Publicar una versión actualizada de una plantilla de formulario

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Al publicar una plantilla de formulario que ha modificado, InfoPath puede actualizar la plantilla de formulario (archivo .xsn) y los formularios existentes (archivos .xml) que se basan en esa plantilla de formulario. De forma predeterminada, InfoPath reemplaza automáticamente la versión anterior de la plantilla de formulario con la versión más reciente. Puede elegir el método de actualización que prefiera para formularios existentes.

En este artículo

Ayudar a evitar la pérdida de datos en formularios de usuario existentes

Publicar una plantilla de formulario actualizada

Permitir a los usuarios elegir si desea actualizar sus plantillas de formulario

Ayudar a evitar la pérdida de datos en formularios de usuario existentes

Si necesita actualizar una plantilla de formulario existente, puede cambiarlo, publicarlo y redistribuir a los usuarios. No obstante, ciertos tipos de cambios pueden impedir tengan acceso a los datos en los formularios completados que se basan en la plantilla de formulario original.

Si realiza un cambio en una plantilla de formulario que puede provocar pérdida de datos o errores en los formularios que ha rellenado ya, aparecerá un mensaje. A menudo, verá el mensaje al nuevo, agregar los campos necesarios para una plantilla de formulario, o al cambiar el nombre o quitar campos o grupos de la plantilla de formulario.

Mensaje de error que avisa a los diseñadores de posibles pérdidas de datos

Si recibe este mensaje si haga clic en y continúe con los cambios, es no posible tener acceso a los datos en los formularios existentes después de publicar la plantilla de formulario actualizada. En algunos casos, puede ser aceptable. Debe decidir qué funciona para su situación.

Para asegurarse de que puede tener acceso a los datos que recopilan ya de los usuarios, siga estas instrucciones cuando realiza cambios en la plantilla de formulario original:

  • No cambie los campos y grupos existentes en el origen de datos.

  • No mover los campos y grupos existentes alrededor del origen de datos.

  • No elimine los campos y grupos existentes del origen de datos. Puede eliminar controles de la plantilla de formulario sin causar problemas, siempre y cuando deje el control campo o grupo correspondiente del origen de datos.

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Publicar una plantilla de formulario actualizada

Suponga que tiene previsto realizar cambios en una plantilla de formulario que ya está en uso en su empresa. Si esos cambios incluyen cambiar origen de datos subyacente de la plantilla de formulario, necesita una manera de actualizar eficazmente la versión publicada anteriormente de la plantilla de formulario para ayudar a asegurarse de que todos los usuarios utilizan la versión actualizada. También puede especificar qué desea que suceda a los formularios existentes que se basan en la plantilla de formulario original.

  1. Abra la plantilla de formulario que desea actualizar.

  2. Realice los cambios necesarios en la plantilla de formulario.

  3. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  4. En la lista categoría, haga clic en control de versiones.

    En este momento, debe especificar qué desea que suceda a los formularios existentes (archivos .xml) que se han rellenado con la plantilla de formulario original.

  5. En la lista al actualizar la versión, en la versión de la plantilla de formulario, siga uno de estos procedimientos:

    • Para convertir automáticamente versiones obsoletas del formulario a la versión actualizada, haga clic en actualizar automáticamente los formularios existentes. Cuando se selecciona esta opción, InfoPath no pedirá a los usuarios actualizar los formularios existentes. En su lugar, la actualización se realiza automáticamente la próxima vez que abran un formulario nuevo o existente.

    • Para escribir código personalizado que controle el proceso de actualización para los usuarios, haga clic en Utilizar evento personalizado y, a continuación, haga clic en el botón Editar. A continuación, puede utilizar el evento OnVersionUpgrade , que se produce cuando el número de versión de un formulario de InfoPath que se abre es más antiguo que el número de versión de la plantilla de formulario en el que se basa. Para obtener más información acerca del evento OnVersionUpgrade , consulte la documentación del desarrollador de InfoPath.

    • Para impedir que se actualicen los formularios, haga clic en no hacer nada (el formularios existentes no funcionen correctamente). Cuando se selecciona esta opción, los usuarios puedan rellenar formularios basados en la plantilla de formulario actualizada, pero es posible que no puedan abrir los formularios existentes. Si pueden abrir formularios existentes, no podrá modificar los campos recientemente agregados.

  6. En el menú archivo, haga clic en Publicar y, a continuación, siga los pasos del Asistente para publicación.

    Cuando los usuarios abren un formulario que se basa en la plantilla de formulario, recibirán automáticamente la nueva versión de la plantilla de formulario. Si intentan abrir formularios que se crearon usando la versión anterior de la plantilla de formulario, apliquen los cambios que especificó en el paso 5.

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Permitir a los usuarios elegir si desea actualizar sus plantillas de formulario

Al publicar una versión actualizada de una plantilla de formulario, InfoPath reemplaza la copia de la plantilla de formulario que está almacenada en los equipos de los usuarios con la versión más reciente. Esto ocurre automáticamente cuando los usuarios abren un formulario que se basa en la plantilla de formulario actualizada. En la mayoría de los casos, esto es lo que desea que suceda. Sin embargo, también es posible mostrar un cuadro de diálogo que pide a los usuarios para actualizar la plantilla de formulario cuando esté disponible una nueva versión.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de formulario.

  2. En la lista categoría, haga clic en control de versiones.

  3. En la versión de la plantilla de formulario, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios de forma que elija si desea actualizar a una nueva versión de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota: De forma predeterminada, los datos de valor del registro EnableAutoUpdatePrompt es 0 (desactivado). Los usuarios le pedirá que actualicen el formulario únicamente si el administrador del sistema ha cambiado los datos para el valor EnableAutoUpdatePrompt de 0 (desactivado) a 1 (activado).

  4. En el menú archivo, haga clic en Publicar y, a continuación, siga los pasos del Asistente para publicación.

La próxima vez que un usuario abre un formulario que se basa en la plantilla de formulario, InfoPath muestra un cuadro de diálogo que pide al usuario que reemplazar su copia de la plantilla de formulario existente con la nueva versión. El usuario puede decidir si desea hacerlo. Si no aparece el cuadro de diálogo, a continuación, los datos para el valor EnableAutoUpdatePrompt están probable 0 (desactivado) en lugar de 1 (activado).

Nota: Antes de abrir realmente un formulario, los usuarios puedan acceder de manera proactiva a la última versión de una determinada plantilla de formulario (archivo .xsn) haciendo clic en el vínculo Obtener actualización de este formulario u Obtener actualizaciones de formularios de esta categoría en el cuadro de diálogo Rellenar un formulario. Incluso si los usuarios ya tienen la versión más reciente de la plantilla de formulario en sus equipos, los vínculos permanezcan activos. En este escenario, cuando un usuario hace clic en uno de los vínculos de actualización, InfoPath simplemente almacena la plantilla de formulario más reciente en el equipo del usuario nuevamente.

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