Proyectos de documento con Project 2007

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portada del libro project 2007 en detalle

Microsoft Office Project 2007 en profundidad
por Teresa S. Stover

Teresa S. Stover es un experto de administración de proyectos que ha consultado con el equipo de proyecto de Microsoft Office desde la versión 4. Es un diseñador informativo y autor galardonado con más de dos décadas de experiencia de comunicación técnica. Teresa es el autor de innumerables manuales de usuario, tutoriales y sistemas de ayuda, además de libros de equipo de más de doce, incluidos Microsoft Office Project 2003 Inside Out y Microsoft Project versión 2002 Inside Out.

Para obtener más información acerca de otros libros en 2007 Microsoft Office system, visite Microsoft Press.

En este artí­culo:

Enfoque la visión del proyecto

Definir el ámbito

Adjuntar la documentación del proyecto

Dado que está planificando el centro de administración de proyectos, no es extraño que los procesos de diseño de un nuevo proyecto tiene que realizar una gran cantidad de trabajo para establecer la región. Definir el panorama general y obtener la aprobación de los participantes para las especificaciones del producto o servicio que está creando y los límites de definir el ámbito general del proyecto propiamente dicho. Una vez esta visión, está listo para crear la Guía de project, el plan del proyecto, con Microsoft Office Project 2007. A continuación, desglosar los objetivos en las fases reales, hitos y tareas que componen la espina de su sistema de información del proyecto y los objetivos del proyecto. Puede agregar la documentación de ayuda, como el documento de visión o estrategia, en el plan del proyecto. Asimismo, puede agregar otra información adicional como notas o hipervínculos a fases, hitos y tareas individuales. Toda esta información asegura de su proyecto planear el repositorio central de toda la información de proyecto.

Enfoque la visión del proyecto

Puede que ya tenga una imagen clara en su cuenta de qué consiste su proyecto y qué será cuando haya finalizado. Por otro lado, el proyecto aún parece un poco borroso, por lo menos alrededor de los bordes. No es raro otros participantes tener una visión clara cuando no está seguro de si aún recibe.

Y no se pueden sorprender si las expectativas de un participante parecen sonido de las expectativas de borrar suficiente, pero otro participante contradictoria por completo.

El desafío en este punto de partida importante es definir claramente el proyecto sin ambigüedad, para que todos los implicados están hablando del mismo proyecto, las expectativas mismas y los mismos resultados. Definir la visión claramente al principio impide la redirección (y el operador esfuerzo) en el medio del proyecto o decepción al final.

¿Cómo se crea una visión? Trabajar con los participantes clave como clientes, posibles usuarios, patrocinadores, los ejecutivos y los miembros del equipo de proyecto para obtener sus expectativas de proyecto. Es posible que tenga conciliar vistas en conflicto y agendas opuestas. Durante este proceso, podrá identificar los objetivos del proyecto, así como sus objetivos mensurables. Identificar las hipótesis del proyecto, deletrear riesgos y hacer planes de contingencia para estos riesgos. También deberá identificar limitaciones, como el presupuesto, hora o recursos.

En el momento en que termine esta planificación de alto nivel del proyecto y obtener la aprobación es necesaria, todos los implicados sabrá exactamente lo está iniciando sesión en.

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Definir el ámbito

Un ámbito definido quiere transmitir la visión del producto que está creando y el proyecto que va a crear. Mientras se ejecuta el proyecto y surgen problemas, su ámbito definido puede ayudarle a tomar decisiones. La definición de ámbito es el criterio de si la dirección que piensa es realmente el trabajo del proyecto. Si no seguirá concentrado en el ámbito acordado del proyecto, es probable que experimente a "arrastre del ámbito," en la que termina el gasto de tiempo, dinero y recursos en las tareas y las entregas que no forman parte de la visión original.

Esto es no quiere decir que no puede cambiar ámbito durante el curso de un proyecto. Condiciones del negocio, diseño realidades, presupuestos, hora, disponibilidad de recursos y muchos otros factores pueden que sea necesario cambiar la mitad de ámbito de proyecto a través de. Además, como miembros de su equipo de proyecto trabajan en sus tareas, es probable que generar excelentes nuevas ideas. No obstante, el documento de ámbito le ayudará a tomar decisiones y administrar esos cambios para que cambiar en la dirección correcta: en línea con la estrategia de su organización, motivo del producto por ser y los objetivos del proyecto.

Comprender el ámbito del producto y el ámbito del proyecto

Existen dos tipos de ámbito: ámbito de producto y ámbito del proyecto. En primer lugar, defina el ámbito del producto, a menos que ya se ha definido para usted. El ámbito del producto especifica las características y funciones del producto que será el resultado del proyecto. El ámbito del producto podría ser parte de la descripción del producto en la carta. El producto puede ser materiales, como la construcción de un edificio de oficinas nuevo o el diseño de un avión nuevo. El producto también puede ser el desarrollo de una implementación de servicio o evento, por ejemplo, de un nuevo sistema de equipo o la implementación de una nueva iniciativa de aprendizaje.

Independientemente del tipo de producto, el ámbito del producto indica que las especificaciones y parámetros que dibujar una imagen detallada del resultado final. Por ejemplo, el ámbito del producto de la construcción de un edificio de oficinas nuevo puede incluir número de artículos, ubicación y elementos de diseño de arquitectura de metros cuadrados.

El ámbito del proyecto especifica el trabajo que debe llevar a cabo para completar el proyecto correctamente, según las especificaciones del ámbito de producto asociada. El ámbito del proyecto define y controla lo que y no se incluirán en el proyecto. Si habrá varias fases de desarrollo de productos, el ámbito del proyecto puede especificar qué fase controla este proyecto. Por ejemplo, un proyecto de implementación de sistema de equipo podría especificar que su ámbito abarcan el desarrollo de infraestructura y la instalación de nuevo sistema de equipo, pero no la documentación y formación para nuevos usuarios del sistema. O bien, puede especificar que el proyecto controlar todos los aspectos del producto, desde el concepto hasta la finalización de la fase final.

Desarrollar la instrucción scope

Para definir el ámbito del proyecto y comunicar a otras partes interesadas claves, desarrollar y grabar la instrucción scope. Dependiendo de métodos de planificación de su organización, algunos elementos de la instrucción scope se podrán definir muy temprano, a veces incluso antes de que se le asignó como jefe de proyecto. Se podrán definir otros elementos antes de comenzar a identificar y secuencia de las tareas del proyecto. La instrucción scope debe incluir lo siguiente:

  • Justificación del proyecto     La instrucción scope debe definir la necesidad empresarial u otro estímulo para este proyecto. Esta justificación proporciona una base sólida para evaluar futuras decisiones, incluidas las ventajas y desventajas inevitables.

  • Descripción del producto     El ámbito debe caracterizan los detalles del producto o servicio se ha creado. La descripción del producto y justificación proyecto juntos debe formular los objetivos del proyecto.

  • Las restricciones del proyecto o limitaciones     El ámbito debe incluir cualquier limitación factores al proyecto. Factores que pueden limitar las opciones de un proyecto son un presupuesto específico, disposición contractual, una fecha de finalización precisos y así sucesivamente.

    Nota: Dado que usamos el término las restricciones de este libro a la intención de restricciones de tareas, en este capítulo usaremos el término limitaciones para hacer referencia a las restricciones del proyecto general.

  • Suposiciones del proyecto     El ámbito debe enumerar los elementos que se considera que es true, real o, incluso cuando no podrán, para poder seguir desarrollar el plan del proyecto y en el futuro. Por su naturaleza, suposiciones suele llevar a cabo un grado de riesgo. Por ejemplo, si no sabe si la creación de un proyecto de construcción comercial será 10.000 o 15.000 pies cuadrados, debe asumir uno u otro con fines de planificación. El riesgo es que la otra opción podría acabar siendo correcta. Puede ajustar el plan después se conocen los datos, pero otras dependencias de proyecto ya esté en su lugar para entonces.

    Nota: Aunque ciertos aspectos de la instrucción scope que permanezca igual a través del proceso de diseño iterativo, no es necesariamente el caso de hipótesis y limitaciones de proyecto. Cuanto más el ámbito estrechamente definido, las limitaciones y suposiciones vienen a la luz y se exponen mejor. Del mismo modo, continuar más adelante en el proceso de diseño, el ámbito del proyecto completo suele más obtenga el foco.

  • Entregas del proyecto     El ámbito debe enumerar los subproductos resumida creados en toda la duración del proyecto. La entrega de la entrega de subproyecto final marca la finalización de todo el proyecto. Esta lista podría visualice fases del proyecto importante de foco e hitos, que serán de utilidad cuando se inicia la especificación de tareas en el plan del proyecto.

  • Objetivos del proyecto     El ámbito debe enumerar los objetivos mensurables para cumplirse del proyecto se considera correcta. Los objetivos se asignan a las entregas y son controlados por los objetivos del proyecto, como se describe en la descripción de producto y justificación del proyecto. Para que tenga sentido, los objetivos del proyecto deben ser cuantificables de algún modo, por ejemplo, un importe de moneda específica, un intervalo de tiempo específico o un nivel de calidad específico.

    Nota: La instrucción scope puedan solucionar otro problemas, como comunicaciones, control de calidad y administración de riesgos de planificación del proyecto. Puede definir los requisitos de informes y las herramientas de colaboración para implementar. La instrucción scope también puede especificar el nivel de calidad aceptable mínimo, definir los posibles riesgos asociados con las limitaciones detalladas y suposiciones y prever métodos para contar los riesgos.

Ámbito de producto y ámbito del proyecto están estrechamente relacionados. El ámbito del proyecto se basa en una definición clara el ámbito del producto. El ámbito del proyecto se responde a la finalización del trabajo representada en el plan del proyecto. Del mismo modo, el ámbito del producto se cumple por las especificaciones de los requisitos del producto de la reunión.

Con el borrador de la instrucción scope en mano, tendrá un documento que se puede usar para comunicar claramente con otros participantes en el proyecto. Este borrador le ayuda a vaciar cualquier cross-purposes, suposiciones erróneas y los requisitos de una ubicación incorrecta. Continuar refinar la instrucción scope, la visión del proyecto se puso a punto hasta el punto donde todos los participantes deben tener una comprensión común del proyecto. Y debido a que todos los participantes participaron en la creación de la visión, puede estar seguro de que todos comprenden exactamente lo está trabajando hacia cuando comience a ejecutar el plan del proyecto.

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Adjuntar la documentación del proyecto

Puede realizar Project 2007 el repositorio central para toda la documentación de su proyecto importante. Por ejemplo, desea adjuntar o vincular la instrucción scope a su plan de proyecto, así como otros documentos como el análisis de necesidades, estudio de mercado y especificaciones de producto.

Mostrar la tarea de resumen del proyecto

Para adjuntar la documentación de planeación a su proyecto, el primer paso es mostrar la tarea de resumen del proyecto. No solo es la tarea de resumen del proyecto finalmente fecha de resumen y costo y la información del proyecto completo, puede servir como la ubicación de los documentos de planeación adjuntos o vinculados. Para mostrar la tarea de resumen del proyecto, siga estos pasos:

  1. Haga clic en Herramientas, Opciones y, a continuación, haga clic en la pestaña Ver.

  2. En Opciones de esquema, active la casilla de verificación Mostrar tarea de resumen del proyecto.

  3. Haga clic en Aceptar. Una tarea de resumen aparece en la fila 0 del diagrama de Gantt (consulte la figura 1), adopta el nombre del archivo como el nombre de tarea de resumen del proyecto. Si desea cambiar el nombre, haga clic en el campo Nombre de tarea para la tarea de resumen del proyecto. Editar el nombre del campo de entrada por encima de la hoja de tareas.

    use la tarea de resumen del proyecto para adjuntar o vincular documentos de planificación
    Figura 1 Use la tarea de resumen del proyecto para adjuntar o vincular documentos de planificación.

Copiar un documento en un archivo de proyecto

Puede incluir planear documentos creados en otros programas de Project 2007. Aunque esto puede aumentar considerablemente el tamaño del archivo, sabrá que se almacena toda la información del proyecto en un único lugar. Para incluir los documentos, siga estos pasos:

  1. Con la tarea de resumen de proyecto seleccionada, haga clic en Información de la tarea en la barra de herramientas estándar y, a continuación, haga clic en la pestaña notas. También puede haga doble clic en la tarea para abrir el cuadro de diálogo Información de la tarea de resumen. En la pestaña notas, haga clic en el botón Insertar objeto.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar objeto, seleccione la opción Crear desde archivo y, a continuación, haga clic en el botón Examinar.

  3. En el cuadro de diálogo Examinar, seleccione el proyecto planear el documento que desea vincular o incrustar en un archivo de proyecto. Haga clic en el botón Insertar.

  4. Atrás en el cuadro de diálogo Insertar objeto de nuevo, seleccione la casilla Mostrar como icono cuadro (consulte la figura 2).

    Si el documento es pequeño, considere borrar la casilla de verificación Mostrar como icono. Si desactiva esta casilla de verificación incrusta el contenido del archivo en el cuadro notas del proyecto, por lo que puede leer directamente desde allí.

    el documento seleccionado se integrará en el plan del proyecto
    Figura 2 del documento seleccionado se integrará en el plan del proyecto.
  5. Haga clic en Aceptar. Icono del documento aparece en el área de notas del cuadro de diálogo Información de la tarea de resumen del cuadro (consulte la figura 3).

    al hacer doble clic en el icono se abre en su aplicación de origen
    Figura 3 haga doble clic en el icono se abre en su aplicación de origen.
  6. En el cuadro de diálogo Información de la tarea de resumen, haga clic en Aceptar. Aparece el indicador de notas en el gráfico de Gantt (consulte la figura 4).

    indicador de notas en la fila correspondiente del gráfico de Gantt
    Figura 4 al almacenar algo en una ficha de notas, aparece el indicador de notas en la fila correspondiente del diagrama de Gantt.

Ahora, cuando necesite revisar el documento, simplemente haga doble clic en el indicador de notas para abrir la ficha notas del cuadro de diálogo Información de la tarea de resumen. A continuación, haga doble clic en el icono del documento.

Nota: Además de adjuntar documentos a la tarea de resumen del proyecto, puede adjuntar documentos a tareas de resumen y tareas individuales. Esto puede ser útil cuando tiene especificaciones o dibujos que definen el ámbito de una determinada fase subcarpetas o la tarea. También puede adjuntar entregas o informes de hito en tareas hito.

Hipervínculo de un documento a su archivo de proyecto

Los hipervínculos es otra forma de incluir documentos de diseño con el archivo de proyecto. Los hipervínculos es el método preferido si desea conservar el optimizador de tamaño de archivo y sabe que su plan de proyecto y los documentos de planeación asociados esté siempre en el mismo lugar. También es un método muy eficaces para abrir rápidamente los documentos asociados. Para insertar un hipervínculo, siga estos pasos:

  1. Con la tarea de resumen de proyecto seleccionada, haga clic en Insertar hipervínculo en la barra de herramientas estándar.

  2. En el cuadro de Texto para mostrar, escriba un nombre descriptivo para el documento al que se vincula, por ejemplo, Instrucción Scope de proyecto.

  3. Busque y seleccione el proyecto de planeación de documento que desee vincular al archivo de proyecto (consulte la figura 5).

    la ruta y el nombre del documento seleccionado aparecen en el cuadro de dirección
    Figura 5 la ruta de acceso y el nombre del documento seleccionado aparecen en el cuadro Dirección.
  4. Haga clic en Aceptar. El indicador de hipervínculo aparece en el campo indicadores del diagrama de Gantt (ver figura 6).

    el indicador del hipervínculo aparece en la fila correspondiente de la tabla de Gantt
    Figura 6 cuando hipervínculo un documento a una tarea, el indicador de hipervínculo aparece en la fila correspondiente del diagrama de Gantt.

Ahora, cuando necesite revisar el documento, haga clic en el indicador de hipervínculo. El documento se abrirá en su propia ventana de aplicación.

Nota: Además de los hipervínculos a documentos de la tarea de resumen del proyecto, puede crear un hipervínculo desde tareas de resumen y tareas individuales. Si usa Microsoft Office Project Professional 2007 con Microsoft Office Project Server para la administración de proyectos empresariales, el método preferido para mantener juntos los todos los documentos del proyecto es usar la biblioteca de documentos. Al establecer Microsoft Office Project Web Access con Windows SharePoint Services, puede configurar y mantener una biblioteca de documentos. De este modo, todos los miembros de su equipo y otros participantes pueden ver los documentos a través de los exploradores Web. También pueden comprobar documentos y proporcionar control de versiones fundamental.

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