Programar una reunión con otras personas

Programar una reunión con otras personas

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Puede enviar una convocatoria de reunión a una o varias personas. Outlook realiza un seguimiento de las personas que aceptan la solicitud y reserva tiempo en el calendario para la reunión. Al crear una convocatoria de reunión, puede agregar datos adjuntos, establecer una ubicación y usar el Asistente para programación para elegir la mejor hora para la reunión.

Programar una reunión

  1. Cree una convocatoria de reunión de una de las siguientes maneras:

    • En la bandeja de entrada, seleccione elementos nuevos > reunión o use el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q.

      Para programar una reunión, en la pestaña Inicio, en el grupo Nuevo, pulse Nuevos elementos y, después, Reunión.

    • En el calendario, seleccione nueva reunión o use el método abreviado de teclado Ctrl + Mayús + Q.

      Comando Nueva reunión en la cinta de opciones

    • Desde un mensaje de correo electrónico en la bandeja de entrada, seleccione el botón responder con reunión.

      Desde un mensaje de correo electrónico, seleccione responder con reunión.
  2. Agregue asistentes de una de estas dos maneras:

    • Agregue los asistentes a la línea para de la convocatoria de reunión y vaya al paso 4.

    • Si está usando una cuenta de Office 365 o de Exchange, use el Asistente para programación para ver la programación de asistentes.

  3. En el Asistente para programación, haga clic en el cuadro que hay debajo de su nombre y escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de un asistente o haga clic en el botón agregar asistentes para mostrar la libreta de direcciones.

    Haga clic en el icono situado junto al nombre del asistente en el Asistente para programación para marcar un asistente específico como Asistente requerido,Asistente opcional o recurso. Cuando empiece a escribir el nombre de un asistente, Outlook le proporcionará sugerencias para usted basándose en las personas con las que ha satisfecho o correo electrónico recientemente. Elija un nombre de la lista para agregar un asistente.

    Puede marcar los asistentes como obligatorios u opcionales.
  4. Agregue el asunto de la reunión, la hora de inicio y la hora de finalización y la ubicación.

    En Outlook 2016 y Outlook para Office 365, puede empezar a escribir el nombre de una ubicación, por ejemplo, Fourth Coffee o sala de conferencias 23, y Outlook buscará coincidencias de ubicación. Seleccione una de las sugerencias para elegir esa ubicación o siga escribiendo para escribir otra ubicación.

    Sugerencia: Si usa una cuenta de Microsoft Exchange o una cuenta de correo electrónico de Office 365, haga clic en Asistente para programación y, a continuación, en buscador de salas para comprobar la disponibilidad y reservar salas. Para obtener más información, vea usar el Asistente para programación y el buscador de salas para reuniones en Outlook.

  5. Para adjuntar un archivo a una convocatoria de reunión, en el menú Insertar , seleccione adjuntar archivoy, a continuación, elija el archivo que desea agregar.

  6. Si no desea que esta reunión sea periódica, haga clic en Enviar. De lo contrario, consulte hacer una reunión periódica.

Impedir que los asistentes reenvíen una reunión

Si está usando Office 365, al crear una convocatoria de reunión, puede impedir que los asistentes a la reunión reenvíen la convocatoria de reunión a otras personas. Esta nueva opción está disponible para los clientes de canal mensual después de actualizar a la versión 1808.

  • Antes de enviar la convocatoria de reunión, seleccione Opciones de respuesta > permitir reenvío para alternar la posibilidad de que los asistentes puedan reenviar una convocatoria de reunión.

Consulte impedir el reenvío de una reunión para obtener más información.

  1. Haga clic en Reunión > Periodicidad.

    Comando Periodicidad en la cinta de opciones

    Nota: Use el método abreviado de teclado Ctrl + G para programar la reunión para que se repita regularmente.

  2. Elija las opciones del patrón de periodicidad y haga clic en Aceptar.

    Nota: Cuando se agrega un patrón de periodicidad a una convocatoria de reunión, la ficha reunión cambia a serie de reuniones.

  3. Para enviar la solicitud de reunión, haga clic en Enviar.

Agregar una persona a una reunión existente

Puede agregar otro asistente a una reunión existente.

Si es el propietario de la reunión:

  1. Haga doble clic para abrir la reunión y, a continuación, use la línea para o el Asistente para programación para agregar una o más personas a la reunión.

  2. Haga clic en Enviar y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Enviar actualizaciones solo a los asistentes agregados o eliminados.

    • Enviar actualizaciones a todos los asistentes.

Si no es el propietario de la reunión

  1. Abra la convocatoria de reunión. En el grupo responder de la cinta de opciones, seleccione respondery luego adelante. Agregue uno o más destinatarios a la convocatoria de reunión.

  2. Haga clic en Enviar. El propietario de la reunión recibirá una notificación que le haya reenviado la convocatoria de reunión a otra persona. Para obtener más información, vea reenviar una reunión.

Finalizar reuniones antes

Característica solo disponible para participantes de Office Insider. Actualmente, esta característica solo está disponible para los participantes de Office Insider.

Si está usando Outlook para Office 365, ya puede hacer que Outlook finalice sus reuniones unos minutos antes. Esto puede ayudarle a crear tiempo de viaje entre las reuniones. Puede elegir una duración diferente para las reuniones en una hora y reuniones superiores a una hora.

  1. Seleccione archivo > Opciones > calendario > Opciones del calendario

  2. Active la casilla finalizar las citas y las reuniones.

    Cuadro de diálogo Opciones del calendario con la casilla de verificación finalizar citas y reuniones antes seleccionadas
  3. Use las listas desplegables para seleccionar el número de minutos de las reuniones inferiores a una hora y una hora o más y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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