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Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services

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Puede publicar la plantilla de formulario en una nueva biblioteca de documentos o publicar como un nuevo tipo de contenido de sitio para un servidor que se está ejecutando Windows SharePoint Services 3.0.

En este artículo

Información general

Antes de empezar

Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos

Publicar una plantilla de formulario como un nuevo tipo de contenido de sitio

Información general

Cuando se publica una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos, todos los formularios que se crean en esa biblioteca de documentos se se basa en esa plantilla de formulario. Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos le permite implementar rápidamente un formulario de uso único, como una encuesta informal para las preferencias de restaurantes para una comida del equipo.

Si publica una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, también puede hacer lo siguiente:

Publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio     Al publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio, permitir a los usuarios asignar varias plantillas de formulario a una biblioteca o asignar la plantilla de formulario a varias bibliotecas en una colección de sitios. Una colección de sitios es un conjunto de sitios Web en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración. Cada colección de sitios contiene un sitio de nivel superior y puede contener uno o varios subsitios. Puede haber varias colecciones de sitios en cada servidor virtual. Use un tipo de contenido de sitio cuando desee reutilizar ampliamente información o para habilitar la recopilación de datos de varios formularios en un único lugar.

Permitir que los usuarios editen campos con una vista de hoja de datos    Para permitir a los usuarios agregar o modificar datos de un campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos. Esto permite a los usuarios agregar o actualizar los datos de uno o varios formularios sin necesidad de abrir los formularios.

Nota: Vistas de hoja de datos están habilitadas en el explorador Web solo para los usuarios que tienen Microsoft Office Access 2007 instalado.

Nota: Compatibilidad con bibliotecas y tipos de contenido de sitio varía en función de si el servidor está ejecutando Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 o Windows SharePoint Services 3.0. Por lo tanto, debe pedir al administrador del servidor si no está seguro de qué versión de Windows SharePoint Services se ejecuta en el servidor.

Si está publicando un plantilla de formulario compatible con el explorador, use el Verificador de diseño para identificar los problemas de compatibilidad en la plantilla de formulario antes de publicarla en una biblioteca de documentos. El Verificador de diseño asegura que la plantilla de formulario funcionará en un servidor que se está ejecutando InfoPath Forms Services. Si el Verificador de diseño identifica errores en la plantilla de formulario, debe solucionarlos para poder publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services.

Cuando esté listo para publicar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos, utilice el Asistente para la publicación para crear la biblioteca de documentos para modificar la plantilla de formulario para su uso en la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, guarde la plantilla de formulario en el servidor como la plantilla predeterminada e para esa biblioteca de documentos. Para publicar la plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio, puede usar al Asistente para la publicación para modificar la plantilla de formulario para su uso como un tipo de contenido de sitio y, a continuación, guardar la plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio.

Publicar una plantilla de formulario no es lo mismo que guardar una plantilla de formulario. Al publicar una plantilla de formulario, el Asistente para la publicación agrega la ubicación de publicación y procesamiento de instrucciones para la plantilla de formulario para que los usuarios puedan abrir formularios basados en esta plantilla de formulario. Al guardar una plantilla de formulario, va a guardar una copia de la plantilla de formulario, igual que cuando guarda un archivo en el equipo. Siempre debe usar al Asistente para la publicación cuando desee hacer disponible para los usuarios a rellenar la plantilla de formulario.

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Antes de empezar

Antes de publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, compruebe lo siguiente con el administrador del servidor:

  • Que tiene los derechos necesarios para crear una nueva biblioteca de documentos o para publicar un nuevo tipo de contenido de sitio en el servidor.

  • Que los usuarios tienen los derechos necesarios para usar la biblioteca de documentos en el servidor.

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Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos

  1. Si va a publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador, ejecute el Verificador de diseño y solucionar los problemas de compatibilidad que identifica.

    ¿Cómo?

    1. En el menú Herramientas, haga clic en Verificador de diseño.

    2. Corregir los errores que aparecen en el panel de tareas Verificador de diseño y, a continuación, haga clic en Actualizar para determinar si continúan los errores.

  2. En el menú archivo, haga clic en Publicar.

  3. En el Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  6. En la siguiente página del asistente, haga clic en crear una nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre y una descripción para la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  8. Elija los campos de la plantilla de formulario que desea que aparezcan como columnas en la vista predeterminada de la biblioteca de documentos.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Agregar.

    2. Seleccione el campo que desea agregar como una columna en la biblioteca de documentos y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

      • Escriba un nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.

      • Seleccione la columna de sitio en la lista del grupo de columnas de sitio, seleccione un nombre en la lista nombre de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Nota: Si ha seleccionado un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o todos los valores de combinar.

    3. Haga clic en Aceptar.

    Buscar vínculos a más información acerca de cómo mostrar datos en columnas en una biblioteca de documentos en la sección Vea también.

  9. Haga clic en Siguiente.

  10. En la siguiente página del asistente, compruebe que la información que aparece es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.

    Si se publica la plantilla de formulario, recibirá una confirmación en la última página del asistente.

  11. Realice uno de los siguientes procedimientos:

    1. Para abrir la biblioteca de documentos y probar el proceso de rellenar un formulario basado en esta plantilla de formulario, active la casilla de verificación Abrir esta biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Cerrar. Se abrirá la biblioteca de documentos en un explorador Web. Al hacer clic en nuevo en la barra de herramientas de lista, se abrirá un formulario basado en esta plantilla de formulario en InfoPath.

      Sugerencia: Si desea que los usuarios sepan que está disponible para rellenar la plantilla de formulario, enviarlos un mensaje de correo electrónico con un vínculo a la biblioteca de documentos donde publicó la plantilla de formulario.

    2. Para enviar un mensaje de correo electrónico con la plantilla de formulario y el formulario a los usuarios, active la casilla de verificación enviar el formulario a destinatarios de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Cerrar.

      Se abrirá un mensaje de correo electrónico con el formulario en el cuerpo del mensaje para que rellenar y enviar a los usuarios. Si los usuarios han Microsoft Office Outlook 2007, puede rellenar el formulario cuando abra el mensaje de correo electrónico. Los usuarios con versiones anteriores de Outlook u otras aplicaciones de correo electrónico recibirán un mensaje de correo electrónico con el formulario y la plantilla de formulario adjuntado. Los usuarios pueden abrir el archivo adjunto de plantilla de formulario para instalar la plantilla de formulario en su equipo. A continuación, los usuarios pueden abrir el formulario adjunto y rellenar el formulario en InfoPath.

      Sugerencia: En el cuadro de Introducción en el mensaje de correo electrónico, escriba un aviso a los usuarios abrir sólo datos adjuntos para mensajes de correo electrónico de un remitente de confianza.

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Publicar una plantilla de formulario como un nuevo tipo de contenido de sitio

  1. Si va a publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador, ejecutar el Verificador de diseño y solucionar los problemas de compatibilidad que identifica.

    ¿Cómo?

    1. En el menú Herramientas, haga clic en Verificador de diseño.

    2. Corregir los errores que aparecen en el panel de tareas Verificador de diseño y, a continuación, haga clic en Actualizar para determinar si continúan los errores.

  2. En el menú archivo, haga clic en Publicar.

  3. En el Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint donde desea publicar la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la siguiente página del asistente, haga clic en Tipo de contenido del sitio (avanzado) y, a continuación, haga clic en siguiente.

  6. En la siguiente página del asistente, haga clic en crear un nuevo tipo de contenido. En la lista tipo de Base del contenido en, haga clic en el formulario y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre y una descripción para este nuevo tipo de contenido y, a continuación, haga clic en siguiente.

  8. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Especifique una ubicación y el nombre de archivo para la plantilla de formulario, escriba la ubicación del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en Examinar.

  9. Busque la ubicación en el servidor donde desea publicar la plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio. En el cuadro nombre de archivo, escriba el nombre de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Guardar.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. Elija los campos de la plantilla de formulario que desea que aparezcan como columnas en la vista predeterminada de la biblioteca de documentos.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Agregar.

    2. Seleccione el campo que desea agregar como una columna en la biblioteca de documentos y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

      • Escriba un nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.

      • Seleccione la columna de sitio en la lista del grupo de columnas de sitio, seleccione un nombre en la lista nombre de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Nota: Si ha seleccionado un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o todos los valores de combinar.

    3. Haga clic en Aceptar.

    Buscar vínculos a más información acerca de cómo mostrar datos en columnas en una biblioteca de documentos en la sección Vea también.

  12. Haga clic en Siguiente.

  13. En la siguiente página del asistente, compruebe que la información que aparece es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.

  14. Compruebe que la plantilla de formulario es un tipo de contenido del sitio de SharePoint.

    ¿Cómo?

    1. Abra el sitio de SharePoint en un explorador Web.

    2. En el menú Acciones del sitio, en la esquina superior derecha del sitio, haga clic en Configuración del sitio.

    3. En Configuración del sitio, en galerías, haga clic en tipos de contenido de sitio.

      La plantilla de formulario debe aparecer en Tipos de contenido de InfoPath en la Galería de tipo de contenido de sitio.

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