Objetivo: definir fases y tareas

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Una vez que comprenda el trabajo relacionado con el proyecto, estará listo para crear una lista de tareas en Microsoft Office Project 2007. La lista de tareas es el corazón de un proyecto: una lista de tareas incompleta o mal planeada puede afectar gravemente al progreso del proyecto. La organización de tareas en hitos y fases proporciona estructura al proyecto y facilita la evaluación del progreso.

La organización de la lista de tareas es crítica para el éxito del proyecto, independientemente de si el proyecto tiene miles de pasos que abarcan años y usan metodologías estándar de administración de proyectos, o algunos pasos que abarcan un mes y usan metodologías administración de proyectos ágil.

Sugerencia: Este artículo forma parte de una serie de artículos dentro del mapa del proyecto que describen un amplio conjunto de actividades relacionadas con la administración de proyectos. Llamamos a estas actividades "objetivos" porque están organizadas en torno al ciclo de vida de la administración de proyectos: crear un plan, realizar un seguimiento de un proyecto y administrarlo y cerrar un proyecto.

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número 1 Definir tareas del proyecto  En esencia, un proyecto es un conjunto de tareas.   Cada tarea representa una parte de trabajo que debe realizarse para completar el proyecto.

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Una tarea correctamente definida es aquella que tiene un principio y un final claros, para que el jefe de proyecto pueda determinar fácilmente Cuándo se ha completado la tarea.

Cuando realice tareas, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Para fines prácticos, las tareas deben tener al menos un día de duración. En los proyectos a largo plazo, es probable que las tareas tengan más duraciones. En los proyectos a corto plazo, suelen tener duraciones más cortas.

  • Por lo general, es una buena idea especificar las tareas en el orden en que espera que empiece el trabajo. Sin embargo, algunos proyectos pueden requerir que agrupe tareas similares o agrupe tareas según el tipo de recurso que vaya a funcionar. De este modo, se crean fases para el proyecto.

    Si su organización Ve el trabajo en ciertas categorías, puede agrupar el trabajo en estas categorías. Tenga en cuenta que si agrupa las tareas, no podrá crear un esquema más adelante ya que las tareas de agrupación constituyen otro tipo de esquematización.

  • La estructura de la lista de tareas determina el nivel de detalle del plan del proyecto. Si solo se muestran las fases del proyecto y cada fase cubre un período de tiempo mayor, el plan será una vista de alto nivel del proyecto. Si enumera incluso las piezas más pequeñas de trabajo, su plan será muy detallado. La mayoría de las veces, quieres alcanzar un equilibrio entre estos dos extremos.

    Una forma de ayudarle a decidir el nivel de detalle de la lista de tareas es tener en cuenta lo cerca que desea hacer el seguimiento del proyecto:

    • Si enumera cada elemento de trabajo que debe realizarse, aunque es menor, debe realizar un seguimiento de cada una de estas tareas y especificar su progreso, probablemente al menos una vez al día. A continuación, sabrá incluso si el elemento de trabajo más pequeño es un poco más tarde.

      Si su organización prefiere dividir el trabajo en torno a una serie de tareas de un mes, puede que tenga sentido tener tareas más detalladas. A veces, una serie de tareas más corta, como el enfoque ágil de administración de proyectos, pueden hacer que un proyecto responda mejor a los cambios en el ámbito o los recursos.

    • Si enumera y realiza un seguimiento solo de las fases del proyecto, no tendrá que actualizar el proyecto muy a menudo. A continuación, no sabrá si el trabajo se está atrasando hasta que finalice la fase.

  • Considera la importancia del proyecto, la frecuencia con la que puedes obtener y especificar actualizaciones de tareas de forma factible y el nivel de tarea que necesitas seguir para mantener un proyecto de descarril.

Número 3 Introducir una tarea en un proyecto  Agregue tareas y tareas repetitivas que tengan lugar una sola vez.  

Número 4 Crear fases y subfases en un proyecto Organice el proyecto agrupando las tareas relacionadas que completen los pasos principales de un proyecto.  

Número 5 Crear un hito  Los hitos permiten crear puntos de referencia que marquen eventos principales en un proyecto.   Los hitos se usan para supervisar el progreso del proyecto.

Número 2 Importar tareas a un proyecto  Importar tareas si ya tiene la información de la lista de tareas almacenada en otra ubicación.  

Haga clic en todas las opciones siguientes que correspondan:

  • Vincular o incrustar datos de Excel en Project como una manera sencilla de agregar tareas a un proyecto que se vinculen dinámicamente a Microsoft Office Excel.

  • Importe datos de otro formato de archivo al proyecto. Puede importar datos de tarea desde una hoja de cálculo de Excel, una base de datos o un archivo de texto y, a continuación, asignar esos datos a los campos correspondientes en Project 2007. También puede importar archivos de texto con formato delimitado por tabulaciones y valores separados por comas en el archivo de proyecto.

  • Importe una lista de tareas de Outlook en Project si mantiene una lista de tareas en Microsoft Office Outlook y desea copiar la lista en el plan del proyecto.

Número 6 Agregar información adicional sobre una tarea  Agregue más información en forma de notas, documentos y vínculos a páginas Web.  

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