Tareas básicas en Access 2010

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Estas son algunas de las tareas básicas de base de datos que puede realizar para aprender a usar Microsoft Access 2010.

 

En este artículo

¿Qué es Access?

Bases de datos relacionales en Access

Al abrir Access

Buscar y aplicar una plantilla

Creación de una base de datos desde cero

Abrir una base de datos existente de Access

Introducción al uso de la nueva base de datos

Agregar una tabla

Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Importar o vincular a datos de otro origen

Pasos siguientes

Importar datos desde una hoja de cálculo u otro programa

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access

Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos

Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos

Trabajar con datos de otros programas

Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access

Usar un archivo de base de datos de Access en varias versiones de Access

Paso 1: hacer una copia de la base de datos existente y guardarla en un nuevo formato

Paso 2: dividir la base de datos de copia y usar el archivo original como base de datos back-end

Paso 3: conectar el nuevo front-end a la base de datos original

Usar una aplicación cliente/servidor en varias versiones de Access

¿Qué es Access?

Access 2010 es una herramienta de implementación y diseño de aplicaciones de base de datos que puede usar para realizar un seguimiento de la información importante. Puede mantener los datos en el equipo, o publicar en la web, para que otros usuarios puedan usar la base de datos con un explorador Web.

Muchas personas empiezan a usar Access cuando el programa que usan para realizar un seguimiento gradual de algo se vuelve menos adecuado para la tarea. Por ejemplo, supongamos que es un planificador de eventos y desea realizar un seguimiento de todos los detalles que necesita administrar para que los eventos tengan éxito. Si usa un programa procesador de textos u hoja de cálculo, puede tener dificultades fácilmente con datos duplicados e incoherentes. Puede usar software de calendario, pero realizar un seguimiento de la información financiera en un calendario no es una buena opción.

Bases de datos relacionales en Access

A veces necesitará una base de datos relacional para realizar un seguimiento de dicha información: un almacén de datos que se ha separado en colecciones de datos más pequeñas (llamadas tablas) para eliminar la redundancia y, a continuación, se relacionan entre sí en función de los bits comunes de información (llamados campos) . Por ejemplo, una base de datos relacional de planeamiento de eventos podría contener una tabla con información de los clientes, una tabla con información del proveedor y una tabla con información de eventos. La tabla con información de eventos puede tener un campo para relacionarla con la tabla de clientes y un campo para relacionarla con la tabla de proveedores. De este modo, por ejemplo, si cambia el número de teléfono de un proveedor, la información podría cambiarse una vez en la tabla de proveedores, en lugar de en todos los eventos relacionados con el proveedor.

Access es una herramienta que puede usar para desarrollar rápida y fácilmente aplicaciones de bases de datos relacionales para ayudarle a administrar la información. Puede crear una base de datos que le ayude a realizar un seguimiento de casi cualquier tipo de información, como inventario, contactos profesionales o procesos empresariales. De hecho, Access dispone de plantillas que se pueden usar inmediatamente para realizar un seguimiento de diversos tipos de información, lo que facilita la tarea incluso para principiantes.

Al abrir Access

Al iniciar Access 2010, verá la vista backstage de Microsoft Office, donde puede obtener información sobre la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

Vista backstage de Access 2010

La vista Backstage también contiene muchos otros comandos que puede usar para ajustar, mantener o compartir las bases de datos. Los comandos de la vista Backstage generalmente se aplican a bases de datos completas, no a objetos dentro de una base de datos.

Nota: Puede ir a la vista Backstage en cualquier momento haciendo clic en la pestaña archivo .

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Buscar y aplicar una plantilla

Access le proporciona una amplia variedad de plantillas que puede usar para acelerar el proceso de creación de la base de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de los problemas, administrar los contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que demuestran su uso. Las bases de datos de plantilla se pueden usar tal cual o puede personalizarlas para que se ajusten mejor a sus necesidades.

Para buscar y aplicar una plantilla a una base de datos, haga lo siguiente:

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.

  2. En plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos:

    • Para volver a usar una plantilla que haya usado recientemente, haga clic en plantillas recientesy, a continuación, seleccione la plantilla que desee.

    • Para usar una plantilla que ya tiene instalada, haga clic en Mis plantillasy, a continuación, seleccione la plantilla que desee.

    • Para buscar una plantilla en Office.com, en Office.com plantillas, haga clic en una categoría de plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Descargar para descargar la plantilla de Office. com a su equipo.

      También puede buscar plantillas en Office.com desde Access. En el cuadro de Office.com de búsqueda de plantillas , escriba uno o varios términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para buscar.

  3. De manera opcional, haga clic en el icono de carpeta junto al cuadro nombre de archivo para ir a la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra debajo del cuadro nombre de archivo .

  4. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y la abre para su uso.

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Creación de una base de datos desde cero

Si desea una introducción más completa a los conceptos subyacentes con el uso de Access para crear una base de datos, vea el artículo conceptos básicos del diseñode una base de datos.

Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, o si tiene datos en otro programa que desea usar en Access, puede decidir que es mejor crear una base de datos desde cero. En Access 2010, tiene la opción: una base de datos de escritorio estándar o una base de datos Web.

Para obtener más información sobre las bases de datos Web, vea el artículo crear una base de datos para compartir en la web.

Para crear una nueva base de datos, haga lo siguiente:

  1. Inicie Access.

  2. En la pestaña nuevo de la vista backstage, haga clic en base de datos en blanco o base de datos Web en blanco.

    Importante: La elección que haga aquí determinará qué características están disponibles en la base de datos. Las bases de datos de escritorio no se pueden publicar en la web y las bases de datos Web no admiten algunas características de escritorio, como las consultas de totales.

  3. A la derecha, escriba un nombre para la base de datos en el cuadro nombre de archivo .

    Para cambiar la ubicación en la que crea el archivo, haga clic en examinar Imagen del botón junto al cuadro nombre de archivo , busque y seleccione la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Haga clic en Crear.

    Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada tabla1) en Vista de hoja de datos.

  5. Access coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna haga clic para agregar de la nueva tabla.

    Para agregar datos, comience a escribir, o bien, puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo.

    Notas: 

    • Introducir datos en la vista Hoja de datos se ha diseñado para que sea muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La restricción principal es que los datos se deben escribir en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina superior izquierda de la hoja de datos. No debe intentar dar formato a los datos incluyendo filas o columnas en blanco como haría en una hoja de cálculo de Excel, ya que, al hacerlo, desperdiciará espacio en la tabla. La tabla solo contiene los datos. Toda la presentación visual de esos datos se realizará en los formularios e informes que diseñe más adelante.

    • La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cada vez que agregue una nueva columna a la hoja de información, se define un nuevo campo en la tabla. Access establece la tipo de datos del campo en función del tipo de datos que escriba. Por ejemplo, si tiene una columna en la que solo ha introducido valores de fecha, Access establecerá el tipo de datos de ese campo en fecha/hora. Si más adelante intenta escribir un valor que no sea una fecha (como un nombre o un número de teléfono) en ese campo, Access muestra un mensaje que le informa de que el valor no coincide con el tipo de datos de la columna. Siempre que sea posible, debe planear la tabla para que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o algún otro tipo. Esto hace que sea mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que seleccionen solo los datos que desee.

Si no desea introducir datos todavía, haga clic en cerrar Imagen del botón .

Nota: Access eliminará Table1 si lo cierra sin guardar.

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Abrir una base de datos existente de Access

Sugerencia: Para abrir rápidamente una de las últimas bases de datos que haya abierto, en la pestaña archivo , haga clic en recientesy, a continuación, haga clic en el nombre de archivo.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

  2. Haga clic en un acceso directo en el cuadro de diálogo abrir (o bien, en el cuadro Buscar en , haga clic en la unidad o carpeta que contiene la base de datos que desea).

  3. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta que contiene la base de datos.

  4. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:

    • Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella.

    • Para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno multiusuario, de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos al mismo tiempo, haga clic en abrir.

    • Para abrir la base de datos para acceso de solo lectura, de modo que pueda verla pero no modificarla, haga clic en la flecha situada junto al botón abrir y, a continuación, haga clic en abrir en modo de solo lectura.

    • Para abrir la base de datos para acceso exclusivo, de modo que nadie más pueda abrirla mientras esté abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón abrir y, a continuación, haga clic en abrir en modo exclusivo.

    • Para abrir la base de datos para acceso de solo lectura, haga clic en la flecha situada junto al botón abrir y, a continuación, haga clic en abrir en modo exclusivo de solo lectura otros usuarios pueden abrir la base de datos, pero solo tienen acceso de solo lectura.

Si no encuentra la base de datos que quiere abrir    

  1. En el cuadro de diálogo abrir , haga clic en el acceso directo mi PC , o bien, en el cuadro Buscar en , haga clic en mi PC.

  2. En la lista de unidades, haga clic con el botón derecho en la unidad donde cree que puede estar la base de datos y haga clic en Buscar.

  3. Escriba los criterios de búsqueda y, a continuación, presione Entrar para buscar la base de datos.

  4. Si se encuentra la base de datos, ábrala haciendo doble clic en ella en el cuadro de diálogo resultados de la búsqueda .

    Dado que la búsqueda se inició desde el cuadro de diálogo abrir , debe hacer clic en Cancelar en ese cuadro de diálogo antes de que se abra la base de datos.

Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo (como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel). También puede abrir directamente cualquier origen de datos ODBC, como, por ejemplo, Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

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Introducción al uso de la nueva base de datos

Según la plantilla que haya usado, es posible que tenga que realizar una o varias de las siguientes acciones para empezar a trabajar con la nueva base de datos:

  • Si Access muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista de usuarios vacía, use el siguiente procedimiento para empezar:

    1. Haga clic en nuevo usuario.

    2. ReLlene el formulario detalles del usuario .

    3. Haga clic en Guardar y cerrar.

    4. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, haga clic en iniciar sesión.

  • Si Access muestra una hoja de datos vacía, puede empezar a escribir datos directamente en esa hoja de datos, o bien, hacer clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.

  • Si Access muestra una página Introducción , puede hacer clic en los vínculos de esa página para obtener más información sobre la base de datos, o hacer clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.

  • Si Access muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, tendrá que volver a iniciar sesión.

Para las bases de datos Web y de escritorio, también quieres empezar con uno de estos pasos:

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Agregar una tabla

Puede Agregar una nueva tabla a una base de datos existente con las herramientas del grupo tablas de la pestaña crear .

Grupo tablas de la pestaña crear

Nota: En una base de datos Web, solo el comando tabla está disponible en el grupo tablas .

Independientemente de la vista con la que empiece, siempre puede cambiar a la otra vista con los botones de vista en la barra de estado de la ventana de Access.

Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de información    En la vista Hoja de datos, puede introducir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente (Campo1, Campo2, etc.) y Access establece el tipo de datos del campo, en función del tipo de datos que especifique.

  1. En la pestaña crear , en el grupo tablas , haga clic en Imagen del botón de tabla.

  2. Access crea la tabla y, a continuación, coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna haga clic para agregar .

  3. Para agregar datos, empiece a escribir en la primera celda vacía (o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe más adelante en este artículo).

    • Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.

      Sugerencia: Asigne un nombre significativo a cada campo para que pueda saber lo que contiene sin tener que mirar los datos.

    • Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en el encabezado de la columna y, a continuación, arrástrela hasta la posición que desee. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas a una nueva ubicación juntas.

      Para agregar más campos a la tabla, puede empezar a escribir en la columna haga clic para agregar en la vista Hoja de información, o bien, puede agregar nuevos campos mediante los comandos del grupo Agregar & eliminar de la pestaña campos .

Crear una tabla a partir de la vista Diseño    En la vista Diseño, se crea primero la estructura de tabla. A continuación, puede cambiar a la vista Hoja de datos para escribir datos, o bien especificar los datos con algún otro método, como con un formulario.

La vista Diseño no está disponible para las tablas de una base de datos Web.

  1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la tabla. Imagen del botón

  2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

  3. Puede escribir información adicional para cada campo en la columna Descripción . La descripción que especifique se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción está en ese campo y se usa como texto de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel lista de campos a un formulario o informe y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

  4. Tras haber agregado todos los campos, guarde la tabla:

    • En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar.

  5. Puede empezar a introducir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja de datos, haciendo clic en la primera celda vacía y escribiendo. También puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la siguiente sección.

Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint    Con una lista de SharePoint, los datos pueden ser usados por personas que no tienen acceso. Además, los datos de lista se almacenan en un servidor, que generalmente ofrece una mejor protección contra la pérdida de datos que los archivos almacenados en un equipo de escritorio. Puede empezar con una lista nueva o puede establecer un vínculo a una lista existente. Debe tener permisos suficientes en el sitio de SharePoint en el que desea crear la lista; Esto puede variar en función del sitio, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para obtener detalles sobre las opciones.

Esta característica no está disponible en una base de datos Web.

  1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

  2. Puede usar una de las plantillas de lista para crear una lista de SharePoint estándar, como contactos o eventos.

    También puede elegir crear una lista personalizada o vincular o importar una lista existente. Haga clic en la opción que quiera.

  3. Si elige cualquiera de las plantillas de lista o crea una lista personalizada, se abrirá el cuadro de diálogo crear nueva lista que le guiará a través del proceso. Si decide usar una lista existente, se abrirá el cuadro de diálogo obtener datos externos para ayudarle.

Para obtener más información sobre las tablas, vea el artículo Introducción a la tabla.

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Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Excel, puede copiar y pegar los datos en una tabla de Access. En general, esto funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, tal y como están en una hoja de cálculo de Excel. Si los datos están en un programa de procesamiento de texto, primero debe separar las columnas de datos mediante tabulaciones, convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto y, a continuación, copiar los datos. Si los datos necesitan modificarse o manipularse (por ejemplo, separar los nombres completos en el nombre y los apellidos), es posible que desee hacerlo antes de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.

Cuando pega datos en una tabla vacía, Access establece el tipo de datos de cada campo según el tipo de datos que encuentra allí. Por ejemplo, si un campo copiado no contiene nada más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos de fecha y hora a ese campo. Si el campo copiado solo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombre a los campos en función de lo que encuentra en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de tipo similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna los nombres genéricos de los campos (Campo1, Campo2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las filas siguientes, Access usa la primera fila como nombres de campo y excluye la primera fila de los datos reales.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, se debe cambiar el nombre al campo cuanto antes para evitar confusiones. Use el procedimiento siguiente:

  1. En la pestaña archivo , haga clic en Guardar para guardar la tabla.

  2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre para la columna.

  3. Guarde de nuevo la tabla.

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Importar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos recopilados en otro programa que le gustaría usar en Access. Es posible que trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con los datos en Access. O bien, es posible que tenga varios orígenes de datos dispares y necesite un "panel de aterrizaje" donde pueda reunir todos ellos para un análisis más profundo.

Access permite importar o vincular datos de otros programas de forma sencilla. Puede introducir datos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de SharePoint o de una variedad de otras fuentes. El proceso varía ligeramente según el origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar:

  1. En la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que está importando.

    Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no ve el tipo de programa correcto, haga clic en más.

    Nota: Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo importar _AMP_ vínculo , es posible que tenga que iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo que sea compatible con Access (por ejemplo, un archivo de texto delimitado ) y, a continuación, importar o vincular a los datos.

  2. En el cuadro de diálogo obtener datos externos , haga clic en examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro nombre de archivo .

  3. Haga clic en la opción que desee en Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla con los datos importados o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Dependiendo de su elección, se abrirá el cuadro de diálogo vincular objetos o el cuadro de diálogo importar objetos .

  5. Use el cuadro de diálogo para finalizar el proceso. El procedimiento exacto que siga dependerá de la opción de importación o vinculación que elija.

  6. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

    Si elige importar, Access pregunta si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de completar.

  7. Si cree que va a volver a realizar la misma operación de importación, haga clic en guardar los pasosde la importación y, a continuación, escriba los detalles.

    Después, puede reproducir fácilmente la operación de importación haciendo clic en importaciones guardadas en el grupo importar de la pestaña datos externos , haciendo clic en la especificación de importación y, a continuación, en Ejecutar.

  8. Si no quiere guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla en tablas en el panel de navegación.

Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, siga los vínculos de la sección vea también de este artículo.

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Pasos siguientes

El resto del proceso de diseño varía según los objetivos, pero es posible que desee considerar la posibilidad de crear consultas, formularios, informes y macros. En este artículo no se proporciona información sobre cómo crear objetos de base de datos adicionales.

Para obtener más información, consulte estos artículos:

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Importar datos desde una hoja de cálculo u otro programa

Si está familiarizado con otros programas de bases de datos u hojas de cálculo, es probable que conozca los conceptos básicos de cómo funcionan estas aplicaciones y las bases de datos para las que se usan. Access se diferencia de muchas otras aplicaciones de bases de datos ya que permite crear bases de datos relacionales y, además, es diferente de la mayoría de los programas de hojas de cálculo, ya que ofrece herramientas para desarrollar consultas, formularios e informes sofisticados. Access también proporciona muchas opciones para trabajar con otros programas de bases de datos, como SQL Server.

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access

Muchas personas comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel. Excel es un buen lugar para empezar una lista pero, a medida que la lista crece, resulta más difícil de organizar y mantener actualizada. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.

Una tabla de base de datos es similar en estructura a una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Por lo tanto, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de la base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es el modo en que se organizan los datos. La simple importación de toda la hoja de cálculo como una tabla nueva en una base de datos no solucionará los problemas relacionados con la organización y actualización de los datos, especialmente si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para resolver estos problemas, debe dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes, cada una de ellas con datos relacionados. Para obtener más información sobre cómo organizar los datos de las tablas, vea el artículo conceptos básicos del diseñode una base de datos.

Access incluye el Asistente para analizar tablas, que puede ayudarle a completar este proceso. Después de importar los datos en una tabla, el asistente le ayuda a dividir la tabla en tablas independientes, cada una de las cuales contiene datos que no están duplicados en ninguna de las otras tablas. El Asistente también crea las relaciones necesarias entre las tablas.

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Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos

  1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco.

  2. Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro nombre de archivo y, a continuación, haga clic en crear.

    Se abre la nueva base de datos y Access crea una nueva tabla vacía, Table1.

  3. Cierre Table1.

    Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios en el diseño de tabla1, haga clic en no.

  4. En la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en Excel. Imagen del botón

  5. En el cuadro de diálogo obtener datos externos , haga clic en examinar.

  6. Use el cuadro de diálogo Abrir archivo para buscar el archivo.

  7. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

  8. En el cuadro de diálogo obtener datos externos , asegúrese de que la opción importar la información de origen a una nueva tabla en la base de datos actual está seleccionada.

  9. Haga clic en Aceptar.

    Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo, que le hace algunas preguntas sobre sus datos.

  10. Siga las instrucciones, haciendo clic en siguiente o volver para desplazarse por las páginas. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

    Nota: Access pregunta si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de completar. Si cree que va a volver a realizar la misma operación de importación, haga clic en y, a continuación, escriba los detalles. Después, puede reproducir fácilmente la operación en el futuro haciendo clic en importaCiones guardadas en el grupo importar de la pestaña datos externos . Si no quiere guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, los muestra en todas las tablas en el panel de navegación.

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Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos

Una vez que los datos se han importado a una tabla de Access, puede usar el Asistente para analizar tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. A continuación, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas independientes para que se almacenen de la manera más eficaz. Access conserva la tabla original como una copia de seguridad y, a continuación, crea nuevas tablas que puede usar como base para la aplicación de base de datos.

  1. Abra la base de datos de Access que contiene la tabla que desea analizar.

  2. En la pestaña herramientas de base de datos , en el grupo analizar , haga clic en analizar tabla.

    Se inicia el Asistente para analizar tablas.

    Las dos primeras páginas del asistente contienen un tutorial breve, con botones en los que puede hacer clic para ver ejemplos. Si no ve las páginas de introducción, pero ve una casilla de verificación que muestra las páginas de introducción?, seleccione la casilla y, a continuación, haga clic dos veces en atrás para ver la introducción. Si no desea ver de nuevo las páginas de introducción después de leer la introducción, puede desactivar la casilla Mostrar páginas de introducción .

  3. En la página ¿qué tabla contiene campos con valores que se repiten en muchos registros? , seleccione la tabla que desea analizar y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. Puede dejar que el asistente decida qué campos van en cada tabla o puede tomar la decisión usted mismo. Si sigue las sugerencias del asistente, puede seguir realizando cambios en el diseño de la tabla en la siguiente página del asistente.

    Nota: Si deja que el asistente decida qué campos incluir en qué tablas, es posible que sus opciones no siempre sean adecuadas para sus datos, sobre todo si no hay demasiados datos con los que trabajar. Debes comprobar los resultados del asistente cuidadosamente. Por otra parte, el asistente puede sugerir una organización más eficaz que la que está pensando, por lo que se recomienda al menos probar las decisiones del Asistente una vez. Si no le gustan las sugerencias, puede reorganizar los campos manualmente y siempre puede hacer clic en atrás y organizar los campos usted mismo.

  5. Haga clic en Siguiente. En esta página, especifique qué tablas contienen qué campos. Si eligió que el asistente decida, debería ver varias tablas conectadas por líneas de relación. De lo contrario, Access creará solo una tabla que contenga todos los campos. En cualquier caso, puede realizar cambios en esta página.

    • Puede arrastrar campos de una tabla a un área en blanco de la página para crear una nueva tabla que contenga esos campos. Access le pedirá un nombre de tabla.

    • Puede arrastrar campos de una tabla a otra si cree que se van a almacenar de forma más eficaz.

    • A la mayoría de las tablas se les asignará un campo ID. o un identificador único generado . Para obtener más información sobre los campos ID., haga clic en sugerencias en la esquina superior derecha del asistente.

    • Para deshacer un cambio, haga clic en el botón Deshacer.

    • Para cambiar el nombre de una tabla, haga doble clic en su barra de título, escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Una vez que haya organizado los campos de la forma deseada, haga clic en siguiente.

  7. Si el asistente encuentra registros que tienen valores muy similares, los identificará como posibles errores tipográficos y mostrará una pantalla donde podrá confirmar qué hacer. Desplácese por la lista para buscar cualquier que tenga valores en la columna corrección y, a continuación, haga clic en el elemento correspondiente en la lista desplegable. Seleccione (deje tal cual) para evitar que el asistente realice cambios en el valor. Cuando haya terminado, haga clic en siguiente.

  8. El asistente pregunta si desea crear una consulta que se parezca a la tabla original. Si ya ha creado formularios e informes basados en la tabla original, es recomendable crear una consulta de este tipo. Si elige sí, crear la consulta, el asistente cambia el nombre de la tabla original anexando "_OLD" al nombre de la tabla y, a continuación, asigna un nombre a la nueva consulta con el nombre de la tabla original. Los formularios e informes que se basaban en la tabla ahora usan la consulta para sus datos y siguen funcionando igual que antes.

  9. Haga clic en Finalizar.

    El asistente crea las nuevas tablas según lo especificado y, a continuación, las abre. Ciérrelas cuando termine de inspeccionar los resultados.

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Trabajar con datos de otros programas

Access 2010 proporciona características para trabajar con datos que se almacenan en otros programas.

Crear una nueva base de datos de Access que vincula a los datos en otro formato de archivo    Puede usar Access para abrir un archivo en otro formato de archivo, como texto, dBASE, o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo.

  1. Inicie Access.

  2. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

  3. En el cuadro de diálogo abrir , haga clic en el tipo de archivo que desea abrir en la lista. Si no está seguro del tipo de archivo, haga clic en todos los archivos (*.*).

  4. Si es necesario, vaya a la carpeta que contiene el archivo que desea abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en él para abrirlo.

  5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Importar o vincular datos a una base de datos existente de Access    Puede importar datos de otros orígenes y programas a tablas de Access para que los datos estén contenidos en el archivo de Access, o puede establecer un vínculo a los datos desde Access para que los datos permanezcan en el archivo original (fuera del archivo de Access).

  1. En la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en el formato en el que se almacenan los datos.

    Puede importar o vincular a los datos de los siguientes orígenes:

    • Excel    Puede introducir datos de una hoja de cálculo o un rango con nombre en un libro de Excel. Cada hoja de cálculo o rango con nombre debe importarse o vincularse por separado.

    • Access    Esto es muy útil para separar el proceso de los datos, creando una base de datos dividida. Es decir, puede usar una base de datos para contener todos los formularios, informes y macros, y mantener los datos en otra base de datos. Después, puede desarrollar mejoras sin interrumpir el trabajo de nadie. También puede combinar datos de varias bases de datos de Access diferentes en una sola, lo que facilita el resumir datos entre departamentos o entre socios empresariales.

    • base de datos ODBC    Muchos programas admiten este formato, incluidos muchos productos de servidor de base de datos. Esto le ayuda a crear bases de datos de "panel de aterrizaje", donde combina datos de diferentes sistemas.

    • Archivo de texto    Puede conectarse a un archivo de texto simple e incluso puede usar Access para cambiar el contenido de ese archivo. Esto puede ayudar a que una amplia variedad de programas puedan consumir los datos de Access fácilmente.

    • Archivo XML    Este formato también ofrece compatibilidad con diversos programas, entre los que se incluyen algunos servidores Web.

    • lista de SharePoint    De este modo, los datos pueden usarse con un explorador Web, que es el método estándar para usar una lista de SharePoint.

    • Servicios de datos    Puede conectarse a servicios de datos Web dentro de su empresa.

    • Documento HTML    

    • Carpeta de Outlook    Puede conectarse a las carpetas de Outlook, para que más fácilmente integre su información de contacto con el resto de los datos.

    • archivo de dBase    dBase es un sistema de bases de datos alternativo conocido que es compatible con Access.

      Aparece el cuadro de diálogo obtener datos externos .

  2. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo.

    Access importará o vinculará los datos a la base de datos. Para la mayoría de los formatos, debe especificar la ubicación de los datos y, a continuación, elegir cómo quiere que se almacenen los datos en la base de datos.

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Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access

Si la base de datos o el proyecto de Access se creó en Access 2000 o posterior, puede usar la base de datos o el proyecto en la versión de Access en la que se creó o en cualquier versión posterior, incluso si el archivo tiene la seguridad habilitada. Por ejemplo, se pueden usar archivos de Access 2000 en Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 y Access 2010.

Es posible que tenga una situación en la que desee mantener los datos en una versión anterior de Access, pero que haya usuarios con una versión posterior de Access que deseen vincular a esos datos, pero que todavía aprovechen algunas de las características de la versión más reciente. La solución es crear una nueva base de datos "cliente" en la versión posterior (que contiene formularios, informes, consultas y macros, pero no tablas) y vincularla a las tablas del archivo de la versión anterior. Use uno de los siguientes procedimientos, en función de si la base de datos está contenida en un archivo o si ya está dividida en un aplicación front-end/back-end.

Usar un archivo de base de datos de Access en varias versiones de Access

Si todas las tablas, formularios y otros objetos de la base de datos de una versión anterior de Access están contenidos en un archivo y desea usar la base de datos en varias versiones de Access, puede crear una nueva base de datos front-end en una versión posterior y vincularla al archivo original. Los usuarios que tienen la versión anterior de Access aún pueden usar la base de datos original. Los usuarios que tengan la versión posterior pueden usar la nueva base de datos de cliente para vincular a los mismos datos. Puede crear varias versiones front-end si necesita acomodar varias versiones de Access.

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Paso 1: hacer una copia de la base de datos existente y guardarla en un nuevo formato

Use el siguiente procedimiento para convertir la base de datos a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva la base de datos original en su formato original y crea una copia en el formato que especifique.

  1. Cierre el archivo de Access. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que nadie más lo tenga abierto.

  2. Inicie Access 2010.

  3. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

  4. Vaya a la ubicación del archivo que desea convertir y, a continuación, haga doble clic en él para abrirlo.

    Si aparece el cuadro de diálogo mejora de la base de datos y pregunta si desea mejorar la base de datos, haga clic en no.

  5. Si se abre un formulario al iniciar la base de datos, cierre el formulario.

  6. En la pestaña archivo , haga clic en Guardar base de datos como.

  7. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre para la nueva base de datos.

    Nota: A menos que guarde la nueva base de datos en una ubicación diferente, su nombre debe ser diferente del de la base de datos original. En cualquier caso, suele ser mejor usar un nombre diferente, para que pueda distinguir fácilmente entre la base de datos front-end y la base de datos back-end. Sin embargo, si convierte al formato de Access 2007, la extensión del nombre de archivo cambia de. mdb a. accdb, para que pueda usar el mismo nombre de archivo.

  8. Haga clic en Guardar.

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Paso 2: dividir la base de datos de copia y usar el archivo original como base de datos back-end

Divida la base de datos convertida mediante el siguiente procedimiento:

  • En la pestaña herramientas de base de datos, en el grupo mover datos , haga clic en base de datos de Access. Imagen del botón

  • En el cuadro de diálogo diVisor de bases de datos , haga clic en dividir base de datos.

    Puede hacer una copia de seguridad si lo desea, pero también puede volver a crear la copia con la base de datos original.

  • Escriba un nombre para la base de datos back-end y, a continuación, haga clic en dividir.

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Paso 3: conectar el nuevo front-end a la base de datos original

  1. Eliminar la base de datos back-end creada por la herramienta diVisora de bases de datos: se tiene cuidado de no eliminar la base de datos original.

  2. Vincule la nueva base de datos front-end a las tablas de la base de datos original: en la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en Administrador de tablas vinculadas. Imagen del botón

  3. Haga clic en seleccionar todoy, a continuación, active la casilla de verificación preguntar siempre por la nueva ubicación .

  4. Haga clic en Aceptar, vaya a la base de datos de la versión anterior y haga doble clic en ella.

    Si todo va bien, Access muestra un mensaje que indica que se han actualizado correctamente todas las tablas vinculadas seleccionadas.

Ahora puede mejorar la nueva base de datos front-end para admitir nuevas características para los usuarios que tengan versiones más recientes de Access. Los usuarios que tienen versiones anteriores pueden seguir usando la base de datos de la versión anterior.

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Usar una aplicación cliente/servidor en varias versiones de Access

Si la base de datos de Access ya es una aplicación front-end/back-end, puede convertir el cliente al nuevo formato de archivo. No es necesario realizar cambios en la base de datos back-end.

El siguiente procedimiento muestra cómo usar el comando Guardar base de datos como para convertir la base de datos front-end a uno de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva la base de datos original en su formato original y crea una copia en el formato que especifique.

  1. Cierre la base de datos front-end. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario la tenga abierta.

  2. Inicie Access 2010.

  3. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

  4. Vaya a la ubicación de la base de datos front-end y, a continuación, haga doble clic en ella para abrirla.

    Si aparece el cuadro de diálogo mejora de la base de datos y pregunta si desea mejorar la base de datos, haga clic en no.

  5. Si aparece un formulario al abrir la base de datos, cierre el formulario.

  6. En la pestaña archivo , haga clic en Guardar base de datos como.

  7. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre para la nueva base de datos.

  8. Haga clic en Guardar.

Ahora puede mejorar la nueva base de datos front-end para que admita nuevas características.

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