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Problemas comunes de combinación de correspondencia

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Este artículo le ayudará a obtener respuestas a los problemas más comunes de combinación de correspondencia al usar Publisher: realizar cambios en un origen de datos o una lista de direcciones durante el proceso de combinación de correspondencia, agregando espacios a un campo de combinación para que tenga el aspecto que desea , guardar la publicación combinada e imprimir diferentes páginas combinadas en una hoja (por ejemplo, distintas etiquetas en una hoja de etiquetas).

Editar una lista de direcciones existente

Si está trabajando en la publicación de mezcla y desea realizar cambios en el origen de datos o en la lista de direcciones, haga lo siguiente:

  1. En crear lista de destinatarios, haga clic en usar una lista existente y, a continuación, haga clic en siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.

    De forma predeterminada, Microsoft Publisher almacena los orígenes de datos en la carpeta mis orígenes de datos. Es posible que tenga que examinar para buscar el origen de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el origen de datos que desee.

  3. Haga clic en Abrir.

    Según el tipo de origen de datos que seleccione, pueden aparecer otros cuadros de diálogo que soliciten información específica.

    Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Office Excel con información en varias hojas de cálculo, tendrá que seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información que desea y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en el nombre del origen de datos y, a continuación, haga clic en Editar.

    Editar lista de direcciones existente

  5. En el cuadro editar origen de datos, puede editar o eliminar direcciones existentes, o agregar nuevas entradas.

  6. Cuando haya terminado de editar la lista de direcciones, haga clic en Aceptar y, a continuación, en para actualizar la lista de direcciones.

Nota: Para obtener más información sobre cómo crear un origen de datos o una lista de direcciones, vea crear un origen de datos para una combinación de correspondencia.

El problema más común al insertar campos de combinación en un documento es obtener el espaciado correcto entre los campos de combinación, especialmente con campos de combinación que no siempre están presentes, como las iniciales del segundo nombre. Puede agregar espacios directamente a la página entre los campos de combinación, pero esto dará lugar a espacios adicionales si algunas de las direcciones no utilizan todos los campos de combinación. Para asegurarse de que todos los campos obtienen el espacio que necesitan, inserte espacios en la propia lista de direcciones.

Por ejemplo, para asegurarse de que los nombres de reciprient se muestren correctamente, independientemente de si un elemento de la lista de direcciones contiene una inicial en segundo nombre, haga lo siguiente:

  1. En la primera entrada inicial para cada destinatario que contiene una Middile inicial, agregue un espacio presionando la barra espaciadora, antes y después de la inicial.

  2. En la entrada inicial del segundo nombre para cada destinatario que no contenga una inicial, agregue un espacio.

    Espaciado en la lista de direcciones

UNA combinación de correspondencia contiene la información que es la misma en todas las copias y algunos marcadores de posición para la información que es única para cada copia. Un ejemplo de esto es un Boletín personalizado en el que el cuerpo del boletín es el mismo para todos los destinatarios, pero la dirección de correo y la introducción son diferentes.

El problema más común al crear la publicación combinada es no guardar tanto la publicación con los campos de combinación como la publicación de páginas combinadas.

Crear publicación combinada es el paso tres del Asistente para combinar correspondencia. En este paso, tiene tres opciones:

  1. Imprimir      Esta opción imprime la publicación combinada.

  2. Combinar en una nueva publicación      Esta opción abre una nueva publicación con una página para cada conjunto de datos de combinación.

  3. Agregar a una publicación existente Esta opción solicita que elija una publicación y, a continuación, agrega las páginas combinadas al final de esa publicación.

Para guardar tanto la publicación combinada como la publicación que contiene los campos combinados, haga clic en la opción combinar en una nueva publicación. Se abre una nueva ventana de publicación que muestra la publicación de las páginas combinadas. La publicación de campos de combinación se oculta detrás de la publicación de páginas combinadas. Asegúrese de guardar ambas publicaciones.

A continuación, puede imprimir la publicación de las páginas combinadas.

El problema más común al imprimir la publicación es imprimir una de cada una de las páginas combinadas en una hoja de papel, por ejemplo, una de cada una de las etiquetas postales de una hoja de etiquetas postales.

Esto sucede porque, si elige la opción Imprimir, el cuadro de diálogo Imprimir tiene como valor predeterminado la opción varias copias en cada hoja y imprime una hoja completa de etiquetas para cada dirección en lugar de imprimir una dirección por etiqueta en la hoja.

Para imprimir diferentes conjuntos de datos de combinación (por ejemplo, nombres y direcciones diferentes) en cada hoja de papel, haga clic en varias páginas en cada hoja en la sección Opciones de impresión.

Cuadro de diálogo Imprimir con la opción Varias páginas en cada hoja

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