Objetivo del usuario: planear el proyecto

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Objetivo del usuario de planear el proyecto

Es una buena idea empezar la planificación antes de abrir Microsoft Project.

Para capturar los planteamientos iniciales sobre los objetivos del proyecto, use una aplicación como Word, Excel, OneNote o Outlook.

Una vez todos le hayan aceptado sus ideas, puede empezar a planear la programación con Project.

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Sugerencias para la administración de proyectos que necesita tener en cuenta antes de empezar...

  • Asegurarse de que tiene un proyecto    Asegúrese de que sus ideas son un proyecto real. Un proyecto tiene tres características:

    • Es temporal y único    El diseño de una fábrica de automóviles es un proyecto porque es una actividad puntual. La fabricación de automóviles en la fábrica es una serie de actividades repetitivas y, por lo tanto, no es un proyecto.

    • Tiene resultados claramente definidos    Las entregas permiten centrar la atención y establecer fines en el proyecto. Los participantes no sentirán que sus esfuerzos en el proyecto valen la pena si las entregas no están definidas claramente.

    • Tiene un principio y un final    Sin una fecha final para el proyecto los participantes y los inversores no disfrutarán de los resultados y las ventajas del proyecto que su inversión ha hecho posible.

      A continuación se muestran algunos ejemplos para ayudarle a decidir si tiene un proyecto.

Actividades que no son proyectos

Proyectos definidos claramente

Fabricación de automóviles

  • Proyecto para actualizar una fábrica para incrementar la eficiencia.

  • Proyecto para ubicar la planta de mantenimiento más cerca de las instalaciones de la fábrica.

Reducir el riesgo de competencia

  • Proyecto para reemplazar software de seguridad.

  • Proyecto para contratar especialistas en riesgos del sector relacionado.

  • Identificar las restricciones del proyecto    Las restricciones son factores que limitan las opciones del administrador de proyectos a la hora de diseñar y administrar un proyecto. La mayoría de los proyectos tienen tres restricciones:

    • Período de tiempo limitado    Las fechas de finalización para las entregas principales normalmente fijan la duración general del proyecto.

    • Personas y otros recursos limitados    Los administradores de proyectos normalmente cuentan con un número limitado de personas para realizar el trabajo de un proyecto, o con un presupuesto limitado.

    • Ámbito reducido    Un proyecto se ve normalmente restringido por cuánto puede lograr el equipo. Si el proyecto tiene demasiadas entregas o características, es posible que no haya tiempo suficiente en la programación para hacerlo todo.

Al cambiar una restricción, normalmente tiene un efecto sobre las otras dos y puede afectar a la calidad general. Por ejemplo, si se reduce la duración del proyecto, el administrador del proyecto se ve forzado a tomar decisiones acerca del número de trabajadores necesarios para finalizar las entregas del proyecto. Si no hay trabajadores suficientes, adelantar la entrega del proyecto podría tener otras desventajas, como tener que reducir el ámbito del mismo.

  • Identificar temprano los participantes    Nada tiene un peor efecto en el proyecto que no identificar quienes son los participantes en el proyecto y cuál es la mejor manera de comunicarse con ellos. Si no se identifica a un participante crítico antes de empezar el proyecto, este podría verse forzado a detenerse o salirse del presupuesto si se proponen nuevos objetivos y métodos para el proyecto.

Paso 1: Capturar los planteamientos iniciales

Capturar los planteamientos iniciales en OneNote

Tome notas en OneNote mientras piensa sobre el proyecto y lo que desea lograr. Sus notas pueden contener direcciones de correo electrónico, vínculos a sitios web, vídeos, o especificaciones previas.

Importar datos de Excel a Project

Los proyectos pueden empezar a veces como simples listas en Excel. Pero cuando crezcan, impórtelos a Project, donde podrá organizar y programar las tareas con mayor eficiencia.

Usar Office 365 en cualquier equipo para capturar notas de Project en cualquier lugar

Trabaje con las especificaciones iniciales del proyecto mediante Office 365. Siempre que esté trabajando en un equipo con conexión a Internet podrá trabajar en sus documentos con versiones completas de Word, Excel, PowerPoint u OneNote, a demanda y en cualquier lugar.

Usar Office Online en un explorador web

Trabaje con Office para la Web sin Office 365. Si tiene una cuenta de Microsoft, puede usar las versiones web de Word, Excel, PowerPoint o OneNote para capturar sus ideas iniciales del proyecto.

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Paso 2: Contactar con los participantes

Informar sobre el progreso inicial

No importa en qué punto se encuentre del proyecto, un informe bien presentado les ayudará a ganar la aceptación de las entregas del proyecto por parte de los participantes.

Unirse a una reunión en línea

Si los participantes no pueden estar presentes, use las reuniones en línea para conectar con ellos. Comparta diapositivas de PowerPoint, hojas de cálculo de Excel o notas de OneNote para discutir acerca de los planes iniciales del proyecto. Los usuarios pueden participar en reuniones de Microsoft Teams online en su oficina, de viaje o en su dispositivo móvil.

Chatear con un miembro del equipo del proyecto

Cuando surjan preguntas mientras trabaja en la programación de un proyecto, charle con ellos en línea con Teams.

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Paso 3: Iniciar un proyecto

Copiar y pegar desde Word, Outlook o PowerPoint en Project

Copie una lista de tareas en Word, Outlook o PowerPoint y péguela en Project para iniciar una programación rápidamente. Project conservará la estructura y el formato del esquema (solo en Project 2013 y versiones posteriores).

Crear un proyecto a partir de otro proyecto o plantilla

Cree un nuevo proyecto basándose en una plantilla rellenada previamente con tareas de proyectos similares al suyo. Expertos del sector han creado muchos de estos proyectos para ayudarle a empezar rápidamente.

Importar datos de Excel a Project

Mueva una lista de tareas iniciada en Excel a Project. Project mantendrá la estructura y el formato del esquema.

Importar una lista de tareas de SharePoint como proyecto inicial

A veces, los proyectos comienzan como listas de tareas en SharePoint para compartir con personas que no tienen Project. Una vez la lista de tareas alcanza cierto tamaño, muévala a Project para seguir trabajando desde allí.

Objetivo de la administración de proyectos: crear una programación de proyecto

Una vez que haya iniciado el proyecto en Project, puede empezar a agregar tareas, organizarlas, vincularlas entre sí, agregar personas, etc.

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