Programar una reunión en Microsoft Teams

Programar una reunión

Hay varias formas de programar una reunión en Teams:

• Para programar una reunión con los miembros de un chat, abra el chat y seleccione Más opciones en la parte superior del chat. A continuación, selecciona Programar una reunión .

• Programe una reunión desde su calendario de Teams. Seleccione calendario en Teams y seleccione Nueva de reunión .

En el formulario Programación se proporciona el título de la reunión, se invita a personas y se agregan los detalles de la reunión. Use el Asistente para programación para encontrar una hora adecuada para todos.

En el Asistente para programación, puede ver las zonas horarias, las programaciones y la disponibilidad de los asistentes durante los distintos intervalos horarios. La cuadrícula del Asistente para programación mostrará la programación de cada asistente. Las áreas sombreadas se muestran cuando los asistentes están ocupados o tienen reuniones provisionales. Las áreas sin guardar se muestran cuando los asistentes están libres. 

Cuando haya terminado de rellenar los detalles, seleccione Guardar para cerrar el formulario de programación e invitar a los asistentes a la reunión.

Agregar un número de acceso telefónico local  

Incluya un número de acceso telefónico y un id. de conferencia para que los participantes puedan llamar a la reunión de Teams. Si programa la reunión desde Outlook, el número de acceso telefónico local y el id. de conferencia aparecen automáticamente en la invitación a la reunión programada. Para obtener información sobre cómo agregar estos detalles al programar en Teams, vea Agregar un número de acceso telefónico local para una reunión en Teams.

Asignar categorías a una reunión

Cree un código de color en el calendario con categorías. Al igual que en Outlook, puede asignar una o más categorías a cada reunión del calendario. Hay varias maneras de asignar categorías:

1. Haga clic con el botón derecho en un evento del calendario.

2. Seleccione Categorizar .

3. Seleccione un color.

También puede clasificar una reunión cuando la programe seleccionando Categoría en la parte superior del formulario de programación.

Invitar a personas ajenas a la organización 

Teams le permite invitar a personas ajenas a su organización, incluidas aquellas que no tienen una licencia de Teams. Necesitará su dirección de correo electrónico completa para invitarlos.

1. Create una reunión o abrir una existente en el calendario de Teams.

2. Escriba los nombres en el campo Agregar asistentes necesarios . 

   • Si alguien es un asistente opcional, seleccione Opcional en el campo Agregar asistentes necesarios y agregue sus nombres.

3. Escriba la dirección de correo electrónico completa de la persona (ej.: Sergio@example.com).

4. Seleccione Enviar o Enviar actualización. Recibirán un correo electrónico con un vínculo a la reunión.

Invitar a personas con un vínculo 

Teams le permite invitar a personas a una reunión a través de un vínculo de reunión. Para compartir este vínculo:

1. Create una reunión o abrir una existente en el calendario de Teams.

2. El vínculo de la reunión aparecerá como una dirección URL. Seleccione Copiar para copiar la dirección URL.

Agregar un co-organizador

Después de invitar a personas a la reunión, puede agregar hasta 10 co-organizadores para ayudar a administrar la reunión. Antes de agregar co-organizadores, asegúrese de que las personas que desea agregar ya se han agregado como asistentes necesarios y, a continuación, siga los pasos siguientes:

1. Create una reunión o abrir una existente en el calendario de Teams.

2. Asegúrese de que las personas que desea agregar como co-organizador están invitadas a la reunión.

3. Seleccione Opciones > Más opciones.

4. En Roles , seleccione sus nombres en el menú desplegable Elegir organizadores colaboradores .

5. Seleccione Guardar.

Convertirla en una reunión de canal

1. Seleccione Nueva de reunión .

2. Escriba el nombre de un canal en el campo Agregar canal .

Los canales no se pueden editar ni se pueden agregar después del envío de la invitación. Tendrá que enviar una nueva invitación con el canal actualizado.

Una vez que haya agregado a las personas que quiera, seleccione Asistente para programación para encontrar la mejor hora.

Si se trata de una reunión periódica, abra el menú desplegable junto a No se repite (justo debajo de la fecha). Elija la frecuencia con la que desea que se produzca en las opciones predeterminadas o seleccione Personalizado para crear su propia cadencia.

Programar reuniones en un calendario de canal 

Si no conoce cómo agregar un calendario a un canal, los pasos se describen en Ver todas las reuniones en Teams. Una vez hecho esto, tiene varias maneras de agregar eventos al calendario compartido.

1. En Teams , seleccione el equipo en el que desea programar reuniones.

2. En la esquina superior derecha, seleccione la flecha desplegable junto a Reunirse ahora . 

3. Seleccione Programar una reunión .

4. Agregue otros asistentes que estén fuera del equipo donde programó la reunión.

5. Seleccione Enviar.

Al seleccionar Enviar, todos los miembros del equipo para el que programó la reunión recibirán una invitación personal.

Si ha agregado invitados y partners externos a su organización, no tendrán acceso al calendario del canal.

Haga clic derecho para ver más opciones

Haga clic con el botón derecho en un evento del calendario para:

• Edite  los detalles de la reunión.

• Chatee con participantes en el chat de la reunión.

• Únase a en línea .

• Copiar vínculo .

• Cancelar la reunión si es organizador.

• Mostrar como para establecer el estado que reflejará en los calendarios de los participantes durante la hora de la reunión si aceptan la reunión.

• Clasifique   la reunión.

Unirse a una reunión  

En las reuniones de Teams se mostrará un botón en un evento en el calendario para unirse cinco minutos antes de que comience la reunión. Cuando alguien se una a la reunión, el evento cambiará de color para hacerle saber que está conectada.

Seleccione Unirse para abrir la ventana de configuración de la reunión y confirmar la opciones de cámara y micrófono que prefiera usar antes de unirse a la reunión en línea.