Tareas básicas en Outlook

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Outlook organiza los correos electrónicos, calendarios, contactos, tareas y listas de tareas pendientes, todo en un mismo lugar. Esa organización comienza con su cuenta de correo electrónico. Desde allí puede empezar a trabajar con correos electrónicos, convertirlos en tareas o citas, y almacenar información sobre las personas con las que interactúa en sus contactos para que nunca tenga que recordar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono. Echemos un vistazo rápido a algunas tareas básicas.

Introducción

La primera acción es configurar su cuenta de Outlook. Después, estará listo para empezar a recibir y enviar correo electrónico, usar las tareas calendario, crear contactos y trabajar con Outlook.

El programa de instalación es automático si ha usado una versión anterior de Outlook en el mismo equipo. Si no lo hizo, la configuración automática de la cuenta se iniciará la primera vez que inicie Outlook y le guiará por el proceso.

Se le pedirá su nombre, su dirección de correo electrónico y una contraseña. Esto suele ser suficiente, pero si se produce un error en la configuración automática, Outlook le pedirá algunos datos más, como el nombre del servidor de correo. Si no tiene esa información, su proveedor de correo electrónico puede proporcionarle los detalles.

Botón Agregar cuenta de la vista Backstage

Nota: Si desea agregar otra cuenta de correo posteriormente, cuando esté listo, elija archivo > Agregar cuenta para iniciar la configuración automática de cuenta.

Barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido es una parte importante de su experiencia Outlook. Y es una forma fácil de moverse entre las características de la Outlook (correo, calendario, contactos y tareas). La barra es adicional a las pestañas y las cintas estándar que proporcionan una amplia variedad de herramientas y opciones para ayudarle a usar y administrar Outlook.

Normalmente ubicado en la parte inferior de la ventana de Outlook, la barra de acceso rápido muestra, en función de la configuración seleccionada (los nombres de botones (imagen izquierda) o los iconos (imagen derecha) asociados a nombres de características.

Barra de acceso rápido de Outlook que muestra, por nombre, los botones correo, calendario, contactos y tareas, y más (los tres puntos o puntos suspensivos)

Barra de acceso rápido de Outlook que muestra los iconos de correo, calendario, contactos, tareas y más opciones

Cambiar lo que aparece en la barra de acceso rápido

Puede controlar qué botones (o iconos) aparecen en la barra de acceso rápido e incluso en el orden en que aparecen.

  1. Elija más > Opciones de navegación.

    Elegir más (los tres puntos) en la barra de acceso rápido para ver las opciones de navegación

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de navegación, haga lo siguiente:

    Cuadro de diálogo Opciones de navegación de la barra de acceso rápido

    • Para cambiar el número de botones o iconos que aparecen en la barra, aumente o reduzca el valor predeterminado de 4 para el número máximo de elementos visibles.

    • Para ver los iconos en lugar de los nombres, active la casilla de verificación compactar navegación.

    • Para reorganizar el modo en que se muestran los botones o los iconos, seleccione un elemento en el cuadro Mostrar en este orden y, a continuación, elija subir o bajar.

  3. Elija Aceptar.

    Sugerencia: Si no le gustan los cambios realizados o simplemente quiere volver a empezar, elija restablecer.

Correo

El correo electrónico le conecta a personas de dentro y fuera de la organización. Puede Agregar una firma electrónica y datos adjuntos a los mensajes de correo electrónico.

Crear un nuevo mensaje de correo electrónico

  1. Desde cualquier carpeta de correo (como la bandeja de entrada), elija nuevo correo electrónico.

    Nuevo mensaje de correo electrónico

    Método abreviado de teclado:    Para crear un mensaje de correo, presione Ctrl + Mayús + M.

  2. Cuando haya terminado de redactar el correo electrónico, elija Enviar.

Para obtener más información, consulte Crear un mensaje de correo electrónico.

Agregar una firma de correo electrónico a los mensajes

Cree firmas personalizadas que aparecerán en la parte inferior de los mensajes, Las firmas pueden incluir texto, imágenes, la Tarjeta de presentación electrónica, un logotipo o, incluso, una imagen de la firma escrita a mano.

Crear una firma

  1. En un mensaje nuevo, elija firma >firmas.

    Firma

  2. En la pestaña firma de correo electrónico, elija nuevo.

  3. Escriba un nombre y elija Aceptar.

  4. En Elegir firma predeterminada, siga estos pasos:

    • En la lista cuenta de correo electrónico, elija una cuenta de correo electrónico para asociarla con la firma.

    • En la lista mensajes nuevos, elija la firma que quiere que se agregue automáticamente a todos los nuevos mensajes de correo electrónico. Si no desea firmar automáticamente los mensajes de correo electrónico, puede omitir esta opción como (ninguno) es el valor predeterminado.

    • En la lista Respuestas o reenvíos, elija la firma que desee agregar automáticamente al responder o reenviar mensajes. En caso contrario, acepte la opción predeterminada (ninguna).

  5. En Editar firma, escriba la firmay, a continuación, elija Aceptar.

Agregar una firma

  • En un mensaje nuevo, elija firma y, a continuación, elija la firma que desee.

    Firma

Para obtener más información, consulte Crear y agregar una firma de mensaje de correo electrónico.

Reenviar o responder o un mensaje de correo electrónico

  1. En la cinta de opciones o en el panel de lectura, elija responder, responder a todos o reenviar.

    Responder

  2. En los cuadros para, CC o CCO, siga uno de estos procedimientos:

    • Para agregar un destinatario, haga clic en el cuadro correspondiente y escriba el nombre del destinatario.

    • Para quitar un destinatario, haga clic en el cuadro correspondiente, elija el nombre del destinatario y, a continuación, presione suprimir.

Para obtener más información, consulte Responder o reenviar un mensaje de correo electrónico.

Agregar datos adjuntos a un mensaje de correo electrónico

Para compartir un archivo, puede adjuntarlo al mensaje. También puede adjuntar otros elementos de Outlook, como mensajes, contactos o tareas.

  1. Cree un nuevo mensaje o elija un mensaje existente y elija responder, responder a todos o reenviar.

  2. En la ventana del mensaje, seleccione mensaje > adjuntar archivo.

    Adjuntar archivo

Para obtener más información, consulte Adjuntar un archivo, mensaje, contacto o tarea a un mensaje de correo electrónico.

Abrir o guardar datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico

Puede abrir datos adjuntos desde el panel de lectura o desde un mensaje abierto. Después de abrir y ver los datos adjuntos, puede guardarlos. Si un mensaje tiene más de un archivo adjunto, puede guardarlo como grupo o de uno en uno.

Abrir datos adjuntos

Según la versión de Outlook que use, es posible que haya varias opciones disponibles para abrir un archivo adjunto.

  • Haga doble clic en los datos adjuntos.

Para obtener más información, consulte Abrir datos adjuntos.

Guardar datos adjuntos

  1. Elija los datos adjuntos en el panel de lectura o en el mensaje abierto.

  2. En la pestaña datos adjuntos, en el grupo acciones, haga clic en Guardar como. También puede hacer clic con el botón derecho en los datos adjuntos y, a continuación, elegir Guardar como.

    Guardar como datos adjuntos

Para obtener más información, consulte Guardar datos adjuntos.

Las citas y las reuniones son un derivado de su vida personal y empresarial, y su calendario es el vehículo perfecto para administrar ambas. Con Outlook también puedes establecer avisos de eventos programados.

Crear una cita de calendario

En Outlook, las citas no son las mismas que las reuniones. Las citas son actividades programadas en el calendario que no implican invitar a otras personas ni reservar recursos, como una sala de conferencias o un equipo.

Haga clic en Calendario.

  • En una carpeta de calendario, elija nueva cita. También puede hacer clic con el botón derecho en un bloque de tiempo en la cuadrícula del calendario y, a continuación, elegir nueva cita.

    Nueva cita del Calendario

    Método abreviado de teclado:    Para crear una cita, presione Ctrl + Mayús + A.

Para obtener más información, consulte Programar una cita.

Programar una reunión

En Outlook, una reunión incluye a otras personas y puede incluir recursos como salas de conferencias. Obtendrá respuestas a sus convocatorias de reunión en su bandeja de entrada.

  • En una carpeta de calendario, elija nueva reunión.

    Nueva reunión del Calendario

Método abreviado de teclado:    Para crear una nueva convocatoria de reunión desde cualquier carpeta de Outlook, presione Ctrl + Mayús + Q.

Para obtener más información, consulte Programar una reunión con otras personas.

Establecer un aviso

Mensajes emergentes en una ventana de alerta para no olvidar una fecha límite importante. Puede establecer o quitar avisos de casi cualquier cosa en Outlook, incluidos mensajes de correo electrónico, citas y contactos.

Para citas o reuniones

  • Abra una cita o una reunión y, a continuación, en el cuadro de lista aviso, elija la cantidad de tiempo antes de la cita o reunión cuando quiera que aparezca el aviso. Para desactivar un aviso, elija ninguno.

Para mensajes de correo electrónico, contactos y tareas

  • Elija seguimiento > Agregar aviso.

Sugerencia: Puede marcar rápidamente los mensajes de correo electrónico como elementos pendientes mediante avisos. Estos avisos hacen que el mensaje aparezca en la lista de tareas pendientes y en la carpeta tareas, pero no agrega automáticamente un aviso. Haga clic con el botón secundario en la marca de la lista de mensajes para agregar un aviso. O bien, si tiene el mensaje abierto, elija seguimiento > Agregar aviso.

Seguimiento

Contactos

Personas es el nombre de la bucket de esas personas, y empresas, que forman sus contactos personales y empresariales. El usuario que agregue como contacto es discrecional y las únicas restricciones que se pueden aplicar a los usuarios que usted o los que no puede Agregar son las limitaciones que usted o su empresa imponen. Su empresa, por ejemplo, podría tener reglas sobre la correspondencia con determinadas direcciones de correo electrónico externas.

Crear un contacto

UN contacto puede ser tan simple como un nombre y una dirección de correo electrónico, o puede incluir, por ejemplo, detalles como direcciones postales, varios números de teléfono, una imagen y cumpleaños. Encontrará los contactos en la opción personas de la barra de accesos directos de la esquina inferior izquierda de la ventana Outlook.

Contactos

  • En personas, haga clic en nuevo contacto.

    Nuevo contacto

    Método abreviado de teclado:    Para crear un contacto desde cualquier carpeta de Outlook, presione Ctrl + Mayús + C.

Para obtener más información, consulte Crear o agregar un contacto.

Obtener una lista de los contactos de la libreta de direcciones de Outlook

Es recomendable guardar una copia de los contactos en la libreta de direcciones. En Outlook 2013 o Outlook 2016 para Windows, puede descargar un archivo de valores separados por comas (. csv) de sus contactos al dispositivo y abrirlo en Excel.

  1. Abra Outlook, elija archivo > abrir y exportar > importar o exportar.

    Elija Abrir y exportar y, después, Importar o exportar.

  2. En el Asistente para importar y exportar, elija exportar a un archivo > siguiente.

  3. Elija valores separados por comas y, a continuación, en la página exportar a un archivo, elija contactos como la carpeta para exportar a su cuenta.

    Suba y elija la carpeta de contactos que desea exportar.

    Importante: Antes de continuar, asegúrese de que la carpeta de contactos que elija esté asociada a su cuenta de correo electrónico. Esto es especialmente importante si vas a llevar a cabo estos pasos desde el equipo de otra persona.

  4. Elija siguiente > examinar y, a continuación, vaya a la ubicación donde desee almacenar el archivo de valores separados por comas (. csv).

  5. Escriba un nombre de archivoy, a continuación, elija Aceptar > siguiente.

    Guardar la libreta de direcciones de contacto como un archivo. csv

  6. Elija Finalizar para iniciar el proceso de exportación.

    Nota: Outlook no muestra un mensaje cuando se completa el proceso de exportación.

Abrir el archivo. csv de contactos

El archivo de valores separados por comas (. csv) de los contactos exportados se abre normalmente en Excel.

  1. Vaya a la ubicación donde guardó el archivo. csv y ábralo.

  2. Confirme que los contactos aparecen en el archivo.

    Ejemplo de archivo. csv de Outlook abierto en Excel

    Nota: Es posible que haya celdas vacías. Es normal.

  3. Cierra el archivo sin realizar ningún cambio para evitar posibles problemas importando el archivo en otro dispositivo que tenga la misma versión de Outlook u otro servicio de correo electrónico.

Tareas

Crear una tarea

Mucha gente mantiene listas de tareas: en papel, en una hoja de cálculo o con una combinación de métodos electrónicos y en papel. En Outlook, puede combinar varias listas en una, obtener avisos y realizar un seguimiento del progreso de las tareas.

  1. Abra Outlook y, en la pestaña Inicio, en el grupo nuevo, elija nuevos elementos.

  2. Elija tarea, rellene el formulario de tareas según sea necesario y, a continuación, elija Guardar y cerrar.

Método abreviado de teclado:    Para crear una nueva tarea, presione Ctrl + Mayús + K.

Para obtener más información, consulte Crear tareas y tareas pendientes.

Asignar una tarea

  1. Elija Icono tareas en la barra de acceso rápido de Outlook en la barra de acceso rápido o las tareas del barra de navegación.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Elija Icono nueva tarea en la cinta o presione Ctrl + Mayús + K para crear una tarea.

      o bien

    • Abrir una tarea existente.

  3. Elija asignar tarea.

    Comando Asignar tarea en la cinta

  4. En el formulario de tareas, haga lo siguiente:

    • En el cuadro para, escriba un nombre o una dirección de correo electrónico.

    • Agregue un asunto, elija una fecha de inicio y una fecha de vencimiento y establezca el Estado y la prioridad según sea necesario.

      Propiedades de las fechas de inicio y de vencimiento de una tarea asignada

    • Acepte o desactive la selección predeterminada de las dos casillas de verificación: mantener una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y enviarme un informe de estado cuando se complete la tarea.

    • Si es necesario, escriba un mensaje en el bloque de contenido situado debajo de las casillas de verificación.

  5. Si desea que la tarea se repita, elija periodicidad en la cinta de opciones, seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo Repetir tarea y, a continuación, elija Aceptar.

    Nota: Si asigna una tarea repetitiva, se conservará una copia de la tarea en la lista de tareas, pero nunca se actualizará. Si activa la casilla enviarme un informe de estado cuando esta tarea está completada, recibirá informes de estado para cada repetición completada de la tarea.

  6. Elija Enviar.

Sugerencia: Outlook puede realizar un seguimiento del progreso de una tarea asignada a una persona. Si desea que varias personas trabajen en una tarea, divida la tarea en fragmentos más pequeños o asigne cada tarea individualmente. Por ejemplo, para realizar un seguimiento de un informe para que lo escriban tres escritores, cree tres tareas independientes y asigne cada tarea al escritor adecuado.

Aceptar o rechazar una tarea asignada

Cuando se crea una tarea y se le asigna, aparece en la bandeja de entrada.

Comandos Aceptar o Rechazar de una solicitud de tarea visualizada en el panel de lectura

  • En el panel de lectura, elija Aceptar o rechazar.

    o bien

    Abra la tarea, elija Aceptar o rechazar en la cinta y, independientemente de la opción que elija, seleccione editar la respuesta antes de enviarla o enviar la respuesta ahora y, después, haga clic en Aceptar.

    Nota: Las tareas aceptadas aparecen en la lista de tareas Outlook.

Si abre una tarea, puede responder, responder a todos o reenviarla a la persona que le ha asignado la tarea y a otros usuarios según corresponda. También puede incluir un Comentario en el bloque de mensaje.

Ver una tarea

  1. Abra Outlook y, en la barra de acceso rápido, seleccione Icono tareas en la barra de acceso rápido de Outlook .

  2. En la lista de tareas pendientes o en la lista de tareas, haga doble clic en un elemento para ver el formulario completo.

Puede cambiar la forma de ver las tareas en cualquier momento.

  • En la pestaña Inicio, en el grupo vista actual, elija una vista diferente.

    Opciones de vista actuales para tareas .

Imprimir una tarea

Puede elegir cómo desea ver las tareas y, a continuación, en función de lo que decida imprimir, en qué formato (estilo de tabla o estilo de memorando) se va a imprimir la tarea. Por ejemplo, si selecciona una única tarea para imprimir, la única configuración de impresión disponible es estilo de memorando. Sin embargo, si elige una lista como la lista de tareas pendientes, también se ofrecerá un formato de impresión con estilo de tabla.

  1. Elija Icono tareas en la barra de acceso rápido de Outlook en la barra de acceso rápido.

    Barra de acceso rápido de Outlook

  2. Elija una sola tarea en una de sus carpetas,lista de tareas pendientes o lista de tareas, o elija una carpeta.

  3. Elija archivo > Imprimir y seleccione el formato (si está disponible) en configuración.

Imprimir un mensaje de correo electrónico, un contacto o un elemento de calendario

En Outlook, puede imprimir elementos como, por ejemplo, mensajes de correo electrónico, contactos, elementos de calendario o vistas más grandes, como calendarios, libretas de direcciones o listas de contenido para carpetas de correo.

  1. Elija un elemento o carpeta en Outlook que quiera imprimir.

  2. Elija archivo > Imprimir.

Imprimir

Para obtener más información, vea Imprimir elementos en Outlook.

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×