Requerir la aprobación de elementos en una lista o biblioteca de sitio

Requerir la aprobación de elementos en una lista o biblioteca de sitio

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Las listas y bibliotecas pueden contener a menudo información confidencial, como campañas de marketing previstas o iniciativas de recursos humanos. Puede ser importante tener solo versiones "oficiales" de elementos o archivos visibles para los usuarios. Para ello, puede requerir la aprobación de un elemento o archivo antes de que el contenido se vuelva visible para la mayoría de los usuarios del sitio. Al requerir aprobación, la organización puede aplicar un nivel significativo de calidad y seguridad al contenido de las listas y bibliotecas.

¿Qué quiere hacer?

  1. Vaya a la biblioteca para la que desea requerir la aprobación.

  2. Haga clic en configuración Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nube , configuración de biblioteca.

    Si no ve estos elementos de menú, haga clic en biblioteca en la cinta y, a continuación, haga clic en

    Configuración de la biblioteca en el Grupo configuración.

  3. En Configuración general, seleccione Configuración de versiones para abrir la página Configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo Configuración de la biblioteca con el control de versiones seleccionado.
  4. En la sección aprobación de contenido, seleccione en respuesta a ¿requerir aprobación de contenido para elementos enviados?. En la sección historial de versiones del documento, especifique si desea que SharePoint cree versiones cuando se edite un archivo. También puede elegir limitar el número de versiones que se conservan.

  5. En la sección Seguridad de borrador de elemento, determine los usuarios que pueden ver borradores de elementos en la biblioteca de documentos.

    Cuadro de diálogo Opciones de control de versiones

    Sugerencia:  Si requiere la aprobación del contenido de una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcan como Aprobados.

  6. Puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

    • Usuarios que pueden leer elementos de la lista

    • Solo usuarios que pueden editar elementos de la lista

    • Solo usuarios que pueden aprobar elementos de la lista y el autor de los elementos

  7. Haga clic en Aceptar.

  1. Vaya a la lista para la que desea requerir la aprobación.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista.

  3. Haga clic en configuración de la lista.

  4. En Configuración general, seleccione Configuración de versiones para abrir la página Configuración de versiones.

  5. En la sección aprobación de contenido, seleccione en respuesta a ¿requerir aprobación de contenido para elementos enviados?. En la sección historial de versiones de elemento, especifique si desea que SharePoint cree versiones cuando se edite un elemento. También puede elegir limitar el número de versiones que se conservan.

  6. En la sección seguridad de borrador de elemento, determine qué usuarios pueden ver elementos de borrador en la lista.

    Sugerencia:  Si requiere la aprobación del contenido de una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcan como Aprobados.

  7. Puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

    • Usuarios que pueden leer elementos de la lista

    • Solo usuarios que pueden editar elementos de la lista

    • Solo usuarios que pueden aprobar elementos de la lista y el autor de los elementos

  8. Haga clic en Aceptar.

Si alguien envía un elemento a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, se encuentra en estado pendiente hasta que alguien (que tiene al menos administrar el nivel de permisos de lista) lo apruebe. Mientras está en espera de aprobación, permanece en estado pendiente.

Por lo general, cuando un elemento se encuentra en estado Pendiente, solo el autor del elemento y los usuarios que cuentan con los permisos necesarios para administrar listas y bibliotecas pueden verlo. Una vez que el estado cambia de Pendiente a Aprobado, todos los usuarios con permisos para ver la lista o biblioteca pueden ver el elemento. Los artículos rechazados permanecen en la lista o biblioteca hasta que el autor (u otro usuario con los permisos necesarios) los elimina. Todos los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca pasan al estado Aprobado automáticamente.

Importante: Si la configuración de seguridad de la biblioteca de sitio permite que todos los usuarios lean los elementos, cualquier usuario con permisos de lectura en el sitio puede ver todos los elementos de la lista o biblioteca, independientemente de que los elementos estén estado Aprobado.

Solo los usuarios con permisos de control total o de diseño pueden alterar la configuración de una lista o biblioteca.

Para aprobar un documento que se ha cargado o agregado a una biblioteca que requiere aprobaciones, siga estos pasos:

  1. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) situados junto al elemento que desea aprobar.

  2. Haga clic en Avanzadas.

  3. Haga clic en aprobar o rechazar. Si aprobar o rechazar no aparece, haga clic en avanzadas y, a continuación, haga clic en aprobar o rechazar. Si la opción no aparece, es posible que el control de versiones no esté habilitado o que no tenga permisos para aprobar un documento.

  4. Haga clic en aprobado o rechazado en estado de aprobación. Opcionalmente, puede agregar comentarios en la sección de comentarios.

  5. Haga clic en Aceptar.

¿Qué desea hacer?

Si un usuario envía un elemento o archivo a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, queda en estado Pendiente hasta que un usuario con los permisos necesarios lo aprueba. Mientras espera la aprobación, el elemento o archivo permanece en estado Pendiente.

Por lo general, cuando un elemento o archivo se encuentra en estado Pendiente, solo el autor del elemento o archivo y los usuarios que cuentan con los permisos necesarios para administrar listas y bibliotecas pueden verlo. Una vez que el estado cambia de Pendiente a Aprobado, todos los usuarios con permisos para ver la lista o biblioteca pueden ver el elemento. Los artículos rechazados permanecen en la lista o biblioteca hasta que el autor (u otro usuario con los permisos necesarios) los elimina. Todos los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca pasan al estado Aprobado automáticamente.

Importante: Si la configuración de seguridad de la biblioteca de sitio permite que todos los usuarios lean los elementos, cualquier usuario con permisos de lectura en el sitio puede ver todos los elementos de la lista o biblioteca, independientemente de que los elementos posean el estado Aprobado o no.

Solo los usuarios con permisos de control total o de diseño pueden alterar la configuración de una lista o biblioteca.

Para configurar la aprobación que los elementos o archivos requieren:

  1. Si la lista o biblioteca de sitio aún no está abierta, haga clic en su nombre en el panel Inicio rápido.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Biblioteca del grupo Herramientas de bibliotecas o Herramientas de listas.

  3. Si está trabajando en una biblioteca, haga clic en Configuración de biblioteca. Si está trabajando en una lista, haga clic en Configuración de lista. En este ejemplo, se abrirá la página Configuración de biblioteca.

    Página Configuración de biblioteca en la que se muestra el vínculo Configuración de versiones

  4. En Configuración general, seleccione Configuración de versiones. Se abrirá la página Configuración de versiones.

    Página Selecciones de versiones que muestra la selecciones de aprobación

  5. En la sección Aprobación de contenido, en la pregunta ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?, haga clic en .

  6. En la sección Seguridad de borrador de elemento, determine los usuarios que pueden ver borradores de elementos en la biblioteca de documentos. En este ejemplo, la opción Sólo los usuarios que puedan aprobar elementos (y el autor del elemento) se encuentra seleccionada.

  7. Haga clic en Aceptar.

    En el siguiente ejemplo se muestran los elementos aprobados de una biblioteca después de establecer la opción Requiere aprobación de contenido en . Como estos archivos ya se encontraban en la biblioteca, se aprobaron en forma automática.

    Biblioteca de SharePoint después de determinar que se requiere aprobación. El estado de los archivos que ya se encuentran en la biblioteca es Aprobado.

Es posible que con el tiempo una organización considere poco práctico o innecesario requerir la aprobación de cada elemento o archivo de una lista o biblioteca en particular. Este requisito no solo demanda tiempo al usuario que debe otorgar o denegar la aprobación, sino que también obstaculiza la colaboración de los usuarios en un elemento o archivo. Si se determina que la organización ya no necesita la aprobación de cada elemento o archivo, es posible quitar este requisito.

Para quitar el requisito de aprobación de los elementos o archivos de una lista o biblioteca:

  1. Si la lista o biblioteca de sitio aún no está abierta, haga clic en su nombre en el panel Inicio rápido.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Biblioteca del grupo Herramientas de bibliotecas o en la pestaña Lista del grupo Herramientas de listas.

  3. Si está trabajando en una biblioteca, haga clic en Configuración de biblioteca. Si está trabajando en una lista, haga clic en Configuración de lista. En este ejemplo, se abrirá la página Configuración de biblioteca.

    Página Configuración de biblioteca en la que se muestra el vínculo Configuración de versiones

  4. En Configuración general, seleccione Configuración de versiones. Se abrirá la página Configuración de versiones.

  5. En la sección Aprobación de contenido, en la pregunta ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?, haga clic en No. Aparecerá un mensaje de advertencia.

    Mensaje de advertencia que aparece al seleccionar No en la sección Aprobación de contenido del cuadro de diálogo Configuración de versiones

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje.

  7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de versiones. Al regresar a la lista o biblioteca, la opción Estado de aprobación ya no estará disponible en la página. Todos los usuarios con permisos para ver la lista o biblioteca podrán ver todo el contenido que reside en ese lugar.

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