Realizar un seguimiento y ver la información de versión de los elementos de una lista de SharePoint

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Es posible configurar las listas de Windows SharePoint Services 3.0 de tal modo que realicen un seguimiento de las versiones de los elementos que contienen. Se puede especificar el número de versiones cuyo seguimiento se va a realizar y también ver las versiones anteriores de los elementos de la lista.

Cuando se crea una lista de SharePoint a partir de una hoja de datos de Microsoft Office Access 2007, cada fila de datos se convierte en un elemento de la lista. Si el seguimiento de versiones está habilitado en esa lista, cada vez que los datos de una fila cambian, Windows SharePoint Services crea una nueva versión de esa fila. Las versiones no aparecen en la propia lista, aunque resulta muy fácil obtener acceso a ellas mientras se visualiza la lista.

¿Qué desea hacer?

Habilitar el seguimiento de versiones en una lista de SharePoint

Ver versiones de un elemento de lista

Habilitar el seguimiento de versiones en una lista de SharePoint

El seguimiento de versiones de una lista de SharePoint se habilita mientras se visualiza dicha lista en el explorador.

Nota: Para habilitar el seguimiento de versiones, es necesario contar con el permiso Administrar listas en el servidor de Windows SharePoint Services. El permiso Administrar listas está incluido de forma predeterminada en el nivel de permiso de diseño. Si no está seguro de contar con el permiso necesario, pregunte al administrador del sitio de SharePoint.

  1. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista.

  2. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  3. En la página Configuración de versiones de lista, en la sección Historial de versiones de elemento, en ¿Desea crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista?, haga clic en .

  4. Para limitar el número de versiones que se va a conservar, seleccione Mantener el siguiente número de versiones y, a continuación, escriba el número de versiones que se va a conservar.

    Importante: Si su organización limita el número de versiones que almacena, las versiones más antiguas se eliminarán definitivamente cuando se alcance este límite. No se envían a la Papelera de reciclaje.

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Ver las versiones de un elemento de una lista

Si el seguimiento de versiones está habilitado para una lista de SharePoint, podrá obtener acceso con facilidad a versiones anteriores de los elementos de esa lista mientras la visualiza en Access Web Datasheet. Eso le permitirá ver cuándo han cambiado los datos para poder comparar versiones nuevas y antiguas de los mismos. Si dispone de permisos suficientes, también podrá restaurar versiones antiguas de los datos mientras visualiza las versiones.

Acceso a las versiones de los elementos de la lista

1. Un valor de campo de esta fila ha cambiado.

2. Al ver las versiones, puede ver qué valores de campo han cambiado y cuáles son los nuevos y los antiguos valores.

Nota: Para ver las versiones de un elemento de una lista, necesita contar con el permiso Ver versiones en el servidor de Windows SharePoint Services. El permiso Ver versiones está incluido de forma predeterminada en el nivel de permiso de lectura. Si no está seguro de contar con el permiso necesario, pregunte al administrador del sitio de SharePoint.

Para ver las versiones de los elementos de una lista, utilice el siguiente procedimiento:

  1. Mientras ve la lista de SharePoint en el explorador, en el menú Acciones, haga clic en Editar en hoja de datos.

    Si ya está viendo la lista en Access Web Datasheet, el comando Editar en hoja de datos no aparece en el menú Acciones.

    Nota: Para obtener ayuda referida al uso de Access Web Datasheet, haga clic en el vínculo Ayuda situado en la parte inferior de la hoja de datos.

  2. Seleccione la fila que contiene las versiones que desea ver.

  3. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la fila, seleccione Elemento en el menú contextual y, a continuación, haga clic en Versiones.

  4. En la página Historial de versiones, en la columna Modificados, haga clic en la marca de hora de la versión que desea ver.

    Nota: Cada versión que aparece en la página Historial de versiones muestra los valores de la versión que han cambiado. Si algún usuario ha realizado cambios no deseados en los datos, puede utilizar esta información para determinar qué versión tiene los datos correctos. Si dispone del nivel de permiso de colaboración en el sitio de SharePoint, puede seleccionar y restaurar esa versión.

Restaurar una versión antigua

  1. En la página Historial de versiones del elemento de la lista que tiene una versión antigua que desea restaurar, en la columna Modificados, haga clic en la marca de hora de la versión que desea restaurar.

    La versión antigua aparece en la ventana del explorador.

  2. En la barra de herramientas situada directamente por encima de la versión antigua de los datos, haga clic en Restaurar esta versión.

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