Orígenes de datos que puede usar para una combinación de correspondencia

Los destinatarios de una combinación de correspondencia generalmente provienen de una lista de nombres y datos en una lista existente, como una hoja de cálculo de Excel o la lista de contactos de Outlook. La lista existente también puede ser cualquier base de datos a la que se pueda conectar. Si aún no tiene una lista, puede escribir una en Word como parte del proceso de combinación de correspondencia.

La lista o base de datos se conoce como el origen de datos para la combinación de correspondencia.

Elija el tipo de lista que va a usar como origen de datos:

Nueva lista

Si aún no tiene un origen de datos, elija escribir una listanueva y, a continuación, use el formulario que se abre para crear la lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos que puede volver a usar.

Para más información sobre cómo crear una lista, vea Configurar una nueva lista de combinación de correspondencia con Word.

Lista existente

Las listas existentes podrían ser hojas de cálculo de Excel, bases de datos de Access o algún otro tipo de base de datos. Para usarlo como origen de datos, elija usar una lista existente.

Importante: Independientemente del tipo de archivo use como fuente de datos, asegúrese de guardarlo en su computadora local o en un archivo compartido; guardar en una ubicación HTTP no es compatible con la combinación de correspondencia.

  1. Vaya a Envíos de correo > seleccionar destinatarios > Usar una lista existente, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y, a continuación, elija unnuevo origenpara abrir el Asistente para la conexión de datos.

    combinación de correspondencia de origen de datos

  2. Seleccione el tipo de origen de datos que quiera usar para la combinación de correspondencia y, después, haga clic en Siguiente.

    Asistente para conexión de datos

  3. Siga las indicaciones en el Asistente para conexión de datos para completar la conexión de datos con el documento de combinación.

Lista de contactos de Outlook

Puede recuperar la información de contacto directamente de la lista de contactos de Outlook en Word. Para usarlo como el origen de datos, elija elegir de los contactos de Outlook</c0>. Para obtener más información, vea Usar los contactos de Outlook como un origen de datos para una combinación de correspondencia.

Nueva lista

Si aún no tiene un origen de datos, elija Crear una lista nuevay, a continuación, use el formulario que se abre para crear la lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos que puede volver a usar.

Para más información sobre cómo crear una lista, consulte Configurar una nueva lista de combinación de correspondencia con Word.

Orígenes de datos existentes

Estos son algunos ejemplos de orígenes de datos que puede usar para la combinación de correspondencia en Word.

  • Hoja de cálculo de Excel

    La hoja de cálculo de Excel funciona bien como un origen de datos para la combinación de correspondencia. Los datos deben estar en una hoja y tener un formato adecuado para que pueda leerlo con Word. Para obtener más información, vea Preparar un origen de datos de Excel para una combinación de correspondencia.

  • Lista de contactos de Outlook

    Puede recuperar la información de contacto directamente de la lista de contactos de Outlook en Word. Consulte Exportar elementos de Outlook.

  • Lista de contactos de Apple

    Puede exportar contactos de Apple en una hoja de cálculo de Excel y usarla como lista de distribución de correo para combinar correspondencia.

  • Archivos de texto

    Puede usar cualquier archivo de texto que tenga campos de datos separados (o delimitados) por caracteres de tabulación o comas y registros de datos separados con marcas de párrafo.

 

 

• Crear una lista

En el cuadro de diálogo Editar campos de la lista, Word crea automáticamente campos de información básica, como el nombre, los apellidos y la dirección. Para agregar un nuevo campo (por ejemplo, un campo de mensaje), agréguelo ahora para poder rellenarlo al escribir las entradas.

  1. En Nuevo nombre de campo, escriba el nombre del campo que quiera agregar y, después, haga clic en el signo más (+).

    Sugerencia: Para cambiar el orden de los campos, elija el campo que quiere mover y, después, use las flechas arriba o abajo para mover el campo.

  2. Cuando haya configurado todos los campos como desee, elija Crear para generar una nueva lista.

 

 

• Usar una lista existente

  1. Busque el archivo que quiera usar y elija Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir libro, seleccione la hoja de cálculo que desee usar y, después, siga uno de estos procedimientos:

    • Deje Rango de celdas en blanco para usar toda la hoja de cálculo.

      o bien

    • Especifique el rango de celdas de los datos que quiera usar.

  3. Elija Aceptar.

 

 

• Elegir contactos de Outlook

  1. Elija Filtrar destinatarios para seleccionar los destinatarios que quiera incluir.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de consulta, al lado de Crear una lista de los destinatarios de la combinación de correspondencia por, elija Registro completo.

  3. En la lista de contactos, seleccione los contactos que quiera incluir en la combinación de correspondencia y, después, elija Aceptar.

 

 

• Contactos de Apple

  1. Elija Filtrar destinatarios para seleccionar los destinatarios que quiera incluir.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de consulta, en Grupos de contactos de Apple, elija el grupo que quiera incluir en la combinación de correspondencia y, después, elija Aceptar.

 

 

FileMaker Pro

  1. Busque el archivo que quiera usar y elija Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Delimitadores de registro inicial, elija un delimitador de campo para separar cada campo de datos y un delimitador de registro para separar cada registro de datos y, después, elija Aceptar.

Estos son algunos ejemplos de orígenes de datos que puede usar para la combinación de correspondencia en Word.

  • Hoja de cálculo de Excel

    Una hoja de cálculo de Excel funciona bien como origen de datos para combinar correspondencia si todos los datos están en una hoja y tienen el formato correcto para que se puedan leer sin problemas con Word. Para obtener más información, vea Preparar un origen de datos de Excel para una combinación de correspondencia.

  • Lista de contactos de Outlook

    Puede recuperar la información de contacto directamente de su lista de contactos de Outlook en Word, vea Exportar elementos de Outlook.

  • Lista de contactos de Apple

    Puede exportar contactos de Apple en una hoja de cálculo de Excel y usarla como lista de distribución de correo para combinar correspondencia.

  • Archivos de texto

    Puede usar cualquier archivo de texto que tenga campos de datos separados (o delimitados) por caracteres de tabulación o comas y registros de datos separados con marcas de párrafo.

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