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Seguimiento de los costos del proyecto

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¿Cómo puede saber si su proyecto está de presupuesto? Mediante el seguimiento de costos en Project. Use Project para comparar las estimaciones de costo original, los costos reales, los costos proyectados y las variaciones entre los costos en cualquier momento y en cualquier nivel de detalle. 

En este artículo

¿Qué es el proceso de seguimiento de costos?

¿Puede darme un ejemplo de seguimiento de costos?

¿Dónde puedo ver la información de costo?

¿Qué es el proceso de seguimiento de costos?

Para realizar un seguimiento óptimo de los costos, primero debe crear una presupuesto creando y especificando valores de costo para los recursos de presupuesto asignados a la tarea de resumen del proyecto. A continuación, puede identificar otros recursos y costos de tareas en los que desea realizar un seguimiento y medir con los recursos del presupuesto. Puede especificar tasas de pago, por uso y costos fijos de tareas, Recursos y, si es necesario, asignaciones. A continuación, especifique los trabajo o duración estimados de las tareas y asigne recursos a las tareas.

Solo cuando todos estos pasos se completen, Project puede calcular el total de costos estimados para el proyecto. Es posible que desee refinar las estimaciones. Cuando haya terminado, puede clasificar y agrupar todos los recursos para compararlos con los costos presupuestados. También puede establecer una línea base con los costos presupuestados y usarla para comparar los costos reales a medida que progresa el proyecto.

Una vez que se inicie el proyecto, se actualizará el progreso de la tarea: la cantidad de trabajo realizado en las tareas o el porcentaje completado de las tareas. Project calcula los costos en función del progreso de las tareas.

Nota: También puede elegir desactivar el cálculo automático de costos e introducir los costos reales, además del progreso de la tarea.

Al combinar los costos reales del trabajo completado con los costos estimados para trabajo restante, Project calcula los costos programados (previstos). Lo más importante es que calcula la diferencia entre los costos programados y los costos de línea base. Esta diferencia o variación de costo le indica si su proyecto está de presupuesto.

Puede realizar un seguimiento simple de costos viendo los costos reales y programados (previstos) para las tareas, los recursos, las asignaciones y el proyecto.

Si ha creado un presupuesto mediante una línea base, puede realizar un seguimiento más amplio comparando los costos reales y programados con los costos de línea base.

Para determinar si está en el presupuesto o no, puede ver las variaciones de costo entre los costos programados y los costos de línea base. Por ejemplo, si una tarea tiene un presupuesto de costo $50, pero la tarea es de medio camino y ya cuesta $35, el costo programado es $60 (el valor de la $35 costos reales hasta la fecha, más $25 el valor de los costos previstos para el trabajo restante de la tarea). La variación de costo es $10 ($60 de costo real menos la $50 de costo presupuestado).

Al supervisar las variaciones de costos regularmente, puede tomar medidas para asegurarse de que el proyecto se mantiene cerca de su presupuesto.

Nota: Solo puede ver las variaciones de costo si ha introducido los costos iniciales y ha guardado una línea base. Por ejemplo, si no ha introducido las tasas de pago para un recurso antes de guardar la línea de base, no podrá ver las variaciones de costo de ese recurso.

¿Puede darme un ejemplo de seguimiento de costos?

Puede especificar la tarea denominada "probar el programa" en el plan del proyecto y asignar un ingeniero de pruebas de contrato a la tarea a $40 por hora (suponiendo que el pago del evaluador sea la única contribución al costo de la tarea). Especifique una duración de 10 días (8 horas al día) y, a continuación, guarde una línea base.

Al final de 5 días, determina que la tarea está a mitad de la finalización y marca la tarea en Project como 50% completada. En la vista Hoja de tareas, aplique la tabla costo y vea lo siguiente:

  • En el campo de línea base, Project muestra el costo de línea base de la tarea, $3.200, calculado multiplicando la estimación de duración original de 10 días (o 80 horas) por la tasa de interés estándar $40 de los evaluadores por hora.

  • Dado que la tarea no incurrió en costos no planeados en los primeros 5 días, el campo real muestra de forma precisa el costo real incurrido hasta la fecha. En este caso, el trabajo real se calcula mediante la fórmula trabajo real * tasa estándar = costo real, o 40 horas * $40 por hora = $1.600. (Los costos de horas extra, por uso y fijos no se incluyen en este ejemplo, pero se pueden incluir en un costo real).

  • El costo restante se calcula mediante la fórmula trabajo restante * Tasa estándar = costo restante, o 40 horas * $40 por hora = $1.600.

  • En el campo costo total, Project muestra el costo programado, que calcula de acuerdo con la fórmula costo real + costo restante = costo programado, o $1.600 + $1.600 = $3.200. Puesto que el costo programado es igual al costo de línea base, el campo variación muestra una variación de costo (VC) de $0, lo que significa que la tarea está exactamente con el presupuesto.

¿Dónde puedo ver la información de costo?

En Project, puede ver los costos de las tareas, recursos y asignaciones. También puede ver el costo del proyecto, que generalmente se basa en estos costos más detallados. Puede ver los costos totales y fase temporal, que se distribuyen a lo largo del tiempo.

Para obtener detalles y procedimientos paso a paso para ver información de costo en Project, consulte Ver totales de costos del proyecto.

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