Panel del organizador de FindTime

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El panel del organizador de FindTime permite a los organizadores de reuniones administrar sus invitaciones y establecer valores predeterminados para nuevos invitados.

Acceso al panel del organizador

Hay dos formas de acceder a su panel del organizador:

Administración de invitaciones en el panel del organizador

Todos tus invitados de FindTime aparecen en el panel.

Abrir invitaciones se muestra de forma predeterminada. Vaya a completada o cancelada para obtener acceso a las invitaciones anteriores.

Panel reuniones

Los invitados tienen 4 Estados posibles:

  • Abrir : Una invitación actual que todavía está disponible para la votación.

  • Completado : Una invitación que se ha programado.

  • Cancelado : Una invitación que ha cancelado.

  • Han Los invitados eliminados no están disponibles en el panel. Son invitados que ya ha eliminado o que FindTime ha eliminado porque no fueron enviados. 

FindTime almacena los datos de invitación durante 90 días y elimina los datos de la siguiente manera

  • Completado: 90 días después de la reunión.

  • Cancelada: 90 días después de la cancelación.

  • Abierto: 90 días después de la última sugerencia de tiempo.

Editar invitaciones en el panel del organizador

Para editar una invitación abierta:

  1. Seleccione Editar.

  2. Cambie los detalles.

    Cuadro de diálogo Editar invitación

    Nota: Si seleccionas una duración que es más larga, es posible que no estén disponibles para la duración extendida y que los votos existentes ya no sean confiables.

Cancelación de invitaciones en el panel de Organizer

Para cancelar una invitación abierta:

  • Seleccione Cancelar junto a la invitación correspondiente en la pestaña abrir .

Cuando se cancela una actividad de invitación, esta se suspende:

  • La reunión ya no se puede programar de forma manual o mediante programación automática.

  • La votación ya no está disponible, pero puede seguir viendo la página de votación. Las acciones están atenuadas y no están disponibles.

Si no desea que los invitados tengan acceso a la página de votación, elimine la invitación en la pestaña cancelada.

Eliminar invitaciones en el panel de Organizer

Puede eliminar los invitados completados o cancelados.

Para eliminar una invitación completada:

  1. Vaya a la pestaña completada.

  2. Seleccione Eliminar.

    Eliminar reuniones

Para eliminar una invitación cancelada:

  1. Vaya a la pestaña cancelada.

  2. Seleccione Eliminar.

    Eliminar invitación cancelada

Configuración del organizador

La configuración del organizador se aplica de forma predeterminada a todas las invitaciones que cree. Los cambios en la configuración solo se aplican a las invitaciones futuras. Los invitados actuales no se ven afectados.

Para acceder a la configuración del organizador:

  • Seleccione Icono de configuración encima de la lista de invitados.

Para editar la configuración:

  • Escriba un nuevo valor o haga selecciones diferentes en configuración

    Configuración del organizador de paneles

    • Configuración de pantalla

      • Nombre : Tu nombre para mostrar. Se usa en la invitación, la página de votación y las notificaciones.

      • Zona horaria predeterminada : La zona horaria utilizada para invitaciones y sugerencias de reunión.

    • Configuración de Skype : Tu configuración de Skype.

    • Eliminar la cuenta y los sondeos

      • Seleccione eliminar todo para eliminar su cuenta de FindTime y todos los datos. Se eliminarán todos los invitados abiertos, cancelados e completos.

        Nota: esta acción es irreversible y los datos no se pueden recuperar. Utilícelo solo en circunstancias excepcionales, por ejemplo, cuando cambie funciones de trabajo. 

    • Configuración de invitación : Se usan de forma predeterminada al programar reuniones.

      • Enviar correos electrónicos de notificación: recibirá notificaciones por correo electrónico cuando invite a votar.

      • Programar reunionesautomáticamente: la reunión se programará automáticamente en el calendario cuando todos los invitados necesarios hayan votado para una opción de reunión.

      • Provisionalretenciones: agrega una cita provisional a su calendario para cada opción de reunión sugerida en la invitación. Las suspensiones se quitan cuando la reunión se programa o se cancela la votación.

    • Configuración de sugerencias: se usan de forma predeterminada al programar reuniones. Los días laborables y las horas se recuperan automáticamente de Exchange. Si no están disponibles, el valor predeterminado es de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m..

Agregar la configuración de Microsoft Teams

Si su organización usa Microsoft Teams, no es necesario que agregue ninguna configuración para configurar las reuniones en línea.

Nota: Si guardó la configuración de Skype Empresarial en el panel, FindTime usará esa configuración en lugar de Microsoft Teams. Si desea usar Microsoft Teams, elimine la configuración de Skype Empresarial en el panel.

Agregar la configuración de Skype Empresarial

Si configuraste un puente de Skype Empresarial (espacio de reunión dedicado) en tu cuenta empresarial de Office 365 puedes agregar los detalles del puente y se aplicarán a todas las reuniones de Skype Empresarial en línea programadas en FindTime.

FindTime intenta recuperar automáticamente la información relevante de Skype Empresarial, pero es posible que tenga que agregarla manualmente.

Para encontrar los detalles del espacio de reuniones dedicado de Skype Empresarial:

  1. Cree un borrador de Skype Empresarial reunión en Outlook.

  2. Copie la información que se inserta automáticamente. Te hace falta

    • Dirección URL de la web (copia la dirección URL de la reunión de Skype de la Unión).

    • números de teléfono

    • IDde la Conferencia.

      Configuración de Skype en Outlook

Para agregar los detalles de Skype Empresarial en la configuración del organizador:

  1. Seleccione Icono de engranaje de configuración para abrir la ventana Configuración.

  2. En Skype Settings, seleccione Add.

  3. Escriba la información que ha copiado en Outlook en dirección URL de web, números de teléfono e ID de conferencia. Puede agregar varios números de teléfono seleccionando Agregar.

    Cómo agregar la configuración de Skype

    Nota: Si necesita cambiar la configuración predeterminada, hágalo aquí (no en Outlook).

  4. Seleccione Listo.

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