Procedimientos recomendados para informes sobre el trabajo real y enviar

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Eligen las organizaciones a realizar un seguimiento del trabajo realizado por los recursos de muchas formas. Microsoft Project Server 2010 es compatible con flexibilidad para las distintas necesidades de seguimiento de las organizaciones. Algunas organizaciones requieren el trabajo realizado por los recursos para registrarse en el día a día, sobre todo si se usa el trabajo real de facturación, nómina u otros fines financieros. Project Server 2010 puede utilizarse para capturar el trabajo real enviado por los usuarios. Algunas organizaciones elegir transferir trabajo real a otro recurso de empresa (ERP) de planeación y sistemas de reporting. Por ejemplo, una organización puede usar Project Server 2010 para capturar el trabajo real, pero luego transferir el trabajo real a una herramienta de administración de cuentas para conducir facturación a clientes internos y externos.

Dado que Project Server le ayuda a administrar proyectos, reales se puede capturar el trabajo de diferentes maneras y se muestra en la forma en que resulta muy útil para el usuario que tiene acceso a ella. Por ejemplo, en el parte de horas el foco está en datos introducidos por el usuario en una base por día (o por período), mientras que en el cliente de Microsoft Project el foco está en el valor agregado o escalar, para el trabajo completado y restante de una tarea para ayudarle con la planificación.

En este artículo se describe el conjunto de los procedimientos recomendados para informes sobre el trabajo real en Project Server 2010 y enviar.

En este artí­culo:

1. usar el modo de entrada única

2. proteger actualizaciones del usuario

3. use envía el trabajo real de horas, en lugar de los planes de proyecto, para los informes de fase temporal

4. Utilice las categorías de tiempo administrativo para realizar un seguimiento no son proyectos

5. Cerrar tareas a actualizaciones, en lugar de usar los campos de la publicación y el tipo de reserva

Resumen

Confirmaciones

1. usar el modo de entrada única

El método recomendado para asegurarse de que el trabajo real se rellena correctamente a lo largo de Project Server 2010 es usar el modo de entrada única y tiene recursos solo especificar trabajo real a través de la vista parte de horas.

Para activar el modo de entrada única:

  1. En el inicio rápido, en la sección configuración, haga clic en Configuración del servidor.

  2. En la página Configuración del servidor, en la sección administración de tareas, haga clic en y valores predeterminados del parte de horas.

  3. En la sección Modo de entrada única, active la casilla de verificación de Modo de entrada única.

Si su organización está usando el modo de entrada única, puede resultar en sus intereses mejores para ocultar la vista de tareas por completo y recursos solo pueden especificar trabajo real mediante la vista parte de horas. Cuando ambas vistas disponibles, los usuarios pueden especificar trabajo real en la vista y los datos se conservan en ambas vistas. Si su organización extrae los datos de partes de horas a la facturación de la unidad o nóminas, por ejemplo, lo mejor es solo permitir a los usuarios especificar trabajo real en la vista parte de horas. Esto reduce la posibilidad de que el trabajo real se sobrescribirán incorrectamente si un usuario también puede especificar el trabajo real en la vista tareas.

Una excepción a este procedimiento recomendado es si hay recursos materiales. Los propietarios de asignaciones para los recursos materiales deben escribir tiempo para los recursos de material mediante la vista de tareas. Si su organización tiene propietarios de asignaciones en ese momento de registro para los recursos materiales, la vista tareas debe permanecer visible y deben indicar los usuarios solo especificar trabajo real de sus asignaciones en la vista parte de horas.

Para ocultar la vista de tareas:

  1. En el inicio rápido, en la sección configuración, haga clic en Configuración del servidor.

  2. En la página Configuración del servidor, en la sección aspecto, haga clic en Inicio rápido.

  3. Establecer detalles de elemento de menú, haga clic en la vista de tareas, en la columna nombre.

  4. Haga clic en No en la lista Mostrar vínculo en Inicio rápido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Hay algunas notas importantes a tener en cuenta cuando se habilita el modo de entrada única de su organización. Vamos a decir parte de horas de un usuario contiene una línea para una asignación en particular y se elimina la asignación. La próxima vez que el usuario abra esa parte de horas, la línea asociada con la asignación eliminada puede quitarse, dependiendo de las condiciones siguientes:

  • Si la línea no contiene entradas de usuario, se elimina.

  • Si no están protegidas actualizaciones de usuario y la línea contiene trabajo real aprobado, se elimina.

  • Si están protegidas actualizaciones de usuario y la línea contiene trabajo real aprobado, la línea permanece en el parte de horas. Sin embargo, si se recuerda el parte de horas aprobado, se elimina la línea.

  • Si la línea contiene el trabajo real que ha escrito en el parte de horas, pero que aún está pendiente de aprobación, se quita la línea, incluso cuando están protegidas actualizaciones de usuario.

Los jefes de proyecto deben tener cuidado al eliminar o cambiar las asignaciones, para asegurarse de que todo ha enviado el trabajo real se revisa antes el cambio o la eliminación. Esto ayuda a garantizar que no se pierden datos de usuario introducido válidas. Las asignaciones se pueden cambiar de forma explícita o implícita en cualquiera de los casos siguientes:

  • El jefe de proyecto elimina explícitamente una asignación que tiene actualizaciones pendientes trabajo real.

  • Se restaura el plan del proyecto que contiene la asignación de su archivo.

  • Se elimina el plan del proyecto que contiene la asignación.

  • El plan del proyecto que contiene la asignación se sobrescribe, con la funcionalidad Guardar como en Microsoft Project 2010.

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2. proteger actualizaciones del usuario

Algunas organizaciones pueden elegir evitar que un jefe de proyecto de actualizar el trabajo real de un miembro del equipo dentro del proyecto.

Nota: Los jefes de proyecto son no se puede actualizar registrado en un parte de horas de trabajo real de un recurso.

Si su organización desea mantener los valores especificados por el recurso de trabajo real de los partes de horas y asegúrese de que el valor se refleja en el plan del proyecto, lo mejor es activar la característica de Project Server 2010 que protege actualizaciones de usuario.

Proteger actualizaciones del usuario:

  1. En el inicio rápido, en la sección configuración, haga clic en Configuración del servidor.

  2. En la página Configuración del servidor, en la sección administración de tareas, haga clic en configuración de la tarea y la presentación.

  3. En la sección Proteger actualizaciones del usuario, seleccione la casilla de verificación Permitir solo actualizaciones de tareas a través de tareas y partes de horas.

Cuando proteger actualizaciones del usuario, partes de horas mantengan siempre exactamente lo que el usuario especificado en el campo trabajo de fase temporal y los valores escalares entre partes de horas y el plan del proyecto siempre son coherentes. Sin embargo, la distribución de fase temporal del valor escalar puede ser ligeramente diferente en el plan del proyecto, tal como está orientado a planear el trabajo futuro y no mantenimiento de valores históricos de trabajo real. El motor de programación puede ajustar algunos trabajo real de fase temporal para mantener el plan coherentes.

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3. use envía el trabajo real de horas, en lugar de los planes de proyecto, para los informes de fase temporal

Trabajo real se puede capturar mediante el cliente de Project 2010 (plan de proyecto) o partes de horas. Sin embargo, muchos usuarios sólo capturar trabajo real directamente desde sus recursos con partes de horas, sobre todo si va a proteger actualizaciones reales como se describió anteriormente. Si va a usar partes de horas para realizar un seguimiento de la presentación de los datos reales en diaria o semanal, lo mejor es informar directamente con el trabajo real genera partes de horas al sincronizar con ERP externo y sistemas de elaboración de informes. Los datos de parte de horas se representan específicamente para garantizar la precisión de forma histórica y por período exactamente como el usuario especificado, aunque se han cambiado las condiciones en el plan del proyecto.

Mientras se realizan los numerosos cálculos en un plan de proyecto, como el costo basado en tasas de costo, estos pueden replicar fácilmente con los datos del parte de horas. El plan del proyecto, por otro lado, representa los datos de trabajo real (y otros datos de programación) con un énfasis en trabajo futuro planificación (análisis y cálculos de valor acumulado). Por lo tanto, puede haber casos donde el valor especificado por el usuario en el parte de horas no coincidan exactamente con el mismo valor en el plan del proyecto para un día concreto. Sin embargo agregado general o valor escalar, valor de la asignación será coherente entre el plan del proyecto y el parte de horas cuando se habilita los datos reales protegidos.

Si está informando del enviados trabajo real de horas, es importante que se le pida recursos no para reasignar o propia asignar tareas. Todas las asignaciones deben ir a través del jefe de proyecto o el Administrador de recursos. Esto ayuda a garantizar una gestión adecuada de los datos de trabajo real.

El centro de inteligencia empresarial en Microsoft Project Web App proporciona plantillas de informes que aprovechan las ventajas de la base de datos de informes (T-SQL) y Analysis Services (OLAP). Estas plantillas pueden ayudar a crear informes con almacén de datos del parte de horas.

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4. Utilice las categorías de tiempo administrativo para realizar un seguimiento no son proyectos

Algunas organizaciones requieren el seguimiento de las actividades administrativas o non trabajo del proyecto. Ejemplos de actividades administrativas incluyen bajas por enfermedad, vacaciones y laborales repetitivas actividades como soporte al cliente, mantenimiento del sistema o reuniones. Se recomienda que estas actividades se controlan mediante categorías de tiempo administrativo. Estas categorías requieren mantenimiento mínimo y tiempo que se captura en estas categorías puede usarse para generar informes de análisis de datos desde el cubo OLAP correspondiente.

Para obtener más información acerca de cómo configurar categorías de tiempo administrativo, vea Tiempo administrativo.

Si las categorías de tiempo administrativo no satisfacen las necesidades de su organización y decide usar proyectos para realizar un seguimiento de las actividades administrativas, el propietario del proyecto debe siga estas instrucciones para proyectos más eficaces:

  • Limitar el número de recursos asignados al plan de proyecto a recursos de menos de 100.

  • Limitar la duración de los planes de proyecto para realizar un seguimiento de las actividades administrativas de forma trimestral o semestral.

  • Mantener las tareas programado automáticamente, con un tipo de tarea de unidades fijas el plan del proyecto.

  • Mantener la programación del plan de proyecto en línea con períodos de informes de tiempo.

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5. Cerrar tareas a actualizaciones, en lugar de usar los campos de la publicación y el tipo de reserva

Los jefes de proyecto pueden encontrarse con los campos de la publicación y el Tipo de reserva útiles para tareas de control y visibilidad de los recursos. El campo Publicar puede usarse para controlar qué tareas están visibles en Project Web App y el campo Tipo de reserva puede usarse para controlar los recursos que están visibles durante el proceso de planificación de recursos. Sin embargo, tenga en cuenta que estos campos forman parte del proceso de planeación inicial. No están diseñados para limitar la capacidad de los usuarios para continuar realizar un seguimiento de tiempo en una tarea en particular. Si los campos de la publicación y el Tipo de reserva se utilizan incorrectamente, puede provocar la eliminación de entradas de tarea del parte de horas de un usuario o el estado de la tarea. Esto es especialmente importante porque la eliminación de entradas de la tarea puede significar la pérdida de tiempo enviado.

Para obtener más información acerca de los campos de la publicación y el Tipo de reserva, consulte los siguientes artículos de ayuda:

Si desea cerrar una tarea en particular para que no se pueda enviar ninguna otra vez, puede usar la opción Cerrar tarea de la actualización en Project Server 2010.

Para obtener más información acerca de cómo cerrar una tarea a las actualizaciones, vea Cerrar tareas para actualizar.

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Resumen

Si su organización usa trabajo real genera en Project Server 2010 junto con otros sistemas ERP o sistemas de informes, está en sus intereses seguir las instrucciones descritas en este artículo:

  • Usar el modo de entrada única

  • Proteger actualizaciones del usuario

  • Usar enviado trabajo real de horas, en lugar de los planes de proyecto, para los informes de fase temporal

  • Utilice las categorías de tiempo administrativo para realizar un seguimiento no son proyectos

  • Cerrar tareas a actualizaciones, en lugar de usar los campos de la publicación y el Tipo de reserva

Siguiendo estas recomendaciones, está trabajando para conservar la exactitud de los datos de trabajo real que se especifica en partes de horas de recursos de su organización.

Para mantener los datos de trabajo real de un proyecto que se ha completado o ya no está activa, siga las directrices ofrecidas en archivar un proyecto completo.

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Confirmaciones

El equipo de Project Server publicación del contenido gracias a los siguientes colaboradores de este artículo:

  • Alberto Burns, director de programas II, Project y Project Server

  • AIK Chen, Senior soporte técnico de escalado, Project y Project Server

  • Christophe Fiessinger, director jefe de productos técnicos, Project y Project Server

  • Administrador de programa y cliente potencial Heather O'Cull, Senior, Project y Project Server

  • Keshav Puttaswamy, administrador Principal de programas de grupo, Project y Project Server

  • Certificado de trabajo Matt, Administrador de programas, Project y Project Server

  • Saurabh Sanghvi, Administrador de programas, Project y Project Server

  • Eli Sheldon, Administrador de programas, Project y Project Server

  • Tomás Díaz, Senior soporte técnico de escalado, Project y Project Server

  • Carlos Zenz, director de programas potencial Project y Project Server

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