Objetivo: optimizar el plan del proyecto para cumplir la fecha de finalización

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Después de crear el plan de proyecto, debe revisar la fecha de finalización programada. Si el plan no cumple su fecha de finalización deseada y si la fecha de finalización es importante para el éxito del proyecto, puede optimizar el plan para cumplir esta fecha. Sin embargo, a medida que cambie los aspectos del plan que se relacionan con la fecha de fin, recuerde que es probable que cambie los costos y el ámbito.

Sugerencia: Este artículo forma parte de una serie de artículos dentro del mapa del proyecto que describen un amplio conjunto de actividades relacionadas con la administración de proyectos. Llamamos a estas actividades "objetivos" porque están organizadas en torno al ciclo de vida de la administración de proyectos: crear un plan, realizar un seguimiento de un proyecto y administrarlo y cerrar un proyecto.

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Optimizar el gráfico de la fecha de finalización prevista

número 1 Especificar y revisar las fechas del proyecto     Revisar las fechas del proyecto puede ayudarle a ver si está cumpliendo la fecha de finalización deseada y si necesita realizar ajustes adicionales para cumplir esa fecha.

Haga clic en todas las opciones siguientes que correspondan:

  • Vea qué impulsa la fecha de finalización del proyecto si no está avanzando hasta la fecha de finalización deseada. Ver el ruta crítica puede ayudarle a centrarse en el ajuste de calendarios, ámbito, tareas y asignaciones para realizar cambios en las tareas de la ruta crítica y, por tanto, en la fecha de finalización.

  • Estimar las duraciones de las tareas mediante el análisis PERT para ayudarle a desarrollar duraciones reales para las tareas de su plan de proyecto.

  • Mostrar información de programación de tareas para obtener información sobre cómo se programa el proyecto. Puede ver cómo los cambios en la programación de la tarea afectan a la fecha de finalización del proyecto.

Número 2 Ajustar el plan para que se ajuste a la fecha de finalización     Puede usar diversas estrategias, entre las que se incluyen el ajuste de calendarios, ámbito, tareas y asignaciones para cumplir la fecha de finalización prevista.

Haga clic en todas las opciones siguientes que correspondan:

  • Establecer la fecha de comienzo o finalización del proyecto que comienza o termina en una fecha anterior a la fecha del plan actual. Si esta es una opción para el proyecto, pruebe a cambiar primero la fecha de inicio.

  • Modificar un calendario

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    • Crear un calendario de tareas si los calendarios de tareas que se aplican a las tareas de la ruta crítica se retrasan innecesariamente la fecha de finalización. Modificar o quitar un calendario de tareas puede tener el mínimo efecto de los cambios en los tres tipos de calendarios (tarea, recurso y proyecto) en Microsoft Office Project 2007.

    • Modificar un calendario de recursos si los Recursos realmente están funcionando más de lo que su calendario refleja. Por ejemplo, si el calendario de recursos de un recurso que se asigna a tareas de ruta crítica indica una semana de cuatro días de la semana, pero el recurso realmente funciona cinco días, es probable que cumpla con la fecha de finalización.

    • Modifique el calendario del proyecto en caso de que el proyecto se esté trabajando en más horas o días de los que refleja su calendario de proyecto. Por ejemplo, si la calendario del proyecto indica que los fines de semana son período no laborable, pero en realidad está ejecutando turnos de fin de semana, cambiar el calendario del proyecto probablemente cumplirá la fecha de finalización.

  • Reducir el ámbito del proyecto

    Es posible que tengas que reducir ámbito para que cumplan la fecha de finalización o la presupuesto. O bien, después de crear el plan del proyecto, es posible que tenga más tiempo o dinero de lo esperado. En cualquier caso, puedes cambiar el ámbito del proyecto. Puede elegir entre cambiar las entregas del producto o cambiar el ámbito del proyecto.

    Por ejemplo, decide quitar una tarea de investigación de mercado de un proyecto y también reduce la duración de las pruebas de producto para cumplir con la fecha de fin o el presupuesto. En este caso, el producto final y las entregas no cambian. Sin embargo, ha cambiado el método para proporcionar este producto final reduciendo el ámbito del proyecto.

    Siga los pasos siguientes que correspondan:

    • Cambie una duración para que se ajuste a la fecha de finalización reduciendo la cantidad de tiempo planificado para las tareas de ruta crítica. Asegúrese de que la duración reducida siga reflejando una realidad mínima. Asegúrese también de ajustar la cantidad de trabajo correspondiente asignado a los recursos.

    • Quitar una tarea para que se ajuste a la fecha de finalización. Al quitar las tareas, puede disminuir la calidad de la implementación general del proyecto. Las tareas que deben llevarse a cabo deben seguir reflejándose en el plan, y solo se deben quitar las tareas que se consideran opcionales.

    • Reemplazar una asignación de recursos para cumplir la fecha de finalización. Puede reemplazar un recurso más lento con uno más rápido, como una persona con más experiencia, equipo con mayor capacidad o material con un tiempo de configuración más rápido.

  • Ajustar una tarea en la ruta crítica

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    • Muestra la ruta crítica para mantener un vistazo a la ruta crítica y cumplir la fecha de finalización.

    • Cambie Cuándo una tarea es crítica si desea cambiar la definición de una tarea crítica para que signifique, por ejemplo, una tarea con uno o dos días de margen de demora. De manera predeterminada, Project 2007 considera que una tarea es crítica si tiene cero días de margen de demora.

    • Cambiar la fecha de comienzo o la fecha de finalización de una tarea si las restricciones de fecha inflexibles (como debe comenzar el o debe finalizar el) se establecieron en las tareas. Cuando las restricciones de tareas de la ruta crítica sean más flexibles, Project 2007 puede calcular la programación con menos restricciones y es posible que pueda cumplir con la fecha de finalización.

    • Cambie la duración de una tarea en la ruta crítica para que coincida con la fecha de finalización del proyecto.

    • Divide una tarea si la única tarea comprende varios elementos que pueden trabajar simultáneamente en diferentes recursos. Si divide una tarea de ruta crítica en estos distintos elementos con diferentes asignaciones, es posible que pueda cumplir con la fecha de finalización.

    • Cambie un vínculo de tareapara revisar las relaciones (o dependencias) entre las tareas de la ruta crítica y para ver si hay vínculos incorrectos o innecesarios que puede cambiar.

    • Establecer superposición o retraso para las tareas para ajustar el tiempo de adelanto y de posposición entre las tareas vinculadas. Agregar plazo entre tareas vinculadas puede ayudar a cumplir la fecha de finalización. Agregar tiempo de retardo donde sea necesario puede hacer que la programación sea más realista.

  • Ajustar una tarea para que se ajuste a la fecha de finalización

    Haga clic en todas las opciones siguientes que correspondan:

    • Asigne un recurso adicional para reducir la duración de una tarea en la ruta crítica. Asignar más recursos para reducir la duración de una tarea funciona siempre que la tarea esté condicionada por el esfuerzo y no por duración fija.

      Agregar más recursos a las tareas se denomina "bloqueo" o "compresión" del proyecto. En un extremo, el bloqueo puede ser una forma arriesgada de completar un proyecto debido a los costes y las ineficiencias adicionales que pueden producirse. Si agrega demasiadas tareas, la duración del proyecto puede aumentar en lugar de disminuir debido a la complejidad adicional.

    • Reemplace la asignación de un recurso para que le ayude a cumplir la fecha de finalización si el recurso (persona, equipamiento o material) puede trabajar más rápido o con más eficacia o se le puede asignar más unidades para las tareas de la ruta crítica.

    • Ajustar el tiempo que un recurso de trabajo dedica a una tarea modificando el unidades de asignación del recurso en una tarea crítica o haciendo que el recurso comience en la asignación en una fecha anterior.

Número 3 Ajustar el plan para aprovechar el tiempo adicional   

Más información...

Después de crear el plan y Project 2007 calcula el programar y el coste para el proyecto, es posible que tenga más tiempo o una presupuesto mayor. Puede optar por finalizar el proyecto antes de la programación o por debajo del presupuesto. O bien, puede aumentar el ámbito y agregar calidad a las entregas del proyecto.

  • Consulte con los clientes     Si procede, consulte a los clientes o partes interesadas para ver cómo prefieren usar la hora o el presupuesto. Es posible que prefieran salir del plan tal cual y hacer que el proyecto llegue adelantado a la programación o por debajo del presupuesto.

  • Comprobar el contrato     Compruebe si existen incentivos contractuales (o, en algunos casos, incluso penalizaciones) para ir adelantado a la programación o por debajo del presupuesto. El tipo de contrato que tiene (precio fijo, coste reembolsable o precio unitario) puede ayudarle a determinar cómo puede aprovechar el tiempo disponible o el presupuesto.

  • Agregar ámbito     Si tiene tiempo o presupuesto adicional disponible, puede Agregar las tareas o fases que desee implementar pero que no piense que no tendrá suficiente tiempo o dinero para hacerlo. Puede aumentar el duración de las tareas existentes para que Recursos tengan más tiempo para completarlas. Ten en cuenta que es probable que agregar ámbito agregue tanto tiempo como costo a tu plan. Cambiar el ámbito y las entregas puede tener implicaciones contractuales, así que asegúrese de comprobar el contrato y obtener la aprobación del cliente cuando sea necesario.

  • Aumentar el nivel de calidad     Puede usar excedentes de tiempo o presupuesto para agregar tareas o fases que agreguen o comprueben la calidad. Puede aumentar la duración de las tareas existentes para que los recursos tengan más tiempo para realizar un trabajo de mayor calidad. Otra forma de mejorar la calidad es agregar personal altamente cualificado, equipos más eficientes o materiales de mayor nivel. Estos tipos de recursos pueden ser más caros, pero también pueden ser un buen uso del presupuesto excedente.

Número 4 Escribir una nota sobre los cambios en la programación     Registre información sobre los cambios que realizó para cumplir la fecha de finalización. Estas notas pueden ser útiles cuando se realiza un seguimiento del progreso real, se cierra el proyecto o se recopilan datos para el siguiente proyecto.

Número 5 Evaluar los resultados de la optimización de la programación     Esta evaluación garantiza que se cumplía efectivamente la fecha de finalización y que los costos, la carga de trabajo y otros proyectos no se vieron afectados adversamente por estos cambios.

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Número 6 Comunicar los cambios de la asignación a los recursos     Si ha asignado nuevas tareas a la Recursos o cambiado o eliminado las asignaciones existentes como resultado de cumplir con la fecha de finalización, puede comunicar estos cambios a los recursos afectados, ya sea en línea o imprimiendo informes de asignación.

Número 7 Agregar información adicional sobre una tarea o recurso después de cambiar la información del proyecto     Agregue más información en forma de notas, documentos y vínculos a páginas Web.  

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