Preparar un origen de datos de Excel para una combinación de correspondencia de Word

Si no usa un origen de datos de Excel existente para la combinación de correspondencia, puede usar una lista de contactos o una libreta de direcciones en un archivo .txt o un archivo .csv. El Asistente para importar texto le guiará a través de los pasos para obtener los datos en un archivo .txt o .csv a Excel.

1. Abra Excel.

2. En la pestaña Datos, elija Desde texto o CSV.

3. Elija el archivo .txt o .csv que quiera usar y, después, elija Importar.

4. En el Asistente para importar texto, en el panel Tipo de datos originales, elija Delimitados.

   

5. Seleccione la casilla Mis datos tienen encabezados en la parte superior del panel de vista previa (si el archivo que va a importar tiene encabezados) y, después, elija Siguiente.

6. En el panel Delimitadores, seleccione la casilla que coincida con el delimitador (por ejemplo, un tabulador o una coma) que se use en sus datos y, después, elija Siguiente.

   

   Sugerencia: En el panel de vista previa de los datos se muestra la apariencia de los resultados en un formato de tabla.

7. En Vista previa de los datos, elija la columna que contiene códigos postales y, en Formato de los datos en columnas, elija Texto.

   

   Notas: 

   • Los formatos disponibles son General, Texto y Fecha. Cada vez que aplique un formato de datos a una columna, el nombre del formato aparecerá en el encabezado de tabla de esa columna.

   • Por ejemplo, una columna que contiene datos numéricos, como un porcentaje o un valor de moneda, solo se puede formatear después de importar el archivo. Para obtener más información, vea la subsección "Dar formato a datos numéricos en Excel" que se muestra a continuación.

8. Repita el paso 7 según sea necesario y elija la columna que quiere cambiar y el formato de datos que quiere aplicar.

9. Elija Finalizar.

10. En el cuadro de diálogo Importar datos, acepte la configuración predeterminada de Hoja de cálculo existente y la dirección de celda y, después, elija Aceptar.

    

    Precaución: En la dirección de celda del cuadro de diálogo Importar datos se muestra la celda seleccionada actualmente. Los datos se importan empezando con la dirección de celda con nombre.

11. Cuando haya finalizado, guarde el origen de datos con un nuevo nombre de archivo.

Dar formato a datos numéricos en Excel

Aplique formato a los datos numéricos, como valores de moneda o porcentajes, en un origen de datos nuevo o existente de Excel en que tenga previsto usar en una combinación de correspondencia de Word. Para conservar los datos numéricos que ha formateado como porcentaje o como moneda durante una combinación de correspondencia, siga las instrucciones que se indican en la sección "Paso 2: Usar el intercambio dinámico de datos (DDE) para una combinación de correspondencia".

En el origen de datos de Excel que usará para una lista de distribución de correo en una combinación de correspondencia de Word, compruebe que las columnas de datos numéricos tengan el formato correcto. Por ejemplo, puede aplicar el formato de número a una columna para que coincida con una categoría específica, como moneda.

1. Abra su origen de datos de Excel.

2. Elija una columna a la que quiera dar formato.

3. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, elija la flecha abajo del cuadro Formato de número (General) y, después, elija una opción de la lista.

   

4. Repita los pasos 2 y 3, según sea necesario.

5. Cuando haya finalizado, seleccione Guardar.

Cuando tiene un origen de datos de Excel que contiene números con formato, como porcentajes y valores de moneda, es posible que algunos de los datos numéricos no mantengan su formato durante una combinación de correspondencia. Obtendrá los resultados de la combinación de correspondencia que quiere y podrá conservar el formato de los datos numéricos en Excel mediante DDE.

1. Abra Word, elija Archivo > Opciones > Avanzadas.

2. En General, seleccione la casilla Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.

   

3. Elija Aceptar.

4. En la pestaña Correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia > Asistente para combinación de correspondencia paso a paso.

   

5. En el panel Combinación de correspondencia, en Seleccionar destinatarios, elija Usar una lista existente.

   

6. En Usar una lista existente, elija Examinar y, después, abra la hoja de cálculo con formato.

7. En el cuadro de diálogo Confirmar el origen de datos, seleccione la casilla Mostrar todos y elija Hojas de cálculo MS Excel con DDE (*.xls) > Aceptar.

   

8. En el cuadro de diálogo Microsoft Excel, elija Hoja de cálculo completa > Aceptar.

   

9. Cuando se abra el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, elija Aceptar.

   

10. Continúe con la combinación de carta, mensaje de correo electrónico, etiqueta o sobre.