Opciones y los tipos de columna de las listas y bibliotecas

Opciones y los tipos de columna de las listas y bibliotecas

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Un tipo de columna determina cómo los datos se almacenan y se muestran en una lista o biblioteca. Cuando se crea una columna de una lista o biblioteca, elija un tipo de columna que indica el tipo de datos que desea almacenar en la columna como números, con formato de texto o un número que se calcula automáticamente. Columna, a continuación, se agregan a una o más vistas de la lista o biblioteca para mostrar los datos de forma significativa.

Tabla de tipos de columna de SP 2016

Las secciones siguientes proporcionan información sobre los tipos predeterminados de columnas que puede crear y cuándo usar cada tipo de columna. Dependiendo de su organización, los tipos de columna adicionales pueden estar disponibles.

Columnas ayudan a crear vistas con significado de los elementos en una lista o biblioteca. Mediante el uso de columnas, puede ordenar, grupo y filtrar elementos y también puede calcular automáticamente los datos sobre los elementos y mostrar los resultados de dichos cálculos. Las columnas también permiten especificar qué información se debe introducir acerca un elemento cuando alguien agrega un elemento a una lista o biblioteca. Cuando se agrega un elemento, un formulario aparece y proporciona campos y opciones para introducir información. Cuando se crea una lista o biblioteca, algunas columnas, como título y Modificado por, se crean automáticamente. Puede crear columnas adicionales para adaptarla a sus necesidades. Las columnas que cree determinan los campos y opciones aparecen en el formulario y a continuación, las columnas que se pueden agregar a las vistas de la lista o biblioteca.

Especifique el tipo de columna que desee cuando se crea una columna. En algunos casos, también puede elegir un tipo de columna diferente para una columna existente, pero esto depende del tipo y la cantidad de datos actualmente se almacena en la columna. Cambiar el tipo de columna de una columna existente puede dañar los datos están almacenados en la columna. Para ello, es importante decidir qué tipo de datos que desea almacenar antes de crear una columna. Cuando decida qué tipo de columna que desea, considere lo siguiente:

  • ¿Qué tipo de datos desea almacenar? ¿Sólo letras? ¿Solo los números? ¿Texto con formato? Por ejemplo, no puede almacenar las letras de columna. Saber qué tipo de datos que desea almacenar es el primer paso para elegir el tipo de columna más adecuado.

  • ¿Desea usar los datos en cálculos financieros? Si es así, el tipo de columna moneda es la mejor opción.

  • ¿Desea usar los datos en cálculos matemáticos? ¿Cómo precisos deben esos cálculos? Puede calcular datos en número o moneda columnas, pero no las columnas de texto. Además, los cálculos en una columna moneda son los más precisos.

  • ¿Cómo desea ordenar los datos en la columna? En una columna de texto, los números se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200 y así sucesivamente), no como valores numéricos. Para ordenar los números como valores numéricos, use una columna número o moneda. Además, muchos de los formatos de fecha no se ordenan correctamente si se almacenan en una columna de texto. Para asegurarse de que la ordenación de fechas, use una columna de fecha y hora.

  • ¿Desea asegurarse de que los usuarios especificar información en la columna? Si es así, puede especificar que la columna sea obligatoria y personas no pueden agregar un elemento sin escribir la información.

Use este tipo de campo de columna para recopilar y mostrar pequeñas cantidades de texto sin formato en una sola línea, incluidos:

  • Texto, como nombres, apellidos o nombres de departamento

  • Combinaciones de texto y números, como direcciones postales o números de cuenta

  • Números que no se usan en los cálculos, como números de identificación de empleados, números de teléfono, códigos postales o números de elemento

Una sola línea de columna de texto muestra 255 caracteres en una sola línea. Si está creando una columna de una lista o biblioteca y desea que aparezca el texto con formato o más de una línea de texto a la vez, crear una columna de varias líneas de texto. Puede cambiar una columna de una línea de texto existente a una columna de varias líneas de texto sin perder los datos almacenados en la columna.

Puede personalizar una columna de una línea de texto de las siguientes maneras:

  • Asignar un límite de caracteres    Limitar el número de caracteres, establezca el número máximo de caracteres que desee. Por ejemplo, si la columna guarda números de identificación de empleados de cinco dígitos, puede usar esta característica para asegurar que los usuarios escriben solo cinco caracteres.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un texto específico cuando alguien agrega un nuevo elemento, mientras que permite que las personas inserten texto distinto si lo necesitan. Cuando se establece el valor predeterminado, personas pueden escribir información más rápido aceptando predeterminado a menos que necesitan para cambiarlo. Por ejemplo, si la columna guarda el nombre de una compañía asignada a un proyecto y la organización trabaja con una compañía específica para la mayoría de los proyectos, puede escribir el nombre de la empresa como valor predeterminado. Como resultado, el nombre de compañía aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo proyecto a la lista y los miembros del equipo no tiene que escribir el nombre.

    Un valor predeterminado puede ser texto que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Valores calculados son útiles cuando desea mostrar texto específico automáticamente, pero puede variar en función de quién agregó el elemento, cuando se agregó el elemento o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, debe escribir una fórmula, en lugar de un texto específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en la información en otras columnas o funciones del sistema como [Hoy], para indicar la fecha actual, o [Yo], para mostrar el nombre de la persona que agrega o modifica el elemento

    Opciones para una línea de columna de texto

Use este tipo de campo de columna en una lista o biblioteca para recopilar y mostrar texto con formato o texto y números largos en más de una línea, como una descripción de un elemento. Una columna de varias líneas de texto puede almacenar hasta 63.999 caracteres y puede especificar el número de líneas de texto que desee que aparezca cuando se inserta información acerca de un elemento. Este tipo de columna muestra todo el texto cuando se ve la columna en una lista o biblioteca.

Puede personalizar una columna de varias líneas de texto de las siguientes maneras:

  • Asignar un límite de visualización    Limitar el número de líneas que aparece cuando se inserta información acerca de un elemento con el número de líneas para la edición de ajuste. Por ejemplo, si la columna guarda notas largas acerca de un evento del calendario, puede mostrar diez líneas de texto. Esto facilita para las personas que escriba información porque pueden ver fácilmente todo el texto que se ha especificado. Por el contrario, si la columna guarda únicamente una frase o dos acerca de un evento, puede mostrar solo dos o tres líneas de texto.

    Si asigna un límite de visualización, que no limitar la cantidad de texto que aparece cuando se muestra la columna en una lista. todo el texto escrito en un elemento aparece en la columna.

  • Permitir longitud ilimitada    (Solo disponible en las bibliotecas de documentos) Si usa varias líneas de texto en una biblioteca de documentos, puede especificar que el campo no está limitado de longitud.

  • Habilitar o deshabilitar el formato de texto    (Disponible sólo en listas) Especificar el tipo de texto para permitir que establece si las personas pueden aplicar formato como negrita, cursiva o colores al texto. Existen dos opciones: texto sin formato, que no admite las opciones de formato o mejorado de texto enriquecido, que admite básicas de formato como negrita, cursiva, viñeta o numerada listas, texto y colores de fondo de color. También tiene opciones adicionales para hipervínculos, imágenes y tablas.

  • Anexar cambios    (Disponible sólo en listas) Si se ha habilitado control de versiones para la lista, Anexar cambios al texto existente especifica si las personas pueden agregar texto nuevo sobre un elemento sin sustituir ningún texto existente sobre ese elemento. Si decide no agregar los cambios, el texto nuevo sobre un elemento reemplaza cualquier texto existente sobre dicho elemento en la columna. Si elige agregar los cambios, personas pueden escribir información adicional sobre un elemento mientras visualiza también texto escrito previamente y la fecha y hora que se especificó el texto. Cuando se visualiza en una lista, no como un campo en un formulario de elementos, la columna muestra el hipervínculo Ver entradas, en lugar del texto, y personas pueden hacer clic en el hipervínculo para ver toda la información almacenada en la columna para ese elemento.

    Importante: Si desactiva esta opción después de crear la columna, se elimina toda la información excepto la entrada más reciente.

Opciones para varios liines de columna de texto

Configuración de listas

Texto de varias líneas de columna para las bibliotecas de documentos

Configuración de bibliotecas

Use este tipo de campo de columna para que los usuarios puedan elegir en una lista de opciones que proporciona. Este tipo de columna es la opción ideal en casos donde desea asegurarse de que todos los datos de la columna son coherentes ya puede limitar los valores que se almacenan en una columna.

Sugerencia: Para limitar los valores de una columna a sólo aquellos valores que se almacenan en el sitio, use una columna de búsqueda en lugar de una columna de elección. Puede obtener más información sobre las columnas de búsqueda más adelante en este artículo.

Puede personalizar una columna de elección de las siguientes maneras:

  • Definir la lista de opciones    Proporcione una lista exacta de valores que se pueden elegir. Para proporcionar esta lista, reemplace el texto de muestra en el cuadro Escriba cada opción en una línea independiente con los valores que desee. Escriba cada valor en una línea independiente. Para iniciar una nueva línea, presione ENTRAR.

  • Elegir un formato de presentación    Permitir varias selecciones con casillas de verificación o única opción sin. Tenga en cuenta que SharePoint Online solo mostrará botones de opción clásica SharePoint.

  • Habilitar opciones personalizadas adicionales    Para permitir que personas que especifique un valor que no está incluido en la lista de opciones, active las opciones de relleno. Si lo hace, es una buena idea si no sabe todos los valores que los usuarios necesitan para introducir información sobre los elementos. Si prefiere que se utilicen solo los valores que especifique, desactive las opciones de relleno.

  • Mostrar un valor predeterminado    Seleccionar automáticamente un valor específico cuando alguien agrega un nuevo elemento, mientras que permite que las personas que elija un valor distinto si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a los usuarios especificar información con mayor rapidez. Por ejemplo, si la columna almacena los nombres de compañía asignada a un proyecto y la organización trabaja con una compañía específica para la mayoría de los proyectos, puede escribir el nombre de la empresa como valor predeterminado. Como resultado, el nombre de compañía aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo proyecto a la lista y los miembros del equipo no tiene que elegir el nombre.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Valores calculados son útiles cuando desea mostrar texto específico en la columna automáticamente, pero puede variar en función de quién agregó el elemento, cuando se agregó el elemento o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, debe escribir una fórmula, en lugar de un texto específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en la información en otras columnas o funciones del sistema como [Hoy], para indicar la fecha actual, o [Yo], para mostrar el nombre de la persona que agrega o modifica el elemento.

Opciones para las columnas de opción

Utilice este tipo de campo de columna para almacenar los valores numéricos que no son valores monetarios.

Sugerencias para elegir una columna número o moneda

Tipos de columna número y moneda guardan valores numéricos. Use una columna número para almacenar datos numéricos para los cálculos matemáticos que no cálculos financieros o no requieren un alto grado de precisión. Use una columna moneda para guardar datos numéricos para los cálculos financieros o en los casos en los que no desee redondear números en los cálculos. A diferencia de una columna número, una columna moneda es precisas 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 dígitos a la derecha. Tipos de columna número y moneda proporcionan formatos predefinidos que determinan cómo aparecen los datos.

Puede personalizar una columna de número de las siguientes maneras:

  • Especificar los valores mínimos y máximos    Limitar el rango de números que se pueden insertar. Por ejemplo, si la columna guarda la cantidad de trabajo que se ha completado de una tarea como un porcentaje, puede especificar cero como el valor mínimo y cien como el valor máximo. Del mismo modo, si la columna guarda el número de asistentes de un evento y desea limitar a los asistentes a un número específico, puede especificar el número máximo de asistentes como el valor máximo.

  • Incluir posiciones decimales    Especifique si los números contienen decimales y el número de posiciones decimales a almacenar. Si la columna va a guardar números que tienen más de cinco decimales, puede elegir automático al seleccionar el número de posiciones decimales para incluir. Automático también es una buena opción si la columna guarda los resultados de los cálculos y desea que el resultado sea tan preciso como sea posible. Sin embargo, si desea asegurarse de que todos los valores de la columna tienen el mismo número de posiciones decimales, es una buena idea limitar el número de posiciones decimales a cero para números enteros únicamente, o a otro número de posiciones decimales a cinco.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un número específico cuando alguien agrega un nuevo elemento, mientras que permite que las personas inserten números distintos si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a los usuarios especificar información con mayor rapidez. Por ejemplo, si la columna guarda el número de equipos que cada miembro del equipo tiene y cada miembro del equipo tiene al menos un equipo, escriba 1 como valor predeterminado. Como resultado, 1 aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tenga que escribir el número.

    Un valor predeterminado puede ser un número que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Valores calculados son útiles cuando desea mostrar un número específico automáticamente pero el número puede variar en función de quién agregó el elemento, cuando se agregó el elemento o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, debe escribir una fórmula, en lugar de un número específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un número basándose en la información en otras columnas o funciones del sistema.

  • Formato del número como un porcentaje    La opción Mostrar como porcentaje le permite mostrar y guardar el número como un porcentaje y tratar como un porcentaje cuando se utiliza para calcular otros valores.

Opciones de la columna numérica

Utilice este tipo de campo de columna para almacenar valores monetarios.

Sugerencias para elegir una columna número o moneda

Tipos de columna número y moneda guardan valores numéricos. Use una columna número para guardar datos numéricos para los cálculos matemáticos que no sean cálculos financieros o que no requieren un alto grado de precisión. Use una columna moneda para guardar datos numéricos para los cálculos financieros o en los casos en los que no desee redondear números en los cálculos. A diferencia de una columna número, una columna moneda es precisas 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 dígitos a la derecha. Tipos de columna número y moneda proporcionan formatos predefinidos que determinan cómo aparecen los datos.

Opciones para las columnas de moneda

Puede personalizar una columna moneda de estas formas:

  • Especificar los valores mínimos y máximos    Limitar el intervalo de valores de monedas que se pueden insertar. Por ejemplo, si la columna guarda los gastos notificados para un evento y su organización limita la notificación de importes dentro de un rango específico, puede especificar estos límites como los valores máximos y mínimos.

  • Incluir posiciones decimales    Especifique si los valores son posiciones decimales y el número de posiciones decimales a almacenar. Para los valores de moneda, puede elegir dos posiciones decimales, o bien, si prefiere guardar únicamente valores redondos, puede elegir cero. Para valores no monetarios utilizados en los cálculos que requieren un alto grado de precisión, puede elegir limitar el número de posiciones decimales de cero a cinco o, para valores más precisos, elegir automático para utilizar automáticamente el número adecuado de posiciones decimales para el resultado del cálculo.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un valor específico cuando alguien agrega un nuevo elemento, mientras que permite que las personas que especifique un valor distinto si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a los usuarios especificar información con mayor rapidez. Por ejemplo, si la columna guarda los gastos para configurar nuevas cuentas y normalmente dicho gasto es el mismo para todas las cuentas nuevas, puede especificar dicha cantidad como el valor predeterminado. Como resultado, dicho valor aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tenga que escribir el número.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Valores calculados son útiles cuando desea mostrar un valor específico automáticamente pero el valor puede variar según el elemento, quién agregó el elemento, cuando se agregó el elemento, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, debe escribir una fórmula, en lugar de un texto específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en la información en otras columnas o funciones del sistema.

  • Elegir un formato de moneda    Asegúrese de que todos los valores de la columna se basan en la misma divisa seleccionando un formato de moneda específica de la columna. El cuadro de lista desplegable ofrece más de 100 opciones de país para que pueda especificar moneda en la mayoría de los formatos local.

Use este tipo de campo de columna para almacenar fechas del calendario, o ambas fechas y horas. El formato de fecha varía en función de la configuración regional del sitio. Si el formato que desea no está disponible, pida al administrador que agregue soporte para su región al sitio.

Puede personalizar una columna de fecha y hora de las siguientes maneras:

  • Incluir solo la fecha o la fecha y la hora    Especifique si desea incluir solo la fecha del calendario o la fecha del calendario y la hora del día.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un determinado fecha o fecha y hora cuando alguien agrega un nuevo elemento, mientras que permite que las personas que especifique un valor distinto si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a los usuarios especificar información con mayor rapidez. Por ejemplo, si la columna guarda la fecha cuando se realiza un gasto y la mayoría de los gastos se realizan el primer día del año fiscal, puede especificar el primer día del año fiscal como el valor predeterminado. Como resultado, dicha fecha aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que introducir la fecha.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique, la fecha que se agrega un elemento a una lista o biblioteca o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Valores calculados son útiles cuando desee mostrar una fecha específica u hora automáticamente, pero la fecha u hora puede variar en función del elemento. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en la información en otras columnas o funciones del sistema como [Hoy], para indicar la fecha actual. Por ejemplo, si desea que la columna para mostrar una fecha que sea 30 días después de la fecha actual, escriba la ecuación = [Hoy] + 30 en el cuadro Valor calculado.

Opciones de la columna de fecha hora

Use este tipo de campo de columna para permitir que los usuarios elijan valores basándose en la información que ya está almacenada en el sitio. Por ejemplo, si desea que una columna para almacenar los nombres de las cuentas de cliente para que los empleados están asignados y la lista de cuentas debe estar limitada a una lista de cuentas de cliente en el sitio, puede crear una columna de búsqueda que muestra los nombres de cliente Lista de cuentas. La lista de opciones en una columna de búsqueda aparece en un un menú desplegable o un cuadro de lista, en función de si permite que se seleccione más de un valor.

Puede personalizar una columna de búsqueda de las siguientes maneras:

  • Seleccionar el origen de los valores de búsqueda    Especifique qué lista, biblioteca o panel de discusión en el sitio que contiene los valores que desea almacenar en la columna. El origen no puede ser una subsitio, un sitio de área de trabajo, un wiki o un blog. Después de especificar la lista, biblioteca o panel de discusión que desea, puede especificar la columna en esa lista, biblioteca o panel de discusión contiene los valores que desea que las personas que elegir.

  • Permitir varias selecciones    Permitir que usuarios puedan elegir tantos valores como se desee o limite el número de valores que se pueden seleccionar a un único valor. Si se pueden elegir varios valores, todos los valores aparecen en la columna, separada por un punto y coma (;).

  • Elegir columnas para mostrar    Puede agregar una o más columnas para mostrar los valores de campo específicos para este tipo de columna.

Cuadro de diálogo de selección de columna de búsqueda

Use este tipo de campo de columna para almacenar verdadero o falso o sí/no información, como si alguien asistirá un evento. Una columna Sí/No aparece como una casilla de verificación cuando se inserta información acerca de un elemento. Para indicar , los miembros del equipo Active la casilla de verificación. Para indicar No, los miembros del equipo desactivan la casilla de verificación.

Los datos de una columna Sí/No pueden usarse en los cálculos para otras columnas. En estos casos, se convierte en un valor numérico de uno (1) y No se convierte en un valor numérico de cero (0).

Puede personalizar una columna Sí/No seleccionando un valor predeterminado para el mismo. Un valor predeterminado es la selección que aparece automáticamente cuando alguien agrega un nuevo elemento. Personas pueden seleccionar un valor distinto si lo necesitan. Para una columna Sí/No que puede especificar si la casilla de verificación aparece seleccionada automáticamente, indicando un valor o no, indicando un valor No.

Opciones de sí/no hay ninguna columna

Utilice este tipo de campo de columna para proporcionar una lista de búsqueda de personas y grupos de que se puede seleccionar cuando se agrega o se edita un elemento. Por ejemplo, en una lista de tareas, una columna persona o grupo denominada Asignado a puede proporcionar una lista de personas que se puede asignar a una tarea. El contenido de la lista depende de cómo se han configurado servicios de directorio y grupos de SharePoint para el sitio. Para personalizar el contenido de la lista, tendrá que ponerse en contacto con el administrador.

Puede personalizar una columna persona o grupo de las siguientes maneras:

  • Permitir varias selecciones    Permitir que se seleccione tantas opciones como se desee o limite el número de selecciones a sólo una opción.

  • Incluir o excluir grupos de personas    Especifique si la lista incluye sólo personas individuales o además incluye las listas de distribución de correo electrónico y grupos de SharePoint. Por ejemplo, en una lista de tareas que desea incluir sólo personas individuales para asegurarse de que una persona específica es responsable de cada tarea. En una lista de proyectos, que puede que desea incluir las listas de distribución de correo electrónico y grupos de SharePoint para asegurarse de que un equipo está asociado con cada proyecto.

  • Límite de la lista sitio únicamente a los usuarios    Especifique si la lista incluye todas las personas y grupos en el servicio de directorio o aquellas personas y grupos que tienen acceso al sitio como miembros de un grupo de SharePoint.

  • Especificar la información para mostrar    Elija la información que desea mostrar acerca de las personas o grupos. Por ejemplo, una lista de contactos para una organización grande, puede mostrar el nombre de una persona, imágenes y detalles como habilidades y experiencia. En la lista de contactos para un equipo pequeño, puede que desee mostrar solo una persona nombre o dirección.

Nota: El estado de presencia, anteriormente disponible con nombre (con presencia), no está disponible en los exploradores modernos. Su organización puede elegir Habilitar presencia siguiendo los pasos de la pantalla de un sitio de SharePoint Online clásico en el modo de documento de Internet Explorer 10.

Use este tipo de campo de columna para almacenar un hipervínculo a una página Web o para mostrar un gráfico en la intranet o Internet.

Una columna hipervínculo o imagen guarda el localizador uniforme de recursos (URL) de una página Web, gráfico u otro recurso. Según el formato de visualización que elija, se muestra un hipervínculo que se puede hacer clic para tener acceso al recurso o un gráfico en lugar de la dirección URL del archivo de gráficos.

Para mostrar la dirección URL como un hipervínculo, seleccione el formato de hipervínculo. Cuando se inserta información acerca de un elemento, puede escribir la dirección URL y el texto descriptivo que aparece en la columna, en lugar de la dirección URL. Para mostrar un gráfico, en lugar de la dirección URL del archivo de gráficos, seleccione el formato de imagen. Cuando se inserta información acerca de un elemento que se debe escribir la dirección URL completa del archivo de gráficos, como http://www.example.com/image.gif, y puede escribir texto alternativo descriptivo para el gráfico, que aparece para las personas que desactivar gráficos en sus exploradores o dependen del software de lectura de pantalla para convertir los gráficos en la pantalla para oral.

Opciones de columna de hipervínculo o imagen

Use este tipo de campo de columna para mostrar la información que se basa solo en los resultados de un cálculo de otras columnas de la lista o biblioteca. Para usar el ejemplo, = [Cantidad] * [Precio] para calcular el precio total.

Cuando agrega una columna calculada a una lista o biblioteca, cree una fórmula que contiene operadores, por ejemplo, resta (-) y suma (+), funciones, valores específicos y referencias a otras columnas. Las fórmulas pueden calcular fechas y horas, realizar ecuaciones matemáticas o manipular texto. Por ejemplo, en una lista de tareas, puede usar este tipo de columna para calcular el número de días del calendario necesarios para completar cada tarea basada en las columnas de fecha de inicio y fecha de finalización (= [fecha de finalización]-[fecha de comienzo]). En una lista de contactos, puede utilizar una columna calculada para combinar los nombres y apellidos de los contactos y sepárelos con un espacio en blanco, en función de las columnas de nombre y apellido (= [nombre] & "" & [Apellido]). Tenga en cuenta que la fórmula en una columna calculada sólo puede hacer referencia a otras columnas de la misma lista o biblioteca.

Además de escribir la fórmula para el cálculo, especifique qué tipo de datos que desee que el cálculo devuelva y cómo almacenar y mostrar los datos. Para obtener más información acerca de cada tipo de datos, consulte la sección correspondiente de este artículo.

Para que más en fórmulas y funciones para usar con el campo calculado, vea ejemplos de fórmulas comunes en listas de SharePoint. En este artículo tiene muchas fórmulas comunes, así como vínculos a descripciones de todas las funciones que se pueden usar en SharePoint.

Opciones de columna calculada

Utilice esta columna para crear opciones adicionales para los aprobadores al usar flujos de trabajo de tarea.

Normalmente, un flujo de trabajo de tarea solo proporciona resultados de aprobar o rechazar, limitar cómo se administra un elemento o documento. Debe asignar la tarea a otra persona o devolver al remitente para obtener más información. Con la columna de resultado de la tarea, puede ofrecer un campo de columna de la opción que permite seleccionar opciones de finalización diferentes criterios. Por ejemplo, puede solicitar aclaraciones en un elemento o asignar a alguien para dar mayor flexibilidad al aprobador del flujo de trabajo.

Opciones de columna de resultado de tarea

La columna de resultado de la tarea es similar al campo opción mientras escribe opciones en el campo de elección. Puede establecer una opción individual como un valor predeterminado o usar un valor calculado. Para usar un valor calculado, debe escribir una fórmula, en lugar de un número específico, como el valor predeterminado. La fórmula puede calcular un número basándose en la información en otras columnas o funciones del sistema. También puede elegir si el valor de columna es necesario, así como hacer que el valor único entre todas las entradas.

Para obtener un tutorial indepth sobre el uso de tareas y resultados de la tarea en SharePoint, vea trabajar con tareas de flujos de trabajo de SharePoint 2013 usando Visual Studio 2012

Utilice esta columna para mostrar datos de orígenes externos como aplicaciones CRM, bases de datos o las hojas de cálculo.

La columna de datos externos le permite conectarse a orígenes de datos para proporcionar como bases de datos, hojas de cálculo y aplicaciones CRM. Por ejemplo, la conexión con una aplicación de línea de negocio como SAP o Microsoft CRM puede proporcionar información de clientes actualizados del origen de datos externos que pueden mostrar y utilizar en la lista. Con una base de datos de inventario externo, puede presentar la lista de precios actuales, descripciones o grosores de envío que se pueden usar para el cálculo o la búsqueda por otras columnas.

Opciones de la columna de datos externos

Datos externos deben tener algunos requisitos previos cumplir antes de que está teniendo acceso a datos externos. Estas tareas normalmente se realizan mediante el administrador e implican crear cuentas y los permisos de acceso a los datos, activación de Conectividad a datos empresariales y Servicios de almacenamiento seguro.

Para obtener más información sobre cómo crear, actualizar y actualización de columnas de datos externos, vea crear y actualizar una columna de datos externos en una lista o biblioteca o trabajar con datos externos en Excel Services (SharePoint Server).

Use este tipo de columna para permitir que los usuarios del sitio seleccionar los valores de un conjunto de términos específicos de términos administrados y aplicar estos valores a su contenido. Los usuarios pueden crear y configurar una columna de metadatos administrados para asignar a un conjunto de términos o términos existente, o que puedan crear un nuevo conjunto de términos específicamente para una columna de metadatos administrados. Administrar metadatos columnas tienen varias características únicas y características que ayudan a los usuarios seleccionar y aplicar términos al contenido, como la compatibilidad con "con escritura anticipada," así como soporte para Desambiguación de términos, descripciones, sinónimos y valores multilingües.

Administrar metadatos columnas promueven el uso coherente de metadatos a través de sitios porque proporcionan a los usuarios con una lista de condiciones que pueden aplicarse a su contenido. Estos términos proceden de un conjunto de términos administrados centralmente en la herramienta de administración de almacén de términos por un administrador de almacén de términos u otras personas con permisos para administrar términos. Siempre que se actualiza el conjunto de términos que depende de una columna de metadatos administrados específica, los términos actualizados automáticamente estará disponibles para los usuarios siempre que dicha columna de metadatos administrados está disponible. Puede personalizar la columna de metadatos administrados de las siguientes maneras.

Opciones para la columna de metadatos administrados

Campo de varios valores    Seleccionar la casilla de verificación Permitir varios valores permite la columna que contenga más de un valor. Tenga en cuenta que habilitar esta característica impedirá ordenar datos en vistas de lista.

Formato de presentación    El valor seleccionado en el conjunto de términos puede mostrarse como un valor único o con la ruta de acceso jerárquica completa.

  • Seleccione la casilla de verificación Mostrar etiqueta de término en el campo para mostrar el valor de los términos de establecer como un valor único. Por ejemplo: ciudad.

  • Seleccione la casilla de verificación Mostrar la ruta completa para el término en el campo para mostrar el valor de los términos de establecer como una ruta de acceso jerárquica completa. Por ejemplo: ubicación, continente, país o región, ciudad.

Configuración de conjunto de términos    Términos de visualización de la empresa administra el conjunto de términos o crear un conjunto para compartir con otros usuarios en una colección de sitios personalizada de términos.

  • Usar un conjunto de términos administrados    Especifique uno o varios términos separados por punto y coma y seleccione Buscar para filtrar las opciones para incluir solo los que contienen los términos que desee. Después de encontrar el conjunto de términos que contiene la lista de valores para mostrar en esta columna, haga clic en un término para seleccionar el primer nivel de la jerarquía para mostrar en la columna. Todos los niveles inferiores el término que seleccione se verán cuando los usuarios elijan un valor.

Crear un conjunto de términos personalizado    Escriba una descripción para el conjunto de términos personalizado y escriba su jerarquía del conjunto de términos directamente en el cuadro proporcionado o haga clic en Editar con el Administrador de conjunto de términos para abrir y usar la herramienta de administración de términos.

Para obtener más información sobre los metadatos administrados, consulte Introducción a los metadatos administrados. Este artículo describe qué metadatos administrados y cómo usarla.

Nota: Mientras un término personalizado está disponible para todos los usuarios de una colección de sitios, los términos del conjunto no estará disponibles como palabras clave de empresa.

Trabajar con columnas, listas y bibliotecas

Estos son algunos recursos adicionales para ayudarle a trabajar con listas y bibliotecas:

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×