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Ordenar y filtrar datos para una combinación de correspondencia

Ordenar y filtrar datos para una combinación de correspondencia

Puede usar la combinación de correspondencia para crear y enviar correo masivo, así como para crear sobres y etiquetas. La lista de distribución de correo es el origen de datos para la combinación de correspondencia. Word obtiene información de la lista de distribución de correo y la inserta en el documento de combinación de correspondencia.

Editar la lista de distribución de correo

Con la combinación de correspondencia, puede ordenar y filtrar datos en la lista de distribución de correo para seleccionar solo los registros que prefiera.

  1. Si es necesario, abra el documento de combinación de correspondencia.

  2. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la pestaña Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña “Correspondencia” del grupo “Iniciar combinación de correspondencia”, seleccione “Editar lista de destinatarios”.

    Sugerencia: Si la opción Editar lista de destinatarios no está disponible, haga clic en Seleccionar destinatarios y conecte el documento a la lista de distribución de correo que quiera usar.

  3. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia, active la casilla junto a cada destinatario cuyo registro quiera incluir en la combinación.

    Por cada fila, active la casilla para incluir al destinatario.

    Sugerencia: Para agrupar filas o restringir la vista a determinadas filas, ordene o filtre la lista de distribución de correo.

Más opciones

En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia, verá opciones para restringir la lista de destinatarios. Las dos opciones más usadas son ordenar o filtrar la lista para que resulte más fácil encontrar los nombres y las direcciones. Para obtener más información, vea las secciones siguientes “Ordenar la lista de destinatarios” o “Filtrar la lista destinatarios”.

En un documento de combinación de correspondencia de Word, seleccione “Editar destinatarios” y, en el cuadro de diálogo “Destinatarios de combinación de correspondencia”, en “Restringir lista de destinatarios”, seleccione una opción.

Ordenar la lista de destinatarios

Hay muchas formas de ordenar una lista de destinatarios. En los pasos siguientes, se muestra solo un ejemplo de lo que se puede hacer para ordenar registros.

  1. En Restringir lista de destinatarios, seleccione Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.

  2. En la pestaña Ordenar registros, seleccione la flecha abajo del cuadro Ordenar registros, haga clic en el nombre de columna de la lista de distribución de correo de Excel por la que quiera ordenar y, después, seleccione Ascendente o Descendente como el criterio de ordenación.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, seleccione “Editar lista de destinatarios” y, en “Restringir lista de destinatarios”, seleccione “Ordenar”.

  3. (Opcional) Haga clic en la flecha abajo del cuadro Luego por, haga clic en el nombre de la segunda columna por la que quiera ordenar y, después, seleccione Ascendente o Descendente como el criterio de ordenación.

  4. (Opcional) Repita el paso 3 si necesita agregar otro nombre de columna por el que ordenar.

  5. Seleccione Aceptar para ver los resultados de la ordenación.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, los resultados de una ordenación de una lista de destinatarios.

    Nota: La lista de destinatarios ahora se mostrará en orden alfabético ascendente.

Filtrar la lista de destinatarios

Puede filtrar la lista de distribución de correo para ver solo los destinatarios que quiera incluir en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, puede filtrar para mostrar registros de contactos de una ciudad específica, o bien elementos de inventario con un precio específico.

En los pasos siguientes, definirá condiciones para filtrar la lista de distribución de correo. El filtrado usa criterios sencillos (expresiones) basados en las opciones que realice para evaluar la existencia de los datos definidos.

  1. En Restringir lista de destinatarios, seleccione Filtrar para abrir el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.

  2. En la pestaña Filtrar registros, seleccione la flecha abajo del cuadro Campo y, después, haga clic en el nombre de columna de la lista de distribución de correo de Excel que quiera usar como el filtro de primer nivel.

    Nota: La pestaña Filtrar registros se muestra con un formato de cuatro columnas. De izquierda a derecha, las columnas son “condición”, “campo”, “operador de comparación” y “criterios de coincidencia definidos por el usuario”.

  3. Haga clic en la flecha abajo del cuadro Comparación y, después, seleccione Igual a u otra opción de comparación.

  4. En el cuadro Comparar con, escriba los datos que quiera que coincidan con la selección en el cuadro Campo.

  5. (Opcional) Para agregar un filtro de segundo nivel, en la columna izquierda, siga uno de estos procedimientos:

    • Seleccione Y para asegurarse de que se cumplan las dos condiciones de filtro y, después, repita los pasos 2 al 4.

      o bien

    • Seleccione O para asegurarse de que se cumpla una de las dos condiciones de filtro y, después, repita los pasos 2 al 4.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, seleccione “Editar lista de destinatarios” y, en “Restringir lista de destinatarios”, seleccione “Filtrar”.

  6. Si es necesario, repita el paso 5.

  7. Cuando termine, seleccione Aceptar y, después, visualice los resultados de los registros filtrados.

    Como parte de una combinación de correspondencia de Word, los resultados de un filtro aplicado en una lista de destinatarios.

Buscar un destinatario

Puede buscar en la lista de distribución de correo un destinatario o grupo de destinatarios específicos que compartan un atributo común, como apellidos, código postal o número de asociado.

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia, en Restringir lista de destinatarios, seleccione Buscar destinatario.

  2. En el cuadro de diálogo Buscar entrada, en el cuadro Buscar, escriba el nombre del atributo que quiera buscar en la lista de distribución de correo.

    Escriba un nombre en el cuadro de diálogo “Buscar entrada” para buscar un destinatario.

  3. En Buscar en, siga uno de estos procedimientos:

    • Acepte la opción predeterminada (Todos los campos).

      o bien

    • Haga clic en Este campo y, en la lista desplegable, seleccione el nombre de columna que quiera buscar.

  4. Seleccione Buscar siguiente.

    Nota: Si se encuentra un resultado de la entrada de búsqueda, se resaltará la entrada en la lista de distribución de correo. Vuelva a seleccionar Buscar siguiente y, si se encuentra otro resultado, también se resaltará.

Vea también

Ver Llevar la combinación de correspondencia al siguiente nivel: un vídeo gratuito de aprendizaje que explica cómo ordenar y filtrar los campos de combinación de correspondencia, personalizar la combinación de correspondencia con mensajes a medida e insertar campos de combinación personalizados.

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