Recalcular fórmulas en PowerPivot

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Al trabajar con datos en Power Pivot, de vez en cuando, podría tener que actualizar los datos del origen, recalcular las fórmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos que se presentan en una tabla dinámica estén actualizados.

En este tema se explica la diferencia entre la actualización de datos y volver a calcular datos, proporciona una descripción general de cómo se activa el recálculo y describe las opciones para controlar el recálculo.

Descripción de la actualización y recálculo de datos

Power Pivot usa tanto la actualización como el recálculo de datos:

Actualización de datos significa obtener datos actualizados en orígenes de datos externos. Power Pivot no detecta automáticamente los cambios en orígenes de datos externos, pero los datos se pueden actualizar manualmente desde la ventana de Power Pivot o automáticamente si se comparte el libro en SharePoint.

Recálculo significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas dinámicas en el libro que contienen fórmulas. Porque el recálculo de una fórmula incurre en un costo de rendimiento, es importante comprender las dependencias de cada cálculo.

Importante: Nunca debería guardar o publicar el libro hasta que las fórmulas que contiene se hayan actualizado.

Recálculo manual y automático

De forma predeterminada, Power Pivot recalcula automáticamente según sea necesario y optimiza el tiempo de procesamiento requerido. Aunque el recálculo puede llevar tiempo, es una tarea importante, porque durante este se comprueban las dependencias de columna, y se le notificará si una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si ha aparecido un error en una fórmula que antes funcionaba. No obstante, puede decidir renunciar a la validación y actualizar los cálculos solo manualmente, sobre todo si trabaja con fórmulas complejas o conjuntos de datos muy grandes y desea controlar cuándo tienen lugar las actualizaciones.

Ambos modos, el manual y el automático, tienen ventajas; sin embargo, recomendamos encarecidamente que utilice el modo de recálculo automático. Este modo mantiene los metadatos de Power Pivot sincronizados y evita los problemas que ocasiona la eliminación de datos, los cambios en los nombres o los tipos de datos, o las dependencias perdidas. 

Usar el recálculo automático

Al usar el modo automático de recálculo, los cambios realizados en los datos que provocaría la modificación del resultado de cualquier fórmula desencadenará el recálculo de la columna completa que contiene una fórmula. Los siguientes cambios siempre requieren el recálculo de las fórmulas:

  • Los valores de un origen de datos externo se han actualizado.

  • La definición de la fórmula ha cambiado.

  • Han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace referencia en una fórmula.

  • as relaciones entre las tablas se han agregado, modificado o eliminado.

  • Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.

  • Se han realizado cambios en otras fórmulas dentro del libro, de modo que las columnas o los cálculos que dependen de ese cálculo deberían actualizarse.

  • Se han incrustado o eliminado filas.

  • Ha aplicado un filtro que requiere la ejecución de una consulta para actualizar el conjunto de datos. El filtro se aplicó a una fórmula o como parte de un tabla dinámica o gráfico dinámico.

Usar el recálculo manual

Puede usar el recálculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los resultados de las fórmulas hasta que sea conveniente. El modo manual es especialmente útil en estas situaciones:

  • Va a diseñar una fórmula mediante una plantilla y desea cambiar los nombres de las columnas y tablas utilizadas en la fórmula antes de validarla.

  • Sabe que algunos datos del libro han cambiado pero trabaja con una columna que no ha cambiado, por lo que desea posponer un recálculo.

  • Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea posponer el recálculo hasta estar seguro de que se han realizado todas las modificaciones necesarias.

Tenga en cuenta que, siempre que el libro esté establecido en el modo de cálculo manual, PowerPivot en Microsoft Excel 2013 no realiza ninguna validación o comprobación de fórmulas, con las siguientes consecuencias:

  • Cualquier nueva fórmula que agregue al libro se marcará como una fórmula que contiene un error.

  • No aparecerá ningún resultado en las nuevas columnas calculadas.

Configurar el recálculo manual del libro

  1. En Power Pivot, haga clic en Diseño > cálculos > Opciones de cálculo > Modo de cálculo Manual.

  2. Para recalcular todas las tablas, haga clic en Opciones de cálculo> Calcular ahora.

    Se comprueba si las fórmulas contienen errores y las tablas se actualizarán con los resultados, si se ha obtenido alguno. Dependiendo de la cantidad de datos y el número de cálculos, el libro puede dejar de responder durante algún tiempo.

Importante: Antes de publicar el libro, siempre debería volver a establecer el modo de cálculo en automático. De este modo, ayudará a evitar problemas al diseñar las fórmulas.

Solucionar problemas del recálculo

Dependencias

Si una columna depende de otra y el contenido de esa otra columna cambia de alguna forma, podría ser necesario volver a calcular todas las columnas relacionadas. Cuando se realizan cambios en el libro de Power Pivot, PowerPivot en Microsoft Excel 2013 realiza un análisis de los datos de Power Pivot existentes para determinar si se requiere el recálculo y realiza la actualización de la manera más eficaz posible.

Por ejemplo, suponga que tiene una tabla de ventas, relacionada con las tablas, Product y ProductCategory; y las fórmulas de la tabla Sales dependen de las dos otras tablas. Cualquier cambio realizado en el producto o la ProductCategory tablas hará que todas las columnas calculadas en la tabla Sales se vuelva a calcular. Esto tiene sentido cuando se considera que es posible que tenga las fórmulas que se resumen de ventas por categoría o por producto. Por lo tanto, para garantizar que los resultados son correctos; deben volver a calcular las fórmulas en función de los datos.

Power Pivot siempre realiza un recálculo completo de una tabla, porque es más eficiente que comprobar los valores que han cambiado. Los cambios que desencadenan el recálculo pueden ser importantes, como eliminar una columna, cambiar el tipo de datos numéricos de una columna o agregar una nueva columna. Sin embargo, los cambios aparentemente triviales, como cambiar el nombre de una columna, también podrían desencadenar el recálculo. Esto se debe a que los nombres de las columnas se utilizan como identificadores en las fórmulas.

En algunos casos, Power Pivot puede determinar que se pueden excluir columnas de recálculo. Por ejemplo, si tiene una fórmula que busca un valor como [Producto Color] de la tabla productos y la columna que se modifica es [Cantidad] en la tabla Sales , la fórmula no es necesario volver a calcular aunque el tablas de ventas y productos están relacionadas. Sin embargo, si tiene las fórmulas que dependen de ventas [Cantidad], se requiere recálculo.

Secuencia de recálculo para las columnas dependientes

Las dependencias se calculan antes de cualquier recálculo. Si hay varias columnas que dependen unas de otras, Power Pivot sigue la secuencia de dependencias. Así se garantiza que las columnas se procesen en el orden correcto con la máxima velocidad.

Transacciones

Las operaciones que volver a calcular o actualización los datos producirá como una transacción. Esto significa que si se produce un error en cualquier parte de la operación de actualización, las operaciones restantes se deshacen. Esto es para asegurarse de que los datos no se quede en un estado parcialmente procesado. No puede administrar las transacciones como en una base de datos relacional, o bien, crear puntos de comprobación.

Recálculo de funciones volátiles

Algunas funciones, como NOW, RAND o TODAY, no tienen valores fijos. Para evitar problemas de rendimiento, la ejecución de una consulta o el filtrado normalmente no hará que esas funciones se reevalúen si se utilizan en una columna calculada. Solo se recalculan los resultados para estas funciones cuando se actualiza la columna completa. Entre estas situaciones se incluyen una actualización de un origen de datos externo o la edición manual de los datos que hacen que se recalculen las fórmulas que contienen estas funciones. Sin embargo, las funciones volátiles, como NOW, RAND o TODAY, siempre se volverán a recalcular si la función se usa en la definición de un campo calculado.

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