Planear la configuración de Office 365 para empresas

Colaboradores: Sirkku Willie Juan Alcalá Beatriz Melgar Pedro Armijo

Este artículo es para las personas que se han suscrito a un plan de empresa de Office 365.

Antes de cambiar su empresa a Office 365, hay ciertos aspectos que decidir e información que debe tener a mano.

Información que debe tener a mano antes de ejecutar el asistente de configuración de Office 365

Cuando esté listo para ejecutar al Asistente de configuración de Office 365 y mover su dominio a Office 365, debe tener a mano la siguiente información:

  1. Lista de usuarios que quiere agregar a Office 365. Aunque ya los haya agregado a Office 365, si va a actualizar la información de su dominio, deberá introducir sus nombres aquí.

  2. ¿Cómo va a notificar a sus empleados sus Id. de usuario de Office 365 y la contraseña para que pueden iniciar sesión? ¿Va a llamarles con la información? ¿O va a enviarla a su dirección de correo personal? No tendrán acceso a su correo electrónico de Office 365, por lo no lo pueden usar.

  3. Si tiene un nombre de dominio para su empresa (por ejemplo, contoso.com) y tiene previsto usar el correo electrónico de Office 365, tendrá que saber dónde está registrado su dominio y disponer de la información de inicio de sesión.

Estos son los pasos que debe seguir al ejecutar el asistente de configuración:

  1. Agregue su dominio (por ejemplo, contoso.com).

    Cuando se suscribió a Office 365, obtuvo un id. de usuario que incluía un dominio de “onmicrosoft.com”. En este paso, puede agregar su propio dominio para personalizar el id. de usuario y el correo electrónico para su empresa. Por ejemplo, alberto@contoso.com. La configuración de un dominio puede dar lugar a confusiones, pero le guiaremos por el proceso paso a paso. ¿Qué es un dominio?

    Agregar el dominio
  2. Compruebe el dominio. En este paso, el asistente le proporciona un código (denominado "valor TXT") que necesita escribir en el registrador de dominios. Si su registrador de dominios es GoDaddy, el asistente le solicitará que inicie sesión en GoDaddy para que Office 365 pueda introducir el código automáticamente.

    Comprobar el dominio

  3. Agregue los usuarios. También puede agregarlos más adelante. Vea Agregar usuarios individualmente o de forma masiva.

    Nota: Si necesita asignar permisos de administrador a los usuarios que ha agregado en el asistente, puede hacerlo más adelante en la página Usuarios.

    Agregar usuarios

  4. Migre el correo electrónico y los contactos de otro servicio de correo electrónico que use IMAP (como Gmail). Para conocer otras opciones de migración, o si prefiere migrar el correo electrónico posteriormente, vea Migrar el correo electrónico y los contactos a Office 365.

    Migrar correo electrónico

  5. Configure los servicios en línea, como el correo electrónico y Skype Empresarial.

    Configurar servicios en línea

  6. Cambie los servidores DNS (no tiene que seguir este paso si su registrador de dominios es GoDaddy). IMPORTANTE: Después de efectuar este paso, el correo electrónico del usuario se entregará a su buzón de Office 365. Pueden pasar hasta 72 horas hasta que el proveedor de dominios empiece a reenrutar el correo electrónico.

    Cambiar servidores de nombres

  7. Enhorabuena, ya ha terminado.

    ¡Terminado! Ir al Centro de administración de Office 365.

  8. Ahora puede ir al Centro de administración de Office 365, donde puede cambiar el dominio de su cuenta de administrador de Office 365. También puede administrar la información de facturación, agregar o quitar usuarios, restablecer contraseñas y llevar a cabo otras funciones empresariales.

    Nota: También puede actualizar su cuenta en el dominio nuevo en la página Usuarios.

    Centro de administración de Office 365

Si tiene problemas con algún paso, comuníquese con nosotros. Estamos aquí para ayudarle.

Hay algunos escenarios que incluyen la migración de datos o de usuarios desde entornos locales o la configuración de un sistema híbrido que incluye la sincronización de directorios. Si se encuentra en esta categoría, siga las instrucciones detalladas en estos artículos:

¿Quiere que alguien le ayude a configurar Office 365?

  • Si tiene menos de 50 empleados:

    • Pida ayuda a y le llamaremos. Después de comprar Office 365, puede tener acceso a su Centro de administración de Office 365 (no es necesario ejecutar la configuración para acceder a él). En la parte inferior de la página de su Centro de administración de Office 365, elija ¿Necesita ayuda? Describa el problema y le llamaremos.

      Una imagen del botón ¿Necesita ayuda? del centro de administración.

    • Llame a la atención al cliente de Office 365 para empresas con sus preguntas. ¡Estamos aquí para ayudarle!

    • Considere la posibilidad de contratar un partner de Microsoft. Si no dispone de mucho tiempo o tiene requisitos avanzados (como por ejemplo, mover miles de archivos al almacenamiento en la nube de Office 365 o la integración con otro software), un socio con experiencia puede ser de gran ayuda.

  • Si tiene más de 50 empleados, el Centro de integración FastTrack puede ayudarle con la implementación.

Cambiar a Office de una vez o por fases

Compruebe que los dispositivos cumplen los requisitos del sistema

Todos los miembros de su empresa pueden instalar el conjunto de aplicaciones de Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint, etc.) en un máximo de 5 equipos PC y Mac. Consulte los requisitos de sistemas operativos y equipos para instalar conjuntos de aplicaciones de Office 2016 para la empresa.

Las aplicaciones móviles de Office 365 se pueden instalar en dispositivos iOS, Android y Windows. Puede encontrar información sobre la compatibilidad de dispositivos móviles y exploradores en Requisitos del sistema para Office.

Plan para el correo electrónico

Si está pensando en cambiar de un servicio de correo existente a Office 365, normalmente necesitará dos días para realizar el cambio.

Plan de inactividad de correo electrónico

Si tiene pensado usar Office 365 para su correo electrónico:

  • Para cambiar la dirección de correo de su empresa (como rob@contoso.com) desde otro servicio de correo a Office 365, debe dirigir la entrega de su correo a su nuevo buzón de Office 365. Para ello, use el Asistente de configuración de Office 365, que le guiará paso a paso a través de las actualizaciones que debe realizar en el host de su dominio.

  • Después de actualizar el host de su dominio, los cambios suelen surtir efecto en solo una o dos horas. Pero tenga en cuenta que en ocasiones pueden pasar hasta 72 horas para que los cambios se actualicen en Internet.

  • Debido a la posibilidad de inactividad del correo, le recomendamos planificar el cambio a correo de Office 365 durante la noche o en fin de semana, cuando reciba menos correos electrónicos.

Planificar el cambio del correo electrónico, contactos y calendario existentes

Si va a usar Office 365 para su cuenta de correo, puede llevarse su correo, contactos y calendario existentes. En la mayoría de los casos, el Asistente de configuración de Office 365 le ayuda a migrar el correo y los contactos existentes. También disponemos de guías paso a paso para mover uno o varios buzones.

¿Cuántos buzones?

Recomendación

Tan solo algunos

Si no desea usar al Asistente de configuración para migrar los buzones, puede dejar que sus respectivos propietarios migren su propio correo electrónico y contactos. Vea Migrar correo electrónico y contactos a Office 365 para empresas.

Varios

Si va a migrar desde Gmail, consulte Migrar buzones Google Apps a Office 365.

Si va a migrar desde otro proveedor de correo electrónico, incluido Exchange, consulte Formas de migrar el varias cuentas de correo electrónico a Office 365.

Plan de almacenamiento y migración de archivos

Office 365 proporciona almacenamiento en la nube para particulares y pequeñas y grandes empresas. Para obtener información sobre qué almacenar y dónde, consulte Dónde puede almacenar documentos en Office 365.

Puede mover cientos de archivos a OneDrive o a un sitio de grupo de Office 365. Puede cargar 100 archivos a la vez. Evite cargar archivos con un tamaño superior a 2 GB, el tamaño de archivo máximo predeterminado.

Si quiere mover varios miles de archivos al almacenamiento de Office 365, revise los límites de SharePoint Online. Le recomendamos que use una herramienta de migración o considere la posibilidad de contratar un socio para ayudarle con la migración. Para más información sobre cómo migrar un gran número de archivos, vea la Guía del usuario de migración de OneDrive y SharePoint Online.

Plan para Skype Empresarial

Si tiene Office 365 Empresa Premium o Empresa Essentials, puede usar Skype Empresarial para realizar llamadas a otros contactos de su empresa que se encuentran en su suscripción. Por ejemplo, si su empresa tiene 10 personas, puede llamar y usar mensajería instantánea entre todas mediante Skype Empresarial sin una configuración especial.

Para las siguientes características, deberá realizar algunos pasos adicionales:

Realizar y recibir llamadas de contactos externos a su empresa

Para realizar y recibir llamadas de teléfono de contactos externos a su empresa, tiene dos opciones:

  • Opción 1. Usar la aplicación Skype gratuita. Si tiene una empresa muy pequeña (por ejemplo, 1-2 personas) usar la aplicación de Skype es la mejor solución. Es más económica de usar para llamadas nacionales e internacionales. Aún puede retener llamadas de conferencia, realizar llamadas de vídeo y compartir el escritorio para presentaciones. Consulte las tasas y las opciones de pago.

    Tenga en cuenta que la aplicación de Skype no forma parte del conjunto de aplicaciones de Office 365, por lo que no se integrará con Outlook 2016 como sucede con Skype Empresarial. Esto significa que los contactos de Outlook 2016 no se mostrarán en Skype; tendrá que agregar los contactos a Skype.

    Se recomienda empezar con la aplicación de Skype para ver si se ajusta a sus necesidades. Si no es así, considere la siguiente opción, para actualizar su plan.

  • Opción 2. Actualizar su plan y comprar PBX en la nube y el plan de llamadas RTC.

    1. Cambiar al plan E1 o E3:

      • Compre el plan E1 si no quiere recibir correo de voz.

      • Comprar el plan E3 si quiere recibir correo de voz. Cómo funciona el correo de voz de PBX en la nube: cuando un usuario recibe un correo de voz, se entrega a su buzón de correo como correo electrónico con el mensaje de correo de voz como un archivo adjunto. También puede escuchar sus mensajes sobre su teléfono de escritorio certificado de Skype, todos las aplicaciones de Skype Empresarial.

    2. Comprar el complemento PBX en la nube

    3. Comprar un plan de llamadas RTC: esto solo puede comprar después de comprar el complemento PBX en la nube.

    Esta segunda opción de es ideal para empresas con varios usuarios que realizan y reciben llamadas de teléfono externas.

También hay otras características de Skype Empresarial que puede agregar a la suscripción. Para obtener más información, consulte Licencias complementarias de Skype Empresarial.

¿Quiere usar la difusión de reunión de Skype?

Difusión de reunión de Skype es una característica que le permite producir, hospedar y difundir reuniones con hasta 10 000 asistentes. Para obtener más información sobre cómo funciona esto, vea ¿Qué es Difusión de reunión de Skype?.

Para usar Difusión de reunión de Skype, deberá habilitarla, configurar la red y programar una reunión de práctica, y hacer que un usuario se una a ella.

Mensajería instantánea con contactos de Skype u otros usuarios externos de Skype Empresarial

De forma predeterminada, los usuarios de Skype Empresarial podrán ponerse en contacto con usted si disponen de su dirección de correo electrónico y de directivas de comunicación abiertas y usted tiene el firewall configurado para permitirlo.

Si quiere permitir que los usuarios se comuniquen con algunas empresas determinadas, consulte Permitir que los usuarios se pongan en contacto con usuarios externos de Skype Empresarial.

Skype Empresarial y la aplicación gratuita de Skype son dos servicios distintos. Puede dar a los usuarios permisos para buscar y usar mensajería instantánea con personas que usan la aplicación gratuita de Skype. Para hacer esto, consulte Permitir que los usuarios agreguen contactos externos de Skype.

Elegir quién podrá ver si los compañeros de trabajo están conectados

La característica de presencia muestra quién está conectado y cuál es su disponibilidad (por ejemplo, disponible, ocupado, ausente o presentando). Puede elegir la configuración predeterminada para todos los usuarios de su empresa. Para obtener instrucciones, consulte Configurar la presencia en Skype Empresarial Online.

Plan de integración con Active Directory u otro software

¿Desea la integración con su entorno local de Active Directory? Puede integrar su Active Directory local con Office 365 utilizando Azure Active Directory Connect. Para ver las instrucciones, consulte Configurar la sincronización de directorios en Office 365.

Quiere integrar Office 365 con otro software de otras compañías? Si necesita integrar Office 365 con otro software en su empresa, le recomendamos que considere contratar un socio para ayudarle con la implementación.

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Vea también

Configurar Office 365 para empresas

Configurar Skype Empresarial Online

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