Ordenar registros por valores parciales de un campo

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Puede haber ocasiones en las que desee ordenar registros en Access basándose únicamente en la parte del mes de los valores de fecha y sin tener en cuenta el día y el año. O bien, es posible que desee ordenar los registros basándose únicamente en los primeros caracteres de un campo de texto. En este tema se muestra cómo realizar estas búsquedas creando expresiones simples.

¿Qué desea hacer?

Ordenar por valores parciales de fecha

Ordenar por valores parciales de texto

Ordenar por valores parciales de fecha

Al ordenar registros mediante uno de los comandos ordenar , se usa el valor de fecha completo (día, mes y año) para determinar la posición de cada registro. Pero supongamos que desea ordenar los cumpleaños basándose únicamente en los meses en los que se producen, y omitir la parte del día y el año de los valores.

La ordenación en solo una parte de los valores de fecha requiere escribir una expresión. Puede ordenar por los datos de una tabla o por los resultados de una consulta, pero primero debe estar en la vista Hoja de datos. Escriba la expresión en el área de consulta de la pestaña filtro . La expresión que cree extrae únicamente los datos que desee y, a continuación, la usa como base para ordenar.

Mostrar la pestaña filtro

  1. Cambie la tabla o consulta a la vista Hoja de fichas.

    Si está trabajando con una consulta, ejecute la consulta para mostrar los resultados en la vista Hoja de trabajo.

  2. En la pestaña Inicio , en el grupo filtro ordenar & , haga clic en avanzadas y, después, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

    Access muestra una nueva pestaña de objeto con el filtro en el nombre.

Crear la expresión

  1. En la pestaña Inicio , en el grupo filtro ordenar & , haga clic en avanzadas y, después, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

  2. Escriba una expresión en la fila campo de la primera columna. Por ejemplo, para ordenar por mes independientemente del año, escriba la expresión expr1: ParcFecha ("m", [FechaNacimiento]) en la fila campo de la primera columna.

  3. Para ordenar los registros por días de cada mes, escriba expr2: DatePart ("d", [FechaNacimiento]) en la fila campo de la segunda columna.

    La función ParcFecha de la primera columna ordena los registros por mes, y la función ParcFecha en la segunda columna ordena los registros por días de cada mes.

  4. En la fila ordenar , seleccione ascendente o descendente para cada una de las expresiones.

    Un orden ascendente en la primera columna muestra enero en la parte superior y diciembre en la parte inferior. Un orden ascendente en la segunda columna muestra 1 en la parte superior y 31 en la parte inferior. Un criterio de ordenación descendente hace lo contrario.

  5. En la pestaña Inicio , en el grupo de filtros ordenar & , haga clic en alternar filtro.

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Ordenar por valores parciales de texto

Ordenar por valores parciales de texto es muy similar a ordenar por valores parciales de fecha. Necesita escribir una expresión en la ventana Filtro u orden avanzado para extraer los caracteres que conforman la base de la ordenación.

Suponga que el campo City contiene valores como North Seattle, South Seattle, North Tacomao South Tacoma. Suponga que desea omitir la primera palabra y ordenar los registros solo en la segunda palabra.

  1. En la pestaña Inicio , en el grupo filtro ordenar & , haga clic en avanzadas y, después, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

  2. Escriba una expresión en la fila campo de la primera columna. Por ejemplo, escriba = MID ([ciudad], 7) para omitir los seis primeros caracteres del campo ciudad.

    La función Mid devuelve una subcadena contenida en una cadena o campo especificado. En este caso, para cada registro, la función devuelve el valor a partir del séptimo carácter (es decir, después del espacio) en el campo ciudad.

  3. En la celda ordenar , seleccione ascendente o descendente.

  4. En la pestaña Inicio , en el grupo de filtros ordenar & , haga clic en alternar filtro.

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