Objetivo: mostrar la organización del proyecto

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Si el proyecto tiene miles de tareas que abarcan años y usan metodologías estándar de administración de proyectos, o unas cuantas tareas que abarcan un mes y usan metodologías administración de proyectos ágil, probablemente desee una manera de dividir esas tareas en fragmentos manejables. Organizar las tareas en un esquema le ayuda a que usted y otros usuarios descifrar rápidamente la imagen del proyecto. El esquema también le ayuda a pensar en sus tareas en sus áreas relacionadas, independientemente de si están relacionadas por hora, fase, hito, entrega o categoría. Puede tener tantos niveles de esquema como necesite.

Sugerencia: Este artículo forma parte de una serie de artículos dentro del mapa del proyecto que describen un amplio conjunto de actividades relacionadas con la administración de proyectos. Llamamos a estas actividades "objetivos" porque están organizadas en torno al ciclo de vida de la administración de proyectos: crear un plan, realizar un seguimiento de un proyecto y administrarlo y cerrar un proyecto.

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Abejas en un panal

número 1 Desarrollar estrategias para organizar las tareas     No hay una "forma correcta" de organizar las tareas. Dependiendo de su estilo de trabajo y de la de su equipo, puede crear el esquema de tarea con algunos métodos diferentes. 

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  • Enfoque    descendente  Piense primero en alto nivel. Tenga en cuenta las fases generales del proyecto en su conjunto y escriba los como tareas de resumen. A continuación, introduzca las subfases como subtareas debajo de las tareas de resumen. Por último, escriba las tareas individuales en el nivel inferior. Hacer que los miembros del equipo rellenen las tareas como detalles de sus fases. Esto no solo aumenta la organización de la tarea, sino que también fomenta la adquisición por parte del equipo de las tareas a las que se les asignará.

    Llegados a este punto, se recomienda crear un presupuesto para el proyecto como parte de un enfoque descendente para administrar un proyecto.

  • El enfoque de abajo a arriba     Si todas las tareas se escriben y ya están en un orden lógico, puede insertar una tarea nueva encima de la primera tarea en una agrupación lógica de tareas y hacer que esa nueva tarea sea la tarea de resumen.

  • El método de lluvia de ideas     Trabaje con su equipo al principio para obtener todas las posibles tareas necesarias para el proyecto. Aún no te preocupes por la secuencia u organización.

    Cuando termine, convierta las tareas de nivel superior en tareas de Resumen y, a continuación, mueva las tareas relacionadas a la vez mediante una operación de cortar y pegar. Elimine las tareas duplicadas y agregue las nuevas tareas según sea necesario.

Número 2 Introducir tareas en el proyecto     Para poner el proyecto en marcha, debe agregar tareas. 

Número 3 Introducir información de presupuesto en el proyecto     Al principio del diseño del proyecto, es posible que desee especificar límites de costo para especificar la cantidad máxima de dinero, trabajo o materiales para el proyecto. 

Número 4 Estructurar la lista de tareas     Puede usar la esquematización para organizar las tareas en una jerarquía de tareas de Resumen y subtareas que refleja la estructura de fases, subfases y tareas individuales del proyecto. 

Número 5 Cambiar la vista de fases y    subtareas Microsoft Office Project 2007 proporciona varias maneras de mostrar la estructura existente del proyecto.  

Haga clic en todas las opciones siguientes que correspondan:

  • Mostrar u ocultar subtareas para contraer o expandir el esquema al nivel que desea ver. También puede especificar el número de niveles de esquema que desea mostrar.

  • Mostrar u ocultar tareas de Resumen para mostrar información de resumen sobre todo el proyecto en una sola fila.

  • Mostrar números de esquema para ver las tareas organizadas en un esquema numerado que se basa en sus lugares de la jerarquía.

Número 6 Usar códigos de estructura    de descomposición del trabajo  Si desea mostrar los códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT), puede usar la estructura existente en el proyecto o crear una máscara de código EDT personalizada para especificar la estructura de los códigos EDT al crear tareas. 

Haga clic en todas las opciones siguientes que correspondan:

  • Mostrar códigos de estructura de descomposición del trabajo para agregar un campo EDT que muestre el código EDT de cada tarea del proyecto.

  • Cree un código de estructura de descomposición del trabajo si desea crear su propia máscara de código EDT que especifique la estructura de los códigos EDT del proyecto. Por ejemplo, puede crear códigos EDT personalizados que coincidan con los códigos EDT de su cliente.

  • Volver a numerar los códigos de estructura de descomposición del trabajo al mover o eliminar tareas y desea restablecer el campo EDT personalizado para que las tareas coincidan con la nueva estructura.

Número 7 Agregar información adicional sobre una tarea     Puede Agregar una nota, adjuntar un documento o crear un hipervínculo para clarificar la organización del proyecto. 

Haga clic en todas las opciones siguientes que correspondan:

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