Opciones y tipos de columnas de listas y bibliotecas

Opciones y tipos de columnas de listas y bibliotecas

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Un tipo de columna determina cómo se almacenan y se muestran los datos en una lista o biblioteca. Cuando se crea una columna para una lista o biblioteca, se elige un tipo de columna que indica el tipo de datos que desea almacenar en la columna, como solo números, texto con formato o un número que se calcula automáticamente. Las columnas se agregan a una o más vistas de la lista o biblioteca para ayudarle a mostrar los datos de forma significativa.

En las siguientes secciones se proporciona información sobre los tipos de columnas predeterminados que se pueden crear y Cuándo usar cada tipo de columna. Según la organización, es posible que haya otros tipos de columna disponibles.

Las columnas le ayudan a crear vistas descriptivas de los elementos de una lista o biblioteca. Mediante el uso de columnas, puede ordenar, agrupar y filtrar elementos, y también puede calcular datos de los elementos automáticamente y mostrar los resultados de estos cálculos. Las columnas también permiten especificar qué información se debe introducir sobre un elemento cuando alguien agrega un elemento a una lista o biblioteca. Cuando se agrega un elemento, aparece un formulario y se proporcionan campos y opciones para especificar información. Cuando se crea una lista o biblioteca, se crean automáticamente ciertas columnas, como título y modificado por,. Puede crear columnas adicionales que se adapten a sus necesidades. Las columnas que cree determinarán qué campos y opciones aparecerán en ese formulario, así como las columnas que se pueden agregar a las vistas de la lista o biblioteca.

Especifique el tipo de columna que desea al crear una columna. En algunos casos, también puede elegir un tipo de columna diferente para una columna existente, pero esto depende del tipo y la cantidad de datos almacenados actualmente en la columna. Cambiar el tipo de columna de una columna existente puede dañar los datos que ya están almacenados en la columna. Por estas razones, es importante decidir qué tipo de datos desea almacenar antes de crear una columna. Cuando decida qué tipo de columna desea, tenga en cuenta lo siguiente:

  • ¿Qué tipo de datos desea almacenar? ¿Solo cartas? Solo números? Texto con formato? Por ejemplo, no puede almacenar letras en una columna de número. Conocer el tipo de datos que quieres almacenar es el primer paso para elegir el tipo de columna más adecuado.

  • ¿Desea usar los datos en cálculos financieros? Si es así, el tipo de columna moneda es la mejor opción.

  • ¿Desea usar los datos en cálculos matemáticos? ¿Qué grado de precisión deben realizar estos cálculos? Puede calcular datos en columnas número o moneda, pero no en columnas de texto. Además, los cálculos en una columna divisa son más precisos.

  • ¿Cómo desea ordenar los datos de la columna? En una columna de texto, los números se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.), no como valores numéricos. Para ordenar los números como valores numéricos, use una columna número o moneda. Además, muchos formatos de fecha no se ordenan correctamente si se almacenan en una columna de texto. Para garantizar una ordenación correcta de las fechas, use una columna de fecha y hora.

  • ¿Desea asegurarse de que los usuarios introducen información en la columna? Si es así, puedes especificar que la columna es obligatoria y los usuarios no pueden agregar un elemento sin escribir la información.

Use este tipo de campo de columna para recopilar y mostrar pequeñas cantidades de texto sin formato en una sola línea, entre las que se incluyen:

  • Solo texto, como los nombres, los apellidos o los nombres de Departamento

  • Combinaciones de texto y números, como direcciones postales o números de cuenta

  • Números que no se usan en cálculos, como números de identificación de empleado, números de teléfono, códigos postales o números de pieza

Una sola línea de columna de texto muestra 255 caracteres en una sola línea. Si va a crear una columna para una lista o biblioteca y desea mostrar texto con formato o más de una línea de texto a la vez, cree una columna de varias líneas de texto. Puede cambiar una sola línea de columna de texto a una columna de varias líneas de texto sin perder los datos que ya están almacenados en la columna.

Puede personalizar una sola línea de columna de texto de estas formas:

  • Asignar un límite de caracteres    Limite el número de caracteres configurando el número máximo de caracteres que desee. Por ejemplo, si la columna almacena números de identificador de empleado de cinco dígitos, puedes usar esta característica para asegurarte de que los usuarios introducen solo cinco caracteres.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un texto específico cuando alguien agrega un elemento nuevo, a la vez que permite a los usuarios especificar texto diferente si lo necesitan. Cuando estableces el valor predeterminado, las personas pueden introducir información más rápidamente si aceptan la configuración predeterminada a menos que necesiten cambiarla. Por ejemplo, si la columna guarda el nombre de una compañía asignada a un proyecto y la organización trabaja con una empresa específica para la mayoría de los proyectos, puede escribir el nombre de esa empresa como el valor predeterminado. Como resultado, el nombre de la compañía aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo proyecto a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir el nombre.

    Un valor predeterminado puede ser texto que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar texto específico automáticamente, pero el texto puede variar según quién haya agregado el elemento, Cuándo se agregó, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un texto específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en información de otras columnas o funciones del sistema, como [hoy], para indicar la fecha actual o [yo], para mostrar el nombre de la persona que agrega o cambia el elemento.

    Opciones de la columna de una línea de texto

Agregue datos de ubicación enriquecida de mapas de Bing o del directorio de la organización. La columna ubicación proporciona columnas adicionales para filtrar, ordenar y buscar por la información relacionada, como dirección, ciudad o estado.

Use este tipo de campo de columna en una lista o biblioteca para recopilar y mostrar texto con formato o texto y números largos en más de una línea, como una descripción de un elemento. Una columna de varias líneas de texto puede almacenar hasta 63.999 caracteres y puede especificar el número de líneas de texto que desea mostrar cuando los usuarios escriben información sobre un elemento. Este tipo de columna muestra todo el texto cuando la columna se visualiza en una lista o biblioteca.

Puede personalizar una columna de varias líneas de texto de estas formas:

  • Asignar un límite de visualización    Limite el número de líneas de que aparezcan cuando los usuarios introduzcan información sobre un elemento con el número de líneas de la configuración de edición. Por ejemplo, si la columna almacena largas notas sobre un evento del calendario, puede elegir mostrar diez líneas de texto. De este modo, es más fácil para los usuarios introducir información, ya que pueden ver fácilmente todo el texto que han escrito. Por el contrario, si la columna almacena solo una o dos frases de un evento, puede elegir mostrar solo dos o tres líneas de texto.

    Si asigna un límite de visualización, no limita la cantidad de texto que aparece cuando la columna aparece en una lista. todo el texto escrito para un elemento aparece en la columna.

  • Permitir longitud ilimitada    (Solo disponible en bibliotecas de documentos) Al usar varias líneas de texto en una biblioteca de documentos, puede especificar que el campo no tenga una longitud limitada.

  • Habilitar o deshabilitar el formato de texto    (Solo disponible en listas) Especifique el tipo de texto que se va a permitir establecer si los usuarios pueden aplicar formato como negrita, cursiva o colores al texto. Existen dos opciones: texto sin formato, que no admite ninguna opción de formato; o texto enriquecido mejorado, que admite formato básico, como negrita, cursiva, listas numeradas o con viñetas, texto de color y colores de fondo. También tiene opciones adicionales para hipervínculos, imágenes y tablas.

  • Anexar cambios    (Solo disponible en listas) Si control de versiones se ha habilitado para la lista, anexar los cambios en el texto existente especifica si los usuarios pueden agregar texto nuevo sobre un elemento sin reemplazar el texto existente sobre el elemento. Si elige no anexar los cambios, el nuevo texto sobre un elemento reemplazará cualquier texto existente sobre ese elemento en la columna. Si elige anexar los cambios, los usuarios podrán introducir información adicional sobre un elemento, mientras que también verán texto que se ha escrito previamente y la fecha y la hora en la que se escribió el texto. Cuando se ve en una lista, no como un campo en un formulario de elemento, la columna muestra las entradas de la vista hipervínculos, en lugar del texto, y los usuarios pueden hacer clic en el hipervínculo para ver toda la información almacenada en la columna de ese elemento.

    Importante: Si desactiva esta opción después de crear la columna, se eliminará toda la información excepto la entrada más reciente.

Opciones de varias liines de columna de texto

Configuración de listas

Texto de columna multilínea para bibliotecas de documentos

Configuración de las bibliotecas

Usa este tipo de campo de columna para permitir a las personas elegir de una lista de opciones que proporcionas. Este tipo de columna es la opción ideal en los casos en los que quieres garantizar que todos los datos de la columna son coherentes, ya que puedes limitar los valores que se almacenan en una columna.

Sugerencia: Para limitar los valores de una columna a solo los valores que están almacenados en el sitio, use una columna de búsqueda en lugar de una columna de opción. Puede obtener más información sobre las columnas de búsqueda más adelante en este artículo.

Puede personalizar una columna opción de estas formas:

  • Definir la lista de opciones    Proporciona una lista exacta de valores que los usuarios pueden elegir. Para proporcionar esta lista, reemplace el texto de ejemplo en el cuadro Escriba cada opción en un cuadro de línea separado con los valores que desee. Escriba cada valor en una línea independiente. Para iniciar una nueva línea, presione Entrar.

  • Elegir un formato de presentación    Permitir selecciones múltiples con las casillas o la selección única sin. Ten en cuenta que SharePoint Online solo mostrará botones de radio en SharePoint clásico.

  • Habilitar opciones personalizadas adicionales    Para permitir que los usuarios escriban un valor que no está incluido en la lista de opciones, active las opciones de relleno. Si lo haces, te recomendamos que no conozcas todos los valores que necesitan escribir los usuarios sobre los elementos. Si prefiere que los usuarios solo usen los valores que especifique, desactive las opciones de relleno.

  • Mostrar un valor predeterminado    Seleccione automáticamente un valor específico cuando alguien agregue un elemento nuevo, a la vez que permite que los usuarios elijan un valor diferente si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a los usuarios a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna almacena los nombres de las empresas asignadas a un proyecto y la organización trabaja con una empresa específica para la mayoría de los proyectos, puede escribir el nombre de esa empresa como el valor predeterminado. Como resultado, el nombre de la compañía aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo proyecto a la lista y los miembros del equipo no tienen que elegir el nombre.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar texto específico en la columna automáticamente, pero el texto puede variar en función de quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un texto específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en información de otras columnas o funciones del sistema, como [hoy], para indicar la fecha actual o [yo], para mostrar el nombre de la persona que agrega o cambia el elemento.

Opciones de columnas de opciones

Use este tipo de campo de columna para almacenar valores numéricos que no sean valores monetarios.

Sugerencias para elegir una columna número o moneda

Los tipos de columna número y moneda almacenan valores numéricos. Use una columna de número para almacenar datos numéricos para cálculos matemáticos que no sean cálculos financieros o que no requieran un alto grado de precisión. Use una columna moneda para almacenar datos numéricos para cálculos financieros o en casos en los que no desee redondear números en los cálculos. A diferencia de una columna número, una columna moneda es exacta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Los tipos de columna número y moneda proporcionan formatos predefinidos que determinan cómo aparecen los datos.

Puede personalizar una columna de número de estas formas:

  • Especificar valores mínimos y máximos    Limite el intervalo de números que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, si la columna almacena la cantidad de trabajo que se ha completado para una tarea como porcentaje, puede especificar cero como el valor mínimo y 100 como valor máximo. De forma similar, si la columna almacena el número de asistentes para un evento y desea limitar a los asistentes a un número específico, puede especificar el número máximo de asistentes como el valor máximo.

  • Incluir posiciones    decimales Especifique si los números contienen posiciones decimales y el número de posiciones decimales que se almacenarán. Si la columna puede necesitar almacenar números con más de cinco posiciones decimales, puede elegir automático al seleccionar el número de posiciones decimales para incluir. Automático también es una buena opción si la columna almacena los resultados de los cálculos y desea que el resultado sea lo más preciso posible. Sin embargo, si desea asegurarse de que todos los valores de la columna tengan el mismo número de posiciones decimales, es recomendable limitar el número de posiciones decimales a cero, solo para números enteros o a otro número de posiciones decimales hasta cinco.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un número específico cuando alguien agregue un elemento nuevo, a la vez que permite que los usuarios escriban números diferentes si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a los usuarios a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna almacena el número de equipos que cada miembro del equipo tiene y cada miembro del equipo tiene al menos un equipo, escriba 1 como el valor predeterminado. Como resultado, 1 aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir el número.

    Un valor predeterminado puede ser un número que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar un número específico automáticamente, pero el número puede variar en función de quién agregó el elemento, cuando se agregó o por cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un número específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un número en función de la información de otras columnas o funciones del sistema.

  • Aplicar formato a un número como porcentaje    El valor Mostrar como porcentaje le permite mostrar y almacenar el número como un porcentaje, y tratarlo como un porcentaje cuando se usa para calcular otros valores.

Opciones para la columna numérica

Use este tipo de campo de columna para almacenar valores monetarios.

Sugerencias para elegir una columna número o moneda

Los tipos de columna número y moneda almacenan valores numéricos. Use una columna de número para almacenar datos numéricos para cálculos matemáticos que no sean cálculos financieros o que no requieran un alto grado de precisión. Use una columna moneda para almacenar datos numéricos para cálculos financieros o en casos en los que no desee redondear números en los cálculos. A diferencia de una columna número, una columna moneda es exacta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Los tipos de columna número y moneda proporcionan formatos predefinidos que determinan cómo aparecen los datos.

Opciones de columnas de moneda

Puede personalizar una columna moneda de estas formas:

  • Especificar valores mínimos y máximos    Limite el intervalo de valores de moneda que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, si la columna almacena los gastos notificados de un evento y su organización limita los informes a importes dentro de un rango específico, puede especificar esos límites como los valores mínimos y máximos.

  • Incluir posiciones    decimales Especifique si los valores incluyen posiciones decimales y el número de posiciones decimales para almacenar. Para los valores de moneda, puede elegir dos posiciones decimales o, si prefiere almacenar solo valores redondos, puede elegir cero. Para los valores no monetarios que se usan en los cálculos que requieren un alto grado de precisión, puede elegir limitar el número de posiciones decimales a cero a cinco o, para valores más precisos, elegir automático para usar automáticamente el número adecuado de posiciones decimales del resultado del cálculo.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un valor específico cuando alguien agrega un elemento nuevo, a la vez que permite que los usuarios escriban un valor diferente si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a los usuarios a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna almacena gastos incurridos para la configuración de nuevas cuentas y ese gasto suele ser el mismo para todas las cuentas nuevas, puede especificar esta cantidad como el valor predeterminado. Como resultado, ese valor aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir el número.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles si desea mostrar un valor específico automáticamente, pero puede variar según el elemento, quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un texto específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor según la información de otras columnas o funciones del sistema.

  • Elegir un formato de moneda    Asegúrese de que todos los valores de la columna se basan en la misma moneda seleccionando un formato de moneda específico para la columna. El cuadro desplegable ofrece más de 100 opciones de país, por lo que puede especificar la moneda en la mayoría de los formatos locales.

Use este tipo de campo de columna para almacenar fechas de calendario o ambas fechas y horas. El formato de fecha varía según la configuración regional del sitio. Si el formato que desea no está disponible, pida al administrador que agregue soporte para la región adecuada al sitio.

Puede personalizar una columna de fecha y hora de estas formas:

  • Incluir solo la fecha o la fecha y la hora    Especifique si desea incluir solo la fecha del calendario o la fecha del calendario y la hora del día.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente una fecha o fecha y hora específicas cuando alguien agrega un elemento nuevo, a la vez que permite a los usuarios especificar un valor diferente si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a los usuarios a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna almacena la fecha en la que se ha realizado un gasto y se incurre en la mayoría de los gastos en el primer día del año fiscal, puede especificar el primer día del año fiscal como el valor predeterminado. Como resultado, esta fecha aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir la fecha.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique, la fecha en la que se agrega un elemento a una lista o biblioteca, o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar una fecha o una hora específica automáticamente, pero la fecha o la hora puede variar según el elemento. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en información de otras columnas o funciones del sistema, como [hoy], para indicar la fecha actual. Por ejemplo, si desea que la columna muestre una fecha que sea 30 días después de la fecha actual, escriba la ecuación = [hoy] + 30 en el cuadro valor calculado.

Opciones para la columna fecha y hora

Usa este tipo de campo de columna para permitir a los usuarios elegir valores en función de la información que ya está almacenada en el sitio. Por ejemplo, si desea que una columna almacene los nombres de las cuentas de clientes a las que están asignados los empleados y la lista de cuentas debe limitarse a una lista de cuentas de cliente en el sitio, puede crear una columna de búsqueda que muestre los nombres en el cliente. Lista de cuentas. La lista de opciones de una columna de búsqueda aparece en un cuadro expandido, denominado menú desplegable o cuadro de lista, en función de si se permite que los usuarios seleccionen más de un valor.

Puede personalizar una columna de búsqueda de estas formas:

  • Elegir el origen de los valores de búsqueda    Especifique la lista, biblioteca o panel de discusión de su sitio que contiene los valores que desea almacenar en la columna. El origen no puede ser un subsitio, sitio de área de trabajo, wiki o un blog. Después de especificar la lista, biblioteca o panel de discusión que desee, puede especificar qué columna de la lista, biblioteca o panel de discusión contiene los valores que desea que los usuarios elijan.

  • Permitir varias selecciones    Permitir a los usuarios elegir tantos valores como desee o limitar el número de valores que pueden elegir a un solo valor. Si los usuarios pueden elegir varios valores, todos los valores aparecen en la columna, separados por un punto y coma (;).

  • Elegir columnas para mostrar    Puede Agregar una o más columnas para mostrar valores de campo específicos para este tipo de columna.

Cuadro de diálogo de elección de columna de búsqueda

Usa este tipo de campo de columna para almacenar información de verdadero/falso o sí/no, como si alguien asistirá a un evento. Una columna sí/no aparece como una sola casilla de verificación cuando los usuarios escriben información sobre un elemento. Para indicar , los miembros del equipo seleccionan la casilla de verificación. Para indicar no, los miembros del equipo desactivan la casilla de verificación.

Los datos de una columna sí/no se pueden usar en los cálculos de otras columnas. En estos casos, se convierte en un valor numérico de uno (1) y no se convierte en un valor numérico de cero (0).

Puede personalizar una columna sí/no seleccionando un valor predeterminado para ella. Un valor predeterminado es la selección que aparece automáticamente cuando alguien agrega un nuevo elemento. Los usuarios pueden seleccionar un valor diferente si lo necesitan. Para una columna sí/no, puede especificar si la casilla está activada automáticamente, lo que indica un valor o no, lo que indica que no hay ningún valor.

Opciones de columna sí/no

Usa este tipo de campo de columna para proporcionar una lista de personas y grupos de los que las personas puedan elegir al agregar o editar un elemento. Por ejemplo, en una lista de tareas, una columna de grupo o persona denominada asignado a puede proporcionar una lista de personas a las que se puede asignar una tarea. El contenido de la lista depende de cómo se han configurado los servicios de directorio y los grupos de SharePoint para el sitio. Para personalizar el contenido de la lista, es posible que tenga que ponerse en contacto con el administrador.

Puede personalizar una columna persona o grupo de estas formas:

  • Permitir varias selecciones    Permita que los usuarios seleccionen tantas opciones como desee o limite el número de selecciones a solo una opción.

  • Incluir o excluir grupos de personas    Especifique si la lista incluye solo personas individuales o, además, incluye listas de distribución de correo electrónico y grupos de SharePoint. Por ejemplo, en una lista de tareas, es posible que desee incluir solo a personas individuales para asegurarse de que una persona concreta es responsable de cada tarea. En una lista de proyectos, es posible que desee incluir listas de distribución de correo electrónico y grupos de SharePoint para asegurarse de que un equipo está asociado con cada proyecto.

  • Limitar la lista solo a los usuarios del sitio    Especifique si la lista incluye todos los usuarios y grupos en el servicio de directorio o solo las personas y grupos que tienen acceso al sitio como miembros de un grupo SharePoint.

  • Especificar la información que se va a mostrar    Elija la información que desea mostrar sobre personas o grupos. Por ejemplo, en una lista de contactos de una organización grande, puede elegir mostrar el nombre, la imagen y los detalles de una persona, como Aptitudes y experiencia. En una lista de contactos de un equipo pequeño, puede elegir mostrar únicamente el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona.

Nota: El estado de presencia, anteriormente disponible con nombre (con presencia), no está disponible en los exploradores modernos. Su organización puede elegir que la presencia esté disponible siguiendo los pasos de Mostrar un sitio clásico de SharePoint Online en el modo de documento de Internet Explorer 10.

Use este tipo de campo de columna para almacenar un hipervínculo a una página web o para mostrar un gráfico en la intranet o en Internet.

Una columna hipervínculo o imagen almacena el localizador uniforme de recursos (URL) de una página web, gráfico u otro recurso. Según el formato de presentación que elija, se muestra un hipervínculo en el que se puede hacer clic para obtener acceso al recurso, o bien, un gráfico en lugar de la dirección URL del archivo de gráficos.

Para mostrar la dirección URL como un hipervínculo, Seleccione el formato de hipervínculo. Cuando los usuarios escriben información sobre un elemento, pueden escribir la dirección URL y el texto descriptivo que aparece en la columna, en lugar de la dirección URL. Para mostrar un gráfico, en lugar de la dirección URL del archivo de gráficos, seleccione el formato de imagen. Cuando los usuarios escriben información sobre un elemento, deben escribir la dirección URL completa del archivo de gráficos, como http://www.example.com/image.gif, y, opcionalmente, escribir un texto descriptivo y descriptivo para el gráfico, que aparece para las personas que desactivan gráficos en sus exploradores o confiar en el software de lectura en pantalla para convertir los gráficos de la pantalla en palabras habladas.

Opciones de columna de imagen o hiperVínculo

Use este tipo de campo de columna para mostrar información que se basa únicamente en los resultados de un cálculo de otras columnas de la lista o biblioteca. Por ejemplo, usar = [cantidad] * [precio del artículo] para calcular el precio total.

Cuando se agrega una columna calculada a una lista o biblioteca, se crea una fórmula que contiene operadores, como resta (-) y suma (+), funciones, valores específicos y referencias a otras columnas. Las fórmulas pueden calcular fechas y horas, realizar ecuaciones matemáticas o manipular texto. Por ejemplo, en una lista de tareas, puede usar este tipo de columna para calcular el número de días del calendario necesarios para completar cada tarea en función de las columnas fecha de inicio y fecha de finalización (= [fecha de finalización]-[fecha de inicio]). En una lista de contactos, puede usar una columna calculada para combinar el nombre y los apellidos de los contactos y separarlos con un espacio, en función de las columnas de nombre y apellidos (= [nombre] & "" & [apellidos]). Tenga en cuenta que la fórmula en una columna calculada solo puede hacer referencia a otras columnas de la misma lista o biblioteca.

Además de escribir la fórmula para el cálculo, especifique el tipo de datos que desea que devuelva el cálculo y cómo almacenar y mostrar esos datos. Para obtener más información sobre cada tipo de datos, vea la sección correspondiente de este artículo.

Para obtener más información sobre las fórmulas y funciones que se usan con el campo calculado, vea ejemplos de fórmulas comunes en listas de SharePoint. Este artículo tiene muchas fórmulas comunes, así como vínculos a descripciones de todas las funciones que se pueden usar en SharePoint.

Opciones de columna calculada

Use esta columna para crear opciones adicionales para los aprobadores al usar flujos de trabajo de tareas.

Normalmente, los flujos de trabajo de tareas solo proporcionan los resultados de aprobar o rechazar, lo que limita la forma de tratar un elemento o documento. Es posible que tenga que asignar la tarea a otro usuario o devolverla al remitente para obtener más información. Con la columna resultado de la tarea, puede ofrecer un campo de columna opción que le permite seleccionar diferentes opciones de criterios de finalización. Por ejemplo, puede solicitar aclaraciones a un elemento o asignarlo a alguien para que el aprobador tenga más flexibilidad en el flujo de trabajo.

Opciones de columna de resultado de tarea

La columna resultado de la tarea es similar al campo de elección mientras escribe opciones en el campo de opción. Puede establecer una opción individual como predeterminada o usar un valor calculado. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un número específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un número en función de la información de otras columnas o funciones del sistema. También puede elegir si el valor de columna es necesario, así como hacer que el valor sea único entre todas las entradas.

Para ver un tutorial detallado sobre el uso de tareas y resultados de tareas en SharePoint, vea trabajar con tareas en SharePoint 2013 flujos de trabajo con Visual Studio 2012

Use esta columna para Mostrar datos de orígenes externos, como aplicaciones de CRM, bases de datos u hojas de cálculo.

La columna datos externos le permite conectarse a orígenes de datos externos para proporcionar bases de datos, hojas de cálculo y aplicaciones de CRM similares. Por ejemplo, si se conecta con una aplicación de línea de negocio como SAP o Microsoft CRM, puede proporcionar información al cliente actualizada del origen de datos externo que se puede mostrar y usar en la lista. Con una base de datos de inventario externo, la lista puede presentar los precios actuales, las descripciones o los pesos de envío que pueden usarse para cálculos o búsquedas en otras columnas.

Opciones de columna de datos externos

Los datos externos deben tener algunos requisitos previos cumplidos antes de poder obtener acceso a los datos externos. Estas tareas las realiza normalmente el administrador y implican la creación de cuentas y permisos de acceso a los datos, activación de la conectividad de datos empresariales y servicios de almacenamiento seguro.

Para obtener más información sobre cómo crear, actualizar y actualizar columnas de datos externos, vea crear y actualizar una columna de datos externos en una lista o biblioteca o trabajar con datos externos en servicios de Excel (SharePoint Server).

Use este tipo de columna para permitir que los usuarios del sitio seleccionen valores de un conjunto de términos específico de términos administrados y apliquen estos valores a su contenido. Los usuarios pueden crear y configurar una columna de metaDatos administrados para asignar un conjunto de términos o un período existente, o pueden crear un nuevo conjunto de términos específicamente para una columna de metaDatos administrados. Las columnas de metaDatos administrados tienen varias características y características únicas que ayudan a los usuarios a seleccionar y aplicar términos al contenido, como la compatibilidad para "escribir por adelantado", así como la compatibilidad con términos, descripciones, sinónimos y valores multilingües.

Las columnas de metaDatos administrados promueven el uso coherente de metadatos entre sitios porque proporcionan a los usuarios una lista de términos que pueden aplicar a su contenido. Estos términos provienen de un conjunto de términos que se administra centralmente en la herramienta de administración de almacén de términos de un administrador de almacén de términos o de otras personas con permisos para administrar términos. Cuando se actualiza el conjunto de términos al que está enlazada una columna de metaDatos administrados específica, los términos actualizados se ponen a disposición de los usuarios siempre que la columna de metaDatos administrados esté disponible. Puede personalizar la columna de metaDatos administrados de las siguientes maneras.

Opciones de columna de metaDatos administrados

Campo de varios valores    Al activar la casilla de verificación permitir varios valores, la columna se habilita para contener más de un valor. Tenga en cuenta que habilitar esta característica impedirá la ordenación de los datos en las vistas de lista.

Formato de presentación    El valor seleccionado en el conjunto de términos se puede mostrar como un valor único o con la ruta de acceso jerárquica completa.

  • Seleccione la etiqueta Mostrar término en el campo casilla para mostrar el valor de los términos como un único valor. Por ejemplo: ciudad.

  • Seleccione la casilla Mostrar la ruta completa al término en el campo para mostrar el valor de los términos establecidos como una ruta jerárquica completa. Por ejemplo: ubicación, continente, país o región, ciudad.

Configuración del conjunto de términos    Mostrar términos de un conjunto de términos administrados por la empresa o crear un conjunto de términos personalizado para compartir con otros miembros de una colección de sitios.

  • Usar un conjunto de términos administrado    Escriba uno o más términos, separados por puntos y comas, y seleccione Buscar para filtrar las opciones de forma que solo se incluyan aquellas que contengan los términos deseados. Después de encontrar el conjunto de términos que contiene la lista de valores que se mostrará en esta columna, haga clic en un término para seleccionar el primer nivel de la jerarquía que se mostrará en la columna. Todos los niveles por debajo del término seleccionado se verán cuando los usuarios elijan un valor.

Crear un conjunto de términos personalizado    Escriba una descripción para el conjunto de términos personalizado y especifique la jerarquía del conjunto de términos directamente en el cuadro proporcionado, o bien haga clic en editar con el administrador de conjuntos de términos para abrir y usar la herramienta de administración de términos.

Para obtener más información sobre los metadatos administrados, vea Introducción alos metadatos administrados. Este artículo describe qué son los metadatos administrados y cómo usarlos.

Nota: Mientras un término personalizado está disponible para todos los usuarios de una colección de sitios, los términos del conjunto no estarán disponibles como palabras clave de empresa.

Trabajar con columnas, listas y bibliotecas

Estos son algunos recursos adicionales que le ayudarán a trabajar con listas y bibliotecas:

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