Sort and filter the data for a mail merge in Word 2016 for Mac

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En algunos casos, es posible que no desea utilizar toda la información en la lista de destinatarios de combinar correspondencia. Tiene la opción de seleccionar solo algunas de las personas de la lista y también ordenar y filtrar los datos, por lo que incluir solo lo que desee en la combinación de correspondencia.

Ordenar y filtrar la lista de combinación de correspondencia

  1. Abra el documento de combinación de correspondencia si no lo ha hecho todavía.

  2. Haga clic en envíos > Editar destinatarios.

    Haga clic para modificar la lista de destinatarios

    Si Editar destinatarios está atenuado, haga clic en Seleccionar destinatarios y conecte el documento a la lista de distribución de correo que desee usar.

  3. En Editar entradas de lista, para agregar o quitar personas de la lista, haga clic en el signo más (+) para agregar una persona o el signo menos (-) inicio de sesión para quitar una persona de la lista.

    Haga clic en los signos más o menos para agregar o quitar personas de la lista.

  4. Cuando haya terminado de seleccionar las personas que desea tener en la lista, haga clic en Aceptar.

Ordenar la lista para buscar grupos

Puede ordenar la lista de destinatarios a la información de determinadas formas de grupo. Por ejemplo, si desea enviar correo electrónico solo a las personas que viven en ciudades específicas, ordenar por ciudad, para que todas las personas de cada ciudad agrupadas. Que le será más fácil seleccionarlos al iniciar la combinación de correspondencia.

  1. Haga clic en envíos >filtrar destinatarios.

  2. Haga clic en Ordenar registros > Ordenar por y seleccione el nombre del campo que desee ordenar.

    Haga clic en Ordenar registros para ordenar los elementos de la combinación de correspondencia

    Para ordenar por varios campos, por ejemplo, por estado y, a continuación, por ciudad, haga clic en Luego por y, a continuación, seleccione los campos adicionales que desee ordenar.

    Haga clic para ordenar por varios campos

  3. Cuando todos los campos se ordenan como desee, haga clic en Aceptar.

Filtrar la lista para ver solo las filas que desea incluir

Puede filtrar la lista para que se muestren solo las personas o los elementos que desea incluir en la combinación, por ejemplo, sólo las personas de un elementos específicos de inventario o ciudad a un precio específico.

  1. Haga clic en envíos >filtrar destinatarios.

    Haga clic para filtrar lista de combinación de correspondencia

  2. En Registros de filtro, haga clic en la flecha situada junto al cuadro campo y, a continuación, haga clic en la columna que desea filtrar por, por ejemplo, título o apellido.

    Haga clic en el campo por el que quiere filtrar

  3. Haga clic en comparación y, a continuación, haga clic en el tipo de comparación que desee realizar.

    Haga clic en las opciones de comparación que quiere configurar.

  4. En el cuadro comparado con, escriba el valor para el filtro. Por ejemplo, si selecciona la ciudad en la lista de campos, escriba el nombre de la ciudad.

  5. Haga clic en Y o en O y después agregue otra condición al filtro. Por ejemplo, si desea los resultados de dos ciudades, haga clic en O; luego, en la lista Campo, haga clic en Ciudad, después haga clic en Igual a y por último escriba el nombre de la segunda ciudad.

  6. Haga clic en Aceptar.

Ahora ya está listo para insertar campos de combinación de correspondencia en el documento que se usa para la combinación de correspondencia o etiquetas. Para obtener más información, vea Insertar campos de combinación de correspondencia.

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