Objetivo: estimar la duración de las tareas

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Uno de los mejores aspectos del uso de Microsoft Office Project 2007 es que puede calcular una programación realista, a menudo basándose únicamente en las duraciones de las tareas y las dependencias entre tareas que especifique. Es posible que tengas otros controles de programación, como fechas de inicio y finalización y calendarios, pero estos son la excepción, no la regla. Dado que la precisión de una programación se basa estrictamente en unas duraciones precisas, dedicar un poco de mental al desarrollo de las duraciones se pagará.

Sugerencia: Este artículo forma parte de una serie de artículos dentro del mapa del proyecto que describen un amplio conjunto de actividades relacionadas con la administración de proyectos. Llamamos a estas actividades "objetivos" porque están organizadas en torno al ciclo de vida de la administración de proyectos: crear un plan, realizar un seguimiento de un proyecto y administrarlo y cerrar un proyecto.

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Primer plano de la correa de un reloj en el brazo de un hombre

número 1 Comience con una investigación básica     La información que puede ayudarle a calcular cuánto tiempo tardan ciertas tareas en completarse puede provenir de varias fuentes.  

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Buscar orígenes para estimaciones de duración

  • Su propia experiencia     Dibuje en su propio fondo a partir de las horas en las que haya realizado tareas similares en este o en otros proyectos.

  • La experiencia de los miembros del equipo     Consulte con los recursos que han sido responsables de determinados tipos de tareas. Si ya tiene un equipo local, haga que los miembros desarrollen sus propias duraciones para sus tareas asignadas en este proyecto. Esto puede servir como compromiso de los responsables de completar las tareas.

  • Proyectos anteriores     Revisar proyectos que usted u otros jefes de proyecto han creado y seguimiento. Las duraciones reales registradas pueden ser especialmente útiles.

  • Estándares y benchmarks de la industria     Busque información sobre las duraciones de tareas pertinentes para su sector. En libros, diarios y en la web, puede encontrar listas de tareas con duraciones recomendadas y otras métricas. Las organizaciones profesionales de su sector también son un buen lugar para encontrar esta información.

Sugerencia: Considera la posibilidad de empezar a crear un proyecto que esté dividido en pequeñas porciones de trabajo (tareas) que se pueden completar en un mes. Cuando haya finalizado el valor de mes de tareas, inicie el trabajo de otro mes. Esta es la técnica que usa el método ágil de administración de proyectos para ayudar a reducir el margen de error en las duraciones de las tareas, al tiempo que proporciona comentarios rápidos sobre el estado de un proyecto.

Crear un búfer de tiempo en el proyecto

Dado que no puede anticipar cada problema que pueda retrasar sus tareas, incluso las duraciones más precisas necesitan una pequeña "habitación de ondulación". Esto proporciona una medida de administración de riesgos para el proyecto. Hay diferentes formas de crear un búfer de tiempo en el proyecto:

  • Agregar un porcentaje a cada duración     Si cree que una tarea tomará de forma realista 40 horas para completarse, agregar un 5% de búfer lo cambia a 42 horas. Un búfer del 10% lo cambia a 44 horas. El tiempo adicional está integrado en la programación, por si lo necesitara. Si no la necesita, este búfer puede permitir que las tareas sucesoras comiencen antes.

  • Agregar una tarea de búfer     Agregue una "tarea de búfer" modesta a cada una de las fases principales del proyecto, o una tarea de búfer de tamaño variable al proyecto en su totalidad. Si cree que necesita un día adicional para una tarea que se está retrasando, puede quitar la tarea de búfer y agregar su tiempo a la tarea que se está retrasando. La fecha de finalización general de la fase o el proyecto sigue siendo la misma.

Número 2 Crear un hito     Cuando desee identificar un evento significativo en su programación, como la finalización de una fase, cree un hito en el proyecto.  

Número 3 Estimar duraciones     Puede modelar un proyecto en los escenarios mejores y peores para ayudarle a estimar con precisión las duraciones de la programación y para simular futuras cargas de recursos y su efecto en las escalas de tiempo del proyecto.  

Número 4 Escribir una duración     Después de determinar cuánto tiempo se tardará en completar una tarea, es el momento de especificar una duración. Especifique una duración estimada si aún no está seguro de Cuánto tardará en completarse una tarea.  

Número 5 Interrumpir el trabajo en una tarea     Si se producen dos tareas a la vez, puede pausar el trabajo de la tarea que comienza primero, comenzar la segunda tarea y, a continuación, volver a empezar a trabajar en la primera tarea cuando la segunda finalice.  

  • Interrumpa el trabajo en una tarea dividiendo una tarea.

Número 6 Crear un calendario     Para identificar los períodos laborables y no laborables de una tarea específica, cree un calendario. Por ejemplo, un fragmento de maquinaria necesario para completar una tarea puede estar disponible únicamente en determinados días de la semana. Puede identificar el tiempo de trabajo en un calendario de tareas y la tarea se programa según corresponda.  

Número 7 Asignar un calendario a una tarea     Después de crear un calendario de tareas, aplíquelo a la tarea o las tareas para las que lo creó.  

Número 8 Agregar información adicional sobre una tarea     Agregue más información sobre una tarea en forma de notas, documentos y vínculos a páginas Web.  

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