Programar reuniones con FindTime

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FindTime es un complemento de Outlook que hace que resulte más fácil programar reuniones al permitir a los invitados a votar por horas adecuados.

Programar una reunión en Outlook con FindTime

  1. Crear un nuevo correo electrónico o seleccione un correo electrónico para responder a.

  2. Lista de invitados a la reunión necesarios Para y Cc de invitados opcionales.

  3. En la ficha Inicio seleccione responder con el sondeo de la reunión.

    FindTime > responder con reunión sondeo

  4. Seleccione la configuración de la reunión

    Duración de la reunión FindTime

    • Duración: seleccione una duración de la lista.

      • Seleccione 8 horas para una reunión de día completo.

      • Usar personalizada para establecer el tiempo que desee. La duración máxima es 23h 59m.

        Duración personalizada de FindTime

    • Horas de trabajo: verificación Limitar sugeridos horas para los días laborables y horas solo de la reunión.

      Horas de trabajo de FindTime

      Nota: Las horas de trabajo usadas de forma predeterminada se recuperan desde la configuración del organizador < vínculo a con el panel de organizador FindTime > configuración del organizador > y, en su defecto la configuración de Exchange. El valor predeterminado es 8 a.m. a 5 p.m. Si se encuentra ninguna configuración.

    • Zona horaria: seleccione Icono de zonas horarias para cambiar la zona horaria de la reunión.

      Editar la zona horaria
      Nota

      • Se recupera la zona horaria utilizada de la configuración del organizador < vínculo a con el panel de organizador FindTime > configuración del organizador >, pero puede seleccionar una nueva de la lista.

      • Horario de verano se tendrá en cuenta y reuniones después del modificador anual mostrar la hora correcta.

  5. FindTime es a través de las programaciones de invitados (si está disponible) y sugiere horas de reunión adecuado.

    Nota: FindTime usa su cuenta de empresa de Office 365 para acceder a su calendario y los calendarios de los asistentes de su organización para determinar la disponibilidad. Calendarios que no están asociados de Office 365 cuenta no son compatibles.

    Use los vínculos para ordenar las opciones de reunión.

    • Disponibilidad: muestra las opciones recomendadas (cuando todos los necesarios estén libres de veces) en primer lugar. Factores que se utiliza para determinar las mejores opciones son cuántos asistentes están libres, cómo muchos obligatorio frente a los asistentes opcionales son gratuitos, si los asistentes en conflicto con los compromisos de ocupado o provisionales en su calendario.

      Opciones de reunión ordenados por disponibilidad

    • Hora: muestra las opciones cronológico.

      Opciones de reunión ordenados por hora

      Nota: Puede desplazarse por los días y meses con <y>. Días disponibles son subrayados en verde. Verde oscuro indica los días de la mayoría de las opciones y ligero verde y rojo indican la mayoría de los conflictos. Días de fin de semana se marcan disponibles si Las horas de trabajo no está seleccionada.

    • Los iconos de personas muestran si se requieren invitados y su disponibilidad

      • Subrayado azul: obligatorio

      • Verde: disponible

      • Amarillo: puede estar ocupado

      • Rojo: ocupado

      • Gris: desconocido

        Clave de iconos de personas

    • Puede usar los iconos para acceder a más información

      • Seleccione Icono de estado de los invitados para abrir la Bandeja de estado de los invitados.

        Bandeja de estado de los invitados

      • Mantenga el mouse sobre cada icono de persona o para ver su información de disponibilidad.

      • Seleccione Icono de calendario para ver el calendario.

        Calendario del organizador

  6. Seleccione varias veces reunión adecuado.

    • El cuadro hora cambia a verde cuando seleccionado.

    • Puede seleccionar un máximo de 20 veces.

      Opciones de reunión seleccionada

  7. Seleccione Siguiente.

  8. Escriba la ubicación de la reunión.

    • Skype está habilitado de forma predeterminada. Seleccione el icono de Skype para deshabilitarlo.

      Configuración de ubicación
      Nota:. La configuración de Skype en su panel de organizador < vínculo a con el panel de organizador FindTime > configuración de Skype Agregar > utilizados. FindTime sólo puede detectar la configuración si tiene un puente de configurar. Si no es así, recibirá un nuevo ID de Skype para todas las reuniones.

  9. Seleccione configuración de la reunión y activar o desactivar las opciones de Activado o desactivado.

    • Notificaciones: recibirá notificaciones de correo electrónico cuando invitados voten.

    • Autoprogramar: se programará automáticamente la reunión en su calendario cuando todos los invitados necesarios han votado para una opción de la reunión. Consulte programación automática funcionamiento < vínculo > para obtener más información.

    • Contiene: Agrega una cita provisional a su calendario para cada opción de reunión seleccionada. Suspensiones se quitan cuando la reunión programada o votos cancelado.

      Nota: Todavía puede eliminar horas de reunión seleccionada en este momento, seleccione X en la lista de horas seleccionadas .

      Eliminar horas de reunión

  10. Seleccione Insertar para correo electrónico.

  11. FindTime inserta las horas de reunión sugeridos en el correo electrónico. Seleccione las Opciones de edición para cambiar la configuración de la reunión, si es necesario.

    Editar las opciones de correo electrónico
    Nota: Si realiza cambios y vuelva a introducir las horas de reunión, debe eliminar manualmente la invitación original.

  12. Seleccione Enviar para enviar la reunión invita e iniciar el proceso de votación. < establecer un vínculo a la página del voto FindTime >

  13. Recibirá un vínculo directo a la página de voto < mediante la FindTime voto página > para su reunión.

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