Introducción a las bases de datos

Para no desviarse del propósito del diseño de la base de datos, resuma ese propósito y consúltelo a menudo. Si, por ejemplo, desea crear una base de datos pequeña para un negocio familiar, escriba algo como: “La base de datos de clientes es una lista con información de los clientes cuya finalidad es el envío de correo y la creación de informes”. En el caso de bases de datos de empresas grandes, es posible que necesite varios párrafos para describir cuándo y cómo los usuarios de diferentes roles usarán la base de datos y sus datos. Redacte una declaración de objetivos específica y detallada que le sirva de referencia durante todo el proceso de diseño.

Comience con la información y los métodos de seguimiento de los que ya dispone. Por ejemplo, tal vez registre los pedidos de compra en un libro de contabilidad o guarde la información de los clientes en formularios de papel. Si es así, use esos orígenes para enumerar la información que registra actualmente (por ejemplo, todos los cuadros de los formularios). En caso de que actualmente no registre información importante, piense en cuál es la información que necesita. Cada tipo de datos individual se convierte en un campo en la base de datos.

No se preocupe si su primera lista no es perfecta, podrá ir ajustándola con el tiempo. Lo que sí es importante es tener en cuenta todas las personas que usan esta información y pedirles ideas.

A continuación, piense en lo que desea obtener de la base de datos y los tipos de informes o correo que desea producir. Después, asegúrese de que está registrando la información requerida para cumplir con los objetivos. Por ejemplo, si quiere crear un informe que muestre las ventas por región, necesita registrar los datos de ventas a nivel regional. Intente esbozar el informe con la información real como le gustaría verla. A continuación, enumere los datos que necesita para crear el informe. Haga lo mismo para el correo u otros resultados que desee obtener de la base de datos.

Ejemplo

Suponga que los clientes tienen la posibilidad de darse de alta (o de baja) de las novedades enviadas periódicamente por correo electrónico, y que desea imprimir una lista de los usuarios que se han dado de alta. Para ello, en la tabla Clientes necesitará una columna Enviar correo electrónico en la que se permitan los valores Sí y No.

Para aquellos que deseen recibir correos electrónicos, necesitará una dirección de correo electrónico y, por tanto, un campo. Si desea incluir un saludo (como Sr. o Sra.), incluya un campo de saludo. Si quiere dirigirse a los clientes por su nombre en los correos electrónicos, agregue un campo de nombre.

Cuando tenga la lista de la información necesaria, determine las entidades principales (o asuntos) en las que debe organizar los datos. Evite duplicar los datos en distintas entidades. El siguiente podría ser un ejemplo de lista previa para una base de datos de ventas de productos:

Las entidades principales son: clientes, proveedores, productos y pedidos. Comience por tanto con esas cuatro tablas: una para los datos sobre los clientes, una para los datos sobre proveedores y así sucesivamente. Puede que no sea el diseño final, pero es un buen punto de partida.

Para entender por qué es mejor tener más tablas, observe la siguiente:

Cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Puesto que un mismo proveedor puede suministrarle una gran cantidad de productos, el nombre y la dirección de ese proveedor tendrán que repetirse muchas veces. Esto supone un desperdicio de espacio en disco. En su lugar, registre la información del proveedor una sola vez en una tabla independiente para los proveedores y vincule esa tabla a la de productos.

Un segundo problema evidente con este diseño surge cuando es necesario modificar la información sobre el proveedor. Supongamos que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Al aparecer en varios lugares, accidentalmente podría cambiar la dirección en un solo lugar y olvidarse de cambiarla también en los demás. Si registra la información del proveedor en un único lugar, se evitará ese problema.

Por último, supongamos que Coho Winery suministra un solo producto y que desea eliminar el producto pero conservar la información de nombre y dirección del proveedor. Con este diseño, ¿cómo se elimina el registro del producto sin perder la información de proveedor? No se puede. Dado que cada registro contiene datos sobre un producto y datos sobre un proveedor, es imposible eliminar uno sin eliminar el otro. Para mantener estos datos separados, divida la tabla en dos: la primera para la información de productos y la segunda para la información de proveedores. De este modo, cuando elimine un registro de producto, solo eliminará los datos del producto, no los datos del proveedor.

Una vez elegido el asunto de una tabla de base de datos, las columnas de esa tabla solo deben almacenar datos sobre ese asunto. Por ejemplo, una tabla de productos debería almacenar únicamente datos sobre los productos, no sobre sus proveedores.

Para decidir qué información se incluirá en la tabla, use la lista que creó anteriormente. Por ejemplo, la tabla Clientes podría incluir: Nombre, Apellidos, Dirección, Enviar correo electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico. Cada registro (cliente) de la tabla contiene el mismo conjunto de columnas, por lo que para cada cliente se almacena exactamente la misma información.

Cree su primera lista, revísela y perfecciónela. No olvide desglosar la información en los campos más pequeños posibles. Por ejemplo, si la lista inicial tiene un campo Dirección, desglóselo en Calle, Población, País y Código (o en más campos, si tiene clientes de otros países). Así, por ejemplo, puede realizar envíos de correo en el formato adecuado o crear informes de pedidos por país.

Una vez ajustadas las columnas de datos de las tablas, ya puede elegir la clave principal de cada tabla.

Cada una de las filas de cada tabla debe identificarse de manera exclusiva. ¿Recuerda el ejemplo anterior en el que dos clientas tenían el mismo nombre? Al compartir el nombre, se necesita un modo de identificar cada una de ellas.

Por tanto, cada tabla debe incluir una columna (o conjunto de columnas) que identifique exclusivamente cada fila. Esto se denomina la clave principal y suele ser un número único, como un número de identificación de empleado o un número de serie. Access usa claves principales para asociar rápidamente los datos de varias tablas y agrupar esos datos.

A veces, la clave principal consta de dos o más campos. Por ejemplo, una tabla de detalles de pedido que almacena datos de pedidos puede usar dos columnas en su clave principal: identificador de pedido e identificador de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna, también se denomina una clave compuesta.

Si ya tiene un identificador único para la información de una tabla, como números de producto que identifiquen cada producto del catálogo, use ese identificador, pero solo si los valores cumplen con las siguientes reglas para las claves principales:

• El identificador debe ser siempre diferente para cada registro. Los valores duplicados no están permitidos en una clave principal.

• Para cada elemento debe haber siempre un valor. Cada registro de la tabla debe tener una clave principal. Si usa varias columnas para crear la clave (por ejemplo, familia de piezas y número de pieza), ambos valores deben estar siempre presentes.

• La clave principal es un valor que no cambia. Las claves sirven de referencia para otras tablas y, por tanto, cualquier cambio realizado en una clave principal en una tabla significa un cambio en el resto de tablas donde se le haga referencia. Los cambios frecuentes aumentan el riesgo de errores.

Si no tiene un identificador obvio, use un número único arbitrario como clave principal. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido único con la finalidad exclusiva de identificar el pedido.