Programador web de Lync

El Programador web de Microsoft Lync es un programa que puede utilizar para crear reuniones de Lync si no tiene Microsoft Outlook o usa un sistema operativo no basado en Windows. Con el Programador web, podrá crear reuniones, modificar reuniones existentes y enviar invitaciones con su programa de correo electrónico favorito.

El equipo de soporte técnico de su empresa le proporcionará un nombre de usuario y una contraseña para iniciar sesión en el Programador web.

En este artículo

Crear una reunión de Lync

Enviar invitaciones a participantes de la reunión

Enviar invitaciones mediante el programa de correo electrónico

Enviar invitaciones con iCalendar

Acceso y moderadores

Asistentes que evitarán la sala de espera

¿Quién es un moderador?

Unirse a una reunión

Ver o editar las reuniones existentes

Eliminar o cancelar una reunión

Crear una reunión de Lync

Las reuniones de Lync admiten llamadas de conferencia y conferencias en línea. De este modo, los participantes pueden unirse a la sesión desde sus PC para ver la presentación, o bien llamar por teléfono para escuchar únicamente el audio de la reunión.

  1. Vaya a https://sched.lync.com e inicie sesión en el Programador web con su nombre de usuario y su contraseña.

  2. Haga clic en Crear nueva reunión.

  3. En el cuadro Asunto, escriba un asunto para la reunión.

  4. Puede dejar la ubicación de la reunión como Reunión en línea o agregar una ubicación como, por ejemplo, una sala de conferencias, en caso de que haya asistentes físicos.

  5. Escriba un mensaje breve o la agenda de la reunión en el cuadro Mensaje (opcional).

  6. Seleccione la zona horaria de la reunión en el menú desplegable.

  7. Seleccione la fecha/hora de Inicio y Final de la reunión.

  8. De forma predeterminada, todos los asistentes, incluidos los externos a su empresa, pueden evitar la sala de espera virtual que permite admitir o denegar el acceso a los asistentes. Para más información sobre cómo modificar las opciones, consulte Acceso y moderadores.

  9. De forma predeterminada, todos los invitados de su organización dispondrán de permisos de moderador. Para más información sobre cómo modificar las opciones, consulte Acceso y moderadores.

  10. En Participantes y audio, agregue los nombres de los participantes en el cuadro disponible, separados por un punto y coma (;).

  11. Haga clic en Comprobar nombres para verificar que dispone de los nombres correctos. Para invitados que no pertenezcan a su empresa, escriba la dirección de correo electrónico completa como, por ejemplo, mailto:contoso@contoso.com. .

Nota: El Programador web no comprueba la disponibilidad de los participantes o de las salas de conferencias.

  1. Si su cuenta está configurada con un proveedor de servicios de audioconferencia, la invitación a la reunión incluirá el número gratuito, el número de pago y el código de participante. Los participantes de la reunión pueden utilizar el sonido de sus equipos o llamar para escuchar la reunión, según sus preferencias.

  2. Haga clic en Guardar.

Enviar invitaciones a participantes de la reunión

Para enviar invitaciones a la reunión, seleccione uno de los métodos siguientes:

Enviar invitaciones mediante el programa de correo electrónico

Con este método, deberá copiar los detalles de la reunión del Programador web y pegarlos en la invitación a la reunión que cree con cualquier programa de correo electrónico.

Sugerencia: También puede tener acceso a la información sobre la reunión haciendo clic en Ver información de unión de la reunión en la página de detalles de la reunión del Programador web.

  1. Cuando haya terminado de crear la reunión, haga clic en Guardar.

  2. Se abrirá una ventana con la información de la reunión.

  3. Resalte los detalles de la reunión, incluida la dirección URL de la reunión, el número de la audioconferencia y el identificador.

  4. Haga clic con el botón secundario en el texto y, a continuación, haga clic en Copiar.

  5. Abra cualquier programa de correo electrónico y cree una convocatoria de reunión normal.

  6. Pegue los detalles de la reunión en línea de Lync (copiados en el paso 4) en la invitación.

  7. Agregue los participantes, compruebe la fecha/hora de la reunión, escriba la agenda de la reunión y envíe la invitación.

Enviar invitaciones con iCalendar

iCalendar permite a los usuarios de diferentes sistemas de correo electrónico intercambiar información de calendario. Los destinatarios de la invitación iCalendar deben disponer de software compatible para abrir y responder a la invitación a la reunión.

  1. En la sección Mis reuniones, seleccione el asunto de la reunión y haga clic en Exportar como iCalendar.

  2. Haga clic en Abrir cuando el programa de correo electrónico se lo pida.

    Nota: iCalendar incluye toda la información que haya agregado durante la programación de la reunión como, por ejemplo, el mensaje, los participantes, la ubicación de la reunión, la fecha y la hora.

  3. Cuando la entrada de calendario se abra, reenvíela a las personas que haya agregado como participantes durante la programación de la reunión.

  4. Los invitados podrán abrir el archivo iCalendar con su programa de correo electrónico preferido como, por ejemplo, Outlook, Notes, iCal, etc.

Acceso y moderadores

Las opciones de Acceso y moderadores predeterminadas están optimizadas para las reuniones normales. Sin embargo, puede personalizar las opciones de la reunión según sus necesidades, según el tipo de reunión o según los participantes.

En la sección Acceso y moderadores de la página de detalles de la reunión, seleccione quién tiene derecho a evitar la sala de espera o a unirse a la reunión como moderador.

Asistentes que evitarán la sala de espera

Opciones de acceso

Qué sucede

Recomendado cuando…

Solo el organizador (bloqueado)

Solo el organizador puede evitar la sala de espera. El resto de asistentes tendrán que esperar en la sala de espera hasta que se les admita en la reunión.

Esta opción es útil si no desea que los asistentes vean el contenido antes de la reunión o si se va a hablar sobre información de carácter confidencial.

Personas de mi compañía a quien invito

Las personas que no dispongan de cuenta en su red y que se hayan invitado tendrán que esperar en la sala de espera hasta que se les admita en la reunión.

Esta opción es útil si se va a tratar información de carácter confidencial y solo desea que personas específicas de su empresa puedan unirse a la reunión.

Personas de mi compañía

Las personas que no tengan una cuenta en su red tendrán que esperar hasta que se les admita en la reunión.

Esta opción es útil cuando todos los participantes tengan una cuenta en la red de su organización y no se vaya a hablar sobre información de carácter confidencial.

Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía

Nadie espera en la sala de espera.

Invita a participantes externos y no está tratando información confidencial.

Importante: Aunque la sala de espera de la reunión esté habilitada, los participantes que obtengan acceso por teléfono evitarán automáticamente dicha sala de espera.

¿Quién es el moderador?

Opciones del moderador

¿Quién es el moderador?

Casos en los que se recomienda

Solo el organizador

Solo la persona que programa las reuniones.

Las presentaciones donde los participantes no tienen que interactuar con el contenido de la reunión. Puede designar más moderadores durante la reunión.

Personas de mi compañía

Todas las personas invitadas que tienen una cuenta en su red.

Las sesiones de trabajo en grupo internas, donde todos los participantes pueden compartir y modificar el contenido de la reunión.

Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía (no hay ninguna restricción)

Todas las personas invitadas.

Las sesiones de trabajo en grupo con personas que no tienen una cuenta en su red.

Las personas que yo elija

Usted y los participantes que elija.

Las presentaciones con más de un moderador específico.

Nota: No es posible invitar a los participantes externos o listas de distribución como moderadores con la opción Las personas que yo elija. Puede conceder acceso de moderador a los participantes en la sala de reunión.

Unirse a una reunión

Puede utilizar el enlace de la reunión de la invitación para unirse a la reunión. También puede hacer clic en la pestaña Unirse a la reunión del Programador web para iniciar la reunión.

  1. En Mis reuniones, haga clic en su reunión.

  2. En la página de detalles de la reunión, haga clic en la pestaña Unirse a la reunión.

  3. Lync se abrirá y podrá registrarse en la reunión.

Ver o editar las reuniones existentes

Puede ver todas las reuniones que haya organizado en la pestaña Mis reunionesdel Programador web. Tenga en cuenta que el Programador web solo muestra las reuniones que ha organizado y no las reuniones a las que se le ha invitado.

  1. Haga clic en una reunión para abrir la página de detalles de reunión que contiene un breve resumen de la reunión, un conjunto de pestañas que puede utilizar y la información sobre la reunión.

  2. Haga clic en Editar.

  3. Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en Guardar.

  4. Haga clic en Aceptar en la alerta y compruebe la información modificada.

Importante: Cuando actualice una reunión, deberá enviar manualmente la información actualizada a los invitados. El Programador web no actualiza el calendario de forma automática.

  • Si ha utilizado iCalendar para enviar las invitaciones, haga clic en Exportar como iCalendar de nuevo para abrir la invitación y enviar una actualización.

  • Si ha copiado los detalles de la reunión de Lync en una invitación de reunión normal, abra la invitación, actualice los detalles de la reunión y reenvíe la invitación a los participantes.

Eliminar o cancelar una reunión

Las reuniones expiran 14 días después de la hora de finalización programada; sin embargo, puede eliminar una reunión si desea limpiar el Programador web o cancelar su reunión.

  1. En la pestaña Mis reuniones, haga clic en la reunión que quiere eliminar.

  2. En la página de detalles de la reunión, haga clic en la pestaña Eliminar reunión.

  3. Haga clic en en el cuadro de confirmación.

    Importante: Necesitará enviar un aviso de cancelación a los participantes, ya que el Programador web no actualiza el calendario automáticamente.

  4. Si ha utilizado iCalendar para enviar las invitaciones, abra la invitación y haga clic en Cancelar. De este modo, se enviará una nota de cancelación a todos los destinatarios.

  5. Si ha copiado los detalles de la reunión de Lync en una invitación de reunión normal, abra la invitación y, a continuación, haga clic en Cancelar para enviar una nota de cancelación a los invitados.

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