Plan the content for your SharePoint site

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When a site's content is logically organized and easy-to-find, it's easier to maintain and manage, and site users are more productive. As a site collection admin or a site owner, you might want to plan out your site strategy before creating your site. In this article, we explore:

¿Qué tipos de sitios necesita?

Depending on the size or your organization and the scope of content that you plan to have on your site, you may want to create subsites under your main site to organize content. For more information on how to create sites, see Create a site.

Diagrama de jerarquía de sitios

There are many possible ways you can choose to organize subsites. Some examples are:

  • Por grupo o departamento

  • Por categoría de contenido

  • Por proyecto

  • Por cliente

  • Por nivel de permisos o confidencialidad (por ejemplo, si hay información que debe ser restringida, quizás desee aislarla en un sitio específico)

Antes de comenzar a crear sitios, dedique algo de tiempo a pensar cuántos sitios puede necesitar y con qué lógica desea organizarlos. Puede que le resulte útil crear un diagrama de su jerarquía de sitios para ayudarle a organizar la planeación. Puede esbozar rápidamente un diagrama en una hoja de papel o en un bloc de notas, pero también puede crear un diagrama más formal mediante una de las formas de jerarquía disponibles como elementos gráficos SmartArt en Microsoft Word o Microsoft PowerPoint. De este modo, obtendrá un diagrama que podrá guardar y consultar, así como modificar con el tiempo.

Piense también en el objetivo o función de cada sitio. Esto le ayudará a determinar qué plantillas de sitio le conviene usar para crear nuevos sitios. Al crear un nuevo sitio, puede seleccionar una plantilla de la amplia variedad de plantillas de sitio que SharePoint Online pone a su disposición. Al seleccionar una plantilla de sitio diseñada para un objetivo concreto, puede proporcionar una eficaz ventaja a los usuarios en su trabajo. Por ejemplo, si desea crear un sitio que puedan usar los miembros del grupo para compartir periódicamente noticias o ideas interesantes, puede convenirle empezar por seleccionar la plantilla de sitio de blog, ya que esta plantilla está diseñada para este tipo de comunicación.

Some examples of site templates included in SharePoint are:

  • Sitio de grupo

  • Blog

  • Sitio del proyecto

  • Sitio de la comunidad

For more information on site templates, see Using templates to create different kinds of SharePoint sites.

¿Qué tipo de contenido habrá en los sitios?

Después de pensar en el número y tipo de sitios que desea, planee el contenido que se almacenará en estos sitios. El objetivo de esta planeación del contenido es establecer:

  • What kinds of lists, libraries, or pages you want to create on sites to organize content    Libraries can be used to store documents and other files, while lists can be useful for tracking tasks or issues. Pages are individual items within a site where you can display content, apps, links, and more.

  • What kinds of apps you want to include    SharePoint Online includes built-in apps such as document libraries and lists, but you can also create your own apps or buy apps from third-parties in the SharePoint Store.

  • Whether you want to create content types     Content types help you customize how you handle and track specific kinds of content.

Es posible que su organización desee realizar este tipo de planeación de manera centralizada (especialmente para los tipos de contenido) pero también es el tipo de planeación que debería promover en los propietarios de sitios individuales, ya que ellos personalizan los sitios de los que son responsables.

¿Qué tipos de aplicaciones desea agregar?

Además de pensar acerca de los tipos de contenido, puede pensar en las otras clases de información que se almacenarán en los sitios, o en las clases de tareas que los usuarios de la organización desearían administrar con los sitios. Esto le ayudará a planear las diferentes clases de aplicaciones que puede ser conveniente agregar a los sitios para empezar. Por ejemplo, si sabe que desea disponer de un sitio para almacenar documentos, probablemente desee agregar una biblioteca de documentos. Si sabe que desea realizar un seguimiento de fechas importantes, probablemente necesite un calendario.

No es necesario agregar todas las aplicaciones que podría llegar a necesitar inmediatamente. Los propietarios de los sitios pueden agregar y quitar aplicaciones más adelante, a medida que cambien las necesidades de la empresa. Sin embargo, planear con anterioridad cómo personalizar el contenido de los sitios puede ayudarle a asegurarse de que los sitios sean inmediatamente útiles para los usuarios.

SharePoint Online incluye aplicaciones integradas útiles para una amplia gama de propósitos empresariales, desde la administración y el almacenamiento de documentos hasta la administración y el seguimiento de proyectos o la comunicación. Puede agregar varias instancias de estos tipos de aplicaciones a los sitios. También puede comprar y agregar aplicaciones de terceros desde la Tienda SharePoint a su sitio.

Para obtener más información, vea Agregar una aplicación a un sitio y Comprar una aplicación desde la Tienda SharePoint.

¿Necesita definir tipos de contenido?

Los tipos de contenido permiten a los usuarios del sitio crear rápidamente tipos de contenido especializados mediante el comando Nuevo elemento o Nuevo documento en una lista o una biblioteca. Los tipos de contenido son útiles ya que proporcionan a los propietarios de sitios una forma de garantizar que el contenido sea coherente en todos los sitios. Los tipos de contenido también permiten que una sola lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o tipos de documentos. Los propietarios de sitios pueden configurar previamente detalles específicos sobre el contenido al configurar los tipos de contenido para un sitio, una lista o una biblioteca.

Los propietarios de sitios pueden definir tipos de contenido para elementos de lista, documentos o carpetas.

Puede resultarle útil definir tipos de contenido para algunos de sus contenidos si los contenidos cumplen alguno de los siguientes criterios:

Si esto es verdadero:

Los tipos de contenido pueden ser útiles de las siguientes maneras:

Tiene determinados tipos de documentos con un formato o propósito estándar y desea que sean uniformes en toda la organización.

Configure tipos de contenido de sitio para estos tipos de documentos en el nivel del sitio de grupo para que estén disponibles para usar en todos los subsitios del sitio de grupo. De esta forma, todos los usuarios de la organización crearán estos documentos de forma coherente.

Tiene determinadas plantillas que los usuarios deben usar para determinados tipos de documentos.

Agregue estas plantillas de documento a los tipos de contenido relevantes para que todos los documentos nuevos creados a partir del tipo de contenido usen la plantilla.

Existe un conjunto estándar de información de cuyos tipos de documentos o elementos concretos desea realizar el seguimiento.

Agregue columnas al tipo de contenido para realizar un seguimiento de esta información. Si algún dato es particularmente vital, puede designar estas columnas como obligatorias. También puede proporcionar valores predeterminados para columnas específicas cuando configure el tipo de contenido.

Hay un proceso de negocio definido para la forma en que se administran o revisan siempre tipos de documentos específicos.

Considere configurar flujos de trabajo para tipos de contenido específicos. Puede usar flujos de trabajo para administrar procesos de negocio, como la revisión o aprobación de documentos.

Después de especificar el contenido para el que quizá desee definir tipos de contenido, debe pensar dónde desea definirlos. Si los define en el nivel del Sitio de grupo, estarán ampliamente disponibles para su reutilización en listas y bibliotecas en todos los subsitios que se encuentran debajo del sitio de grupo. Los propietarios de sitios individuales también pueden definir tipos de contenido de sitio para sus sitios, aunque estos tipos de contenido estarán disponibles para usarse en listas y bibliotecas únicamente en dicho sitio y en los sitios que se encuentren debajo de él.

Puede resultarle útil crear una hoja de cálculo o una tabla que capturen la información que desea incluir cuando defina los tipos de contenido. Por ejemplo, podría empezar creando algo básico como la tabla siguiente y después adaptarla para incluir la información adicional que pueda resultarle útil seguir, como los sitios o grupos que usarán los tipos de contenido:

Nuevo tipo de contenido

Tipo de contenido primario

Columnas

Plantilla de documento

Flujos de trabajo

Especifique el nombre del tipo de contenido que desea crear.

Especifique el tipo de contenido primario a partir del que se creará.

Enumere la columna nueva o existente que desea agregar al tipo de contenido.

Especifique si habrá una plantilla de documento asociada al tipo de contenido.

Especifique si habrá flujos de trabajo asociados al tipo de contenido.

Para obtener más información acerca de cómo trabajar con tipos de contenido, consulte Creación o personalización de un tipo de contenido.

¿Cómo encontrarán el contenido los usuarios y cómo obtendrán acceso al mismo?

Piense en la forma en que los usuarios del sitio podrán encontrar y usar el contenido en los sitios de SharePoint Online. Este tipo de planeación le ayudará a tomar decisiones acerca de cómo configurar tanto la navegación como la búsqueda en el sitio de grupo y en sus subsitios.

¿Qué sitios desea incluir en la navegación global?

Para planear la navegación, quizás le resulte útil crear un diagrama de los sitios de la jerarquía. Si ya creó un diagrama durante la planeación de los sitios, puede comenzar con él y modificarlo. Incluya todos los subsitios del sitio de grupo. Es posible que también desee incluir las listas o bibliotecas importantes que haya en el sitio de grupo y en sus subsitios. De esta forma, podrá identificar fácilmente los destinos importantes que los usuarios de los sitios pueden desear encontrar si comienzan en la página principal de su sitio de grupo.

La navegación superior de un sitio proporciona lo que se conoce como navegación global.

Top links with one selected.

De forma predeterminada, cada sitio utiliza su propia navegación superior, pero puede optar por permitir que los sitios hereden la navegación superior del sitio primario, de modo que la experiencia de navegación de todos los sitios sea coherente. Puede configurar qué sitios aparecerán en la navegación superior. También puede incluir vínculos a todas las demás direcciones URL que desee, si quiere integrar vínculos a recursos externos en la navegación del sitio. Para obtener más información sobre cómo personalizar la navegación superior, consulte Personalización de la navegación del sitio de grupo.

Si tiene muchos subsitios en el sitio de grupo, es posible que no pueda exponerlos todos en la barra de vínculos superior, ya que podría resultar excesivo para los usuarios del sitio. Pero los sitios o el contenido importantes tampoco deben ser imposibles de encontrar. Use el diagrama de jerarquía del sitio para identificar los sitios clave que desea exponer en la navegación global.

¿Cómo navegarán los usuarios en los sitios?

Además de la barra de navegación superior, los sitios también muestran un elemento de navegación en el lado izquierdo de la página denominado Inicio rápido.

Normalmente, el Inicio rápido muestra vínculos específicos al sitio actual y puede usarse para resaltar el contenido más importante. Al crear una lista o una biblioteca, aparece un vínculo automáticamente en Recientes en el Inicio rápido. La sección Recientes muestra únicamente los cinco vínculos más recientes.

El vínculo Recientes en el Inicio rápido muestra las páginas, listas y bibliotecas recién creadas

You can customize the Quick Launch to add or remove links to the lists and libraries on the site. You can also group links under custom headings. If you choose to have all subsites inherit the global navigation, then it will be important for Site Owners to customize the navigation on the Quick Launch because it will be the primary way users will find content within a site when they visit it. If you decide not to have subsites inherit global navigation from the Team Site, then users will be able to use both the top link bar and the Quick Launch on a subsite to find the content within it. For more information about editing the links on the Quick Launch, see Customize the navigation on your team site.

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¿Qué debería tener en cuenta al planear una búsqueda?

Es más probable que los usuarios deseen usar SharePoint Online si encuentran fácilmente la información que necesitan. El uso de características de contenido como, por ejemplo, los tipos de contenido o la adición de columnas de metadatos a listas y bibliotecas permite encontrar el contenido con mayor facilidad mediante las búsquedas.

Los administradores de colecciones de sitios y los administradores de sitios pueden usar una amplia gama de configuraciones para personalizar la experiencia de búsqueda de los usuarios.

Para:

Vea este tema:

Personalizar el estilo y la configuración que afecta a los resultados de búsqueda, puede personalizar el Centro de búsqueda y los Elementos web usados en las páginas del Centro de búsqueda.

Administrar el centro de búsqueda en SharePoint Online

Crear reglas de consulta para mejorar el modo en que la búsqueda responde a las intenciones del usuario.

Administrar reglas de consulta

Personalizar los orígenes de resultados de las búsquedas.

Administrar orígenes de resultados

Ver, crear o cambiar las propiedades administradas o asignar propiedades rastreadas a las propiedades administradas.

Administrar el esquema de búsqueda en SharePoint Online

Para exportar e importar opciones de configuración de búsqueda personalizadas entre sitios. Entre tales parámetros están todas las reglas de consulta personalizada, recursos de resultado, tipos de resultado, modelos de clasificación y parámetros de búsqueda de sitio.

Exportar e importar valores de configuración de búsquedas personalizadas

De qué manera el contenido está disponible en la búsqueda

The search service is scheduled to crawl SharePoint Online content every five minutes. After an item is added to a SharePoint Online site, there will be a period of time before it is indexed and returned in search results. This amount of time varies based on current user activities. Tasks like site migration, upgrade, and maintenance increase the load on the indexing pipeline. New content items should typically display in search results within an hour.

¿Qué necesitan hacer los usuarios con el contenido?

Al plantearse preguntas básicas acerca de las necesidades de los usuarios del sitio para con el contenido, podrá determinar cómo deben configurarse los sitios, las listas o las bibliotecas, así como las características concretas que podrían necesitar usar los usuarios del sitio.

Preguntas para tener en cuenta:

Consideraciones para configurar el contenido:

¿Necesita realizar el control de versiones de determinados tipos de documentos o elementos de lista?

  • Considere la posibilidad de habilitar el control de versiones en estas listas o bibliotecas.

  • Considere la posibilidad de solicitar que los documentos o elementos se desprotejan para que puedan ser modificados.

¿Los usuarios de los sitios necesitarán poder trabajar o colaborar simultáneamente en determinados tipos de documentos?

  • Considere habilitar la co-autoría para las bibliotecas relevantes con el fin de facilitar la colaboración.

¿Es necesario aprobar determinados tipos de contenido antes de que puedan ser accesibles para todos?

  • Considere habilitar la aprobación de contenido para bibliotecas, o bien usar flujos de trabajo para administrar la aprobación.

¿Determinados tipos de documentos están sujetos a procesos de negocios o flujos de trabajo específicos?

  • Considere crear o configurar flujos de trabajo para los tipos de contenido que se aplican a dichos documentos o para las bibliotecas en las que residirán dichos documentos.

¿Usará listas para dirigir o administrar los procesos?

  • Considere crear o configurar flujos de trabajo basados en listas para procesos como el seguimiento y la administración de problemas.

¿Habrá en los sitios contenido confidencial que deba restringir del acceso general?

  • Considere la posibilidad de crear sitios o bibliotecas específicos que estén configurados con permisos exclusivos para almacenar contenido confidencial.

  • Considere el permiso de nivel de elemento si hay una necesidad mínima para restringir el acceso al contenido.

  • Considere usar identificación de audiencia para mostrar distinto contenido a diferentes usuarios.

  • Considere si es necesario excluir determinadas listas o bibliotecas de la indización de búsqueda.

¿Los usuarios tendrán que recibir actualizaciones acerca de los cambios en el contenido?

  • Considere la posibilidad de habilitar RSS para listas y bibliotecas clave.

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