Personalizar los permisos de una lista o biblioteca de SharePoint
Importante: Aunque SharePoint permite una considerable personalización de los permisos del sitio, es muy recomendable usar los grupos de SharePoint integrados para los sitios de comunicación y administrar los permisos del sitio de grupo a través del grupo de Microsoft 365 asociado. Puede agregar, cambiar o quitar permisos para un documento o carpeta individual siguiendo los métodos mencionados en Compartir archivos o carpetas en Microsoft 365. Esto permite una administración mucho más sencilla.
De forma predeterminada, todos los sitios, listas y bibliotecas de una colección de sitios heredan la configuración de permisos del sitio que se encuentra directamente encima de ellos en la jerarquía de sitios. Esto se denomina herencia de permisos. Herencia de permisos significa que un sitio hereda los permisos del sitio raíz de la colección de sitios y un subsitio hereda los permisos de su sitio primario. Las carpetas, listas y documentos heredan los permisos del sitio que los contiene, etc.
La herencia de permisos puede ahorrar tiempo para los administradores de sitios, especialmente en colecciones de sitios grandes o complejas. Sin embargo, en ocasiones, es posible que tenga que cambiar los permisos para poder expandir el acceso e invitar a otros usuarios a compartir informacióno restringir el acceso a un sitio. Como administrador o propietario de una biblioteca, lista o encuesta, puede cambiar los permisos de varias maneras (por ejemplo, asignando permisos únicos, cambiando los niveles de permisos o quitando permisos de usuario) para permitir que las personas adecuadas accedan a los datos que necesitan mientras restringen a otros. En este artículo se muestra cómo llegar a la página Permisos y interrumpir la herencia y, a continuación, se proporcionan los pasos para asignar o cambiar permisos.
En primer lugar, debe ir a la página de permisos.
Ir a la página de permisos
Estas instrucciones se aplican a Listas Microsoft, SharePoint en Microsoft 365, SharePoint Server Edición de Suscripción,SharePoint Server 2019 ySharePoint Server 2016.
Ver la página Permisos enSharePoint
Para una lista o biblioteca
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Vaya a la biblioteca o lista y ábrala.
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Selecciona Configuración
Dependiendo de su versión de SharePoint, si no ve Configuración
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En la página Configuración , en Permisos y administración, seleccione Permisos para esta lista o Permisos para esta biblioteca de documentos.
Para una encuesta
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Abra la encuesta.
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Seleccione Configuración.
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Seleccione la lista desplegable y seleccione Configuración de encuesta.
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En la página Configuración , en Permisos y administración, seleccione Permisos para esta encuesta.
Acerca de los permisos exclusivos para elementos individuales
Al ir a la página Permisos , es posible que vea uno o más mensajes en la parte superior de la página de esta forma:
Esto es lo que significa cada mensaje:
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Algunos elementos de esta lista pueden tener permisos únicos que no se controlan desde esta página. Mostrar estos elementos. Esto significa que, en algún momento pasado, un elemento individual de la lista, biblioteca o encuesta se compartió con otros usuarios. Al hacer clic en Mostrar estos elementos, verá un cuadro de diálogo Excepciones que muestra qué elementos son. Si es el propietario del elemento, haga clic en Administrar permisos para cada uno de ellos para realizar cambios.
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Hay usuarios con acceso limitado en este sitio. Es posible que los usuarios tengan acceso limitado si un elemento o documento en el sitio se ha compartido con ellos. Mostrar usuarios. Esto significa que si un elemento se ha compartido con un usuario, pero no lo ha hecho la lista, la biblioteca o la encuesta completa, su acceso se limita al único elemento que se ha compartido con ellos. Haga clic en Mostrar usuarios para ver quiénes son.
Al compartir un elemento con un usuario, se le concede acceso limitado al sitio para darle acceso al elemento. Si desinstala el elemento, el usuario seguirá teniendo acceso limitado al sitio (y verá este mensaje), pero no tendrá acceso a los elementos que no se compartan con ellos.
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Esta biblioteca hereda los permisos de su elemento primario. (nombre del sitio). Esto significa que aún no se ha interrumpido la herencia de la lista, biblioteca o encuesta. Vea Interrumpir la herencia de permisos a continuación para obtener información sobre cómo hacerlo.
Interrumpir la herencia de permisos en SharePoint
Ahora tiene que ir a la página Permisos . A continuación, tendrá que interrumpir la herencia de permisos para poder asignar permisos exclusivos, cambiar los niveles de permisos o quitar permisos de usuario a una lista, biblioteca o encuesta. Cuando interrumpe la herencia de permisos de una lista, biblioteca o encuesta y, a continuación, define una nueva configuración de permisos, la lista (o biblioteca) se convierte en elemento primario para los elementos que la incluye. Los elementos de ese elemento primario heredan ahora la nueva configuración de permisos (a menos que los elementos tengan permisos exclusivos).
Para interrumpir la herencia y asignar permisos exclusivos, siga estos pasos:
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Vaya a la lista, biblioteca o encuesta y ábrala.
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Vaya a la página Permisos siguiendo los pasos de la sección anterior.
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Para interrumpir la herencia de permisos del elemento primario, seleccione Dejar de heredar permisos.
Notas:
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Cuando una lista o biblioteca contiene más de 100 000 elementos, no se puede interrumpir la herencia de permisos en la propia lista. Tampoco puede volver a heredar los permisos de la propia lista.
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Cuando una carpeta contiene más de 100 000 elementos, no se puede interrumpir la herencia de permisos en esa misma carpeta. Tampoco puede volver a heredar los permisos de esa carpeta.
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Los elementos de la biblioteca o carpeta que alcancen el límite (por ejemplo, un solo archivo o carpeta) no se verán afectados, por lo que podría, por ejemplo, interrumpir la herencia de cualquier archivo dentro de una biblioteca con más de 100 000 elementos.
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Cuando un usuario comparte un documento u otro elemento individual, la herencia se interrumpe automáticamente para ese elemento. Los permisos heredados se copian en el elemento y se agregan los permisos de los usuarios con los que se compartió el elemento. Si se realizan cambios en los permisos en el elemento primario, dichos cambios no se aplican al elemento.
Asignar permisos únicos en SharePoint
Una vez que haya interrumpido la herencia siguiendo los pasos de la sección anterior, siga estos pasos para conceder permisos exclusivos:
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Vaya a la lista, biblioteca o encuesta y ábrala.
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Vaya a la página Permisos siguiendo los pasos de la sección anterior.
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Seleccione Conceder permisos en la pestaña Permisos .
Nota: Si la lista o biblioteca hereda del elemento primario, no verá Conceder permisos.
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En el cuadro de diálogo Compartir... , asegúrese de que la opción Invitar personas está seleccionada y, a continuación, escriba los nombres de las personas o grupos a los que desea conceder acceso en el cuadro Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico... .
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Agregue un mensaje personal si lo desea.
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Active o desactive Compartir todo el contenido de esta carpeta, incluso los elementos con permisos exclusivos. Esto concederá o restringirá el acceso a los elementos para los que ya haya establecido permisos exclusivos. (Esta opción solo está disponible para carpetas).
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El nivel de permisos concedido se establece en Editar de forma predeterminada, lo que significa que las personas invitadas pueden realizar algunos cambios en la lista, la biblioteca o la encuesta. Si desea conceder un nivel de permisos diferente, como Solo lectura , haga clic en Mostrar opciones y cambie la selección en el cuadro Seleccionar un nivel de permisos .
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Se enviará un mensaje de correo electrónico a todos los usuarios en el cuadro Invitar a personas . Si no quiere que esto suceda, haga clic en Mostrar opciones y desactive Enviar una invitación por correo electrónico.
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Cuando termine, haga clic en Compartir.
En algunos casos, quizá quiera crear un grupo de seguridad de Windows Active Directory y conceder acceso a una biblioteca o lista a todas las personas del grupo de seguridad de Windows. Por ejemplo, podría conceder a todo su equipo acceso a una lista agregando dicho grupo de seguridad del equipo a un grupo de SharePoint. Después, cuando se unan nuevas personas a su equipo, agréguelos al grupo de seguridad de Windows apropiado para concederles los permisos correspondientes. Para obtener más información sobre Seguridad de Windows grupos, consulte Grupos de seguridad de Active Directory.
Nota: No puede conceder acceso a un grupo de distribución que no sea un grupo de seguridad de Windows.
Cambiar los niveles de permisos en SharePoint
Debe interrumpir la herencia del sitio primario para poder cambiar los permisos exclusivos. Una vez que haya interrumpido la herencia siguiendo los pasos de la sección anterior, siga estos pasos para cambiar los permisos:
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Vaya a la lista, biblioteca o encuesta y ábrala.
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Vaya a la página Permisos de la lista, biblioteca o encuesta siguiendo los pasos de la sección anterior.
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En la lista Nombre , seleccione la casilla situada junto al nombre del usuario o grupo para el que cambia los niveles de permisos.
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Seleccione Editar permisos de usuario.
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En Permisos, active la casilla del nivel de permisos que desee para los usuarios o grupos que seleccionó.
Para obtener más información sobre los niveles de permisos, vea Información sobre los niveles de permisos en SharePoint.
Quitar permisos de usuario en SharePoint
Debe interrumpir la herencia del sitio primario para poder quitar los permisos de usuario. Una vez que haya interrumpido la herencia siguiendo los pasos de la sección anterior, siga estos pasos para quitar los permisos de usuario:
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Vaya a la lista, biblioteca o encuesta y ábrala.
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Vaya a la página Permisos de la lista, biblioteca o encuesta siguiendo los pasos de la sección anterior.
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En la lista Nombre , seleccione la casilla situada junto al nombre del usuario o grupo del que desea quitar permisos.
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Seleccione Quitar permisos de usuario.
La página de permisos se actualiza para mostrar que el grupo o usuario ya no tiene permisos en la lista.
Restaurar la herencia para eliminar todos los permisos exclusivos de SharePoint
Al interrumpir la herencia de permisos entre un sitio, carpeta, lista, biblioteca, elemento de lista o documento y su documento primario, puede restaurar la herencia en cualquier momento, lo que elimina los permisos personalizados que establezca.
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Vaya a la lista, biblioteca o encuesta y ábrala.
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Vaya a la página Permisos de la lista, biblioteca o encuesta siguiendo los pasos de la sección anterior.
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En la pestaña Permisos (para una lista o biblioteca), seleccione Eliminar permisos exclusivos.
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Seleccione Aceptar. La barra de estado de la lista ahora indica "Esta lista hereda permisos de su elemento primario". El nombre del elemento primario aparece junto al estado actualizado.
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