Realizar un seguimiento y ver información de versión de los elementos de lista de SharePoint

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Puede configurar Windows SharePoint Services 3.0 listas para que realizan el seguimiento de versiones de los elementos que contienen. Puede especificar el número de versiones para realizar un seguimiento y ver también las versiones anteriores de elementos en la lista.

Cuando se crea una lista de SharePoint desde una hoja de datos Microsoft Office Access 2007, cada fila de datos se convierte en un elemento de lista. Cuando se habilita el seguimiento de las versiones de la lista, cada vez que los datos de una fila cambios, Windows SharePoint Services crea una nueva versión de esa fila. Las versiones no se muestran en la lista, pero puede fácilmente acceder a ellos mientras visualiza la lista.

¿Qué desea hacer?

Habilitar el seguimiento de versiones en una lista de SharePoint

Ver versiones de un elemento de lista

Habilitar el seguimiento de versiones en una lista de SharePoint

Habilitar el seguimiento de versiones de una lista de SharePoint mientras visualiza la lista en el explorador.

Nota: Para habilitar el seguimiento de versiones, necesita el permiso Administrar listas en el servidor Windows SharePoint Services. De forma predeterminada, el permiso Administrar listas se incluye en el nivel de permisos Diseño. Si no está seguro de si tiene los permisos necesarios, pida al administrador de sitio de SharePoint.

  1. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista.

  2. En Configuración General, haga clic en configuración de versiones.

  3. En la página de Configuración de versiones de la lista , en la sección Historial de versiones del elemento , en crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista?, haga clic en .

  4. Para limitar el número de versiones que desea conservar, seleccione mantener el siguiente número de versionesy, a continuación, escriba el número de versiones que desea conservar.

    Importante: Si su organización limita el número de versiones que almacena, las versiones más antiguas se eliminan permanentemente al alcanza el límite. No se envían a la Papelera de reciclaje.

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Ver versiones de un elemento de lista

Cuando se habilita el seguimiento de versiones para una lista de SharePoint, puede acceder fácilmente las versiones anteriores de elementos de lista mientras está viendo la lista en una hoja de datos de Access Web. Esto le permite ver cuando los datos han cambiado, para que pueda comparar versiones nuevas y antiguas de datos. Si tiene permisos suficientes, también puede restaurar las versiones anteriores de datos mientras está viendo las versiones.

Obtener acceso a versiones de elementos de la lista

1. un valor de campo en la fila ha cambiado.

2. cuando se ve las versiones, puede ver los valores de campo cambian y cuáles son los valores nuevos y antiguos.

Nota: Para ver las versiones de un elemento de lista, necesita el permiso Ver versiones en el servidor Windows SharePoint Services. De forma predeterminada, el permiso Ver versiones se incluye en el nivel de permisos de lectura. Si no está seguro de si tiene los permisos necesarios, pida al administrador de sitio de SharePoint.

Utilice el procedimiento siguiente para ver las versiones del elemento de lista:

  1. Mientras visualiza la lista de SharePoint en el explorador, en el menú acciones , haga clic en Editar en hoja de datos.

    Si ya está viendo la lista en una hoja de datos de Access Web, el comando Editar en hoja de datos no aparece en el menú acciones .

    Nota: Para obtener ayuda en el uso de Access Web Datasheet, haga clic en el vínculo Ayuda que se encuentra en la parte inferior de la hoja de datos.

  2. Seleccione la fila que contiene las versiones que desea ver.

  3. Haga clic en la fila, elija elemento en el menú contextual y, a continuación, haga clic en versiones.

  4. En la página de Historial de versiones , en la columna modificado , haga clic en la marca de tiempo de la versión que desea ver.

    Nota: Cada versión aparece en la página de Historial de versiones muestra los valores que han cambiado en la versión. Si alguien ha realizado cambios no deseados a los datos, puede usar esta información para determinar qué versión tiene los datos correctos. Si tiene el nivel de permisos Colaborar en el sitio de SharePoint, puede seleccionar y restaurar la versión.

Restaurar una versión anterior

  1. En la página de Historial de versiones del elemento de lista que tiene una versión anterior que desea restaurar, en la columna modificado , haga clic en la marca de tiempo de la versión que desea restaurar.

    La versión anterior aparece en la ventana del explorador.

  2. En la barra de herramientas directamente encima de los datos de la versión anterior, haga clic en restaurar esta versión.

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