Planificación de sitios y administración de usuarios

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Si es el encargado de administrar la suscripción a Office 365 para pequeñas empresas en todos los sitios de grupo de su organización, este artículo le guiará por algunas de las tareas y los conceptos más importantes relacionados con la administración de una colección de sitios y sus usuarios.

En este artículo

¿Qué es una colección de sitios?

Administración de una colección de sitios

Planear los sitios de una colección de sitios

Administrar usuarios

Planear el uso de las características de la colección de sitios

Plan para habilitar varios idiomas en los sitios

¿Qué es una colección de sitios?

Sus sitios predeterminados de SharePoint Online en Office 365 para pequeñas empresas forman parte de una sola colección de sitios. Una colección de sitios es un grupo de sitios de SharePoint que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración como, por ejemplo, los permisos. Las colecciones de sitios son jerárquicas y siempre incluyen un sitio de nivel superior y todos los sitios que se encuentran por debajo de este.

Diagrama jerárquico de colecciones de sitios con un sitio de nivel superior y varios subsitios.

La colección de sitios de SharePoint Online tiene tres colecciones de sitios cuando comienza: el sitio de grupo y mis sitios. Puede crear más subsitios debajo del Sitio de grupo. Los usuarios pueden crear también subsitios debajo de Mis sitios.

Nota: No se pueden crear más colecciones de sitios en SharePoint Online para Office 365 para pequeñas empresas.

Sitio de grupo    El sitio de grupo y los sitios que cree debajo de él estarán disponibles para los usuarios a los que invite, proporcionándoles permiso para el sitio o a los usuarios externos con los que comparta el sitio de forma explícita mediante la característica de uso compartido externo. De forma predeterminada, todos los usuarios del directorio de Office365 se agregarán como miembros a la colección de sitios interna y como visitantes a la colección de sitios públicos. Con un sitio de grupo, su organización, equipo o grupo se puede conectar entre sí y colaborar en documentos y otros archivos, publicar anuncios, programar reuniones, mantener tareas, realizar un seguimiento de los problemas o elementos de acción, almacenar información en listas, etc. También puede crear varios subsitios a partir de las plantillas de sitio disponibles en el sitio de grupo.

Los sitios personales (sitios web de Mi sitio) proporcionan a los usuarios de la organización una amplia variedad de características de redes sociales. Entre estas características se incluyen:

  • Suministro de noticias:    una página donde pueden interactuar los usuarios

  • OneDrive para la Empresa:    un lugar donde los usuarios pueden almacenar, compartir y sincronizar sus documentos, fotos u otros archivos multimedia profesionales

  • Sitios:    una página personalizada donde los usuarios pueden guardar accesos directos a sitios web que les resulten útiles

  • Perfil:    una página donde los usuarios pueden presentarse a los demás usuarios y a la organización.

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Administración de una colección de sitios

Como administrador de la colección de sitios, dispone del nivel de permisos Control total en la colección de sitios. Esto significa que tiene acceso al contenido de todos los subsitios del sitio de grupo. Puede administrar los permisos de usuario para el sitio de grupo y realizar tareas administrativas relevantes para el sitio. Además de estas tareas, es posible que tenga que llevar a cabo otras tareas de su rol como administrador de la colección de sitios.

Responsabilidades habituales del administrador de la colección de sitios

Entre las responsabilidades de un administrador de la colección de sitios de un sitio de SharePoint Online se incluyen las siguientes:

  • Servir como punto de contacto entre sus usuarios y el administrador global de Office 365 (en el caso de que no sea la misma persona).

  • Conceder a los usuarios los permisos para obtener acceso al Sitio de grupo.

  • Decidir quién puede tener acceso al contenido importante almacenado en los sitios de SharePoint Online, configurando los permisos del nivel de la colección de sitios.

  • Decidir qué características se pondrán a disposición de los usuarios que utilizarán los sitios de la colección de sitios.

  • Proporcionar parte del soporte técnico a los usuarios de la colección de sitios.

  • Elegir un administrador de colección de sitios secundario para la colección de sitios.

  • Ayudar a administrar ciertas características, como:

    • Activar o desactivar las características disponibles de la colección de sitios.

    • Crear o personalizar los tipos de contenido del sitio.

    • Establecer la configuración regional.

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Planificación de los sitios de una colección de sitios

Aunque crear sitios adicionales para el equipo es relativamente fácil, es buena idea planificar por adelantado los sitios que desea tener, porque esto puede ayudar a administrar los sitios de SharePoint Online más adelante. También debe plantearse si quiere permitir que los usuarios de su compañía creen sus propios sitios de grupo nuevos para administrar proyectos. Si quiere tener un control más centralizado de los sitios que se crean, puede desactivar esta opción (siempre puede volver a activarla más tarde si cambia de opinión). Para obtener más información, vea administrar la creación de sitios en SharePoint Online.

A continuación se muestra una lista de las plantillas de sitio que están disponibles en SharePoint Online para Office 365 para pequeñas empresas, junto con una descripción de cada plantilla. Use esta lista para decidir qué tipos de sitios son más adecuados para su organización.

  • Blog    Un sitio para que una persona o un grupo publiquen ideas, observaciones y conocimientos sobre los que los visitantes del sitio pueden agregar comentarios.

  • Sitio de la comunidad   . Un sitio para participar en las discusiones de la comunidad.

  • Sitio de proyecto   . Un sitio para administrar un proyecto y colaborar en él.

  • Sitio de grupo    Un sitio para que los grupos organicen, creen y compartan información rápidamente. Proporciona una biblioteca de documentos y listas para la administración de anuncios, elementos de calendario, tareas y discusiones.

Gobierno

El gobierno es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan el modo en el que los equipos de una organización cooperan para lograr los objetivos empresariales. Por lo que respecta a su colección de sitios de SharePoint Online, el plan de gobierno puede servir de guía para ayudar a planear los roles, las responsabilidades y las directivas que se necesitan para la colección de sitios. Esto puede incluir, sin limitación, las siguientes consideraciones:

  • Arquitectura de la información, que incluye páginas web, documentos, listas y datos

  • Actividades de mantenimiento, incluida la administración de cuentas de usuario

  • Directivas de marca y personalización

  • Aprendizaje

Es importante preparar un plan de gobierno para su organización. Participar en el desarrollo de un plan de gobierno puede ayudar a identificar la propiedad de los grupos comerciales y técnicos, al definir quién es responsable de cada área del sistema. Para obtener más información acerca del desarrollo de un plan de gobierno, consulteProcedimientos recomendados para crear y administrar sitios de grupo.

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Administrar usuarios

Las cuentas de usuario las crea el administrador global de Office 365. Como administrador de la colección de sitios, se asignan permisos a estos usuarios mediante la configuración Pequeño icono de engranaje de configuración que reemplazó a Configuración del sitio. del sitio de grupo.

Cuentas de usuario en Office 365

El administrador global agrega a los usuarios nuevos a Office 365 para pequeñas empresas mediante el Centro de administración de Office 365, el portal para administrar usuarios y configurar servicios. Al agregar un usuario nuevo, el administrador global hace lo siguiente:

  • Especifica si ese usuario también puede tener acceso al Centro de administración.

  • Establece la ubicación geográfica del usuario.

  • Selecciona el tipo de licencia del usuario.

  • Crea un nombre de usuario y una contraseña para el usuario.

Usuarios del Sitio de grupo

Después de agregar un nuevo usuario al directorio de usuarios de Office 365 para pequeñas empresas, ese usuario se agrega automáticamente a un grupo de SharePoint llamado Miembro (usuarios que pueden modificar contenidos y páginas) en el sitio interno, y Visitante (usuarios que pueden ver y leer) en los sitios públicos. Si necesita que algunos usuarios tengan más acceso que el de Visitante o Miembro, puede ajustar los permisos de esos usuarios agregándolos a otros grupos de SharePoint, como Propietarios (usuarios con control total del sitio). Los niveles de permisos y la pertenencia a grupos de SharePoint se especifican en Configuración, en Usuarios y permisos. Para obtener más información acerca de los niveles de permisos y la pertenencia a grupos, consulte la sección Niveles de permisos y pertenencia a grupos de este artículo.

Niveles de permisos y pertenencia a grupos

Los niveles de permisos son colecciones de permisos (o derechos de SharePoint) que permiten a los usuarios realizar un conjunto de tareas relacionadas. Por ejemplo, el nivel de permisos Leer incluye los permisos Ver elementos, Abrir elementos, Ver páginas y Ver versiones (entre otros), todos ellos, necesarios para ver páginas, documentos y elementos en un sitio de SharePoint. Los permisos pueden estar incluidos en varios niveles de permisos.

No se recomienda asignar permisos directamente a usuarios individuales: puede resultar muy complicado realizar un seguimiento de quién tiene acceso a los sitios y administrarlos. En lugar de asignar permisos individuales, asigne permisos a grupos de SharePoint y, luego, asigne usuarios individuales a los grupos de SharePoint correspondientes. También puede usar los grupos de SharePoint que se crearon para usted de forma predeterminada.

Un grupo de SharePoint es un conjunto de usuarios definido en el nivel de la colección de sitios para administrar fácilmente los permisos. A todos los grupos se les asigna un nivel de permisos predeterminado.

Nota: Al asignar niveles de permisos a grupos de SharePoint en el nivel de la colección de sitios, de forma predeterminada, todos los sitios y el contenido de los sitios heredan esos niveles de permisos. Este comportamiento predeterminado se denomina herencia de permisos. También puede especificar si desea interrumpir la herencia de permisos o conceder permisos únicos. Resulta muy útil si tiene archivos que solo deban ver algunos usuarios. Después de interrumpir la herencia de permisos, puede quitar todos los demás grupos de SharePoint y conceder acceso solamente a grupos o usuarios de SharePoint concretos.

Dado que los permisos de un usuario determinan qué puede ver y a qué puede tener acceso dentro de un sitio, debe tener cuidado al decidir a qué grupos de SharePoint pertenecerá. Por ejemplo, un usuario responsable de la creación y la personalización de sitios debe ser miembro del grupo Diseñador como mínimo. Por otra parte, es posible que un usuario que solo necesite leer contenido y, quizás, agregar comentarios en un blog, necesite solamente ser miembro del grupo Miembros.

Roles predeterminados

Estos son los roles predeterminados de SharePoint, con una descripción de las actividades que puede realizar en el sitio cada rol.

  • Administradores de la colección de sitios    Los administradores de la colección de sitios tienen el nivel de permisos Control total. Tienen acceso al contenido de todos los subsitios del sitio de grupo. Pueden agregar usuarios al sitio de grupo y realizar tareas administrativas y de auditoría relacionadas con los sitios.

  • Propietarios de sitio    De forma predeterminada, los miembros del grupo Propietarios tienen el nivel de permisos Control total en el sitio que crearon en el sitio de grupo. Pueden agregar usuarios y realizar cualquier tarea administrativa relevante para su sitio...
     

    Sugerencia: Es buena idea agregar la información de contacto de un propietario del sitio a la página principal del sitio. Puede ayudar a los usuarios a buscar al propietario cuando necesiten asistencia administrativa.

    Nota: Los usuarios que crean un sitio debajo de un sitio del nivel superior del Sitio de grupo, automáticamente, se convierten en propietarios de sitio de ese sitio.

  • Diseñador    De forma predeterminada, los miembros del grupo Diseño tienen el nivel de permisos Diseñar. Pueden crear listas y bibliotecas de documentos, modificar páginas y aplicar temas, bordes y hojas de estilos al Sitio de grupo.

  • Editar    De forma predeterminada, los usuarios del grupo Miembros tienen el nivel de permisos Editar. El sitio de grupo, los editores pueden ver, agregar, actualizar, eliminar, aprobar y personalizar listas y bibliotecas.

  • Colaborador    No hay ningún grupo que tenga el nivel de permisos Contribuir de forma predeterminada. En el Sitio de grupo, los Colaboradores solo pueden agregar, modificar y eliminar elementos de listas y bibliotecas de documentos existentes, además de trabajar con elementos web.

  • Visitante    De forma predeterminada, los miembros del grupo Visitantes tienen el nivel de permisos Leer. En el Sitio de grupo, los visitantes solo pueden ver páginas, elementos de listas y documentos.

Roles administrativos

Al crear el sitio de SharePoint Online, se crean de forma predeterminada los siguientes roles administrativos:

  • Administrador global    El administrador de nivel superior de Office 365. Al suscribirse para comprar Office 365, pasa a ser administrador global. Los administradores globales tienen acceso a todas las características del Centro de administración de O365 (como agregar usuarios al directorio, agregar dominios y administrar la configuración de los servicios), y solo los administradores globales pueden asignar otros roles de administrador. Su compañía puede tener más de un administrador global, pero el primer administrador global es, de forma predeterminada, el administrador de la colección de sitios predeterminado de SharePoint Online.

  • Administrador de la colección de sitios    Los administradores de la colección de sitios tienen el Control total de la colección de sitios de SharePoint Online. Tienen acceso al contenido de todos los subsitios del sitio de grupo. Pueden agregar usuarios al sitio de grupo y realizar tareas administrativas y de auditoría relevantes para el sitio. Los administradores de la colección de sitios pueden agregar otros administradores de la colección de sitios, o cambiar el administrador de la colección de sitios, a través de la página Configuración del sitio.

Para obtener más información sobre cómo administrar usuarios permisos, vea Planear la estrategia de permisos, Información sobre los niveles de permisos en SharePoint y Crear y administrar grupos de SharePoint.

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Planificación del uso de las características de la colección de sitios

Como administrador de la colección de sitios de SharePoint Online, administrará las características de la colección de sitios. Estas tareas pueden incluir la activación o la desactivación de características de acuerdo con su plan de gobierno. Para obtener más información, vea Habilitar o deshabilitar características de colecciones de sitios. Vea también Administrar la Papelera de reciclaje de una colección de sitios de SharePoint.

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Planificación de la habilitación de varios idiomas en los sitios

Como administrador de la colección de sitios, puede habilitar la característica Interfaz de usuario multilingüe (MUI) para permitir que los usuarios vean los sitios en otros idiomas distintos del idioma predeterminado configurado en la colección de sitios.

Cuando MUI está habilitado, los usuarios pueden ver los siguientes elementos en otro idioma:

  • Título y descripción del sitio

  • Menús y acciones predeterminados de SharePoint

  • Columnas predeterminadas

  • Columnas personalizadas (lista o sitio)

  • Vínculos de la barra de navegación

Para obtener más información sobre la Interfaz de usuario multilingüe (MUI), vea Introducción a las características multilingüe.

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