Sugerencias sobre cómo personalizar la publicación

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La mayoría de los clientes aprecian que se les recuerde en las tiendas y restaurantes que frecuentan, no solo que se les llame por su nombre, sino que conozcan sus preferencias. Por ejemplo, es posible que se les saludar con uno de los siguientes:

"¿Recuerda cómo nos pidió que le informara Cuándo llegan los nuevos ejemplos? Aquí están y tenemos sus colores favoritos. "

"He guardado su tabla favorita por usted y el salmón que le gustó tanto por última vez está en el menú especial hoy".

¿Por qué personalizar?

A los clientes les gusta recordar y ayudar, si no hay otra razón, porque obtienen lo que desean de forma más rápida. Este tipo de atención personal crea la lealtad del cliente. Cuando las tiendas y los restaurantes mantienen un seguimiento cercano de los intereses de los clientes, los clientes suelen responder devolviendo y gastando más tiempo y dinero en ellos.

Los correos pueden funcionar de la misma manera. Al incluir contenido en un correo que responde a los intereses específicos de los clientes, es mucho más probable que los clientes presten atención y respondan.

Recopilar la información de los clientes que necesita

Obviamente, el seguimiento de los intereses y las características de cada cliente puede ser una tarea compleja. Debe recopilar la información, almacenarla en un formulario que pueda recuperar fácilmente y filtrarla para comprobar si hay características que tengan sentido para su empresa y que le ayudarán a aprovechar al máximo su inversión en correo. Cuanto más exactamente identifique a los clientes que compartan intereses comunes, mayor será la rentabilidad de la inversión.

Microsoft Office Publisher puede ayudarle. Puede introducir los datos del cliente en una base de datos que cree directamente en Microsoft Publisher o en otros programas, como Excel, Outlook, Outlook con Business Contact Manager y Access. También puede usar listas que compre, como las de Microsoft List Builder.

Una vez recopilada la información, puedes analizarla para determinar qué tienen en común los mejores clientes, agrupar a los clientes por sus afinidades y personalizar los correos para atraer la atención a sus intereses específicos.

Configurar el archivo de datos

Las direcciones y la información personal que agregue a las publicaciones deben proceder de alguna parte. Por este motivo, el primer paso para preparar un envío masivo de correo es configurar un archivo de datos que contenga la información de contacto de los clientes. Para el archivo de datos, puede usar una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una tabla de Microsoft Office Word, una base de datos de Microsoft Office Access o incluso una carpeta de contactos de Microsoft Office Outlook. La lista de distribución de correo se generará a partir de este archivo de datos.

Al configurar el archivo de datos, tenga en cuenta los siguientes puntos (a medida que lee la lista, consulte la siguiente imagen, que muestra columnas en una hoja de cálculo de Excel y los campos de combinación en las dos caras de una tarjeta postal):

  • Tipos de información en columnas     Cada columna del archivo de datos corresponde a un fragmento de información que desea agregar a una publicación. Si, por ejemplo, desea agregar la dirección de un cliente y una nota personal a cada copia de una tarjeta postal que imprima, debe tener columnas en el archivo de datos para el nombre, la dirección, la ciudad, la provincia, el código postal y una nota personal.

  • Una entrada por fila     Cada fila del archivo de datos contiene información que se va a incluir en una copia de la publicación. Por ejemplo, toda la información de la fila 2 de la hoja de cálculo de Excel se incluye en la tarjeta postal que está enviando al cliente 1, toda la información de la fila 3 se incluye en la tarjeta postal que está enviando al cliente 2, etc.

  • Agregar campos a la publicación     Para usar la información del archivo de datos, coloque los campos en la publicación: un campo por cada fragmento de información que desea que aparezca. Por ejemplo, si desea imprimir el nombre, la dirección, la ciudad, la provincia, el código postal y una nota personal en cada copia de una tarjeta postal, la publicación de tarjeta postal debe contener un campo para cada uno de estos fragmentos de información.

Las columnas de una hoja de cálculo de Excel coinciden con los campos de una publicación de tarjeta postal

Sugerencia: Si desea combinar imágenes en las publicaciones que quiere enviar por correo, el archivo de datos debe incluir una columna que contenga los datos del nombre del archivo de imagen. Cada fila de esa columna debe contener el nombre de archivo de una imagen determinada, por ejemplo: Firstphoto. jpg. Si las imágenes no se encuentran en la misma carpeta que el origen de datos, incluya la ruta de acceso a cada imagen.

Agregar un bloque de direcciones y un saludo

Tanto un bloque de direcciones impreso en un boletín (en lugar de una etiqueta postal que se sigue) y un saludo que incluya el nombre del cliente son técnicas de personalización sencillas que indican que su correo está específicamente diseñado para cada destinatario.

Agregar un bloque de direcciones que tiene el nombre, la dirección y otra información

  1. En la pestaña correspondencia, en el grupo escribir & Insertar campos, haga clic en bloque de direcciones.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, haga clic en los elementos de dirección que desea incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota: Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los nombres de los campos que Publisher usa para el bloque de direcciones, es posible que tenga que hacer clic en asignar campos en el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. En el cuadro de diálogo asignar campos, use las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que correspondan a los campos de Publisher.

Agregar una línea de saludo

  1. En la pestaña correspondencia, en el grupo escribir & Insertar campos, haga clic en línea de saludo.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, seleccione el formato de línea de saludo, que incluye el saludo, el formato de nombre y los signos de puntuación. O escriba una nueva entrada en cada cuadro de texto.

  3. Escriba el texto que desee que aparezca en los casos en los que Publisher no pueda interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o el apellido de un destinatario, sino solo un nombre de compañía.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Nota: Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los nombres de los campos que Publisher usa para la línea de saludo, es posible que tenga que hacer clic en asignar campos en el cuadro de diálogo línea de saludo. En el cuadro de diálogo asignar campos, use las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que correspondan a los campos de Publisher.

Agregar una imagen a una dirección

Puede Agregar una imagen o una foto a un bloque de direcciones, así como a cualquier área de la publicación. ¿Qué imagen se muestra puede variar según el interés de la marca del cliente, la edad, el sexo u otros campos de datos de los que realice un seguimiento.

  1. En la publicación, haga clic donde desee insertar el campo de combinación de una imagen (por ejemplo, junto al bloque de direcciones).

  2. En la pestaña correspondencia, en el grupo escribir & Insertar campos, haga clic en imagen > Insertar campo de imagen.

  3. En el cuadro de diálogo Insertar campo de imagen, seleccione el campo que corresponda a la información de fotografía del archivo de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Publisher inserta un campo de combinación dentro de un marco de imagen en la publicación, en el punto de inserción seleccionado. Puede cambiar el tamaño del marco de imagen o moverlo.

Agregar notas e hipervínculos

Si ha configurado el archivo de datos para que almacene información personal relevante sobre los clientes, como se describe en sugerencias para las listas de distribución de correo, puede usar la información recopilada para proporcionar contenido destinado específicamente a los intereses de sus clientes. Proporcionar contenido que coincida con los intereses del cliente es una forma eficaz de personalización. Por ejemplo, puede:

  • Personalizar correos separados por género     Anuncie una nueva línea de productos únicamente a los hombres o a las mujeres incluyendo el sexo de cada cliente ("hombre" o "mujer") en la lista de distribución de correo y, a continuación, filtre cada sexo, o simplemente filtre la lista en las diferentes entradas del campo título ("Sr." y "Sra."). Puede incluir una dirección URL (en impresión) o vincular directamente a una página web (en el correo electrónico) para cada género que describa sus opciones. Para ello, agregue la dirección URL adecuada a cada registro de una columna designada para este propósito.

  • Céntrese en los destinatarios de una determinada edad     Notificar a los clientes de los productos o servicios adecuados para la vida útil de esos clientes (por ejemplo, planear la jubilación de su TWENTIES frente a la planificación para su jubilación en su FIFTIES), recopilando las fechas de nacimiento de sus clientes como nacimientoar (por ejemplo, "1945").

    Si desea ofrecer un regalo promocional a todos los clientes cuyo cumpleaños se celebre en el mes actual, puede recopilar sus fechas de nacimiento como día, mes, año (por ejemplo, "1 de enero, 2008").

  • Usar el historial de compras     Envíe anuncios especiales a los que han realizado las compras importantes más recientes o notifique a los clientes cuando tiene nuevos modelos de sus marcas favoritas. Si realiza un seguimiento de sus compras específicas, puede ordenar el archivo de datos para identificar el historial de compra de la marca al obtener un nuevo envío de la línea de producto, o para informarles sobre los productos relacionados que han comprado otros clientes ("los clientes que compraron el artículo también se ha encontrado este elemento útil ").

Agregar una nota personal

Puede enviar un mensaje de texto personalizado a cada segmento de clientes que comparte un interés común. Para ello, agregue un campo (o columna) al archivo de datos para que contenga estos mensajes y, a continuación, agregue el mensaje correspondiente a cada registro (o fila). Puede asociar un mensaje particular a clientes con el mismo género, que tienen la misma edad o fecha de nacimiento, o que realizaron compras en los últimos seis meses. Para obtener más información sobre cómo preparar la lista de distribución de correo, vea sugerencias para las listas de distribución de correo.

  1. Haga clic en un cuadro de texto de la publicación donde desee que aparezca la información personalizada. Como alternativa, haga clic en dibujar cuadro de texto en la pestaña Inicio y, a continuación, arrastre un rectángulo del tamaño que desee.

    • Si ya hay texto en el cuadro de texto y quiere reemplazar ese texto, selecciónelo también.

    • Si ya hay texto en el cuadro de texto y quiere mantener ese texto, coloque el cursor en el lugar donde desea insertar el mensaje personalizado.

  2. En el panel de tareas combinación de correspondencia, haga clic en el campo de combinación adecuado en el cuadro de lista del panel de tareas.

Agregar un hipervínculo personalizado

Puede incluir un hipervínculo que dirige a sus clientes a una página web que se ocupa de sus intereses o atributos particulares. Puede Agregar nombres de clientes u otros campos de datos al texto del hipervínculo para que sea verdaderamente personal.

  1. En la pestaña correspondencia, en el grupo escribir & Insertar campos, haga clic en Insertar hipervínculo personalizado.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo personalizado, escriba el texto que desea que se muestre y la dirección del sitio web a la que desea que vayan los destinatarios cuando hagan clic en el hipervínculo.

  3. Si desea usar un campo de datos en el texto para mostrar, haga clic en el texto para mostrar y, a continuación, en el cuadro de lista de la derecha, haga clic en el campo de datos que desea insertar.

    Nota: Si inserta un campo de datos, puede especificar un texto para mostrar sustituto y una dirección web para las entradas en blanco que correspondan al campo de datos insertado. Active las casillas de verificación usar texto predeterminado para entradas vacías y Usar hipervínculo predeterminado para entradas vacías, si es necesario, y después escriba el texto sustitutorio y la dirección Web.

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