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¿Qué es Microsoft Teams y por qué debería utilizarlo?

Microsoft Teams es la última aplicación de mensajería para su organización. Se trata de un espacio de trabajo pensado para la colaboración en tiempo real y la comunicación, reuniones, uso compartido de archivos y aplicaciones e incluso para los ocasionales emoji. Todo en un único lugar, en equipo, y con todo a disposición de todos.

Estos son los motivos por los que debería utilizarlo:

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¿Quién puede usar Microsoft Teams?

Teams forma parte de Office 365, por lo que hace falta tener una licencia de Office 365 para poder usarlo. En concreto, una de estas licencias: Empresa Essentials, Empresa Premium, Enterprise E1, E3, E4 o E5.

¿Quiere más detalles? Vea ¿Cómo obtengo acceso a Microsoft Teams?

Para agregar a alguien de su organización a Teams, solo tiene que abrir la aplicación y enviarle un mensaje o agregarle a un equipo. El destinatario recibirá automáticamente una invitación por correo electrónico y una notificación.

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Voy a cambiar de Skype Empresarial a Teams. ¿Qué debo saber?

Encontrará muchas características que ya conoce cuando haga el cambio de Skype Empresarial a Microsoft Teams, además de otras cuantas que esperamos que le guste.

Tarea

Skype Empresarial

Microsoft Teams

Chat (MI)

Iniciar un chat con personas individuales o grupos

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Transformar un chat en una llamada

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Compartir un archivo con contactos en un chat

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Compartir un archivo con participantes desconectados

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Agregar un emoji

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Agregar archivos GIF y Memes

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Conversaciones encadenadas y persistentes

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Buscar archivos, contenido y contactos

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Reuniones

Programar una reunión desde Outlook

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Compartir el escritorio o una aplicación

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Acceso durante la reunión a chat y archivos

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Chat persistente antes, durante y después de la reunión

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@mencionar contactos e indicar que le gustan conversaciones

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Llamadas

Realizar, desviar y transferir llamadas

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Móvil

Chatear, llamar y reunirse desde el dispositivo móvil

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Además, Teams ofrece...

Si le ha parecido útil, tenemos una guía completa dedicada a cómo cambiar a Teams desde Skype Empresarial.

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Soy profesor y uso Teams. ¿Qué características especiales tiene para mí?

Microsoft Teams se ha creado para colaborar en tiempo real y comunicarse a todos los niveles. Además, almacena todos los archivos en un lugar, lo que supone más tiempo para dedicar a sus alumnos. Con Teams, puede:

¿Le gustaría saber más cosas? Pruebe con esta guía: Guía de introducción a Microsoft Teams para educadores.

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¿Cuál es la diferencia entre un equipo y un canal?

Un equipo es un grupo de personas que se unen para tratar de hacer algo de envergadura en su organización. En ocasiones, se trata de la organización completa.

Los equipos se componen de canales, que son las conversaciones que se mantienen con los compañeros de equipo. Cada canal se dedica a algo concreto, ya sea un tema, un departamento o un proyecto.

Equipos y canales

Por ejemplo, el equipo de Northwind Traders tiene General, Marketing, Información y otros 35 canales más. Todas las conversaciones, las reuniones, los archivos y las aplicaciones del canal Marketing guardan relación con el marketing, y todo el equipo de Northwind Traders podrá ver todo lo que se incluya en el canal.

Los canales son los lugares donde, en realidad, todo el trabajo se lleva a cabo: donde se desarrollan todas las conversaciones de texto, audio y vídeo del equipo, donde se comparten los archivos y donde se agregan las aplicaciones.

Mientras que las conversaciones de canal son públicas, los chats se producen únicamente entre usted y otra persona (o un grupo de personas). Son como los mensajes instantáneos en Skype Empresarial u otras aplicaciones de mensajería.

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¿Qué significa ser @mencionado?

Una @mención es como un toque suave en el hombro; es decir, una forma de llamar su atención en una conversación de un canal o un chat.

Cuando otra persona le @menciona, recibe una notificación en su fuente de actividades y también aparece un número junto al canal o el chat en el que se le ha @mencionado. Haga clic en la notificación para ir directamente al lugar de la conversación en el que le mencionaron.

Si en algún momento recibe tantas @menciones que se siente desbordado, puede filtrar la fuente de actividades para tratar de organizarlas.

Si desea @mencionar a alguien, solo tiene que escribir @ en el cuadro de redacción y seleccionar el nombre en el menú que se abre.

@mención con usuarios sugeridos

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¿Cómo creo un nuevo equipo?

Haga clic en Equipos Botón Equipos en la parte izquierda de la aplicación y después en Agregar equipo en la parte inferior de la lista de equipos. Vaya al primer icono de la vista Equipos sugeridos y haga clic en Crear un equipo.

Desde ahí podrá invitar a otras personas o incluso a grupos completos de contactos (también conocido como "listas de distribución") para que se unan al equipo.

Ahora que ya tiene un equipo nuevo, ¿por qué no agrega canales nuevos para temas de conversación específicos? ¿O incluso invita a invitados externos que no pertenecen a la organización para que le ayuden con el proyecto?

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¿Cómo agrego un miembro del equipo?

Si es el propietario de un equipo, vaya al nombre del equipo y haga clic en Más opciones Botón Más opciones > Agregar miembros.

Es ahí mismo donde podrá invitar a invitados que no pertenezcan a su organización para que se unan al equipo.

Se pueden agregar varias personas si escribe el nombre de un grupo de contactos (o una "lista de distribución"), grupo de seguridad o grupo de Office 365.

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¿Cómo inicio un chat privado?

Para enviar un mensaje privado, primero haga clic en Nuevo chat Botón Nuevo chat en la parte superior de la aplicación para iniciar una nueva conversación. Escriba el nombre de la persona (o personas) con la que quiere chatear en el campo Para. Después, redacte el mensaje y haga clic en Enviar Botón Enviar .

¿Necesita agregar a alguien a un chat que ya está funcionando? Solo tiene que hacer clic en Agregar contactos Botón para agregar contactos a un equipo en la esquina superior derecha del chat.

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¿Puedo eliminar un chat antiguo?

Deshacerse de otros correos es excelente. Sin embargo, por ahora no es posible eliminar conversaciones de chat. Estamos trabajando en ello, así que debe permanecer atento.

Hasta entonces, puede eliminar mensajes individuales que haya enviado.

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¿Cómo quito a alguien de una conversación?

Por el momento no es posible quitar a un contacto de un chat grupal. En su lugar puede iniciar una conversación nueva con otro grupo de personas.

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¿Cómo puedo agregar invitados a un equipo?

Si es el propietario de un equipo, puede invitar a su equipo a invitados que no pertenezcan a su organización.

Vaya al nombre del equipo, haga clic en Más opciones Botón Más opciones > Agregar miembros y escriba la dirección de correo electrónico del invitado.

Notas: 

  • Para los invitados solo hace falta una dirección de correo electrónico válida.

  • Si recibe un error del tipo "No está autorizado" mientras intenta añadir a un invitado, quiere decir que su organización no permite invitados. Póngase en contacto con su administrador de TI para conseguir más información.

Una vez que tiene invitados en su equipo, probablemente esté deseando saber qué pueden hacer mientras están ahí o qué configuración puede cambiar para ellos.

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¿Cómo se configuran los permisos de invitado?

Si es el propietario de un equipo, puede cambiar la configuración de los permisos de invitado si va al nombre del equipo y hace clic en Más opciones Botón Más opciones > Administrar equipo.

Menú del equipo con la opción Administrar equipo seleccionada

Vaya a la ficha Configuración y haga clic en Permisos de invitado. Por ahora, puede otorgar permiso a un invitado para que agregue o quite canales.

Si le interesa, aquí tiene un resumen de qué pueden hacer los invitados en Teams.

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¿Qué son las apps en Teams y por qué debería utilizarlas?

Con las aplicaciones puede buscar contenido en sus servicios preferidos y compartirlo en Teams. A continuación se explica cómo hacerlo:

Chatear con un bot

Los bots ofrecen respuestas, actualizaciones y ayuda en un canal. Se puede chatear con ellos si necesita ayuda con la administración de tareas, la programación, etc.

Compartir contenido en una ficha

Las fichas le permiten compartir contenido y funcionalidades de un servicio en un canal. Conecte con servicios como Excel, SharePoint y Zendesk, o con un sitio web que elija.

Consiga actualizaciones de un conector

Los conectores envían actualizaciones e información directamente a un canal. Reciba actualizaciones automáticas de servicios como Twitter, canales RSS y GitHub.

Agregar contenido enriquecido a sus mensajes

Estas aplicaciones buscan contenido procedente de diferentes servicios y envían información directamente a un mensaje, de manera que pueda compartir información como informes meteorológicos, noticias diarias, imágenes y vídeos con las personas con las que esté hablando.

Conseguir o crear una aplicación

Vaya a la tienda para agregar un bot, una ficha, un conector o una aplicación de mensajería a Teams.

Si está interesado, puede incluso diseñar su propia aplicación personalizada.

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¿Cómo configuro una aplicación para un equipo o para usarla yo?

Para agregar y configurar una aplicación, haga clic en Tienda botón tienda en la esquina inferior izquierda de Teams. Cuando esté en la tienda, examine o busque la aplicación que desea.

Si no, también puede dar un paso más y crear su propia aplicación. Consulte la plataforma para desarrollares de Microsoft Teams para obtener instrucciones paso a paso.

Cuando haya creado una aplicación personalizada, vaya al nombre del equipo donde quiera agregarlo y haga clic en Más opciones Botón Más opciones > Administrar equipo. En la ficha Aplicaciones, haga clic en Cargar una aplicación personalizada en la esquina inferior derecha.

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¿Qué es T-Bot?

¿Necesita hablar sobre algo? ¡T-Bot le ayudará! En concreto, para ayudarle a encontrar respuestas a sus preguntas sobre Teams.

Para iniciar T-Bot, solo tiene que hacer clic en su imagen de perfil situada en la parte superior de la aplicación y seleccionar Ayuda. Después, escriba una pregunta en el chat y T-Bot encontrará la respuesta que necesita.

Sugerencia: En su dispositivo móvil, pulse Chat Botón Abrir chat > T-Bot.

Para buscar artículos de ayuda cuando no esté usando la aplicación, consulte el centro de ayuda de Microsoft Teams o nuestro canal de YouTube.

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¿Cómo puedo bloquear un bot?

¿Se ha cansado de estar oyendo a un bot? Tiene algunas opciones.

Para que un bot deje de hablar, busque el nombre del chat que tiene con el bot en su lista de chats y haga clic en Más opciones Botón Más opciones > Silenciar.

Menú de bots donde se muestra la opción Silenciar

¿Quiere una solución más permanente?

Para quitar por completo un bot de un canal, busque el nombre del canal y haga clic en Más opciones Botón Más opciones > Administrar equipo. En la ficha Aplicaciones, haga clic en Desinstalar Botón Eliminar junto al nombre del bot que desea quitar.

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¿Puedo usar Planner en Teams?

Tenemos buenas noticias para aquellos que adoran la organización y la colaboración: ¡Teams y Planner van ahora de la mano!

Para empezar a usarlos juntos, agregue una ficha Planner a Teams. Solo tiene que hacer clic en Agregar una ficha Botón Agregar junto a sus fichas en la parte superior de un canal. Seleccione Planner y después realice una de las siguientes acciones:

  • Haga clic en Create a new plan (Crear un plan nuevo) y escriba un nombre para el panel nuevo de Planner.

  • Haga clic en Use an existing plan (Usar un plan existente) y seleccione uno de los paneles de Planner del menú.

Si desea profundizar en detalles sobre la administración de tareas de Planner en los equipos, consulte Microsoft Teams: usar Planner para organizarse.

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¿Puedo recuperar un canal o un equipo eliminado?

Sí y sí.

Para recuperar un equipo eliminado, hable con su administrador de TI. En caso de necesitar instrucciones, puede mostrarle esta publicación del blog.

Para recuperar un equipo eliminado, vaya al nombre del equipo y haga clic en Más opciones Botón Más opciones > Administrar equipo. Vaya a la ficha Canales. Busque el canal en la sección Eliminados y haga clic en Restaurar. Se restaurarán todas las conversaciones, los archivos y las fichas del canal.

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¿Qué tipo de protección para la información ofrece Teams?

Teams ofrece las siguientes funcionalidades de protección de la información a través del Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365 para satisfacer sus necesidades de seguridad legal, normativa y de contenido:

Funcionalidad

Descripción

Archivar

Todo el contenido que se almacena en cargas de trabajo relacionadas con Teams se tiene que conservar inalterable según la directiva corporativa de la empresa.

Búsqueda de contenido de cumplimiento

Todo el contenido que se almacena en cargas de trabajo se puede buscar mediante capacidades avanzadas de filtrado. Asimismo, el contenido se puede exportar a un contenedor específico para utilizarlo en relación con el cumplimiento y los litigios.

Exhibición de documentos electrónicos

Nuestros clientes tienen a su disposición funcionalidades de exhibición de documentos electrónicos locales, entre las que se incluyen la administración de casos, la conservación, la búsqueda, el análisis y la exportación. Gracias a todas ellas, nuestros clientes logran simplificar el proceso de exhibición de documentos electrónicos e identificar rápidamente los datos relevantes a la vez que se reducen costes y riesgos.

Suspensión legal

Cuando un equipo o una persona se pone en conservación local o retención por juicio, la retención se realiza en los mensajes principales y en los archivados (sin incluir las ediciones o las eliminaciones).

Búsqueda de registros de auditoría

Los clientes deben poder capturar todas las actividades de los equipos y los eventos de empresa, así como poder buscarlos y exportarlos.

Exchange Online Protection

Los mensajes de correo electrónico que se envían a un canal se filtran para detectar correo no deseado, malware, vínculos malintencionados, suplantación de identidad y phishing a través de Exchange Online Protection y Protección contra amenazas avanzada para Office 365.

Acceso condicional

Garantizamos que el acceso a Teams está restringido a equipos que cumplen las reglas de seguridad y las directivas corporativas establecidas por la organización. Aquí se incluye el soporte MDM y MAM con Intune para iOS y Android.

Para obtener más información sobre estas características de cumplimiento, consulte Información general sobre seguridad y cumplimiento en Office 365.

Para ver más detalles sobre las búsquedas de contenido y Teams, vea la sección de Teams de Ejecutar una búsqueda de contenido en el Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365.

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