usar columnas para ordenar y filtrar los elementos como lo haría en una hoja de cálculo haciendo clic en los encabezados de columna en una lista o biblioteca. También puede usar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que sean más importantes para usted.

Cambiar la vista de una lista o biblioteca

  1. En la lista o biblioteca donde desee cambiar la vista, haga clic en la pestaña lista o biblioteca en la cinta de opciones.

  2. En el grupo administrar vistas , en vista actual, haga clic en la flecha situada junto a la lista vistas y, a continuación, seleccione una vista.

Vista Mis tareas

Si necesita almacenar información adicional sobre elementos de lista o archivos de una biblioteca, puede Agregar columnas que le ayuden a ordenar, agrupar y crear varias vistas de la lista. Por ejemplo, puede ordenar una lista por fecha de vencimiento o agrupar los elementos por nombre de departamento.

Existen varias opciones para el tipo de columna que va a crear, entre las que se incluyen una sola línea de texto, una lista desplegable de opciones, un número calculado a partir de otras columnas, o incluso un nombre y una imagen de una persona de su sitio.

Crear una columna

  1. En la lista o biblioteca donde desee agregar el archivo, haga clic en la pestaña lista o biblioteca en la cinta de opciones.

  2. Haga clic en crear columna.

  3. Escriba un nombre para la columna y seleccione un tipo de columna.

  4. Seleccione cualquier configuración adicional y haga clic en Aceptar.

También puede usar las columnas de una lista o biblioteca para crear vistas que ayuden a departamentos específicos a encontrar la información que están más interesados, como las tareas con la mayor prioridad o todos los elementos asignados a cada persona. Para obtener información sobre cómo crear y modificar vistas, vea crear, cambiar o eliminar una vista.

Algunas características de las listas pueden ayudar a su equipo a crear y administrar elementos de forma eficaz en varias listas o bibliotecas. Por ejemplo, puede crear una columna que proporcione información sobre los elementos de la lista y, a continuación, compartirla en otras listas. O bien, si desea que un archivo esté disponible en varias bibliotecas, puede copiarlo fácilmente a otras bibliotecas de su sitio. Es posible que se le pidan actualizaciones si el archivo ha cambiado.

Uso de las características de accesibilidad

Los sitios están diseñados para que se pueda obtener acceso completo a las listas, bibliotecas y otras características usando solo las pulsaciones de teclas. Un modo más accesible permite a los usuarios de tecnologías accesibles interactuar más fácilmente con los menús y los distintos controles. Los vínculos saltar a contenido principal permiten a los usuarios del teclado omitir los vínculos de navegación repetitivos para obtener el contenido más significativo de una página.

El marcado de los títulos está diseñado para definir mejor la estructura y mejorar la navegación para las personas que usan lectores de pantalla. Las imágenes que se cargan en el sitio permiten definir texto alternativo personalizado. Por ejemplo, puede asignar texto alternativo personalizado a la imagen que aparece en la Página principal del elemento Web imagen del sitio o a una imagen que agregue a una biblioteca de imágenes. Para ver sitios, las opciones de contraste alto de Windows funcionan bien para los usuarios con deficiencias visuales.

Seguimiento de versiones

La lista o biblioteca puede estar configurada para realizar un seguimiento de las versiones, de modo que pueda restaurar una versión anterior si comete un error y ver un historial de versiones de los cambios. Cuando se realiza un seguimiento de las versiones, se almacenan las revisiones de los elementos o archivos y sus propiedades. Esto le permite administrar mejor el contenido a medida que se renueva y, incluso, restaurar una versión anterior si comete un error en la versión actual. El control de versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en proyectos o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión.

Historial de versiones

1. la versión principal publicada actual está resaltada y el número de versión es un número entero.

2. se crea una versión cuando se modifican las propiedades o los metadatos.

3. la primera versión de un archivo siempre es el número de versión secundaria 0,1.

El control de versiones está disponible para los elementos de lista en todos los tipos de listas predeterminadas, incluidos los calendarios, las listas de seguimiento de problemas y las listas personalizadas, y para todos los tipos de archivos que se pueden almacenar en bibliotecas, incluidas las páginas de elementos Web.

Coautoría de documentos

Dos o más usuarios pueden editar un documento de Word o una presentación de PowerPoint al mismo tiempo. Esta nueva característica le permite leer y escribir partes de un archivo almacenado en SharePoint. Por ejemplo, puede trabajar en un párrafo de un documento de Word mientras un compañero trabaja en otro párrafo del mismo documento y al mismo tiempo.

Mantenerse actualizado en los cambios

RSS proporciona una forma cómoda de distribuir y recibir información en un formato estándar, incluidas las actualizaciones de listas y bibliotecas. Un formato de archivo XML estandarizado permite que la información sea vista por muchos programas diferentes. También puede suscribirse a listas y bibliotecas configurando alertas para que sepa cuándo ha cambiado el contenido.

Un equipo puede usar sus fuentes como una forma de personalizar su contenido para los miembros del equipo que se suscriben a sus fuentes y para ofrecer vínculos a sus sitios Web. Las fuentes RSS son una forma sencilla de realizar un seguimiento del progreso del equipo y de las actualizaciones del proyecto. En lugar de examinar varios sitios web del equipo, recibirá automáticamente las últimas noticias o actualizaciones de dichos sitios.

Administración de flujo de trabajo

Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y administrar tareas de proyectos implementando procesos empresariales específicos en los documentos y elementos de un sitio. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a adherirse a procesos empresariales coherentes. Los flujos de trabajo también pueden mejorar la eficiencia organizacional y la productividad mediante la administración de las tareas y los pasos implicados en procesos empresariales específicos. Esto permite a las personas que realizan estas tareas concentrarse en la realización del trabajo y no en administrar el flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo pueden simplificar el coste y el tiempo necesarios para coordinar procesos de negocio comunes, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos, al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, una organización puede usar un flujo de trabajo de aprobación predefinido o crear e implementar un flujo de trabajo personalizado para administrar otro proceso empresarial.

Trabajar con tipos de contenido

Es posible que la lista o biblioteca admita varios tipos de contenido. Los tipos de contenido permiten que las organizaciones organicen, administren y manejen grandes cantidades de contenido de manera más eficaz. Si su lista o biblioteca está configurada para permitir varios tipos de contenido, puede agregar tipos de contenido de una lista de opciones disponibles que su organización usa frecuentemente, como presentaciones de marketing o contratos.

Después de agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca, es posible que esa lista o biblioteca contenga elementos de ese tipo. Los usuarios pueden usar el botón nuevo elemento de la lista o biblioteca para crear nuevos elementos de ese tipo.

Una de las ventajas clave de los tipos de contenido para las listas y bibliotecas es que hacen posible que una sola lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o de documento, cada uno de los cuales puede tener metadatos, directivas o comportamientos únicos. Para obtener más información sobre cómo trabajar con tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y a la publicación de tipos de contenido.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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