Programar una reunión con otras personas

Programar una reunión con otras personas

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Puede enviar una convocatoria de reunión a una o varias personas. Outlook realiza un seguimiento del acepta la solicitud y se reserva el tiempo en el calendario de la reunión. Cuando se crea una convocatoria de reunión, puede agregar datos adjuntos, establecer una ubicación y use el Asistente para programación para elegir la mejor hora para la reunión.

Programar una reunión

  1. Crear una convocatoria de reunión en una de las siguientes maneras:

    • En la Bandeja de entrada, seleccione Nuevos elementos > reunión o use el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q.

      Para programar una reunión, en la pestaña Inicio, en el grupo Nuevo, pulse Nuevos elementos y, después, Reunión.

    • En el calendario, seleccione Nueva reunión o use el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q.

      Comando Nueva reunión en la cinta de opciones

    • Desde un mensaje de correo electrónico en la Bandeja de entrada, seleccione el botón responder con reunión.

      Desde un mensaje de correo electrónico, seleccione responder con reunión.
  2. Agregar a asistentes de una de estas dos maneras:

    • Agregue a los asistentes a la línea para de la convocatoria de reunión y vaya al paso 4.

    • Si usa una cuenta de Exchange o de Office 365, use el Asistente para programación para ver los programas de los asistentes.

  3. En el Asistente para programación, haga clic en el cuadro debajo de su nombre y escriba el nombre de un asistente o dirección de correo electrónico o haga clic en el botón Agregar asistentes para que aparezca la libreta de direcciones.

    Haga clic en el icono situado junto al nombre del asistente en el Asistente para programación para marcar a un asistente específico como un Asistente requerido,Asistente opcional o recursos. Cuando empiece a escribir el nombre del asistente, Outlook le proporcionará sugerencias en función de las personas que cumplen con o enviar por correo electrónico recientemente. Elija un nombre de la lista para agregar a un asistente.

    Puede marcar a los asistentes como opcional o requerido.
  4. Agregue un asunto de la reunión, la hora de inicio y la hora de finalización y la ubicación.

    En Outlook 2016 y Outlook para Office 365, puede empezar a escribir el nombre de la ubicación, por ejemplo, cuarto cafetería o 23 de la sala de conferencias, y Outlook buscará coincidencias de ubicación. Seleccione una de las sugerencias para elegir esa ubicación o continúe escribiendo para escribir otra ubicación.

    Sugerencia: Si usa una cuenta de correo electrónico de cuenta de Microsoft Exchange u Office 365, haga clic en Asistente para programación, haga clic en el Buscador de salas para comprobar la disponibilidad y reserve salas. Para obtener más información, consulte usar el Asistente para programación y buscador de salas de reuniones de Outlook.

  5. Para adjuntar un archivo a una convocatoria de reunión, en el menú Insertar , seleccione Adjuntar archivoy luego seleccione el archivo que desea agregar.

  6. Si no desea que esta reunión sea periódica, haga clic en Enviar. En caso contrario, vea convertir una reunión periódica.

Evitar que a los asistentes de una reunión de reenvío

Si usa Office 365, cuando cree una convocatoria de reunión, puede evitar que a los asistentes de la reunión de reenviar la convocatoria de reunión a otras personas.

  • Antes de enviar la convocatoria de reunión, seleccione Opciones de respuesta > Permitir reenvío para alternar la capacidad de reenviar una convocatoria de reunión a los asistentes.

  1. Haga clic en Reunión > Periodicidad.

    Comando Periodicidad en la cinta de opciones

    Nota: Use el método abreviado de teclado Ctrl + G para programar la reunión que se repita con regularidad.

  2. Elija las opciones del patrón de periodicidad y haga clic en Aceptar.

    Nota: Cuando se agrega un patrón de periodicidad a una convocatoria de reunión, la ficha reunión cambia a Serie de reuniones.

  3. Para enviar la solicitud de reunión, haga clic en Enviar.

Agregar a una persona a una reunión existente

Puede agregar a otro asistente a una reunión existente.

Si es propietario de la reunión:

  1. Haga doble clic para abrir la reunión y luego use a la línea o el Asistente para programación para agregar una o varias personas a la reunión.

  2. Haga clic en Enviar y, a continuación, seleccione uno de estos procedimientos:

    • Enviar actualizaciones sólo para agregar o eliminar a asistentes.

    • Enviar actualizaciones a todos los asistentes.

Si no es el propietario de la reunión

  1. Abra la convocatoria de reunión. En el grupo responder en la cinta de opciones, seleccione responder, a continuación, el reenvío. Agregar a uno o más destinatarios a la convocatoria de reunión.

  2. Haga clic en Enviar. Propietario de la reunión recibirán notificación que ha enviado la solicitud de reunión a otra persona. Para obtener más información, consulte Reenviar una reunión.

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