Programar una reunión en un calendario de grupo en Outlook

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Dentro de los grupos de área de trabajo es un calendario compartido donde y todos los miembros del grupo pueden programar y ver las próximas reuniones.

Todas las reuniones que cree en el calendario de grupo se entregarán en el buzón del grupo y las bandejas de entrada personal de todos los miembros del grupo si decide seguir el grupo. Todos los miembros del grupo pueden editar las reuniones, lo que significa que si el organizador del evento es baja por enfermedad o decide tardar un día de vacaciones y olvida cancelar la reunión, cualquier persona en el grupo puede cancelar para ellos. Sin permisos adicionales necesarios.

Elegir versión para obtener instrucciones

Estas instrucciones son ligeramente distintas dependiendo de si usa o no la nueva versión de Outlook en la Web. Seleccione la versión de Outlook en la Web que usa para ver los pasos que mejor se adaptan a su caso.

SI SU BUZÓN TIENE ESTE ASPECTO…

SI SU BUZÓN TIENE ESTE ASPECTO…

Outlook en la Web, beta

Vea Instrucciones para la nueva versión de Outlook en la Web.

Outlook en la Web

Vea Instrucciones para la versión clásica de Outlook en la Web.

Nota: Si su organización ha insertado su logotipo en la barra de herramientas, es posible que no vea exactamente lo mismo que se muestra arriba.

Instrucciones para el nuevo Outlook en la web

Abrir un calendario de grupo en el nuevo Outlook en la web

  1. Inicie sesión en Office 365

  2. Haga clic en Outlook.

  3. En la parte inferior de la página, seleccione Calendario para abrir el calendario.

  4. En el panel de navegación, en grupos, seleccione el grupo. Si tiene varios calendarios abiertos, se mostrarán los eventos para cada uno. Fichas de colores en la parte superior indican qué eventos alinean para cada grupo.

  5. Seleccione día, semana, semana laboral o mes para cambiar la vista de calendario.

Adición de una reunión a un grupo de calendario es muy similar a agregar uno a su calendario personal y se envían invitaciones a todos los miembros del grupo. Cuando se crea una reunión en un calendario de grupo, aparece como organizada por el grupo. Se le agrega automáticamente como un asistente y se agrega el evento a su calendario personal.

  1. En el calendario de grupo, seleccione la hora a la que va a programar la reunión.

  2. En la ventana Detalles, escriba un título de la reunión, la ubicación y la hora de finalización.

  3. De forma predeterminada, la invitación a la reunión se enviarán a la Bandeja de entrada de todos los miembros del grupo. Si no desea esto, desactive la casilla de verificación o seleccione más detalles para especificar a los invitados.

  4. Seleccione Guardar.

¿Desea agregar tiempo de vacaciones o fuera de la oficina al calendario de grupo?

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. Realice los cambios que desee y seleccione Enviar.

Enviar por correo electrónico notificaciones como "Aceptar", "Provisional" y "Rechazar" son molestos y puede provocar confusión en la Bandeja de entrada. Cuando use un calendario de grupo para programar el evento, puede obtener fácilmente una vista de un vistazo a quién viene, que no es y que aún no responde.

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. En asistentes, ver el estado (aceptado, ninguna respuesta, provisional, rechazada) en los nombres de los invitados.

Cuando se crea una reunión en el calendario de grupo, todos los usuarios en el grupo pueden cancelar.

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. Haga clic en Cancelar y seleccione la opción adecuada de cancelación.

    Opciones de cancelación de reunión

Instrucciones para la versión clásica de Outlook en la Web

Abrir un calendario de grupo en Outlook en la web

  1. Inicie sesión en Office 365.

  2. Haga clic en Outlook.

    La página de inicio de Office 365 con la aplicación de Outlook destacada

    ¿No encuentra la aplicación que busca? En el iniciador de aplicaciones, seleccione Todas las aplicaciones para ver una lista alfabética de las aplicaciones de Office 365 disponibles para usted. Ahí podrá buscar una aplicación específica.

  3. En el panel de navegación, seleccione grupos y, a continuación, seleccione el grupo.

    Si tiene varios calendarios abiertos, se mostrarán los eventos para cada uno. Fichas de colores en la parte superior indican qué eventos alinean para cada grupo.

    Calendario de grupo
  4. Seleccione día, semana laboral o mes para cambiar la vista de calendario.

Adición de una reunión a un grupo de calendario es muy similar a agregar uno a su calendario personal y se envían invitaciones a todos los miembros del grupo. Cuando se crea una reunión en un calendario de grupo, aparece como organizada por el grupo. Se le agrega automáticamente como un asistente y se agrega el evento a su calendario personal.

Aquí tiene un vídeo que le guiará por el proceso.

  1. En el calendario de grupo, seleccione la hora a la que va a programar la reunión.

  2. En la ventana Detalles, escriba un título de la reunión, la ubicación y la hora de finalización.

    Pantalla de calendario de grupos con rápido agregar

  3. De forma predeterminada, la invitación a la reunión se enviarán a la Bandeja de entrada de todos los miembros del grupo. Si no desea esto, desactive la casilla de verificación o seleccione más detalles para especificar a los invitados.

  4. Seleccione Guardar.

¿Desea agregar tiempo de vacaciones o fuera de la oficina al calendario de grupo?

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. Realice los cambios que desee y seleccione Enviar.

Enviar por correo electrónico notificaciones como "Aceptar", "Provisional" y "Rechazar" son molestos y puede provocar confusión en la Bandeja de entrada. Cuando use un calendario de grupo para programar el evento, puede obtener fácilmente una vista de un vistazo a quién viene, que no es y que aún no responde.

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. En asistentes, ver el estado (aceptado, ninguna respuesta, provisional, rechazada) en los nombres de los invitados.

    Evento del calendario con la lista de asistentes resaltado

Cuando se crea una reunión en el calendario de grupo, todos los usuarios en el grupo pueden cancelar.

  1. En el calendario de grupo, haga doble clic en la reunión para abrirla.

  2. Haga clic en Cancelar y seleccione la opción adecuada de cancelación.

    Opciones de cancelación de reunión

Programar una reunión en un calendario de grupo

  1. En Outlook 2016, elija un grupo de la izquierda.

    Grupos en la barra de navegación izquierda

  2. En la cinta de opciones, seleccione calendario.

    Seleccionar calendario

  3. Seleccione nueva reunión de Skype o nueva reunión. Si se realiza una reunión de Skype, detalles de llamada se agrega al cuerpo del mensaje. Para obtener información acerca de las reuniones de Skype, vea Skype reunión de ayuda.

    Nueva reunión

  4. Verá que el alias del grupo se introduce automáticamente en la línea para . Escriba un asunto, la ubicación y la hora de inicio y finalización para la reunión.

  5. En el área de reunión, escriba una agenda. Si configura una reunión Skype, tenga cuidado de no cambiar nada de la información de la reunión en línea.

  6. Seleccione Asistente para programación en la cinta para asegurarse de que tiene la mejor hora para la reunión.

  7. Seleccione Enviar.

La reunión aparece en el calendario de grupo, así como el calendario personal de cada miembro. (Si programar una cita, en lugar de una reunión, el appoinment sólo se mostrará en el calendario de grupo y no los calendarios individuales de cada miembro del grupo.)

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