Puede sincronizar una biblioteca de SharePoint, una lista de contactos, una lista de tareas, una lista de tareas de proyecto y un tipo concreto de lista externa de SharePoint con Microsoft Outlook 2010. Dado que muchos usuarios de SharePoint 2010 también usan Outlook 2010 para colaborar y coordinar actividades y proyectos, la capacidad de sincronizar estas bibliotecas y listas puede ayudarle a aumentar su eficacia, especialmente si trabaja sin conexión o si no tiene un acceso conveniente a los sitios de SharePoint en todo momento.
En este artículo
Introducción a la sincronización del contenido de SharePoint 2010 con Outlook 2010
Puede sincronizar una biblioteca de SharePoint, una lista de contactos, una lista de tareas, una lista de tareas de proyecto y un tipo concreto de lista externa de SharePoint con Outlook 2010. Dado que muchos usuarios de SharePoint 2010 también usan Outlook 2010 para colaborar y coordinar actividades y proyectos, la capacidad de sincronizar estas bibliotecas y listas puede ayudarle a aumentar su eficacia, especialmente si trabaja sin conexión y si no tiene un acceso conveniente a los sitios de SharePoint en todo momento.
Para sincronizar estas listas y bibliotecas, debe tener Outlook 2010 instalado en el equipo cliente y debe tener el permiso Colaborar en la lista o biblioteca.
En la sección Vea también y en el sistema de Ayuda de Outlook 2010, encontrará más información acerca del uso de SharePoint 2010 con Outlook 2010.
Trabajar con una biblioteca de documentos sincronizada
Puede sincronizar una biblioteca de SharePoint entre Outlook 2010 y SharePoint 2010. Una vez que se sincroniza una biblioteca, esta aparecerá como una carpeta en el panel de navegación de Outlook en Listas de SharePoint.
Al usar la búsqueda instantánea, Outlook busca en todos los documentos de SharePoint sincronizados. Las vistas previas de documentos del panel de lectura de Outlook permiten buscar fácilmente en los resultados de la búsqueda. Puede que abrir y guardar cambios en documentos de SharePoint desde Outlook le resulte más rápido y conveniente. A continuación, podrá obtener una vista previa, editar y administrar documentos en la biblioteca de SharePoint desde Outlook. También podrá usar las bibliotecas sin conexión, trabajar con los archivos de Office en la biblioteca, volver a ponerlas en línea y, después, sincronizar los cambios.
Esta sincronización es unidireccional en los archivos de Office. Los cambios realizados en estos archivos de la biblioteca de SharePoint pueden descargarse en Outlook, pero no podrá realizar cambios en los archivos que no sean de Office en Outlook y volver a cargarlos en la biblioteca de SharePoint. Si trabaja con Outlook sin conexión, puede editar archivos de Office, como documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones de PowerPoint. Cuando se vuelva a conectar, podrá cargar los cambios en la biblioteca de SharePoint. Sin embargo, Outlook no realizará un seguimiento de los cambios realizados en estos archivos de Office desde la biblioteca de SharePoint. Para obtener mejores resultados, si va a realizar cambios sin conexión en Outlook, primero desproteja estos archivos.
Trabajar con una lista de contactos sincronizada
Puede sincronizar una lista de contactos de SharePoint entre Outlook 2010 y SharePoint 2010. Esto le permite almacenar, compartir y administrar contactos de SharePoint con más eficacia. También puede usar la lista de contactos sin conexión, trabajar con los contactos, volver a ponerlos en línea y, a continuación, sincronizarlos desde Outlook 2010 o desde SharePoint 2010.
En Outlook 2010, la lista de contactos de SharePoint sincronizada funciona igual que otras carpetas de contactos de Outlook. Puede ver, editar, imprimir e incluso llamar a estos contactos a través de Microsoft Office Communicator. Puede enviarles mensajes de correo electrónico y convocatorias de reunión, usar categorías de color, almacenar varias direcciones de correo electrónico y números de teléfono, e incluir fotografías de contacto, tarjetas de presentación electrónicas, fechas de cumpleaños y aniversarios.
Esta sincronización de la lista de contactos es bidireccional. Los cambios realizados en Outlook en estos contactos se sincronizan automáticamente con la lista de contactos de SharePoint. Los cambios realizados en la lista de contactos de SharePoint se sincronizan automáticamente con los contactos de Outlook.
Al abrir un contacto de SharePoint en Outlook o al abrir la lista de contactos en SharePoint 2010, verá los cambios más recientes. Si se realizan cambios en el contacto en Outlook mientras la lista de contactos de SharePoint esté abierta, deberá actualizar el explorador para ver los cambios más recientes en la lista de SharePoint. Si se realizan cambios en la lista de contactos de SharePoint mientras el contacto está abierto en Outlook, deberá usar el comando Enviar y recibir para ver los cambios más recientes en el contacto de Outlook.
Trabajar con una lista de tareas sincronizada
Puede sincronizar una lista de tareas de SharePoint entre Outlook 2010 y SharePoint 2010. Puede trabajar con una lista de tareas estándar y con una lista de tareas de proyecto, que es similar a una estándar, excepto que la lista de tareas de proyecto muestra un gráfico en la pantalla de los elementos de la tarea, conocido como vista de Gantt. También puede trabajar con una lista de tareas sin conexión, trabajar con las tareas de la lista, volver a ponerlas en línea y, a continuación, sincronizarlas desde Outlook.
El contenido de la lista de tareas sincronizada aparecerá en Otras tareas en el panel de navegación y se consolida en la barra Tareas pendientes. Para realizar un seguimiento del estado, el progreso y el historial de los proyectos, usted y los miembros de su grupo pueden crear, asignar, actualizar, responder y eliminar tareas al trabajar con las respectivas carpetas de Outlook.
También puede aplicar marcas y categorías a las tareas sincronizadas, como lo hace con las tareas de Outlook. Las marcas y categorías no aparecen en el sitio de SharePoint, pero están disponibles cuando trabaja con las tareas sincronizadas en Outlook. Las notificaciones de tareas de SharePoint también están totalmente integradas con las tareas y los calendarios, y puede definir una configuración para que se generen automáticamente notificaciones por correo electrónico y avisos.
Esta sincronización de la lista de tareas es bidireccional. Los cambios realizados en Outlook en estas tareas se sincronizan automáticamente con la lista de tareas o la lista de tareas de proyecto de SharePoint. Los cambios realizados en la lista de tareas o la lista de tareas de proyecto de SharePoint se sincronizan automáticamente con las tareas en Outlook. Al abrir la tarea en Outlook o al abrir la lista de tareas o la lista de tareas de proyecto de SharePoint en SharePoint 2010, verá los cambios más recientes.
Si se realizan cambios en la tarea en Outlook mientras la lista de tareas de SharePoint está abierta, deberá actualizar el explorador para ver los cambios más recientes en la lista. Si se realizan cambios en la lista de tareas de SharePoint mientras la tarea está abierta en Outlook, deberá usar el comando Enviar y recibir para ver los cambios más recientes en la tarea de Outlook.
Trabajar con una lista externa sincronizada
Puede sincronizar una lista externa de SharePoint entre Outlook 2010 y SharePoint 2010. Se crea una lista externa de SharePoint con los Servicios de conectividad empresarial (BCS) de SharePoint Designer 2010, y puede contener acceso de lectura y escritura a datos de línea de negocio desde los orígenes de datos, como SQL Server o SAP.
Cuando crea un tipo de contenido externo en SharePoint Designer 2010, puede asignarlo a un tipo de elemento de Office nativo, como un contacto o una tarea, para que los datos externos se vean y se comporten de la misma manera que un contacto o tarea de Outlook. Por ejemplo, suponga que los datos externos son una lista de clientes y desea mostrar esos datos externos en Outlook. Como los datos de clientes se asemejan en gran medida a los contactos de Outlook, puede asignar el tipo de contenido externo al elemento de contacto en Outlook. Después de conectar la lista externa a Outlook, usando el comando Conectar a Outlook, puede crear, actualizar y eliminar los datos externos directamente desde Outlook al igual que si creara y actualizara sus contactos y tareas de Outlook.
Puntos de integración adicionales
Outlook 2010 tiene puntos de integración adicionales con SharePoint 2010, entre los que se incluyen los siguientes:
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Participar en discusiones en línea mediante mensajes de correo electrónico
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Mostrar calendarios de SharePoint 2010 y Outlook 2010 en paralelo
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Administrar alertas y fuentes RSS de SharePoint
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Crear un área de reuniones
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Usar elementos web de Outlook en SharePoint 2010, por ejemplo, para mostrar mensajes de Outlook
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Usar el complemento Outlook Social Connector para administrar fuentes sociales de sus compañeros
En los sistemas de Ayuda de Outlook 2010 y SharePoint, podrá encontrar más información acerca de estos puntos de integración adicionales.
Sincronizar una biblioteca de SharePoint con Outlook 2010
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En el explorador, vaya al sitio de SharePoint que contiene la biblioteca que desea sincronizar.
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Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rápido, o haga clic en Acciones del sitio y en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de biblioteca correspondiente, haga clic en el nombre de la biblioteca.
Nota: Se pueden realizar modificaciones considerables en cuanto a la apariencia y la navegación en un sitio de SharePoint. Si no encuentra una opción, por ejemplo un comando, botón o vínculo, póngase en contacto con el administrador de SharePoint.
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En la cinta de opciones, en la ficha Biblioteca, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Conectar con Outlook.
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Cuando se le pida que abra un programa en el equipo, haga clic en Permitir.
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Si se le pide que confirme la operación, haga clic en Sí.
En Outlook, la biblioteca se agrega al panel de navegación en Listas de SharePoint. Los archivos de la biblioteca se comportan de manera similar a los mensajes de correo electrónico. En el caso de los archivos de Office, haga clic para obtener una vista previa del archivo en el panel de lectura o haga doble clic en el archivo para abrirlo. Para obtener más opciones, haga clic con el botón secundario en el archivo.
Notas:
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Si la biblioteca tiene subcarpetas y desea tener acceso a todos los archivos en Outlook, vea la biblioteca en el nivel superior y, a continuación, conéctela a Outlook. De forma predeterminada, si está en una subcarpeta de una biblioteca y conecta la biblioteca a Outlook, solo se conecta el contenido de esa carpeta.
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Para tener acceso únicamente al contenido de una sola carpeta en Outlook, existen dos opciones. Si la carpeta que contiene los archivos a los que desea tener acceso en Outlook no está abierta, señálela, haga clic en la flecha Abrir menú que aparece y, a continuación, haga clic en Conectar con Outlook. Si la carpeta que desea conectar ya está abierta, siga los pasos para conectar una biblioteca.
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Después de conectar una biblioteca a Outlook, puede invitar a otros integrantes del grupo a conectarse con la biblioteca. Haga clic con el botón secundario en el nombre de la biblioteca en Outlook y, a continuación, haga clic en Compartir esta carpeta.
Sincronizar una lista de contactos de SharePoint con contactos de Outlook 2010
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En el explorador, vaya al sitio de SharePoint que contiene la lista de contactos que desea sincronizar.
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Haga clic en el nombre de la lista de contactos en Inicio rápido, o bien haga clic en Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de la lista correspondiente, haga clic en el nombre de la lista de contactos.
Nota: Se pueden realizar modificaciones considerables en cuanto a la apariencia y la navegación en un sitio de SharePoint. Si no encuentra una opción, por ejemplo un comando, botón o vínculo, póngase en contacto con el administrador de SharePoint.
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En la cinta de opciones, en la ficha Lista, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir en Outlook.
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Cuando se le pida que conecte los contactos de SharePoint con Outlook, haga clic en Aceptar.
En Outlook 2010, los contactos se agregan en Contactos en el panel de navegación.
Sincronizar una lista de tareas de SharePoint con tareas de Outlook 2010
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En el explorador, vaya al sitio de SharePoint que contiene la lista de tareas o la lista de tareas de proyecto que desea sincronizar.
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Haga clic en el nombre de la lista de tareas o de tareas de proyecto en Inicio rápido, o bien haga clic en Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de la lista correspondiente, haga clic en el nombre de la lista de tareas o de proyecto.
Nota: Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio de SharePoint y la manera de desplazarse en éste. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.
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En la cinta de opciones, en la ficha Lista, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir en Outlook.
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Cuando se le pida que conecte la lista de contactos de SharePoint con Outlook, haga clic en Aceptar.
En Outlook 2010, las tareas se agregan en Otras tareas en el panel de navegación y en la barra Tareas pendientes.
Nota: Puede trabajar con las tareas desde su sitio de SharePoint de forma similar a como lo hace con las tareas de Outlook. Puede arrastrar o copiar tareas cuantas veces desee entre las carpetas de Outlook y del sitio de SharePoint. Sin embargo, las tareas periódicas y las solicitudes de tareas de Outlook se convierten en tareas habituales en el sitio de SharePoint.
Sugerencia: Una vez conectada la lista de tareas o la lista de tareas de proyecto con Outlook, puede enviar un mensaje de uso compartido a otros integrantes del grupo invitándoles a conectarse con las tareas. Haga clic con el botón secundario en el nombre de la lista en Outlook y, a continuación, haga clic en Compartir nombre de la lista de tareas. Se creará un mensaje de correo electrónico con un vínculo y un comando para conectarse con la lista.
