Objetivo de la administración de proyectos: Administrar costos y el presupuesto

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Icono: Gestionar costes

Si el proyecto contiene información de costos para la gestión presupuestaria o para realizar un seguimiento del rendimiento del proyecto, esta información no es mucho más adecuada, a menos que pueda verla y analizarla. Sin una comprensión sólida de dónde se van a realizar los costos en un proyecto, el proyecto puede fallar rápidamente y no ser rentable.

Este artículo es uno de los muchos objetivos de la administración de proyectos en la Guía básica de Project.

EJEMPLOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. . .

Ejemplo uno: el administrador de proyectos accidental   : eres una persona ocupada con demasiada pendiente y, de repente, tu jefe te entrega una programación de proyecto y te dice que debes realizar un seguimiento de los costos del proyecto. Crear proyectos es algo con lo que está familiarizado, pero agregar costos en Microsoft Project le informan tan duro como sin la pesadilla adicional que supone su seguimiento.

Sin embargo, el seguimiento de costos en Microsoft Project no es más difícil que el seguimiento del trabajo en un proyecto. Además, es probable que su jefe no espere un complicado análisis del valor acumulado o un tratamiento importante de la cartera. Estas son algunas de las nociones básicas que debes conocer en primer lugar.

  • Conocer los costos    En primer lugar, comprenda qué son los costos y cuáles no. Los costos más importantes de cualquier proyecto son el costo del trabajo de los demás usuarios sobre los proyectos, así como los honorarios de los consultores y los costos de los proveedores de los individuos y las organizaciones con quienes usted está contratando.
    También hay costos asociados con materiales, como cemento, paneles, scaffolding, equipos pesados y equipos. Y, si tiene previsto realizar algún viaje empresarial en nombre del proyecto, debe tener en cuenta el coste de tarifa aérea, alquiler de automóviles y alojamientos como costes que también deben agregarse al proyecto.

  • Introducir costos     Bien, ahora ya conoce los costos. ¿Dónde lo escribe en Microsoft Project? Los vínculos hacia el final de este artículo le ayudarán. En general, la información de costo se especifica en la hoja de recursos. Está ahí indicando si un costo es para trabajadores por hora, trabajadores asalariados, costos contractuales para consultores, costos fijos o de una sola vez para materiales de proyecto, y así sucesivamente.

  • Ver la información de costos después de especificar los costos de los recursos, las tareas o ambos, puede examinarlos para ver si es necesario ajustarlos para satisfacer su objetivo de costos. En algún momento, las partes interesadas buscarán esta información.

  • Información de costo del informe    Una forma rápida de crear una visualización impresionante de la información de costos es exportar información de costos a Excel y, a continuación, crear minigráficos. Este es un ejemplo de la información de costo copiada de la tabla de costos de Project y pegada en Excel 2010 con un minigráfico creado para ello que muestra el gasto relativo de los tipos.
    Una forma sencilla de controlar los costos

Estos son tres pasos para ayudarle a aumentar sus habilidades de costo.

  1. Inicio sencillo    No es necesario especificar todos los costos para obtener información básica sobre la administración de costos en Project. Empiece con costos básicos como, por ejemplo, el salario de una persona, usando la hoja de recursos. A continuación, asigne este recurso a algunas tareas para obtener información sobre la relación entre el trabajo y la duración y el costo. Ahora, abra el cuadro de diálogo información del proyecto (haga clic en la pestaña proyectos, haga clic en información del proyecto y luego en avanzadas ). Examine los valores totales de la duración, el trabajo y el costo del proyecto. Ir hacia atrás y hacia delante entre la hoja de recursos y el cuadro de diálogo información del proyecto, haciendo cambios salariales en la hoja de recursos y viendo el cambio de los totales en el cuadro de diálogo información del proyecto.
    Cuadro de diálogo Información del proyecto

  2. Ampliar sus habilidades    A medida que se familiarice con los costos, empiece a agregar costos abetos de un alojamiento en Hotel, costos fijos para las reservas y, posiblemente, costos de proveedores, como restauración, pantallas de la tienda, etc. No es necesario que reste costos ni cree una línea base para ellos (a menos que quiera usar las características de presupuestos más sólidas de Project).

  3. Aprenda de los expertos    Lea la siguiente sección para obtener información sobre cómo los expertos se enfrentan a los costos (sugerencia: esto no está más allá de su alcance)

Ejemplo dos: es un jefe de proyecto experimentado   : ha sido un jefe de proyecto durante mucho tiempo y ha usado software de administrador de proyectos complicado en el pasado. Incluso conoce la diferencia entre el CPF de EAC y puede calcular el valor actual neto de un proyecto como empresa de nadie.

Ahora desea averiguar cómo hacer lo mismo en Project 2010. Encontrarás que Project proporciona características sólidas para controlar el presupuesto al administrar los cambios en los costos y las líneas base de costos.

No obstante, tenga en cuenta que su organización es más grande y más complicada, mientras más cosas tiene que preocuparse cuando se trata de escribir, analizar y controlar los costos.

  • Revisar datos históricos    Examinar los historiales de costos de proyectos similares le ayuda a calcular mejor los costos en un proyecto actual. Si su organización tiene PMO (Oficina de gestión de proyectos), póngase en cuenta sobre sus necesidades de costo y presupuesto. Un aspecto de una organización con prácticas de administración de proyectos maduros es un historial en constante evolución de proyectos pasados para que los errores no se repitan y los éxitos sigan.

  • Introducir costos     La mayoría de la información se especifica en la hoja de recursos. Está ahí indicando si un costo es para empleados por hora y costos fijos o de una sola vez para materiales del proyecto. No se olvide de los otros costos implicados en la administración de proyectos: costo de los contratos, costos o reservas de contingencia para las tareas que tienen riesgo alto, costos de seguro o bonos.
    El seguimiento y la administración de costos, especialmente si está realizando análisis de valor acumulado, requiere que especifique la información de costo de los recursos asignados a las tareas. También es necesario establecer líneas de base.

    Advertencia: Es posible que su organización tenga directivas estrictas sobre los costos incurridos por las obligaciones contractuales. Asegúrese de que comprende minuciosamente las directivas corporativas sobre si debe entrar en los contratos con, por ejemplo, un proveedor y en qué tipo de contrato puede escribir. .

  • Crear una línea base   . A menos que cree una línea base después de especificar los costos, no podrá analizarlos ni controlarlos. Una línea base es el plan aprobado por todas las partes interesadas. En Project, esto se establece en la pestaña proyecto. Ten en cuenta que cuando estableces una línea base con Project, estableces la línea base no solo para los costos, sino también para las duraciones de tareas y las estimaciones de trabajo.

  • Revisar siempre sus costos    Después de especificar los costos de los recursos, las tareas o ambos, puede examinarlos para ver si es necesario ajustarlos para satisfacer su objetivo de costos. En algún momento, las partes interesadas buscarán esta información

  • Usar un experto para revisar los requisitos de costo     Use un miembro del equipo experimentado y experimentado para revisar las estimaciones de costo de las tareas y los recursos. Las organizaciones más grandes usan un PMO (Oficina de administración de proyectos), o bien pueden contratar a un estimador profesional.

  • Comprender el valor acumulado   . El valor acumulado es un estándar de la industria para analizar las variaciones de costo durante toda la duración del proyecto. No desea descubrir hacia el final del proyecto que está sobrepresupuestado y retrasado en cuanto a la programación.

  • Exportar información de costos a otros programas    Es posible que desee exportar información de costos a otro programa para realizar análisis adicionales. Una herramienta rápida que puede usar son minigráficos en Excel 2010. En este ejemplo se muestran minigráficos para la información del valor acumulado copiado de Project a Excel.

    EVA en Excel usando minigráficos también puede usar informes visuales en Project para crear un gráfico dinámico más sofisticado de valor acumulado (conocido normalmente como una curva S).


    Tabla de valor acumulado en Excel

  • Incluso puede llevar los datos del proyecto y crear un análisis avanzado mediante ANOVA o Monte Carlo. El cielos el límite para analizar información del proyecto.

En este artículo

Paso 1: especificar y ver costos en el proyecto

Paso 2: administrar costos

Paso 1: especificar y ver costos en el proyecto

Especificar costos de recursos

Primero lo primero es lo que necesita para especificar los costos de todas las personas, del equipo y de otros recursos del proyecto.

Ver costos

Después de especificar los costos de los recursos, las tareas o ambos, puede examinarlos para ver si es necesario ajustarlos para satisfacer su objetivo de costos.

Definición de la acumulación de costos

Especificar Cuándo se cargan los costos reales al proyecto (al comienzo, al final o a lo largo del proyecto) pueden ayudarle a establecer un plan de flujo de efectivo

Imprimir una vista o informe

En algún momento, deseará notificar los costos del proyecto a otros usuarios de su organización.

Crear un informe visual

Puede exportar información de costo del proyecto a Visio o Excel para informes o análisis más profundos.

Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional

Cuando sus estimaciones de costo estén alineadas con su objetivo para los costos, puede establecerlos como su plan de línea base. De este modo, puede comparar coste real con el plan original a medida que progresa el proyecto.

Comparar dos versiones de un proyecto

Compare los costos de un proyecto con un proyecto anterior mediante la característica Comparar versiones de Project.

Revisar el progreso de la programación

Revisar el funcionamiento de las tareas en la programación indica dónde van los costos.

Ver el impulso de la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)

Texto

La tarea en la ruta crítica puede afectar a los costos del proyecto en general. Aprenda a detectarlo.

Ocultar una columna en una vista

Texto

Ocultar columnas es una forma eficaz de evitar temporalmente que otros usuarios vean la información. No se preocupe: cuando oculte columnas, los datos de costo no se eliminarán.

Paso 2: administrar costos

Revisar costos del proyecto

Después de especificar los costos de los recursos, las tareas o ambos, puede examinarlos para ver si es necesario ajustarlos para satisfacer su objetivo de costos.

Definición de la acumulación de costos

Especificar Cuándo se cargan los costos reales al proyecto (al comienzo, al final o a lo largo del proyecto) pueden ayudarle a establecer un plan de flujo de efectivo

Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional

Cuando sus estimaciones de costo estén alineadas con su objetivo para los costos, puede establecerlos como su plan de línea base. De este modo, puede comparar coste real con el plan original a medida que progresa el proyecto.

Revisar el progreso de la programación

Revisar el funcionamiento de las tareas en la programación indica dónde van los costos.

Analizar el rendimiento del proyecto mediante el análisis del valor acumulado

Un análisis de valor acumulado indica qué parte del presupuesto debería haberse gastado, en vista de la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo de línea base de la tarea, la asignación o los recursos.

Conozca los principales avanzados del análisis de valor acumulado (blog)

Aprenda a exportar la programación a un formato que no sea compatible con CEFACT (centro de las Naciones Unidas para el comercio Faciltation y la empresa electrónica).

Ver el impulso de la fecha de finalización del proyecto (ruta crítica)

Texto

La tarea en la ruta crítica puede afectar a los costos del proyecto en general. Aprenda a detectarlo.

Ocultar una columna en una vista

Texto

Es posible que no desee que todos los usuarios de la organización vean la información de costos, los costos especiales de los sueldos de los usuarios, los costos de contratos externos de proveedores o los presupuestos corporativos. Ocultar columnas es una forma eficaz de evitar temporalmente que otros usuarios vean la información. No se preocupe: cuando oculte columnas, los datos de costo no se eliminarán. Solo se pueden eliminar datos de Project si resalta manualmente las filas o celdas de datos, no todas las columnas de datos.

Crear un informe visual de datos de proyecto en Excel

Puede exportar datos de proyecto a Excel. Por ejemplo, si está analizando un análisis de valor acumulado, puede exportar esta información para ver una curva estándar en S de información de valor acumulado para un análisis más profundo.

Usar minigráficos en Excel 2010 para controlar los costos

Texto

Es posible que no desee que todos los usuarios de la organización vean la información de costos, los costos especiales de los sueldos de los usuarios, los costos de contratos externos de proveedores o los presupuestos corporativos. Ocultar columnas es una forma eficaz de evitar temporalmente que otros usuarios vean la información. No se preocupe: cuando oculte columnas, los datos de costo no se eliminarán. Solo se pueden eliminar datos de Project si resalta manualmente las filas o celdas de datos, no todas las columnas de datos.

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