Prácticas recomendadas para organizadores y moderadores

Para tener una reunión en línea más satisfactoria, lea y siga las sugerencias de este tema.

¿Qué desea hacer?

Programar la reunión

Prepararse para la reunión

Dirigir la reunión

Programar la reunión

Cuando programe la reunión, tenga en cuenta las siguientes sugerencias:

  • Compruebe las opciones de reunión antes de enviar la invitación, especialmente si desea:

  • Si desea invitar a personas de su organización que no tienen Microsoft Lync Online instalado o a personas que no forman parte de su organización, revise los requisitos de instalación y las características para otros clientes admitidos. Para más información, vea Unirse desde un equipo que no tiene Lync 2010 instalado.

IMPORTANTE   La experiencia de una reunión en Lync permite que las personas colaboren de manera productiva desde diferentes ubicaciones. Pero crear interactividad en reuniones en línea se vuelve más complejo a medida que crece la lista de invitados. Para las reuniones en línea con 1000 asistentes o más, Microsoft se asoció con un grupo de proveedores de servicios que se especializan en este tipo de reuniones. Para más detalles, como la información de contacto de cada uno de los socios, visite el sitio web Microsoft Pinpoint y busque en “Servicios de eventos”.

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Prepararse para la reunión

Mientras planea la reunión, tenga en cuenta las siguientes sugerencias:

  • Si alguien hará una presentación formal, prevea incluir otro moderador para gestionar las preguntas mientras se lleva a cabo la reunión.

  • Tenga en cuenta usar varios formatos para presentar el material. Con una mezcla de presentaciones de PowerPoint, aplicaciones compartidas, sondeos interactivos y ejercicios en la pizarra mantendrá la atención de la audiencia.

  • Tenga en cuenta incluir vídeo por cámara web para aumentar la participación de los asistentes.

  • Si se van a usar conferencias telefónicas para la reunión, los moderadores también deberán estar familiarizados con todos los comandos del teclado numérico para desactivar el audio de las personas que llaman.

  • Prevea usar auriculares para haga una presentación, ya que la calidad del audio es generalmente mejor que la de un altavoz o la de un teléfono móvil.

  • Para lograr la mejor experiencia de audio, asegúrese de que el dispositivo que usa está optimizado para Lync Online. Para ver una lista de los dispositivos optimizados, consulte Teléfonos y dispositivos para Microsoft Lync 2010.

  • Prepare una diapositiva de orientación para el inicio de la reunión e indique a los participantes cómo hacer preguntas y manejar el audio.

Inmediatamente antes de iniciar la reunión:

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Dirigir la reunión

Durante la reunión, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Haga una breve presentación de su persona, del tema y del flujo general que tendrá la reunión para que la audiencia sepa qué esperar y cómo interactuar con el moderador.

  • Para gestionar a los participantes de la reunión o interactuar con ellos, haga clic con el botón secundario en sus nombres y elija la opción deseada.

  • Para obtener la mejor calidad de sonido del audio del equipo, pídales a los participantes que mantengan desactivado el micrófono de sus líneas, a menos que estén hablando. Usted y los demás moderadores también pueden desactivar el micrófono de los participantes.

  • Supervise la lista de reuniones en caso de que aparezcan los siguientes indicadores:

    • Un dispositivo de audio que cause interferencias, si procede

    • Participantes que tienen problemas con audio, vídeo o conexiones de uso compartido

Para más información, vea Dirigir una reunión como moderador.

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