Obtenga más información sobre los grupos de Office 365

Última actualización: 15 de febrero de 2019

Grupos de Office 365 es un servicio que funciona con las herramientas de Office 365 que ya usa para que pueda colaborar con sus compañeros de equipo cuando escriba documentos, cree hojas de cálculo, trabaje en planes de proyecto, programe reuniones o envíe correos electrónicos.

Este artículo le servirá de ayuda para comprender qué son los grupos. Además, en él encontrará algunos vínculos útiles que le redirigirán a los siguientes pasos.

Para acceder a las últimas noticias y vídeos sobre Grupos de Office 365, consulte Blogs de Office

Sugerencia: Si busca información acerca del uso de los grupos de contactos de Outlook para enviar correo electrónico a una lista de personas (como un grupo de amigos), consulte Crear un grupo de contactos o una lista de distribución en Outlook para PC.

¿Qué son los Grupos de Office 365?

Los grupos de Office 365 le permiten elegir un conjunto de usuarios con el que desee colaborar y configurar con facilidad una colección de recursos para compartir con esos usuarios. Recursos como una bandeja de entrada de Outlook compartida, un calendario compartido o una biblioteca de documentos para colaborar en archivos.

No es necesario que se preocupe de asignar permisos de forma manual a todos esos recursos, ya que, al agregar los miembros al grupo de forma automática, se les conceden los permisos que necesitan para obtener acceso a las herramientas que el grupo proporcione. Además, los grupos son la experiencia nueva y mejorada de las listas de distribución o los buzones compartidos.

Sugerencia: Para obtener información sobre cómo actualizar sus listas de distribución tradicionales a Grupos de Office 365, vea este artículo.

Los recursos específicos que se proporcionan dependen ligeramente de la experiencia de grupos que su equipo desee tener. Mientras está pensando en las opciones es importante recordar que raramente se encuentra una única forma para todos. Equipos diferentes pueden preferir formas diferentes de trabajar y Office 365 tiene las herramientas para permitir la colaboración en cualquiera de las formas que sus equipos prefieran.

Puede crear grupos de Office 365 a partir de diversas herramientas, entre las que se incluyen Outlook, Outlook en la Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams y mucho más. La herramienta que elija para empezar dependerá un poco de la clase de grupo con el que trabaje. Por ejemplo, en Microsoft tendemos a empezar con Outlook cuando creamos un grupo organizado alrededor del correo electrónico y el calendario. Si el grupo se destina a la comunicación en toda la empresa, tendemos a empezar con Yammer. En el caso de colaboración basada en chats, iniciaríamos nuestro grupo desde Microsoft Teams.

Al crear un grupo, necesitará decidir si quiere que sea un grupo privado o público. Cualquier usuario de la organización puede ver el contenido de un grupo público, así como unirse al grupo. Solo los miembros de un grupo privado pueden ver el contenido del grupo y, para que un usuario pueda unirse a un grupo privado, es necesario que el propietario del grupo apruebe una solicitud.

Nota: Actualmente, los grupos creados desde Outlook en la Web son privados de forma predeterminada.

Los usuarios externos a la organización no pueden ver ni obtener acceso a los grupos privados ni a los grupos públicos, excepto si esos usuarios recibieron permisos específicos como invitados.

Para más información sobre cómo cambiar los grupos de públicos a privados (o viceversa), vea Convertir los grupos de Office 365 en públicos o privados.

Propietarios, miembros e invitados

Los propietarios de grupos son los moderadores del grupo. Pueden agregar o quitar miembros y tienen permisos únicos, como la posibilidad de eliminar conversaciones de la bandeja de entrada compartida o cambiar distintas configuraciones sobre el grupo. Los propietarios del grupo pueden cambiar el nombre del grupo, actualizar la descripción o la imagen, y mucho más. Si ya está familiarizado con los roles de SharePoint, el propietario de un grupo es el administrador de la colección de sitios.

Los miembros del grupo son los usuarios habituales de su organización que usan el grupo para colaborar. Pueden acceder a todos los elementos del grupo, pero no pueden cambiar la configuración del grupo. En el mundo de SharePoint, son miembros del sitio. Para obtener información sobre cómo agregar o quitar miembros de grupo, vea Agregar y quitar miembros de grupo en Outlook.

Los invitados son como miembros del grupo, pero no pertenecen a la organización. De forma predeterminada, los usuarios pueden invitar a invitados para que participen en el grupo, y usted puede controlar esa configuración. Para obtener más información, vea Acceso de invitado en Grupos de Office 365.

Seleccione el tipo de grupos que quiera usar:

Si prefiere el modo de la bandeja de entrada compartida de colaboración, la experiencia de grupos de Outlook es lo que está buscando. Al crear un grupo en Outlook, obtendrá:

  • Bandeja de entrada compartida: para conversaciones de correo electrónico entre los miembros. Esta bandeja de entrada tiene una dirección de correo electrónico y se puede fijar para aceptar los mensajes de usuarios fuera del grupo e incluso fuera de su organización, de forma muy parecida a una lista de distribución tradicional

  • Calendario compartido: para programar eventos relacionados con el grupo

  • Biblioteca de documentos de SharePoint: un lugar fundamental para el grupo para almacenar y compartir archivos

  • Bloc de notas de OneNote compartido: para recopilar ideas, investigaciones e información

  • Sitio de grupo de SharePoint: un repositorio central de información, vínculos y contenido relacionado con el grupo

  • Planner: para asignar y administrar tareas de proyecto entre los miembros del grupo

No tendrá que crear manualmente ninguno de estos recursos, se crean al crear el grupo automáticamente y asignan los permisos necesarios para los miembros de su grupo, de tal modo que puedan empezar a usarlos inmediatamente.

Puede obtener acceso a estos recursos a través del conocido cliente de escritorio Microsoft Outlook 2016, desde Outlook en la Web, a través de Outlook 2016 para Mac (solo la Bandeja de entrada compartida) o a través de Outlook Mobile. Encontrará sus Grupos de Office 365 en el panel de navegación situado a la izquierda de la aplicación de escritorio de Outlook o en Outlook en la Web.

Encontrará sus grupos en el panel de navegación situado a la izquierda en Outlook u Outlook en la Web

Con la nueva tarjeta emergente de Grupos de Office 365, tendrá acceso rápidamente a los recursos de grupos compartidos. Solo tiene que mover el puntero sobre un nombre de grupo en Outlook en la Web o SharePoint.

Imagen de la nueva tarjeta emergente de Grupos de Office 365

La parte más reciente de nuestro artículo de colaboración es Microsoft Teams. Microsoft Teams es el bucle interno de su equipo: un espacio de trabajo persistente basado en chat donde puede tener conversaciones informales y en tiempo real sobre temas muy concretos o subgrupos específicos dentro del grupo. 

Yammer cuenta con la experiencia social de la empresa para la colaboración. Le ayuda a realizar conexiones nuevas y descubrimientos en toda la organización. Puede ayudarle a comunicarse y tratar ideas con toda la empresa o sobre áreas de interés común.

Al crear un grupo conectado de Office 365 en Yammer, obtendrá:

  • Grupo de Yammer: un lugar común para mantener conversaciones y compartir información

  • Biblioteca de documentos de SharePoint: un lugar fundamental para el grupo para almacenar y compartir archivos

  • Bloc de notas de OneNote compartido: para recopilar ideas, investigaciones e información

  • Sitio de grupo de SharePoint: un repositorio clave para obtener información, vínculos y contenido relacionado con su grupo

  • Planner: para asignar y administrar tareas de proyecto entre los miembros del grupo

Puede acceder a estas herramientas a través de Yammer en el explorador o mediante la aplicación de Yammer en su dispositivo iOS, Android o Windows Phone.

Una vez cumplido el propósito de un Grupo, puede eliminarlo para liberar los recursos del sistema y evitar que se incluya o se muestre en listas. Consulte: Eliminar un grupo. Si no desea tener que acordarse de eliminar grupos antiguos, el administrador puede establecer directivas de expiración que provocarán que los grupos antiguos expiren y se eliminen automáticamente después de un período de tiempo especificado. Consulte: Directiva de expiración de Grupos de Office 365

Nota: El contenido de esta pestaña está destinado a los administradores.

Hay tres modelos principales de aprovisionamiento en Grupos de Office 365: Abierto, dirigido por el equipo de TI o controlado. Cada uno tiene sus propias ventajas.

Modelo

Ventajas

Abierto (predeterminado)

Los usuarios pueden crear sus propios grupos cuando sea necesario sin tener que esperar por el equipo de TI ni molestarlo

Dirigido por el equipo de TI

Los usuarios solicitan un grupo al equipo de TI. El equipo de IT puede orientarlos en cuanto a la selección de las mejores herramientas de colaboración para sus necesidades

Controlado

La creación de grupos se restringe a personas, equipos o servicios concretos (vea: Controlar quién puede crear grupos de Office 365).

Si quiere controlar cómo asignar nombres a sus Grupos de Office 365, puede usar una directiva de nomenclatura para obligar a que los nombres de grupo sigan determinados estándares tales como incluir prefijos y sufijos, así como bloquear nombres cuestionables. Para más información, vea Directiva de nomenclatura de Office 365 Groups.

Cada grupo tiene al menos un propietario que puede agregar o quitar miembros y realizar tareas básicas de protección del grupo y su contenido. Normalmente el propietario lo hace en Outlook. Vea: Agregar y quitar miembros del grupo en Outlook. Si, por algún motivo, el propietario (o los propietarios) de un grupo deja la organización, el administrador puede asignar nuevos propietarios al grupo. Vea Asignar un nuevo propietario a un grupo huérfano.

Además, si tiene permisos de Administrador de Exchange Online, puede administrar sus grupos desde el Centro de administración de Office 365 (vea Administrar la pertenencia a grupos en el Centro de administración de Office 365) o desde PowerShell (vea Administrar Grupos de Office 365 con PowerShell).

Puede que en algún momento quiera eliminar un grupo del espacio empresarial. Para obtener información sobre cómo eliminar un grupo, vea: Eliminar un grupo. Si un grupo se elimina accidentalmente, los administradores pueden restaurar ese grupo durante un máximo de 30 días, vea: Restaurar un grupo de Office 365 eliminado.

Si prefiere una forma más automatizada de administrar el ciclo de vida de los Grupos de Office 365, puede usar directivas de expiración para que los grupos expiren en un intervalo de tiempo determinado. Los propietarios del grupo recibirán un correo electrónico con 30, 15 y 1 días de antelación a la expiración del grupo que les permita renovar fácilmente el grupo si todavía es necesario. Vea: Directiva de expiración de grupos de Office 365.

Límites de grupo

Máximo...

Valor

Propietarios por grupo

100

Grupos que puede crear un usuario

250

Grupos que puede crear un administrador

Hasta el límite de inquilino predeterminado de 500 000

Número de miembros

Más de 1 000, aunque solo 1 000 pueden acceder a las conversaciones del Grupo de forma simultánea.

Es posible que los usuarios observen retrasos al obtener acceso al calendario y a las conversaciones en grupos muy grandes de Outlook

Número de grupos de los que un usuario puede ser miembro

1 000

Almacenamiento de archivos

1 Terabyte + 10 GB por usuario suscrito + almacenamiento adicional comprado. Puede comprar una cantidad ilimitada de almacenamiento adicional.

Tamaño del buzón del grupo

50 GB

El número máximo predeterminado de grupos que una organización de Office 365 puede tener actualmente es 500 000.

Si tiene previsto usar la característica "Reescritura en grupo" desde la herramienta Azure Active Directory Connect, la longitud máxima es de 448 caracteres en relación con el atributo "Description".

Para más información sobre el almacenamiento de SharePoint Online, vea Límites de SharePoint Online y Límites y restricciones de software de SharePoint Online.

La administración de los grupos de Office 365 es más eficaz cuando se dispone de información accionable sobre el uso de grupos. El Centro de administración de Office 365 tiene una herramienta de informes que puede permitirle consultar aspectos tales como el uso de almacenamiento, cuántos grupos activos tiene e incluso cómo utilizan los usuarios los grupos. Para más información, vea: Informes de Office 365 en el Centro de administración.

Los Grupos de Office 365 le ofrecen varias herramientas de cumplimiento, protección de la información y eDiscovery.

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